Составление проектной заявки

Этот раздел завершает процесс разработки проекта, представляя последовательность этапов по разработке описания проекта. Первый вид работы фокусируется на определении це­лей и задач проекта. Следующий определяет логические связи между задачами проекта и результатами мероприятий. Далее исследуется важность установления показателей сбора инфор­мации для проекта, и работа сосредоточивается на определении показателей для цели, задач и результатов проекта, чтобы можно было оценивать развитие проекта. Раздел завершается составлением рабочего плана и бюджета проекта на основании подробного списка видов деятельности и кратким описанием стратегического интегрированного плана (лог фрейма).

ВВЕДЕНИЕ

В этом разделе рассмотрен последний этап процесса разработ­ки проекта — превращение анализа проблемы и выбора ви­дов деятельности в описание проекта.

В предыдущем разделе мы составили описание проблемного поля, которое направляло нас в процессе определения комплекса возмож­ных мероприятий по устранению/смягчению причин проблем. Затем эти виды деятельности обсуждались в свете их воздействия, охвата, выполнимости и жизнеспособности. В результате этих обсуждений некоторые виды деятельности могли быть исключены из процесса разработки проекта, а другие — пересмотрены и усовершенствованы. Теперь мы готовы перейти к составлению проектного предложения.

Элементы проектного предложения

Для проектных предложений используется много различных форм. Люди и организации также используют разные слова и фразы, гово­ря об одних и тех же элементах проекта. Эти различия в формах и терминологии могут сбивать с толку. Но практически во всех описа­ниях проектов встречаются общие элементы. Они приведены ниже и связаны с терминами, которые будут использоваться в этом разделе.

Описание проекта: базовые элементы	Термины, используемые в этом пособии
Описание долговременных измене­ний, которым будет способствовать проект	Цель
Описание изменений в проблемах, которые будут способствовать дости­жению цели проекта	Задачи
Описание видов деятельности в про­екте и их ожидаемых результатов, ко­торые помогут в выполнении задач проекта	Виды деятельности (мероприятия, методы, шаги в других источниках) и их результаты
Описание системы и плана оценки развития проекта	Индикаторы Базовая информация План мониторинга и оценки эффек­тивности
Описание деятельности по проекту с распределением обязанностей и сро­ков выполнения	Рабочий план проекта
Описание затрат проекта	Бюджет проекта

Структура этого раздела

Последовательно процесс разработки проекта к этому моменту передвинулся от анализа проблем к выбору видов деятельности. В этом разделе соблюдается следующая последовательность:

Описание изменений, которых проект призван достичь	путем указания цели и задач проекта
Описание конкретных мероприятий, которые будут осуществляться в рамках проекта	путем указания видов деятельности в проекте
Связывание ожидаемых изменений с видами деятельности проекта	путем указания результатов видов деятельности
Определение способов мониторин­га и оценки эффективности	при помощи индикаторов для целей, задач и результатов проекта, а также обсуждения исходной ин­формации, с которой сверяется вы­полнение проекта, и описания плана мониторинга и оценки эффективности проекта
Перечисление этапов выполнения видов деятельности по проекту с распределенными обязанностями и сроками исполнения	в виде рабочего плана проекта
Оценка затрат проекта	в виде бюджета проекта

СТРУКТУРА ПРОЕКТНОЙ ЗАЯВКИ

Проект — это своего рода мостик между идеей и ее окончатель­ным воплощением.

Очень важно видеть разницу между проектом и заявкой для фи­нансирования.

Проект в первую очередь нужен самому исполнителю для того, чтобы точно сформулировать требующую незамедлительного реше­ния общественную проблему, осознать стоящие перед ним трудно­сти и распланировать последующую деятельность.

Заявка же создается для того, чтобы убедить доноров в том, что отмеченные вами проблемы действительно имеют место и именно вы способны их решить.

Заявка имеет очень четкую вертикальную структуру, компонен­тами которой являются титульный лист, резюме, введение и поста­новка проблемы.

На титульном листе размещается вся необходимая для внимания донора информация. Как правило, это:

1. Название проекта.

2.Название организации-заявителя.

3. Юридический статус организации-заявителя.

4.Контактная информация, включающая:

• юридический адрес организации;

• физический адрес организации;

• номера телефона, факса; e-mail.

5.Фамилия, имя, отчество и контактная информация (тел./факс, e-mail):

• директора проекта;

• бухгалтера проекта;

• директора организации-заявителя (в том случае, если он не руководит предлагаемым проектом).

6. Территория, на которой осуществляется проект.

7.Срок выполнения проекта (продолжительность, начало и окон­чание).

8. Запрашиваемые ресурсы, полная стоимость проекта, имеющиеся в организации ресурсы, предназначенные для данного проекта. Последовательность изложения этой информации чаще всего предлагается самим донором.

Резюме (аннотацию) часто называют «кратким содержанием» проекта (не более 1 страницы). Это очень важная составляющая. Эксперты будут читать резюме в первую очередь, и должно быть понятно, кто вы, каковы объем и стоимость вашего проекта. Резю­ме повторяет все части полной заявки (по 1—2 предложения на каждую часть) и отвечает на вопросы: кто будет выполнять про­ект; почему и для чего нужен этот проект; цель и задачи проекта; планируемые виды деятельности в проекте; результат проекта; как проект будет реализован; продолжительность проекта; средства, необходимый для его выполнения.

Введение (1—2 страницы). Этот раздел — презентация. В нем должна содержаться информация об организации-соискателе гранта:

• миссия;

• история;

• осуществленные проекты и достижения;

• наличие компетентного персонала и сотрудничество с волонтерами;

• наличие партнеров;

• уровень связи с государственными и муниципальными органами;

• соответствие предшествующего опыта решаемой в данном проек­те проблеме;

• и вся та информация, которая может вызвать у донора доверие к вашей организации.

Постановка проблемы - это чрезвычайно важная точка как проекта, так и проектной заявки, поскольку от точного ее опреде­ления и формулировки зависит последующее планирование, а ча­сто и воплощение.

Психологически проблема воспринимается как что-то раздража­ющее, тревожащее, требующее срочного разрешения. Это что-то, что должно было бы быть, но по каким-то причинам отсутствует в обществе. Поэтому мы объективно говорим о ней как о чем-то со знаком минус.

Например, мы отмечаем, что в нашем регионе увеличилось коли­чество беспризорных детей. Является ли обнаруженная нами ситу­ация проблемой? Это, скорее, констатация очевидного факта. Про­блема лежит глубже и связана с тем, что в обществе отсутствует что-то важное, и в результате этого лежащая на поверхности ситу­ация ухудшается.

Как правило, точному выявлению проблемы предшествует пери­од исследований и накопления информации, которая затем, после соответствующей обработки, ляжет в основу ее формулировки. В приложении вы можете дать документы, подтверждающие ре­зультаты оценки. Вы должны быть сами уверены (чтобы затем убедить доноров) в том, что сформулированная вами проблема мо­жет быть полностью или частично решена в реальный срок, с до­ступными вам ресурсами и заявленным бюджетом. Как исключе­ние из правил, проблема может отражать внутренние потребности организации-заявителя, если запрашиваемые средства направлены на повышение эффективности собственной работы. Отсутствие де-

нег нельзя заявлять как проблему. Для решения какой проблемы будут направлены полученные деньги?

Обычно при постановке проблемы (в случае отсутствия специ­альных требований донора) от создателей заявки и проекта требу­ется четко и убедительно пояснить, в чем состоит необходимость осуществления проекта, описать целевую группу, регион действия, по возможности привести подтверждающую статистику. Показать, как существующая проблема соотносится с задачами организации-заявителя. В общем, этот раздел заявки должен отвечать следую­щим критериям:

• проблема соотносится с целями и задачами организации-заявителя;

• рассматривается объективная ситуация;

• проблема актуальна, важна и значима;

• существование проблемы подтверждается статистикой и результатами исследований;

• проблема формулируется с точки зрения целевой группы и ее потребностей, а не заявителя;

• к участию в решении проблемы привлекаются представители целевой группы;

• проблема достаточно конкретна;

• проблема не подменяется методами ее решения.