На тему: «Проектирование информационной учёт материальных ценностей в учебном заведении»

Курсовая работа

На тему: «Проектирование информационной учёт материальных ценностей в учебном заведении»

По ПМ.01 «Эксплуатация и модификация информационных систем»

 

МДК.01.02 «Методы и средства проектирования информационных систем»

 

 

Выполнил: Бирюков Р.С.

студент 4 курса группы ИС-41

специальности 230401

«Информационные системы

(по отраслям)»

 

Руководитель: Иванова Е.Н.

 

 

Курск

Содержание

Введение 3

1. Инициация проекта 5

1.1. Изучение предметной области 5

1.2. Определение бизнес - выгод проекта 7

1.3. Определение требований проекта 8

2. Проектирование информационной системы 11

2.1. Проектирование логической схемы 11

2.2. Разработка модели базы данных 16

2.3. Разработка структуры вычислительно – локальной сети 17

3. Управление ресурсами и рисками проекта 18

3.1. Планирование временных ресурсов 18

3.2. Анализ рисков 20

Заключение 21

Список источников 23

Приложение 25

 

 

Введение

На любом предприятии, в том числе и в учебных заведениях большое внимание уделяется учёту материальных средств. Это связано тем, что учебные заведения стремятся снизить временные и трудовые затраты на учет. Один из способов решения этой проблемы - автоматизация.

Активы учебного заведения, используемые в повседневной деятельности, материалы и т.п. должны проходить ежеквартальный инвентаризационный учёт.

Информационные технологии в значительной мере расширяют возможности автоматизированного учета, так как предоставляют новейшие методы ведения отчётности.

Выполнение всех функций абсолютно точно по инструкции и без какой-либо программной поддержки, приводит к естественным ошибкам, неточностям, что является совершенно недопустимым. Именно поэтому создание автоматизированной системы для учёта материальных ценностей является необходимой и исключительно правильной мерой для любого учебного заведения, которое ценит свое время, точность и деньги.

. Из всего вышесказанного можно представить актуальность данной темы, которая заключается в том, что автоматизация учета является важнейшим фактором развития субъекта.

Цель курсовой работы: разработать информационную систему учёта материальных средств для высшего учебного заведения

Задачами курсового проекта являются:

1) Проведение предпроектного обследования (изучение предметной области предприятия, описание основных бизнес-процессов);

2) Проектирование информационной системы включающее:

А) определение требования к информационной системе;

Б) техническая и программная реализация проекта;

3) Анализ реализуемости проекта:

А) составление расписания проекта;

Б) анализ рисковых ситуаций и расчёт их последствий.

Объектом исследования является высшее учебное заведение. Предметом исследования является информационная система «контроль и качество»

В качестве методологии проектирования используются методологии логического, структурного (SADT) и объектного (RUP) анализа и проектирования.

Пояснительная записка к курсовой работе выполнена на 25 листах, состоит из введения, трех частей, заключения, списка используемых источников, включающих 15 наименований, 5 приложений.

 

Инициация проекта

Изучение предметной области

На примере «учебного заведения» рассмотрим ситуацию. В «» находятся на учёте порядка 1000 ноутбуков, 2500 устройств ввода и вывода, 150 периферийных устройств.

Согласно приказу Минфина РФ от 29.07.1998 №34н следует, что инвентаризация может проходить один раз в три года, но так как вычислительная техника требует постоянного контроля и обновления, то по приказу руководства инвентаризация проводится раз в год.

В процессе инвентаризации проверяется, все ли хозяйственные операции оформлены в документах и отражены в системном бухгалтерском учете, а также вносятся необходимые уточнения и исправления. Проверяется состояние ноутбуков, устройств ввода и вывода, периферийных устройств.

В зависимости от степени охвата проверкой имущества и обязательств организации различают полную и частичную инвентаризацию. Полная инвентаризация охватывает все без исключения виды имущества и финансовых обязательств организации. Частичная охватывает один или несколько видов имущества и обязательств, например, только денежные средства, материалы и т.д.

Ведение инвентаризационного учёта вручную очень трудоёмкий процесс. В ходе обрабатывается большое количество документов и актов, а также и сами материальные ценности.

Порядок (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, и т.д.) проведения инвентаризации определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Задачи инвентаризации:

- Проверка соблюдения правил и условий хранения материальных ценностей.

- Выявление техники, частично потерявшую своё первоначальное качество.

- Проверка количества всех материальных ценностей на соответствие по накладным.

В результате проведение инвентаризации оформляется большое количество документации, которую необходимо систематизировать, чтобы иметь возможность быстрого доступа к ней с целью контроля, изменения, добавления. Кроме того, при ручной обработки информации возможны многочисленные ошибки исполнителей.

Ссылку Рис.1. Организационная структура учебного заведения

Таким образом, для качественного, точного инвентаризационного учёта в высшем учебном заведении, использование информационной системы будет полностью оправдано.

Проектная часть

Планирование временных ресурсов

Весь проект разделён на последовательные работы, имеющие чёткие временные рамки. Некоторые работы напрямую зависят от завершения предыдущих. Многие работы совершаются параллельно. Сами работы, их длительности и зависимости от других работ представлены в таблице 11.

 

Таблица 11

Расписание проекта

Обозначение работы	Наименование работы	На какую работу опирается	Длительность, (дни с учётом выходных)
А	Подписание документов	­-
Б	Набор сотрудников	А
В	Подготовка проекта БД (базы данных)	Б
Г	Разработка БД	В
Д	Тестирование БД	Г
Е	Подготовка проекта Локальной сети	Б
Ё	Разработка Локальной сети	Е
Ж	Тестирование Локальной сети	Ё
З	Закупка оборудования	Б
И	Тестирование оборудования	З
К	Установка оборудования	И
Л	Установка БД	Д
М	Установка Локальной сети	Ж
Н	Тестирование системы	М
О	Обучение персонала	Н

 

Для более наглядного определения последовательности и параллельности работ, составлена диаграмма Гантта, которая так же показывает сроки выполнения всего проекта. Диаграмма представлена в приложении Г

Что бы определить какие работы являются критическими, были произведены расчёты. Определена крутизна каждой работы, резервы их времени. Результаты расчётов представлены в приложении Д. Исходя из расчётов мы видим, что работы А-Ж, Л-О критические.

 

Анализ рисков

Проанализировав график выполнения проекта, определены следующие риски:

- увеличение сроков выполнения проекта, из-за задержек на начальных этапах;

- изменение стоимости проекта, из-за увеличения стоимости оборудования;

Рассчитаем стоимость сокращения длительности проекта на 1 день, в случае наступления риска [9, с.214]

Расчёты в таблице проводились по следующим данным:

- Название работы;

- Следующие и предыдущие работы;

- Длительность, нормальная и сжатая;

- Стоимость, нормальная и сжатая;

Для вычисления Крутизны каждой работы, разность её сжатой (Сс) и нормальной стоимости (Сн) делится на разность нормальной длительности (Дн) и сжатой (Дс):

К = (Сс - Сн) / (Дн - Дс)

Пример для работы А:

(3,5 – 2) / (2 – 1) = 1,5

Ранний старт (ES) – для первой работы является первым днём проекта, а для каждой последующей, это будет следующим днём после окончания предыдущей работы:

ES_i+1 = EF_i + 1

Пример для работы Б:

2 + 1 = 3

Ранний финиш (EF) – к ES прибавить нормальную длительность и вычесть 1:

EF = ES + Дн – 1

Пример для работы В:

8 + 3 – 1 = 10

Поздний старт (LS) – из LF вычесть длительность и прибавить 1:

LS = LF – Дн + 1

Пример для работы Г:

18 – 8 + 1 = 11

Поздний финиш (LF) – последней работы соответствует последнему дню проекта, а каждой предыдущей работы LS следующей минус 1:

LF_i-1 = LS_i – 1

Пример для работы Д:

21 – 1 = 20

Резерв времени (Рв) – это разность позднего и раннего старта, либо разность позднего и раннего финиша:

Рв = LS – ES = LF - EF

Пример для работы Е:

8 – 8 = 10 – 10 = 0

Для сокращения проекта выберем работу с наименьшей крутизной. Таковой является работа Б, её крутизна приблизительно равна 0,833. При сокращении данной работы на 1 день, длительность всего проекта будет сокращена на 1 день, а стоимость работы Б будет увеличена на 5 условных единиц. [13,с.125]

Заключение

В результате курсового проекта спроектирована информационная система по учёту материальных средств в высшем учебном заведении.

Выполнено пред проектное обследование на основе функционального моделирования процессом учёта материальных ценностей в учебном заведении, которое выявило следующее: присутствует в большей степени ручной труд, отсутствует чёткая систематизации данных, незащищено хранение информации на бумажных носителях, отсутствует защита от ошибок диспетчера. Результаты обследования доказали крайнюю необходимость введения информационной системы, которая позволит систематизировать информацию, ускорить доступ к информации, исключить большинство ошибок диспетчеров, обеспечит надёжность сохранения информации.

Спроектированная информационная система включает:

- базу данных, имеющую возможности резервного копирования и предотвращения несанкционированного доступа к системе;

- локальную сеть, объединяющую подразделения учебного заведения с другими такими же подразделениями, для контроля наличия техники;

База данных обеспечивает надёжное хранение, быстрый поиск, сортировку, изменение и удаление документации, хранение копий рукописных документов. Позволяет вести учёт взятия/возврата техники, составлять списки имеющейся в наличии и состояние техники, а также формировать отчёты.

Проведены операции управления проектом: управление расписанием проекта и управлением рисками. В рамках управления расписанием назначены работы, каждой из которых выделен определённый срок выполнения и назначена стоимость. На основе методов сетевого планирования выполнен анализ реализуемости проекта. Данная методология предполагает выявление критического пути, расчёт крутизны каждой работы, определение возможности сжатия сроков выполнения проекта с вычислением стоимости.

Посторенние сетевого графика выполнения работ проекта показал, что на начальном этапе работы выполняться последовательно, что является причиной риска увеличения срока выполнения проекта из-за задержек на ранних этапах и как следствие увеличение стоимости проекта. Так например, увеличение срока проекта на 1 день удорожает его на 5 %.

В ходе выполнения проекта поставленные цели и задачи достигнуты.

Устав проекта

1. Название проекта: «Контроль и качество»

2. Цели и задачи проекта: Увеличение прибыли предприятия

3. Бизнес - цель: Уменьшить трудовые и временные ресурсы по инвентаризационному учёту в высшем учебном заведении.

4. Требования заказчика:

- оперативность в обработке документов; повышения качества (полноты, точности, достоверности, своевременности, согласованности) информации;

- упрощение по учёту имущества;

- обеспечения сбора и первичной обработки исходной информации, необходимой для подготовки отчетности.

5. Плановые сроки начала и окончания работ по созданию системы: план-график.

Дата начала проекта: 11.01.2017

Установка оборудования: 25.01.2017

Тестирование системы: 06.02.2017

Дата окончания проекта: 13.02.2017

6. Заинтересованные стороны: Заказчик, Куратор со стороны заказчика, Куратор, Руководитель, Администратор, Архитектор проектных решений

7. Факторы окружения:

- влияние от инфраструктуры предприятия;

- влияние коммуникаций;

- влияние государственных и промышленных стандартов или предписаний;

Благоприятные факторы:

- локальное расположение компании;

- отсутствует влияние различных политических, природных, экономических и культурных факторы;

Неблагоприятные факторы:

- влияют факторы услуг коммунальных служб;

8. Риски:

- превышения производственной себестоимости продукции;

- превышения бюджета проекта;

- неадекватная система планирования, учета, контроля и анализа;

- неэффективность кадрового состава;

9. Ограничения:

- проект должен быть сдан в рамках стоимости;

- проект должен быть сдан в срок;

- проект должен соответствовать согласованному масштабу, ни больше ни меньше;

- проект должен удовлетворять требованиям клиента к качеству;

10. –

11. Руководитель: директор вуза

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

Технические требования для рабочей станции в диспетчерской

Процессор	Intel Core i3 3ГГц или выше
Оперативная память	DDR3 4ГБайт или выше
Жёсткий диск	500 ГБайт или выше
Дисплей	LED, 21.5', 1920х1080 FullHD, 60 Гц
Клавиатура	Проводная, PS/2, 105 кл.
Мышь	Проводная, USB
Дополнительное оборудование	CD/DVD-ROM; USB 2.0 или выше, не менее 3 штук
Операционная система	MS Windows 7/8/10 (Корпоративная версия)
Браузер	Google Chrome (версии 40 и выше)
Дополнительно	Microsoft Office 2010 и выше; Adobe Acrobat Reader

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ В

Технические требования для МФУ

Тип	Лазерный принтер/копир/сканер
Цвет	Ч/Б
Формат печати	А4 или выше
Разрешение при печати	600х600 dpi или выше
Разрешение при сканировании	До 19200 x 19200 dpi;
Скорость печати	20 стр/мин
Податчик бумаги	150 листов; Лоток приоритетной подачи бумаги - 10 листов;
Память	32 Мбайт
Процессор	230 МГц

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ Г

Диаграмма Гантта (с учётом выходных)

 

ПРИЛОЖЕНИЕ Д

Таблица расчёта критического пути и крутизны работ

 

 

Курсовая работа

На тему: «Проектирование информационной учёт материальных ценностей в учебном заведении»

По ПМ.01 «Эксплуатация и модификация информационных систем»

 

МДК.01.02 «Методы и средства проектирования информационных систем»

 

 

Выполнил: Бирюков Р.С.

студент 4 курса группы ИС-41

специальности 230401

«Информационные системы

(по отраслям)»

 

Руководитель: Иванова Е.Н.

 

 

Курск

Содержание

Введение 3

1. Инициация проекта 5

1.1. Изучение предметной области 5

1.2. Определение бизнес - выгод проекта 7

1.3. Определение требований проекта 8

2. Проектирование информационной системы 11

2.1. Проектирование логической схемы 11

2.2. Разработка модели базы данных 16

2.3. Разработка структуры вычислительно – локальной сети 17

3. Управление ресурсами и рисками проекта 18

3.1. Планирование временных ресурсов 18

3.2. Анализ рисков 20

Заключение 21

Список источников 23

Приложение 25

 

 

Введение

На любом предприятии, в том числе и в учебных заведениях большое внимание уделяется учёту материальных средств. Это связано тем, что учебные заведения стремятся снизить временные и трудовые затраты на учет. Один из способов решения этой проблемы - автоматизация.

Активы учебного заведения, используемые в повседневной деятельности, материалы и т.п. должны проходить ежеквартальный инвентаризационный учёт.

Информационные технологии в значительной мере расширяют возможности автоматизированного учета, так как предоставляют новейшие методы ведения отчётности.

Выполнение всех функций абсолютно точно по инструкции и без какой-либо программной поддержки, приводит к естественным ошибкам, неточностям, что является совершенно недопустимым. Именно поэтому создание автоматизированной системы для учёта материальных ценностей является необходимой и исключительно правильной мерой для любого учебного заведения, которое ценит свое время, точность и деньги.

. Из всего вышесказанного можно представить актуальность данной темы, которая заключается в том, что автоматизация учета является важнейшим фактором развития субъекта.

Цель курсовой работы: разработать информационную систему учёта материальных средств для высшего учебного заведения

Задачами курсового проекта являются:

1) Проведение предпроектного обследования (изучение предметной области предприятия, описание основных бизнес-процессов);

2) Проектирование информационной системы включающее:

А) определение требования к информационной системе;

Б) техническая и программная реализация проекта;

3) Анализ реализуемости проекта:

А) составление расписания проекта;

Б) анализ рисковых ситуаций и расчёт их последствий.

Объектом исследования является высшее учебное заведение. Предметом исследования является информационная система «контроль и качество»

В качестве методологии проектирования используются методологии логического, структурного (SADT) и объектного (RUP) анализа и проектирования.

Пояснительная записка к курсовой работе выполнена на 25 листах, состоит из введения, трех частей, заключения, списка используемых источников, включающих 15 наименований, 5 приложений.

 

Инициация проекта

Изучение предметной области

На примере «учебного заведения» рассмотрим ситуацию. В «» находятся на учёте порядка 1000 ноутбуков, 2500 устройств ввода и вывода, 150 периферийных устройств.

Согласно приказу Минфина РФ от 29.07.1998 №34н следует, что инвентаризация может проходить один раз в три года, но так как вычислительная техника требует постоянного контроля и обновления, то по приказу руководства инвентаризация проводится раз в год.

В процессе инвентаризации проверяется, все ли хозяйственные операции оформлены в документах и отражены в системном бухгалтерском учете, а также вносятся необходимые уточнения и исправления. Проверяется состояние ноутбуков, устройств ввода и вывода, периферийных устройств.

В зависимости от степени охвата проверкой имущества и обязательств организации различают полную и частичную инвентаризацию. Полная инвентаризация охватывает все без исключения виды имущества и финансовых обязательств организации. Частичная охватывает один или несколько видов имущества и обязательств, например, только денежные средства, материалы и т.д.

Ведение инвентаризационного учёта вручную очень трудоёмкий процесс. В ходе обрабатывается большое количество документов и актов, а также и сами материальные ценности.

Порядок (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, и т.д.) проведения инвентаризации определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Задачи инвентаризации:

- Проверка соблюдения правил и условий хранения материальных ценностей.

- Выявление техники, частично потерявшую своё первоначальное качество.

- Проверка количества всех материальных ценностей на соответствие по накладным.

В результате проведение инвентаризации оформляется большое количество документации, которую необходимо систематизировать, чтобы иметь возможность быстрого доступа к ней с целью контроля, изменения, добавления. Кроме того, при ручной обработки информации возможны многочисленные ошибки исполнителей.

Ссылку Рис.1. Организационная структура учебного заведения

Таким образом, для качественного, точного инвентаризационного учёта в высшем учебном заведении, использование информационной системы будет полностью оправдано.