Список напоминаний о незавершенных делах

Профессиональные

Начатые, но незавершенные проекты

Проекты, которые нужно начать реализовывать

Проекты, которые нужно рассмотреть

Встречи, которые нужно организовать/предложить

Кто и о каких решениях должен знать?

Важно для прочтения/анализа

Обязательства/обещания другим людям

Руководитель/партнеры

Коллеги

Подчиненные

Другие сотрудники компании

«Внешние» люди

Клиенты

Другие компании

Специалисты

Поставщики

Коммуникация

Внутренняя/внешняя

Связаться или ответить:

Телефонные звонки

Голосовая почта

Электронная почта

Сообщения

Письма

Публикации в социальных сетях

Письменные материалы, которые нужно закончить

Отчеты

Оценки/обзоры

Предложения

Статьи

Маркетинговые материалы

Руководства/инструкции

Резюме

Редактирование

Отчет о состоянии

Отслеживание коммуникации

Встречи, которые нужно организовать/предложить

Кто и о каких решениях должен знать?

Важно для прочтения/анализа

Финансы

Наличные

Бюджеты

Прогнозы

Прибыли и убытки

Баланс

Прогнозирование

Кредиты

Банки

Поступления

Задолженность

Представительские расходы

Инвесторы

Управление активами

Планирование/организация

Формальное планирование (цели, задачи, критерии)

Текущие проекты (следующие этапы)

Бизнес-планы

Маркетинговые планы

Финансовые планы

Мероприятия компании

Корпоративные мероприятия

Встречи

Презентации

Конференции

Организационная структура

Изменения в оборудовании

Установка новых систем/оборудования

Путешествия

Отпуск

Командировки

Развитие компании

Структура компании

Реструктуризация

Роли

Должностные инструкции

Административно-хозяйственное обеспечение

Новые системы

Лидерство

Предложения изменений

Планирование кадрового резерва

Корпоративная культура

Маркетинг/продвижение

Кампании

Материалы

Связи с общественностью

Административные вопросы

Юридические

Страховые

Кадровые

Наем персонала

Корпоративная политика/процедуры

Обучение

Персонал

Наем/увольнение/продвижение

Оценка

Коммуникация

Развитие персонала

Заработная плата

Обратная связь

Дисциплина

Продажи

Покупатели

Потенциальные клиенты

Возможные клиенты

Процесс продаж

Обучение

Выстраивание отношений

Обслуживание клиентов

Системы

Мобильные устройства

Телефоны

Компьютеры

Программное обеспечение

Базы данных

Телекоммуникация

Интернет

Система хранения и справочная информация

Инвентарный список

Хранение

Офис / рабочее место

Офисное пространство

Мебель

Оборудование

Дизайн

Инфраструктура

Принадлежности

Эксплуатация/уборка

Безопасность

Встречи

Предстоящие

Нужно организовать/предложить

Подведение итогов

Профессиональное развитие

Обучение/семинары

Чему нужно обучиться

Что нужно узнать

Навыки, которые нужно развивать

Книги, которые нужно прочитать

 

Личные

Начатые, но незавершенные проекты

Проекты, которые нужно начать реализовывать

Проекты — другие организации

Обслуживание

Сообщество

Добровольческая деятельность

Духовные организации

Обязательства/обещания другим

Партнер/супруг

Дети

Родители

Семья

Друзья

Специалисты

Предметы, подлежащие возврату

Долги

Коммуникация

Телефонные разговоры

Электронные письма

Письма и визитные карточки

Сообщения с выражением благодарности

Текстовые сообщения

Публикации в социальных медиа

Предстоящие мероприятия

Дни рождения

Юбилеи

Свадьбы

Выпускные

Приемы

Поездки на природу

Праздники

Отпуск

Путешествия

Ужины

Вечеринки

Культурные мероприятия

Спортивные мероприятия

Административные вопросы

Поддержка домашнего офиса

Оборудование

Телефоны

Мобильные устройства

Аудио/видеомедиа

Голосовая почта

Компьютеры

Программное обеспечение

Интернет

Справочная система/записи

Система хранения/резервирование

Свободное время

Книги

Музыка

Видео

Путешествия

Места, которые нужно посетить

Люди, которых нужно навестить

Работа в интернете

Фотографирование

Спортивный инвентарь

Хобби

Готовка

Отдых

Финансы

Счета

Банки

Инвестиции

Займы

Налоги

Бюджет

Страховка

Ипотека

Бухгалтерский учет

Бухгалтер

Домашние животные

Здоровье

Дрессировка

Принадлежности

Юридические вопросы

Завещание

Доверительное управление

Недвижимость

Юридические вопросы

Семейные проекты/действия

Партнер/супруг

Дети

Родители

Родственники

Домашнее хозяйство

Недвижимость

Мелкий ремонт

Строительство

Капитальный ремонт

Арендаторы

Отопление и система кондиционирования

Водопровод

Инженерные коммуникации

Крыша

Ландшафтный дизайн

Подъезд к дому

Гараж

Стены

Полы

Потолки

Дизайн

Мебель

Электрические приборы

Свет и провода

Кухонная техника/ оборудование

Прачечная

Уборка

Хранение

Поставщики услуг

Здоровье

Врачи

Стоматолог

Офтальмолог

Узкие специалисты

Медицинский осмотр

Диета

Еда

Физические упражнения

Личное развитие

Занятия

Семинары

Образование

Консультирование

Карьера

Творческое самовыражение

Транспорт

Мотоцикл

Велосипед

Уход за техникой

Ремонт

Поездки

Одежда

Деловая

Повседневная

Официальная

Спортивная

Аксессуары

Чемоданы

Ремонт

Пошив

Поездки

Покупки

Магазины

Строительный магазин

Запасы

Продуктовый магазин

Подарки

Аптека

Банк

Химчистка

Ремонт

Сообщество

Соседи

Сервис

Школы

Участие в гражданских инициативах

Голосование

Ожидание...

Заказанные продукты

Ремонт

Компенсация

Одолженные предметы

Информация

Ответы на приглашения

Проекты/задачи, выполненные семьей/друзьями

 

Корзина «Входящие»

Если вы больше не держите в голове никаких задач, ни профессиональных, ни личных, скорее всего, ваша корзина «Входящие» переполнена. Помимо бумажных документов и физических предметов, попавших туда, там окажутся все ваши входящие электронные письма и сообщения голосовой почты. Сюда же попадают все пункты из вашего списка дел, по поводу которых вы еще не решили, что предпринять дальше.

 

 

Процесс сбора можно считать завершенным, если вы легко видите все, что по-прежнему требует вашего внимания.

Как правило, я рекомендую переводить свои голосовые сообщения в письменную форму и помещать их в корзину «Входящие» вместе со всеми блокнотами, которыми вы пользовались и содержание которых обычно требует серьезного пересмотра. Если помимо календаря и списка контактов вы пользуетесь цифровыми приложениями, советую распечатывать свои списки задач и складывать их в лоток. Электронные письма лучше не распечатывать, принимая во внимание их объем и тот фактор, что с ними гораздо эффективнее работать в рамках их собственной подсистемы.

 

 

«Входящие» не должны оставаться во «Входящих»

После того как вы все это сделали, действуйте дальше. Не нужно до бесконечности оставлять все содержимое корзины «Входящие» там, где оно есть. Вы неизбежно начнете вновь думать обо всем этом, так как ваш мозг точно знает, что вы ничего с этим не сделали. Несомненно, одна из главных причин, почему люди сопротивляются собирать все в корзину «Входящие», — это незнание эффективной методологии обработки и систематизации всего собранного.

Это подводит нас к следующей главе «Обработка: освобождаем корзину “Входящие”».

 

6. ОБРАБОТКА: ОСВОБОЖДАЕМ КОРЗИНУ «ВХОДЯЩИЕ»

ИТАК, ВЫ СОБРАЛИ ВСЕ, что требует вашего внимания, и теперь ваша задача — разобраться со всем тем, что попало в корзину «Входящие». Однако это не значит, что вы должны выполнить все действия и проекты. Это значит, что следует рассмотреть каждую задачу и решить, что она для вас значит и что вы намерены по этому поводу предпринять.

Когда вы закончите разбираться со своими задачами, следует составить полную картину этого процесса. Возможно, в этом вам поможет диаграмма рабочего процесса. Центральная колонка описывает все шаги, необходимые, чтобы принять решение о следующем действии.