Тема 3.3 Технология сохранности документов в архиве.

Физико-химическая обработка документов. Под технологией хранения документов понимают комплекс мероприятий, направленных на обеспечение сохранности документов в процессе хранения. К числу этих мероприятий относят физико-химическую обработку документов, создание оптимального режима их хранения, реставрацию документов, изготовление гарантийных копий.

Обеспыливание. Содержание документов в чистоте считается одной из серьезных проблем в архивах. Пыль загрязняет документы, ее частицы являются активными переносчиками спор плесневых грибов. Она создает благоприятную почву для развития насекомых. Особое значение приобретает борьба с запыленностью в информационных центрах, государственных и ведомственных архивах в связи с появлением кинофотофонодокументов. Частицы пыли, осевшие на кинофотофонодокументы, удерживаются на их поверхности силами статистического электричества. Под действием теплоты, трения и давления они внедряются в рабочий слой лент и вызывают их загрязнение. Кроме того, скопление пыли на одном витке магнитной ленты или кинопленки может проявиться в виде выступа во всем рулоне и быть причиной деформации его внешних слоев.

Пыль может быть причиной физического и химического разрушения документов. Физическое разрушение обусловлено процарапыванием рабочего слоя и основы лент, а также повреждением рабочего слоя и основы лент, а также повреждение их краев.

Можно выделить две основные причины образования пыли в хранилище: внутреннюю (естественная эрозия стен, пола, бетонных перекрытий, упаковочных материалов) и внешнюю (инфильтрация и проникновение пыли извне). Соответственно этому для предотвращения ее появления следует применять различные средства защиты.

Для устранения внутренней причины образования пыли стены, потолок, перегородки и стеллажа необходимо покрывать особо прочным, огнеустойчивым, не распыляющимся с течением времени материалов. Не следует допускать в хранилищах сооружения балок, труб или других выступов, на которых осаждалась бы пыль.

Особое внимание должно уделяться покрытию пола в хранилищах. Он является основным источником пыли, возникающей при трении о его поверхность различных средств транспортировки документов и других предметов. Рекомендуется укладывать в хранилище ровные гладкие полы, так как гранулированные (дробленные, зернистые) покрытия способствуют большему истиранию при течении о них различных предметов и быстро покрываются пылью. Для общей уборки помещения хранилищ и регулярного удаления пыли с документов на стеллажах в большинстве архивов чаще всего применяют обычные типовые электропылесосы. Иногда для удобства к обычным пылесосам разрабатываются специальные устройства. Неплохо предохраняют документы от пыли папки, картонные коробки, ящики.

Фумигация. Архивисты различных стран уделяют большое внимание проблеме защиты документов от биологических вредителей, разрушающее действие которых нередко сказывается значительно быстрее, чем процессы деструкции основы документов в результате естественного старения. Потери документов могут быть катастрофическими, если не принять своевременных мер по дезинфекции и дезинсекции пораженных материалов.

Процесс обеззараживания документальных материалов с целью уничтожения в них плесневых грибов называется дезинфекцией, а с целью уничтожения насекомых – дезинсекцией.

Борьба с биологическими вредителями ведется в основном химическими методами, хотя в последнее время и высказывается мнение о возможности применения новых способов, в частности обработки документов токами высокой частоты. Основные требования, предъявляемые к этим методам, могут быть сведены к тому, чтобы были гарантированы как полное уничтожение биологических вредителей, так и абсолютная сохранность первоначальных свойств документов.

В связи с тем, что при обработке материалов в камерах формальдегид не проникает внутрь единиц хранения и книг и действует на плесневые грибы, находящиеся только на поверхности, документальные материалы размещают в шкафу на полках в развернутом виде. Этим обеспечивается свободный доступ формальдегида к пораженным участкам.

Следует отметить, что не многие архивы за рубежом имеют фумигационное оборудование.

Дезинфекции также следует подвергать и документы, уже размещенные в хранилищах, если обнаруживается их зараженность. Дезинсекция документальных материалов проводится методами влажной обработки и газового обеззараживания. Однако в результате многолетнего использования хлорорганических препаратов у многих видов насекомых выработалось по отношению к ним повышенная устойчивость. Преодолеть ее можно при чередовании ядохимикатов из разных классов химических соединений, смене препарата на более токсичный, а также препаратов с высокой избирательной токсичностью к определенным видам вредителей.

Для обработки помещений хранилищ в последние годы стали использовать фосфорорганические препараты.

Следует отметить, что химический метод дезинсекции не является абсолютно безвредным для документов, так как остатки ядохимикатов всегда в незначительных количествах содержатся на обработанных поверхностях.

В настоящие время проводятся работы по использованию в хранилищах биологически активных веществ, привлекающих или отпугивающих насекомых (аттрактантов и репеллентов).

Режим хранения. Температура и относительная влажность воздуха. Большинство помещений хранилищ документов с нерегулируемым климатом, изменение влажности в которых зависит от климатических изменений. В архивохранилищах с нерегулируемым климатом в течение года наблюдаются значительные изменения параметров воздуха. По данным исследования температурно-влажностных условий хранения документов, пределы колебания температуры воздуха составляли 11…30^оС, а относительной влажности – 30….95%. Из-за плохой циркуляции воздуха, большой степени загруженности помещений, архитектурных особенностей зданий, таких, как например, сводчатые потолки, большая высота, микроклимат в разных частях хранилищ может быть различным. Изменение температуры и влажности воздуха в хранилищах влияют на сохранность документов.

Специфические особенности разных видов бумаг и новых синтетических материалов, из которых изготовлены большинство архивных документов, требуют для обеспечения их сохранности различных условий хранения, поэтому они рассматриваются отдельно.

Поддержание оптимального режима хранения документов в архивах может осуществляться различными способами, но лучшим из них, надежно обеспечивающим соблюдение необходимых условий, является кондиционирование воздуха. При этом относительная влажность не должна превышать 60%, а температура – не более 20^оС.

Выбор того или иного способа ограничения солнечного излучения зависит от конкретных условий (географического местоположения архива, интенсивности солнечной радиации, материальных ресурсов). Для этого нередко в хранилищах используют шторы, занавески, жалюзи, ставни. Однако эти способы ограничения доступа дневного света являются малоэффективными. К достаточно эффективному способу следует отнести строительство ребристых (или зубчатых) конструкций стен для защиты окон от прямого попадания солнечных лучей.