Признаки правильной системы хранения документов

Итак, вы намерены упорядочить документы. Но как определить, что созданная вами схема их хранения правильная? Из каких критериев исходить кроме очевидных, — на полу больше не валяются затоптанные документы, а не столе не возвышаются кипы бумаг. Как вы узнаете, что достигли успеха?

Правильная система хранения документов имеет семь признаков.

1. Вы можете быстро найти нужную информацию.

2. Она организована по категориям.

3. Система понятна даже людям, которые не пользуются ею регулярно.

4. Поддерживать в ней порядок несложно, и он действительно поддерживается.

5. В нее легко добавлять новые документы.

6. Информация разбита на категории в логическом порядке.

7. Система выявляет внутренние связи между документами ЛСД.

Важно создать схему хранения документов, которая бы соответствовала этим семи правилам. Очевидно, что если вы вносите нечто в некую систему, то должна быть возможность вновь найти этот внесенный объект (признак 1). Также очевидно, что никто не захочет полностью менять привычную схему каждый раз, когда в нее нужно что-то добавить (признак 5). Однако остальные пять свойств требуют некоторых пояснений.

Признак 2 — информация упорядочена по категориям — говорит о физической структуре картотеки. Организация данных должна отражать специфику вашей деятельности. Если вы работаете с клиентами, то, вероятно, подойдет классификация сведений о них. Если же создаете какие-то изделия, то нужно распределение по продуктам. Ниже я дам вам конкретные советы по созданию категорий.

Признак 3 означает, что ваша система должна быть понятной посторонним людям. Если вы уедете в отпуск, любой сотрудник должен без труда отыскать в ней необходимые данные, причем без дополнительного указателя или руководства. В организациях, где повышены требования к безопасности, информация должна быть неочевидной для злоумышленников, но доступной для ваших коллег.

Признак 4 — систему легко поддерживать в порядке — является основой большинства идей в этой книге. А то, что легко делать, будет выполняться. Если же вы не знаете, как вносить информацию, то на вашем столе будут и дальше красоваться бумажные завалы.

Признак 6 означает следующее: по всей картотеке используется единая система названий. Например, в категории «Город Бедрок» находятся отдельные папки клиентов «Флинтстоун, Фред», «Флинтстоун, Вильма», «Раббл, Барни» и «Раббл, Бетти». Все папки расположены в алфавитном порядке, причем сначала указывается фамилия, потом имя. Придумайте единую схему названий и всегда придерживайтесь ее.

Добиться признака 7 — способности системы выявлять связи между различными данными — сложнее всего, но зато вы получите неоспоримые преимущества. Правда, без других шести качеств обнаружить такую зависимость будет непросто. А чем больше связей вы отыщете и создадите, тем полезнее станет картотека, и тем интереснее решения рабочих проблем вы будете находить. Объясню свою мысль на примере телевизионной рекламы конфет Reese’s Peanut Butter Cup, выполненных в виде шоколадных чашечек, заполненных арахисовым маслом и запечатанных сверху тоже шоколадом. В этих роликах показано, как столкнулись двое спешащих людей — один нес банку арахисового масла, а второй — шоколадный батончик. Оба продукта ценны сами по себе, но когда они случайно смешались, получилось новое, улучшенное лакомство. Точно так же и хорошо организованная картотека не только облегчит вам работу с отдельными блоками информации, но и позволит выявить между ними связи. Мозг человека обнаруживает их естественным путем, а картотека должна работать таким образом, чтобы обеспечивать вам расширенное знание. Это повысит вашу производительность и внесет в работу элемент творчества.

Самой показательной иллюстрацией седьмого признака служит цифровое хранилище, которое позволяет сделать ссылки на один документ (или изображение, или любой другой объект) из множества разных мест. Кроме создания связей, вы также сумеете находить закономерности и выполнять поиск по отдельным базам данных. Например, можно отыскать на вашем компьютере все документы, которые содержат определенное слово, скажем, «фломастер». Если такое слово есть, допустим, на изображении логотипа, то в хорошей системе будет найдено и оно. Или если такой поиск вы выполняли уже неоднократно, то можно создать постоянный файл, содержащий ссылки на все документы, в которых встречается слово «фломастер».

Наглядный пример

Когда я выполняла исследования при подготовке данной главы, несколько компаний любезно разрешили мне прийти к ним в офис и обследовать их картотеки. Меня интересовало не содержание документов, а то, каким образом информация попадает в «Собрание данных» организации. Как они решают, что нужно сохранить? Как систематизировали информацию? Как обучают персонал пользоваться системой?

Среди всех изученных мною компаний наиболее творчески к созданию картотеки подошла одна юридическая фирма. Ее клиенты рассредоточены по всей территории США, поэтому документы классифицированы по географическому признаку. Юридические бумаги, относящиеся к клиентам на Западном побережье, находятся в западной части комнаты, а документация по жителям Восточного побережья — в восточной. Второй уровень распределения — по штатам, а в пределах одного штата — по кодам аэропортов. Если какому-нибудь юристу нужно лететь на встречу в Лос-Анджелес, то документы по проживающему там клиенту находятся в шкафу, помеченном «LAX». Структура картотеки показывает, каким образом сотрудники фирмы используют информацию.

Хотя такая система прекрасно удовлетворяет потребности служащих данного юридического учреждения, мне она не подошла бы, поскольку в моей работе географический признак значения не имеет. Но ей присущи все семь условий правильного хранения документов. Найти нужную информацию можно быстро; данные классифицированы по географическому признаку; постороннему человеку не сложно ориентироваться; систему легко поддерживать в порядке; вносить новые сведения не составляет труда; использована единая система наименований; юристы могут мгновенно установить связи между делами клиентов, всего лишь взглянув на группу файлов под одним кодом аэропорта. Пример этой юридической фирмы показывает, что единственно правильного решения для всех организаций нет. В каждом конкретном случае нужно создавать собственную оптимальную систему.