Общие замечания об электронных приборах

Книги по тайм-менеджменту, опубликованные до

технологического прорыва, не дают советов по ис-

пользованию электронных приборов (если только эти

книги не были обновлены и переработаны). Но дажесамые современные издания не освещают этот аспект

в достаточной степени.

Электроника вовсе не обязательно экономит время

или повышает производительность труда. Увлечение

электронными приспособлениями может серьезно от-

влекать от дел, мы тратим на нее время, от этого сни-

жается темп работы, нарушается деловое общение.

Проверьте себя с помощью нижеприведенных воп-

росов относительно того, как вы пользуетесь элек-

тронными приборами. Эти вопросы касаются всех

электронных приспособлений, которые могут быть у

вас — телевизор, радио, компьютер, факс, электронная

записная книжка, мобильный телефон, аудио- и ви-

део-плеер, цифровой видео-магнитофон.

• Часто ли я отвлекаюсь или избегаю разговоров с

другими людьми, чтобы воспользоваться этим при-

бором?

• То, что я пользуюсь этим прибором, как-то плохо

действует на других людей?

• Я трачу на этот прибор больше времени, чем на про-

чие важные для меня дела?

• Я чувствую себя не в своей тарелке без этого прибо-

ра?

Если вы ответили утвердительно хотя бы на один

вопрос, это значит, что вы находитесь в зависимости

от электроники. Возможно, вы не считаете, что это

плохо, но если ваши родные, друзья или коллеги так

считают, вам стоит серьезно задуматься над тем, на что

уходит ваше время. Перефразируя известное изрече-

ние: ≪Всякий человек на смертном одре будет сожа-

леть о том, что [так часто смотрел телевизор, сидел за

компьютером, отсылал факсы, слушал музыку, смот-

рел видеозаписи или играл в компьютерные игры]≫.

Как было бы замечательно, если советы по органи-

зации своего времени можно было использовать как

кулинарные рецепты! Просто делай, как написано, и

дело сделано! Жизнь можно было бы приготовить, как

шоколадное суфле. Однако в действительности такого

не происходит. Люди ведут себя гораздо менее пред-

сказуемо, чем пищевые ингредиенты.

Большинство из нас великие притворщики. Мы

говорим, что хотим расти как личности и в профес-

сиональном плане, хотим стать организованнее, про-

водить меньше времени за работой, лучше питаться,

заниматься спортом, уделять больше времени семье,

путешествовать и многое другое. Однако мы редко

выполняем то, что говорим, осознанно и целенаправ-

ленно.

По мере того как вы будете приноравливаться к

различным методам, помогающим лучше организо-

вать свое время, вам потребуется определить для себя,

какие из них эффективны, а какие нет. В этом разделе

мы предлагаем четыре способа определения их эффек-

тивности:

Экспериментируйте.

• Анализируйте и делайте выводы.

• Оценивайте достигнутое.

• Давайте и принимайте советы.

Мы завершаем книгу обсуждением вопроса о том,

как важно заботиться о себе.

• Боритесь со стрессом и заботьтесь о хорошем само-

чувствии.

Каждый совет в этом разделе может помочь вам

быть в наилучшей форме, конечно, если вы будете сле-

довать этим советам регулярно и пока они не станут

для вас постоянной привычкой.

Эксперимент — это совершенно особый способ

научиться лучше организовывать свое время. Боль-

шинство из нас считают незыблемым то, как мы дела-

ем какие-то вещи. Мы говорим: ≪Вот такой я есть≫ или

≪Вот так устроен мир≫. Мы безоговорочно принимаем

настоящее положение вещей.

Экспериментируя, мы садимся на водительское мес-

то. Никто кроме вас не должен знать, каковы ваши цели.

Вот несколько вариантов экспериментов, которые

стоит провести:

1. Наблюдайте за собой. Что вы говорите? Что вы де-

лаете? Что вам отвечают? Не выносите суждения.

Просто наблюдайте за собой, чтобы понять лучше

свое поведение.

2. Сосредоточьте свое внимание. Будьте готовы к то-

му, чтобы полностью сосредоточиться на выполня-

емом задании (включая беседы). Настойчиво сосре-

дотачивайтесь до готовности. Затем переключите

внимание на следующее задание. И на следующее.

Определите, в какой момент ваше внимание начи-

нает ослабевать.

3. Отвлекитесь и попытайтесь рассматривать вещи,

как будто бы вы другой человек. Задавайте вопро-

сы. Спрашивайте советы, при этом не выполняйте

автоматическую цензуру услышанного.

4. Не будьте ≪как все≫. Не занимайтесь тем, чем в это

же время занимаются другие. Не попадайте в час

пик. Ходите по магазинам, когда в них меньше на-

рода (или покупайте вещи через Интернет). При-

нимайте пищу раньше и позже других.

5. Внесите в свой распорядок что-то новое. Никогда

не пробовали таиландскую или вьетнамскую пи-

щу? Попробуйте. В гостях беседуете с одними и

теми же? Тогда заведите разговор с незнакомым че-

ловеком. Ходите на работу или домой одним и тем

же путем? Пойдите иным. Конечно, он может ока-

заться длиннее, но по дороге у вас откроются глаза

на новые для вас вещи.

6. Расстаньтесь с тем, что делали в прошлом. Извле-

ките уроки, и следуйте вперед, не укоряя себя и не

обвиняя других.

Примечание: Мы знакомы с одной мудрой руково-

дительницей, которая говорит, что она никогда не

ставит под сомнение решения прошлого, поскольку

она знает, что эти решения на тот момент были са-

мыми лучшими. Конечно, если бы тогда она знала

то, что ей известно сейчас, она, возможно, поступи-

ла бы иначе. Но жизнь распоряжается по-другому,

поэтому эта руководительница не тратит свое вре-

мя на размышления об ошибках прошлого.

7. Займитесь самодисциплиной. Алан Лакейн предла-

гает следующие способы:

- Начните с простой ситуации. Скажите себе,

что вы решили встать раньше и отправиться на

прогулку, но вместо этого пролежали в постели.

Вместо того чтобы упрекать себя, отдайте долж-

ное своему решению. Вы так решили.

- Затем возьмите какой-то небольшой предмет,

относящийся к ситуации, в которой вы может

что-то изменить. Например, поставьте рядом с

кроватью прогулочные ботинки. Когда зазвонит

будильник, наденьте их, снимите и снова ложи-

тесь в постель. Это ваш выбор.

- На следующий день повысьте ставки. Выйдите в

прихожую. Затем отправляйтесь в постель. По-

нимаете?

- Независимо от того как вы поступаете, вы долж-

ны чувствовать, что поступаете правильно. Ско-

ро вы заметите, что ваше отношение к тому и

другому решению изменяется.

- В последующие три-шесть недель у вас появит-

ся внутреннее желание правильно использовать

свое время даже в тех ситуациях, когда вам не

хочется что-то делать.

- Когда вы обретете силу воли для выполнения

простых задач, переходите к сложным. И в этом

случае делайте все постепенно.

8. Пользуйтесь методом проб и удач. Лакейн также

говорит, что ошибки — это единственный метод до-

биться успеха. Если вы будете бесконечно взвеши-

вать ≪за≫ и ≪против≫ из-за страха совершить ошиб-

ку, вы потеряете время. Принимайте неудачи как

плату за удачу, которая придет к вам в конечном

итоге.

Людей, добившихся успеха, таких как Томас Эди-

сон, Альберт Эйнштейн, Мария Кюри и Авраам

Линкольн, в течение многих лет преследовали не-

удачи. Подумайте, что произошло бы, если бы они

сложили руки.

Экспериментируйте. В конечном итоге, если вы

будете заниматься главным, вы добьетесь желаемого.

Вам даже не придется думать об этом.

Анализируйте

и делайте выводы

Организация времени — это динамичный процесс.

Ваши системы не смогут работать эффективно в тече-

ние длительного времени, если вы не будете за ними

следить и в случае необходимости перестраивать.

Большинство специалистов в области тайм-ме-

неджмента рекомендуют проводить еженедельный

анализ. Многие также советуют пользоваться еже-

дневным анализом. Ни то, ни другое не отнимут у вас

много времени. По крайней мере раз в год вам следу-

ет производить переоценку ценностей и взглядов.

ЕЖЕНЕДЕЛЬНЫЙ АНАЛИЗ

По возможности проводите еженедельный анализ

в одно и то же время, в один и тот же день. Если вы

являетесь руководителем, лучше всего уделить этому

1-2 часа в пятницу во второй половине дня. В этом

случае у вас останется время действовать, если вдруг

возникнет что-то непредвиденное и требующее не-

медленного решения. Другим удобным временем для

анализа является воскресенье, а также в ходе поездки

на самолете или поезде, если вам часто приходится пу-

тешествовать.

Вопросы, подлежащие анализу:

• Сведите воедино разрозненную информацию (за-

писки, визитные карточки, брошюры, квитанции

об оплате и тому подобное).

• Просмотрите все свои записи и сложите их в отве-

денное для них место, чтобы ими было легко поль-

зоваться в дальнейшем. Выбросьте то, что вам боль-

ше не понадобится.

• Проверьте по календарю, какие дела остались не-

выполненными. Посмотрите, что предстоит сделать

и к чему нужно быть готовым. Добавьте все это к

списку необходимых дел.

• Оцените сделанное и то, что предстоит сделать.

ЕЖЕДНЕВНЫЙ АНАЛИЗ

Проводите ежедневный анализ в конце каждого

дня. Он включает в себя быстрый просмотр календа-

ря, картотеки, списка необходимых дел (необходимых

звонков по телефону, работы на компьютере, работы

в офисе или по дому, поручений и тому подобного).

Посмотрите, что осталось незавершенным, и подго-

товьтесь к следующему дню.

ЦЕННОСТИ И ВЗГЛЯДЫ

Наша жизнь не остается неизменной, хотя мы этого

порой и не замечаем. Удостоверьтесь в том, что ваши

ценности и взгляды соответствуют вашему нынешне-

му образу жизни. Если нет, измените вашу жизнь так,

чтобы она соответствовала вашим старым ценностям и

взглядам, или пересмотрите ваши ценности и взгляды

так, чтобы они пришли в соответствие с вашим нынеш-

ним образом жизни. Ваши ценности и взгляды явля-

ются важнейшей составной частью вас самих. Не изме-

няйте им, независимо от того, что о них думают другие.

Давайте и принимайте советы

Важнейшим элементом эффективной организации

своего времени является общение с другими людьми

с целью координации действий, чтобы все работали

слаженно и чтобы работа была выполнена. В этом суть

того, что мы называем советами. Хотя слово ≪советы≫

у некоторых людей может вызывать негативные ассо-

циации, советы как таковые не являются чем-то нега-

тивным, ими можно успешно пользоваться.

СОВЕТУЙТЕ

Давать советы можно формально и неформально.

Самой распространенной формой совета является по-

хвала за проделанную работу. Она направлена на то, что-

бы помочь людям узнать, что эффективно, а что нет, и на

то, чтобы они смогли изменить свое поведение так, чтобы

работать еще эффективнее. Похвалу за успешную работу

обычно принято выражать один или два раза в год.

Однако полагаться только на формальный совет в

отношении работы неразумно по двум причинам:

• Оценка труда сотрудников часто бывает завышен-

ной.

• Одного или двух раз в году бывает недостаточно,

чтобы сотрудники получили информацию в пол-

ном объеме или смогли изменить себя.

В этом случае очень полезным оказываются регу-

лярные неформальные советы. Посмотрим на следу-

ющие предложения, которые делают Канич и Лес-

тер:

- Важным оказывается время и момент. А также

частота. Советуйте после того, как что-то про-

изошло. Это позволит вам разобраться с мень-

шим количеством вопросов и увеличит шансы

того, что ваш совет будет воспринят положи-

тельно и с пользой для дела.

- Объясните новым сотрудникам, каковы норма-

тивы хорошей работы, какова область их ответс-

твенности и то, что от них ожидают, как только

они приступают к работе.

- Советуя, приводите конкретные и доказательные

примеры. Если вы обрушиваете на сотрудника

поток обвинений, это вынуждает его занять обо-

ронительную позицию. Он может почувствовать,

что на него нападают и напрасно подвергают кри-

тике.

- Выражайте похвалу сотрудникам за хорошо

выполненную работу и за их преданность делу.

Будьте в этом конкретны: лучше сказать ≪Кли-

ент остался доволен, как вы разобрались с его

жалобой≫, чем просто ≪Хорошая работа!≫.

- Выражайте поддержку сотрудникам, когда они

сталкиваются с какой-то трудностью.

- Будьте точны и откровенны. Не скрывайте фак-

ты, не стремитесь подсластить пилюлю и не

приукрашивайте информацию, которую должен

услышать сотрудник.

- Будьте добрее. Советуйте сотрудникам только

в тех вопросах, которые находятся в их компе-

тенции. Это касается как личных качеств, так и

Рабочих вопросов.

ПРИНИМАЙТЕ СОВЕТЫ

Большинству из нас нравится давать советы, когда

нас об этом просят. Однако когда роли меняются, все

наше благодушие улетучивается. Не хотите ли спро-

сить кого-нибудь дать оценку вашей работы? ≪Нет,

спасибо, я и сам знаю, что у меня все в порядке≫.

Многим из нас нелегко признаться в том, что мы

знаем не все. Поэтому мы притворяемся, что знаем и,

следовательно, не нуждаемся в чем-либо совете.

Тем не менее добившиеся успеха люди с готовнос-

тью говорят, что знают далеко не все. Они пользуются

этим пробелом в знаниях и делают его источником сво-

ей силы. Поэтому они с большей готовностью слуша-

ют других, легче признаются в допущенных ошибках,

с готовностью принимают советы и движутся вперед,

оставляя позади сомнения и недобрые чувства.

Парадоксально, что признавая свое незнание, они

проявляют мудрость и становятся на тропу, которая

ведет их к заданной цели.

Принимать советы можно также формально и не-

формально. Формальный способ — это принятие по-

хвалы за успешно проделанную работу. Как мы ска-

зали, похвала за проделанную работу имеет право на

существование. Но один из лучших способов узнать о

себе — попытаться получить неформальную информа-

цию о себе от других на собеседовании.

СОБЕСЕДОВАНИЕ

1. Устройте собеседование с глазу на глаз по крайней

мере с тремя сотрудниками, хорошо вас знающими.

Скажите им, что вы хотите больше узнать о себе и

зададите им несколько вопросов, рассчитывая на

откровенный ответ.

2. Если встреча с глазу на глаз невозможна, проведите

беседу по телефону. Ни в коем случае не проводите

собеседование по электронной почте. Она слишком

безлична.

3. Найдите спокойное место, где вас не будут отвле-

кать в течение 10-15 минут. Объясните, что вы

будете задавать вопросы, а затем просто выслуша-

ете ответы. Единственный случай, когда вам будет

позволено говорить, только когда вам потребуется

уточнить ответ. Не комментируйте сказанное. Не-

плохо вести запись сказанного, чтобы вы могли

вспомнить то, о чем говорилось.

4. Задайте каждому все эти вопросы:

• Что, по-вашему, мне действительно удается?

• Что мне нужно исправить в себе?

• Что для меня важнее всего?

• Какие свои таланты или качества я не использую?

• Что я скрываю от других?

• Какая у вас основная претензия ко мне?

• В чем вы можете на меня рассчитывать?

• В чем вы не можете на меня рассчитывать?

5. Когда закончите, поблагодарите участников за вы-

сказанные мысли.

6. После того как вы обдумаете то, что сказали ваши

коллеги, обратите внимание на ваши сильные сторо-

ны и на те области, которые нуждаются в совершенс-

твовании. Не почивайте на лаврах. Перефразируя

старое высказывание: ≪Если вы всегда делаете то,

что делали, вы получите то, что всегда получали≫.

Если пользоваться советами грамотно и относить-

ся к ним с уважением, они окажутся очень полезным

средством. Научитесь получать и давать их, и мно-

гие из проблем, связанных с организацией времени,

уменьшатся или вовсе исчезнут.

Оценивайте достигнутое

Один из самых сложных аспектов эффективного

тайм-менеджмента — подчинение самого себя и дру-

гих достижению результатов. Для этого необходимо

иметь некоторое мерило достигнутого.

Ваши ПРАВИЛЬНО ПОСТАВЛЕННЫЕ цели и

являются главным мерилом. Если цели выбраны пра-

вильно и вы настойчиво идете к ним, тогда оценка до-

стигнутого не составит труда. Либо вы сделали к опре-

деленной дате то, что задумали, либо нет.

Ваши обещания — это еще одно мерило. Либо вы

выполняете их, либо нет. Если они не являются для

вас приоритетом, вам нечего будет оценивать. И вы

многое потеряете.

Большинству из нас не по нутру такое подчинение.

Мы не только позволяем себе неоднократно снимать

с себя ответственность за результаты, мы позволяем

другим поступать точно так же. Этот ≪сговор против

ответственности≫, столь характерный для многих ор-

ганизаций, является бессознательным сговором, по-

рождающим посредственность.

Если оценка достигнутого не является вашей сильной

стороной, тогда поставьте перед собой ПРАВИЛЬНУЮ

цель и стремитесь достичь ее. Затем повторяйте этот

процесс снова и снова, пока вы не попадете в яблочко на

всех мишенях, пока не достигнете самых главных целей.

Что же касается обещаний, попробуйте проделать

это упражнение для восстановления сил там, где вы

эти силы утратили:

- Определите одно-два места, где вы не следуете

намеченному плану или где совершаете ошибку.

- По-возможности, признайтесь в этом перед со-

бой и перед другими.

- Измените свои обещания. После этого выпол-

няйте их так, как если бы от этого зависела ваша

жизнь. На самом деле так оно и есть.

Можно взглянуть на жизнь, как на игру. В каждой

игре нужно вести счет. Если вы не ведете счет, не оце-

ниваете сделанное, игра перестает быть игрой. Это

просто времяпрепровождение. Ставьте цели и давайте

обещания, которые важны для вас, какими бы эти це-

ли и обещания ни были. Это ваша игра. И в нее играть

можете только вы.

Боритесь со стрессом

и заботьтесь

о хорошем самочувствии

Мы поговорим об этих вещах по двум причинам:

1. Если вы до сего момента пользовались большинс-

твом из наших советов, то вы автоматически долж-

ны были стать менее восприимчивы к стрессам. Вы

должны лучше чувствовать себя умственно, физи-

чески и эмоционально.

(Если вы продолжаете испытывать стрессы, это

означает, что вы либо прочитали лишь только этот

раздел книги, либо только что закончили читать ее

целиком. В первом случае, прочтите ее от начала до

конца. Во втором, теперь, когда вы знаете, что нуж-

но делать, переходите к делу).

2. Организация своего времени является динамич-

ным процессом. Он требует частого анализа и пе-

ресмотра ситуаций. Глава 25 этой книги содержит

методики и приемы, которые по сути дела образуют

замкнутый круг. Эта глава является и концом кни-

ги и ее началом.

Как это ни покажется странным, большинство книг

по тайм-менеджменту избегают темы стрессов и здоро-

вья. И это притом, что многочисленные исследования,

проводимые во всем мире, показывают небывалый

рост числа стрессов на рабочем месте, за которые люди

расплачиваются высокой ценой своего здоровья.

По данным Американского института стресса

(www.Stress.org.), заболевания, связанные со стрес-

сом, ежегодно обходятся США в 300 миллиардов дол-

ларов. Сходные цифры поступают и из других стран.

В большинстве случаев люди испытывают стресс

на работе из-за неуверенности в том, что они сохра-

нят свою работу, из-за повышенных психологических

нагрузок, из-за меняющихся демографических, эконо-

мических и политических факторов. По мере того как

граница между работой и личной жизнью становится

все более размытой, мы все чаще вынуждены платить

высокую цену за то, что нас можно потревожить круг-

лосуточно на протяжении семи дней недели.

Что это означает для вас? Это ситуация, которую

можно описать в терминах ≪хорошая новость и плохая

новость≫.

Плохая новость заключается в том, что слишком

сильный стресс постепенно разрушает вашу иммун-

ную систему. Рано или поздно нарушенная иммунная

система приведет к болезням, таким как артрит, рак,

сердечные заболевания. У вас может случиться ин-

фаркт, инсульт, и вы можете умереть молодым. Или

же, что еще хуже, можно прожить долгие годы с мно-

жеством проблем со здоровьем, когда жизнь становит-

ся бессмысленной. Какими бы горькими ни были эти

факты, они остаются фактами.

Хорошая новость состоит в том, что стресс не явля-

ется чем-то, что происходит без вашего участия. Ваше

активное участие заключается в том, как вы воспри-

нимаете и переносите стрессовую ситуацию. Это оз-

начает, что в основном вы ее контролируете, даже в

том случае, если все остальное находится вне вашегоконтроля. Оказывается, что во многом ваше благопо-

лучие находится в ваших руках.

Ниже мы излагаем способы того, как управлять

собственным благополучием и стрессом. Хотя эти

методы изложены кратко, воспримите их серьезно.

Они эффективны, хотя на первый взгляд кажутся

несколько примитивными или даже маловероят-

ными