Г.Люберцы, Московская обл., 301264

 

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

 

	Пример -
	Всероссийский научно- исследовательский институтдокументоведения и архивного дела
	[email protected]

 

5.16 Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

 

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

 

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

 

	Пример -
	УТВЕРЖДАЮ
	Руководитель Федеральногоархивного агентства
	Подпись И.О. Фамилия
	Дата

 

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

 

	Примеры -
		(Регламент)	УТВЕРЖДЕН
			приказом АО "Профиль" от 5 апреля 2015 г. N 82
		(Правила)	УТВЕРЖДЕНЫ
			приказом АО "Профиль"
			от 6 апреля 2015 г. N 83

 

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается, наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

 

	Пример -
	(Положение)
	УТВЕРЖДЕНО
	Советом директоров АО "Профиль"
	(протокол от 12.12.2015 N 12)

 

5.17 Заголовок к тексту - краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом "О" ("Об") и отвечает на вопрос "о чем?"):

 

- приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;

 

- приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;

 

- письмо (о чем?) о предоставлении информации.

 

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки.

 

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4-5 строк.

 

5.18 Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации или государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством республик в составе Российской Федерации.

 

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

 

- наименование документа, наименование организации - автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту или наименование вида документа;

 

- наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дату утверждения документа.

 

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

 

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа ("приказываю").

 

В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("коллегия... постановляет", "собрание... решило").

 

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

 

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции...", "в состав управления входят...", "комиссия провела проверку...").

 

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

 

В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

 

- от первого лица множественного числа ("просим направить...", "представляем на рассмотрение...");

 

- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает...", "общество считает возможным...");

 

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым...", "предлагаю рассмотреть..."), если письмо оформлено на должностном бланке.

 

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

 

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

 

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

 

- вступительное обращение:

 

Уважаемый господин Председатель!

 

Уважаемый господин Губернатор!

 

Уважаемый господин Прохоров!

 

Уважаемая госпожа Захарова!

 

Уважаемый Николай Петрович!

 

Уважаемая Ольга Николаевна!

 

Уважаемые господа!

 

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

 

- заключительная этикетная фраза:

 

С уважением,...

 

5.19 Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах - приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

 

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

 

- если приложение названо в тексте:

 

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

 

- если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

 

	Приложение:	1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
		2. Справка о кадровом составе Управления регионального кредитования на 2 л. в 1 экз.

 

- если приложение (приложения) сброшюрованы:

 

Приложение:

 

отчет о НИР в 2 экз.

 

- если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

 

Приложение:

 

письмо Росархива от 05.06.2015 N 02-6/172 и приложения к нему, всего на 5 л.

 

- если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

 

Приложение:

 

CD в 1 экз.

 

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

 

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

 

- в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается:... (приложение) или... (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера:... (приложение N 2);

 

- на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

 

Приложение N 2

к приказу АО "Профиль"

от 15.08.2015 N 112.

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

 

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

 

Пример -

 

Приложение 1

УТВЕРЖДЕНО

приказом АО "Профиль"

От 18.05.2015 N 67

 

5.20 Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

 

- на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

 

- на последнем листе документа под текстом;

 

- на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

 

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

 

Пример -

 

СОГЛАСОВАНО

Директор ВНИИДАД

(подпись) И.О. Фамилия

Дата

 

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают вид документа, организацию - автора документа, дату и номер письма.

 

Примеры

 

СОГЛАСОВАНО

Советом директоров

АО "Профиль"

(протокол от_____N_____)

 

СОГЛАСОВАНО

Письмом Росархива

от_____N_____

 

5.21 Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

 

Пример -