Как оформить запрос в архив?

Форма обращения в архив обычно зависит от конкретного архива, в который предполагает обратиться исследователь. Но каким бы солидным ни был в архив, не избежать элементарных традиций оформления. Прежде всего нужно напомнить, что сегодня просто несерьезно писать запросы вручную. Практи­чески в любом населенном пункте есть возможность отпечатать письмо на пишущей машинке или на принтере компьютера (сегодня уже проще найти компьютер, чем пишущую машинку). Как и в любом письме в любую организацию, в верхнем пра­вом углу указывается руководитель организации, к которому обращается исследователь.

Например: Директору Государственного архива Российской Федерации (ф.и.о.). Чаще всего бывает так, что исследователю фамилия, имя и отчество руко­водителя архива неизвестны. Иногда эта информация имеется, но исследователь считает, что она давно не актуализировалась, т.е. не уточнялась. В таких случаях удобнее указывать просто полное наименование архива, в который обращается исследо­ватель. Для этого используется именительный падеж. Например: Государственный архив Российской Федерации. Этот вариант предпочтительнее и в тех случаях, когда исследователь сомне­вается в правильном названии должности.

Например, при обра­щении в архивы Министерства обороны, Министерства внут­ренних дел у исследователя наверняка возникнет вопрос, а как же именуется руководитель такого ведомственного архива: директор или начальник? В следующей строчке письма указы­вается почтовый адрес, по которому высылается письмо. Это нужно прежде всего самому исследователю.

При необходимости последующего уточнения адреса, по которому было отправлено письмо (такая необходимость возникает очень часто, особенно в тех случаях, когда ответ задерживается больше ожидаемого срока). Например: Государственный архив Российской Феде­рации 119817 г. Москва, ГСП, ул. Б.Пироговская, д. 17. В сле­дующей строчке письма в левом углу указывается основное содержание письма. Оно должно быть кратким (в два-три слова), емким и конкретным. Это также нужно прежде всего самому исследователю. При телефонном или повторном обращении в данный архив будет намного удобнее ссылаться на предыдущее письмо с указанием его названия.

Например: Об уточнении места дислокации эвакогоспиталя № 3059 в ноябре 1942 г. Следует избегать общих формулировок вроде «Об установлении места гибели и захоронения», т.к. подобных писем-обращений в данном архиве может быть до нескольких десятков тысяч, и такое письмо впоследствии будет сложно разыскать. Содержание такого обращения может звучать так: Об уточнении места гибели и захоронения лейтенанта Степанова Ильи Степановича. Первый абзац письма должен полно и однозначно объяснить суть обра­щения в архив. Если обращение касается конкретного воина, следует сообщить основные сведения о нем: фамилию, имя, отчество, полную дату рождения, место рождения (указывается в соответствии с административно-территориальным делением на 1941 г., дается ссылка на сегодняшний адрес), дату и военкомат призыва, сведения о родственниках (по состоянию на 1941 г.) и судьбе воина.

Если имеются сведения о воинском звании, должности, наименовании и номере воинской части, номере полевой почты, то указываются и эти данные (со ссыл­кой на конкретный год, к которому относятся эти сведения). Вряд ли исследователь обратится в архив раньше, чем изучит Книгу Памяти, в которую включен или мог быть включен воин.

В распоряжении исследователя могут быть и иные сведения о судьбе воина. Все это должно быть кратко изложено в письме во втором абзаце. Например: по сведениям родственников воина последнее письмо от него было получено в сентябре 1941 г. из-под Смоленска (письмо и адрес полевой почты не сохранились). В письме сообщалось, что ему приходится перевозить пушку на конной тяге. В Книге Памяти Чувашской Республики (том

5, стр.) имеются фамилия, имя и отчество воина, но вместо даты и места гибели написано: «Время и место гибели не уста­новлены».

В следующем абзаце письма исследователь указывает, для чего необходима данная информация. Возможное обоснование такого запроса: увековечение памяти погибшего воина; уста­новление места гибели воина; составление родословной семьи; написание газетной статьи и др.

В последнем абзаце письма исследователь указывает све­дения о себе: полные фамилию, имя, отчество, место работы и должность, домашний адрес, способы оперативной связи с ним (телефон, факс, пейджер, электронный адрес), свое родст­венное отношение к исследуемому воину.

Иногда такое письмо оформляется в виде заявления. Тогда эти сведения исследователь указывает в начале письма-заявления. Например: Российский государственный военный архив 125884 г. Москва, наб. Адмирала Макарова, д.29 Иванова Андрея Петро­вича (фамилия, имя, отчество исследователя в родительном падеже), проживающего по адресу (указывается индекс и полный почтовый адрес), заявление. Очень часто в письмах-заявлениях можно встретить совершенно лишний в таких случаях предлог «от», например: От Иванова Андрея Петровича.

Не рекомендуется указывать на конверте фамилию, имя и отчество директора архива, если письмо не носит персо­нальный характер, иначе конверт с письмом может пролежать невскрытым до тех пор, пока директор не вернется с очередных

командировки, отпуска или с лечения. Указание на конверте «Директору» или «Руководителю» позволяет исполняющему обязанности директора или секретарю вскрыть конверт и организовать исполнение запроса.

Вполне возможно, что выполненный архивом запрос помо­жет исследователю получить ожидаемый результат поиска. Очень часто этот ответ не оказывает существенного влияния на ре­зультат. В любом случае исследователь может через некоторое время после получения ответа из архива направить его работ­никам благодарственное письмо. Просто письмо со словами благодарности наверняка будет приятным для коллектива архива, но оно все же в какой-то степени отвлекает работников. Более желательно письмо о том, что удалось выяснить иссле­дователю с использованием ответа из архива. Такое письмо не только вдохновит архивистов, но и подскажет реальные пути поиска для других исследователей.

Назад в «Оглавление»