Создание таблиц в режиме конструктора

Практические работы №1

Тема: Планирование базы данных. Создание базовых таблиц. Создание межтабличных связей.

Некая фирма занимается торговлей кондитерскими изделиями (конфетами, печеньем, пастилой и т.д.). Клиентами (покупателями) фирмы являются рестораны, кафе, клубы и т.п. Для учёта и анализа заказов необходимо создать базу данных.

Создание таблиц в режиме конструктора

 

Таблица 1. Заказы.

Имя поля	Тип поля
Номер	Числовой
Код продукта	Числовой
Код клиента	Числовой
Количество	Числовой
Дата поставки	Дата/Время

 

Таблица 2. Клиенты.

Имя поля	Тип поля
Код клиента	Числовой
Наименование клиента	Текстовый
Адрес клиента	Текстовый

Таблица 3. Продукты

 

Имя поля	Тип поля
Код продукта	Числовой
Название продукта	Текстовый
Цена	Числовой

Заполнение таблиц

Таблица 1. Заказы.

Номер	Код клиента	Код продукта	Количество	Дата поставки
				14.08.__
				25.09.__
				19.08.__
				04.09.__
				14.08.__
				25.09.__
				14.08.__
				04.09.__
				19.08.__
				04.09.__
				14.08.__

 

Таблица 2. Клиенты.

Код клиента	Наименование клиента	Адрес клиента
	Кафе «Парус»	Зелёная,12
	Клуб «Белый попугай»	Лесная, 28
	Закусочная «Сирена»	Весенняя, 45
	Ресторан «Барракуда»	Голубева, 10
	Бистро «Париж»	Московская, 7
	Клуб «Орфей»	Волжская, 51

 

Таблица 3. Продукты.

Код продукта	Название продукта	Цена
	Конфеты «Южная ночь»	12,60
	Печенье «Столичное»	4,60
	Торт «Птичье молоко»	13,50
	Пастила фруктовая	12,40

 

Определение связей

 

 

Клиенты		Продукты
Код клиента		Код продукта
Наименование клиента		Название продукта
Адрес клиента		Цена

 

Заказы

Номер

Код клиента

Код продукта

Количество

Дата поставки

 

Контрольные вопросы:

1. Что такое свойства поля в MS Access?

2. Что такое первичный ключ, для чего и как он задаётся?

3. Назовите типы связей.

4. Что такое целостность данных?

5. Что такое каскадные операции?

6. Чем отличается каскадное обновление от каскадного удаления?

7. Как изменить связь?

 

 

Практическая работа №4

Тема: Модификация проекта базы данных. Редактирование базы данных.

Цель занятия: Научиться изменять таблицы, добавляя, удаляя и скрывая поля, а также редактировать информацию о каждом поле. Научиться изменять введённую в поля информацию, выделять, вставлять и удалять записи и поля, а также копировать и перемещать данные с одного места в другое.

 

Модификация проекта базы данных.

Исправление полей и их свойств.

1. Перейдите в режим конструктора, для этого в окне базы данных щёлкните мышью вкладку Таблицы, выделите таблицу, с которой хотите работать, и щёлкните кнопку Конструктор.

2. В списке Имя поля щёлкните название одного из полей.

3. При необходимости щёлкните ячейку в столбце Тип данных и выделите в спускающемся списке новый тип данных.

4. В секции Свойства поля, расположенной в нижней половине экрана конструктора таблиц, щёлкните то поле ввода текста, значение которого хотите изменить. В некоторых полях ввода имеются спускающиеся списки, которые можно развернуть.

5. Повторите пункты 2-4 для каждого поля, которое хотите изменить.

 

Добавление полей.

Добавить поле можно как в режиме конструктора таблиц, так и в режиме таблицы. Воспользуемся режимом конструктора:

1. Выделите то поле, перед которым хотите вставить новое.

2. Щёлкните кнопку Добавить строки на панели инструментов или выберите команду Вставка, Строки. В списке Имя поля появится пустая строка.

3. Введите для нового поля имя, тип, описание и т.д.

 

Удаление полей.

Удалять поля можно в режиме конструктора и в режиме таблицы. Чтобы удалить поле в режиме конструктора выполните следующие действия:

1. Переключитесь в режим конструктора.

2. Выделите поле.

3. Выполните одно из следующих действий:

q Нажмите клавишу Delete на клавиатуре.

q Щёлкните мышью кнопку Удалить строки на панели инструментов.

q Выберите команду Правка, Удалить строки.

Скрытие полей.

Скрыть поле можно только в режиме таблиц.

1. Переключитесь в режим таблицы.

2. Выделите поля, которые хотите скрыть.

3. Щёлкните команду Формат, Скрыть столбцы. Столбцы исчезнут с экрана.

Для того чтобы потом снова отобразить эти скрытые столбцы, выполните следующие действия:

1. Выберите команду Формат, отобразить столбцы. Появится диалоговое окно отображение столбцов. Поля, перед которыми стоит метка отображены, а поля без метки скрыты.

2. Щёлкните контрольную метку того поля, которое хотите изменить.

3. Щёлкните кнопку Закрыть.

 

Удаление таблицы.

1. В окне базы данных щёлкните вкладку Таблицы.

2. Выделите таблицу, которую хотите удалить.

3. Выберите команду Правка, Удалить или нажмите клавишу Delete на клавиатуре.

4. Появится сообщение, где нужно подтвердить удаление, щёлкнув кнопку Да.

 

Выделение записей.

Чтобы выделить запись, надо щёлкнуть серый квадратик слева от записи. Чтобы выделить несколько записей, надо выделить первую запись, нажать клавишу Shift и, удерживая её нажатой, щёлкнуть последнюю запись.

 

Вставка новых записей.

Access автоматически вставляет новые записи. Когда вы начинаете печатать запись, под ней появляется новая строка, выделенная соответствующим символом и предназначенная для следующей записи. Новые записи нужно всегда вставлять в конце таблицы. Затем их можно сортировать.

 

Удаление записей.

1. Выделите записи, которые хотите удалить.

2. Выполните одно из следующих действий:

q Щёлкните кнопку Удалить запись на панели инструментов.

q Нажмите клавишу Delete на клавиатуре.

q Выберите команду Правка, Удалить.

q Выберите команду Правка, Удалить запись.

 

Практическая работа №5

Тема: Создание запросов на выборку. Создание запросов «с параметром».

Цель занятия: Научиться создавать запросы на выборку данных из таблиц. Научиться формировать структуру запроса путём выбора базовой таблицы и полей, а также формировать условия отбора. Научиться формировать запросы «с параметром».

 

Запросы на выборку данных.

Иногда необходимо выбирать данные сразу из нескольких таблиц и проводить вычисления над данными. Отобрать нужные данные можно с помощью запросов. При этом создаётся набор записей, с которым можно работать, как с обычной таблицей (вставлять, удалять и обновлять данные). В отличие от реальной таблицы этот набор записей физически не существует в БД, а создаётся только на время выполнения запроса. Если внести изменения в данные в наборе записей, то соответствующие изменения внесутся и в таблицы, на базе которых построен запрос.

 

Выбор данных из таблицы.

Для создания запроса нужно перейти на вкладку и нажать кнопку Создать, после чего появится окно диалога Новый запрос. В нём будут предложены различные способы построения запросов: в режиме конструктор или с помощью мастера.

Воспользуемся режимом конструктор. Нажмём кнопку Конструктор и на экране появится окно Добавление таблицы, в котором нужно выбрать таблицу (таблицы), из которых требуется выбрать данные по запросу.

 

1. Создать запрос «Найти названия продуктов, их цен и наименования заказчиков».

 

Для создания запроса необходимо использовать таблицы Продукты и Клиенты.

Для выбора таблиц необходимо:

2. Выделить кнопкой мыши имена указанных таблиц (если в запросе используется несколько таблиц, то их выделение следует производить с удерживанием клавиши Ctrl или Shift).

3. Нажать кнопку Добавить.

4. Нажать кнопку Закрыть.

После выполнения указанных действий появляется диалоговое окно Запрос на выборку.

Окно конструктора запроса разделено на две части: в верхней части окна расположены таблицы (списки полей), на основе которых строится запрос и связи между ними; в нижней части – бланк запроса. Бланк запроса состоит из следующих строк:

· Поле (определяет поле, включённое в запрос);

· Имя таблицы (указывает имя таблицы, которой принадлежит поле);

· Сортировка (определяет, нужно ли выполнять сортировку по выбранному полю);

· Вывод на экран (определяет, вводить данные этого поля на экран или нет);

· Условие отбора и или (служит для ввода условия отбора записей).

Каждый столбец бланка запроса представляет одно поле.

В каждом столбце бланка запроса необходимо указать поля и имена таблиц, используемых в запросе. Переход в нужный столбец выполняется щёлканьем кнопкой мыши по любому столбцу или нажатием клавиши Tab. При переходе в новый столбец появляется кнопка раскрытия списка, щёлкнув по которой, получим список имён полей из таблиц, включённых в запрос. Например, для нашего запроса необходимо указать в первом столбце поле Название продукта и имя таблицы Продукты, во втором столбце – поле Цена и имя таблицы Продукты, в третьем столбце поле Наименование клиента и имя таблицы Клиенты.

Также включить поле в набор записей запроса можно перетаскиванием имени поля из таблицы в верхней части окна запроса в строку Поле бланка запроса.

Если не включили в запрос какую-либо таблицу, её можно добавить, выполнив команду Добавить таблицу меню Запрос или нажав кнопку Добавить таблицу на панели инструментов.

Для просмотра результатов запроса из окна БД нужно нажать кнопку Открыть окна Запросы.

Условия отбора.

Ввод условий отбора позволяет отобрать определённые записи из таблицы. При использовании текстовых значений в условиях отбора их необходимо заключить в кавычки, значения типа Дата/время – в символ числа #. Несколько сравнений (по одному полю) связываются логическими операторами OR (ИЛИ) и AND (И). При задании длинных выражений удобнее использовать окно Область ввода, которое открывается при нажатии клавиш Shift+F2.

 

2. Включить в запрос только клиентов с кодами 40 и 60. 3. Выдать список заказов, отправленных клиенту с кодом 40 14 августа 2016 г. 4. Выбрать заказы с датой поставки от 15 августа по 15 сентября 2016 г. Отсортировать названия продуктов по алфавиту. 5. Какать список клиентов, которые заказали конфеты. 6. Каким клиентам отправлялась фруктовая пастила 4 сентября 2016 г.

Вычисляемые поля.

При построении запросов можно создавать вычисляемые поля, которые можно делать новым полем в наборе записей. Также поля запроса могут содержать данные, значения которых будут результатом выражений над полями таблицы. Для этого нужно в пустую ячейку строки Поле бланка запроса ввести выражение. В выражении модно использовать следующие операторы: +, -, *, /, \, ^, MOD, & (сцепление текстовой выражений).

Имена полей в выражениях необходимо заключать в квадратные скобки.

Практическая работа №6

Тема: Создание итогового запроса.

Цель занятия: Научиться создавать итоговые запросы, а также выбирать

используемую итоговую функцию.

 

Иногда необходимо выбрать не отдельные записи таблицы, а итоговые значения по группам данных. Для вычисления итоговых значений (стоимость заказов, количество заказов) необходимо нажать кнопку Групповые операции на панели инструментов конструктора запроса, при этом в бланке запросов появится строка Групповая операция и в этой строке будет выведена установка Группировка для любого поля, внесённого в бланк запроса. Для выполнения групповых операций имеется десять функций, которые выбираются в строке Групповая операция бланка запроса из раскрывающегося списка:

· Sum – вычисляет сумму значений поля в каждой группе;

· Avg – вычисляет среднее арифметическое всех значений в каждой группе;

· Min – возвращает минимальное значение в каждой группе (для текстовых – наименьшее из символьных значений; Null – игнорируется);

· Max – возвращает максимальное значение в каждой группе;

· Count – возвращает число записей в каждой группе;

· StDev – возвращает стандартное отклонение всех значений поля в каждой группе;

· Var – вычислят дисперсию значений поля в каждой группе;

· First – возвращает первое значение поля в каждой группе;

· Last – возвращает последнее значение поля в каждой группе.

 

11. Получить данные: название продуктов, стоимость заказов, максимальная стоимость заказа, количество заказов.

 

В первом столбце введите поле Название продукта, имя таблицы Продукты, во втором и третьем столбцах введите выражение [Цена]*[Количество]. В четвёртом столбце введите имя поля Код продукта, имя таблицы Заказы. Нажмите кнопку Групповые операции (∑). В строке Групповая операция в первом столбце введите значение Группировка, во втором столбце введите функцию Sum, в третьем столбце введите функцию Max, в четвёртом столбце – Count. Для второго и третьего столбцов задайте подпись, пользуясь кнопкой Свойства.

 

Иногда необходимо в групповые операции итогового запроса включить не все записи таблицы, а только некоторые. Для этого необходимо выбрать в строке Групповая операция установку Условие и ввести условие в строке Условие отбора (флажок Вывод на экран автоматически снимается с данного поля; для вывода на экран включите это поле ещё раз).

 

12. Создать запрос: «Найти наименование всех клиентов, которые заказали Торты «Птичье молоко», количество заказов, количество заказанных продуктов».

В итоговом запросе также можно фильтровать группы. Для этого для любого поля, имеющего в строке Групповая операция либо установку Группировка, либо одну из итоговых функций, необходимо ввести условие отбора.

 

13. В предыдущем запросе выбрать только тех клиентов, у которых количество заказанного товара превышает 12,0.

 

Контрольные вопросы:

1. Что такое групповые операции?

2. Пользуясь экранными подсказками перечислите все групповые операции.

Практическая работа №7

Тема: Создание форм.

Цель занятия: Научиться создавать формы для вода данных с использованием мастера. Научиться вносить изменения в форму, чтобы с ней было удобно работать.

 

Форма – это документ, в окне которого отображается, как правило, одна запись таблицы, причём пользователь имеет возможность по своему усмотрению разместить поля на форме.

По структуре форма похожа на окно диалога.

Как и любой объект MS Access, можно создать форму вручную или воспользоваться услугами Мастера форм. Форма создаётся для конкретной таблицы или конкретного запроса.

Создать форму-столбец Ввод заказов для таблицы Заказы.

1. Вызовите окно формы Ввод заказов в режиме конструктора.

2. Установите флажок Вид, Панель элементов и Вид, Мастера (или щёлкните на соответствующих кнопках в панели инструментов и панели элементов).

3. Щёлкните в панели элементов на кнопке Поле со списком.

4. Установите указатель мыши в окне формы на поле Код клиента: (т.е. на то место, где вы хотите создать поле со списком) и щёлкните мышью.

На экране появится окно Мастера форм. Необходимо ответить на серию вопросов (переход к очередному вопросу – кнопка Далее) и щёлкнуть на кнопке Готово.

И теперь не надо вспоминать или искать нужный код клиента: его можно просто выбрать в стандартном списке. Точно также можно создать поле со списком для кода продукта.

 

Контрольные вопросы?

1. Что такое форма?

2. Чем отличается форма от таблицы? В чём преимущества применения формы?

3. Можно ли использовать фильтр с формой?

4. Пользуясь Мастером форм, вставьте в форму Ввод заказов поле со списком Код продукта.

 

Практическая работа №8

Тема: Разработка отчётов.

Цель занятия: Научиться создавать отчёты, используя для этого мастер отчётов.

 

Отчёт – это особая форма представления данных, предназначенная для вывода на печать. Как правило, для формирования отчёта создают запрос, в котором собирают данные из разных таблиц, с включением вычисляемых полей, группировкой, условиями отбора(любая операция необязательна). Далее, по общим правилам MS Access, на базе такого запроса проектируют отчёт, которыё позволяет:

- Представить данные в удобной для чтения и анализа форме;

- Сгруппировать записи (по нескольким уровням) с вычислением итоговых и средних значений;

- Включить в отчёт и напечатать графические объекты (например, диаграммы).

 

 

Контрольные вопросы:

1. Что такое отчёт?

2. Какие возможности предоставляет отчёт?

 

 

Практические работы №1

Тема: Планирование базы данных. Создание базовых таблиц. Создание межтабличных связей.

Некая фирма занимается торговлей кондитерскими изделиями (конфетами, печеньем, пастилой и т.д.). Клиентами (покупателями) фирмы являются рестораны, кафе, клубы и т.п. Для учёта и анализа заказов необходимо создать базу данных.

Создание таблиц в режиме конструктора

 

Таблица 1. Заказы.

Имя поля	Тип поля
Номер	Числовой
Код продукта	Числовой
Код клиента	Числовой
Количество	Числовой
Дата поставки	Дата/Время

 

Таблица 2. Клиенты.

Имя поля	Тип поля
Код клиента	Числовой
Наименование клиента	Текстовый
Адрес клиента	Текстовый

Таблица 3. Продукты

 

Имя поля	Тип поля
Код продукта	Числовой
Название продукта	Текстовый
Цена	Числовой

Заполнение таблиц

Таблица 1. Заказы.

Номер	Код клиента	Код продукта	Количество	Дата поставки
				14.08.__
				25.09.__
				19.08.__
				04.09.__
				14.08.__
				25.09.__
				14.08.__
				04.09.__
				19.08.__
				04.09.__
				14.08.__

 

Таблица 2. Клиенты.

Код клиента	Наименование клиента	Адрес клиента
	Кафе «Парус»	Зелёная,12
	Клуб «Белый попугай»	Лесная, 28
	Закусочная «Сирена»	Весенняя, 45
	Ресторан «Барракуда»	Голубева, 10
	Бистро «Париж»	Московская, 7
	Клуб «Орфей»	Волжская, 51

 

Таблица 3. Продукты.

Код продукта	Название продукта	Цена
	Конфеты «Южная ночь»	12,60
	Печенье «Столичное»	4,60
	Торт «Птичье молоко»	13,50
	Пастила фруктовая	12,40

 

Определение связей

 

 

Клиенты		Продукты
Код клиента		Код продукта
Наименование клиента		Название продукта
Адрес клиента		Цена

 

Заказы

Номер

Код клиента

Код продукта

Количество

Дата поставки

 

Контрольные вопросы:

1. Что такое свойства поля в MS Access?

2. Что такое первичный ключ, для чего и как он задаётся?

3. Назовите типы связей.

4. Что такое целостность данных?

5. Что такое каскадные операции?

6. Чем отличается каскадное обновление от каскадного удаления?

7. Как изменить связь?

 

 

Практическая работа №4

Тема: Модификация проекта базы данных. Редактирование базы данных.

Цель занятия: Научиться изменять таблицы, добавляя, удаляя и скрывая поля, а также редактировать информацию о каждом поле. Научиться изменять введённую в поля информацию, выделять, вставлять и удалять записи и поля, а также копировать и перемещать данные с одного места в другое.