Общие сведения о табличном процессоре Excel.

Документом Excel является рабочая книга — это файл с произвольным именем и расширением.xls. Рабочая книга состоит из рабочих листов (в количестве от 1 до 256, каждый имеет свое имя). Один из рабочих листов является активным, т.е. в настоящий момент с ним работает пользователь. Рабочий лист представляет собой таблицу, в которой может содержаться до 65536 строк и до 256 столбцов. Строки нумеруются числами (от 1 до 65536), столбцы — латинскими буквами А, В, С,..., Y, Z, АА, АВ, АС,.., AZ, ВА,..., IV. Ячейки. На пересечении столбцов и строк находятся ячейки. Каждая ячейка имеет адрес, состоящий из указания столбца и строки, на пересечении которых она находится, например Al, B5, АВ234. Адреса ячеек используются при обращении к их содержимому. Одна из ячеек является активной, она выделяется черной рамкой, в правом нижнем углу которой находится маркер заполнения (черный квадратик). Ввод данных производится в активную ячейку. Перемещение активной ячейки осуществляется клавишами управления курсором: Page Up, Page Down, Home, End или щелчком мыши. Диапазоны. Иногда в Excel требуется работать не с одной ячейкой, а с группой ячеек в виде прямоугольника, такая группа называется диапазон. Прежде чем работать с диапазоном, следует его выделить. Выделенный диапазон на рабочем поле показывается инверсным цветом, вокруг него располагается рамка с маркером заполнения, как на активной ячейке. Элементы управления. Окно Excel содержит заголовок, строку меню, панели инструментов «Стандартная» и «Форматирование», рабочее поле, строку состояния. Назначение этих элементов аналогично назначению таких же элементов Word. Панели инструментов Excel можно настраивать: добавлять и удалять кнопки, создавать новые панели инструментов, а также отображать, скрывать и перемещать существующие панели инструментов аналогично Word. Работа с листами в Excel. Принцип работы с листами напоминает обычную работу с деловыми блокнотами в офисе. В каждом рабочем блокноте можно поместить всю информацию, относящуюся к одной теме, и хранить ее в одном файле, что повышает наглядность рабочих документов. Корешки отдельных рабочих листов одной рабочей книги расположены в нижней части экрана (именной указатель листов), по умолчанию они называются «Лист 1», «Лист 2», «Лист 3»; щелкая по ним мышью, можно переходить с одного листа на другой. Корешок активного рабочего листа маркируется белым цветом.

Excel. Создание таблиц.

Ввод данных в ячейку и в диапазон. В любой ячейке Excel может содержаться текстовая строка, число или формула. Тип данных определяется автоматически при вводе. Если ввод начинается со знака равенства, то процессором это понимается как формула. Заметим, что формулы содержат обычные арифметические операторы, например, + (плюс), — (минус), • (умножить), / (разделить). Кроме того, они могут использовать специально встроенные функции, которые облегчают процесс вычисления. Редактирование содержимого ячейки можно произвести двойным щелчком по ячейке. При этом она переводит ее в режим редактирования содержимого, т.е. в поле ячейки появляется курсор, изменения вносятся с клавиатуры, как в текстовых редакторах. Завершаем редактирование нажатием клавиши Enter или щелчком на пиктограмме в строке формул. Автозаполнение. Если необходимо продублировать какое-либо данное (числовое или текстовое) в ряд смежных ячеек в строке или столбце, то можно ввести одно данное, затем перетащить маркер заполнения ячейки с введенным данным по строке или столбцу, произойдет автоматическое копирование содержимого ячейки. Иногда требуется заполнить смежные ячейки не одинаковыми, но похожими данными, например, «1 блок», «2 блок», «3 блок» или «ряд 1», «ряд 2», «ряд 3». Делается это также с помощью маркера заполнения, т.е. в ячейку вводится первое данное («1 блок»), затем ячейка протягивается за маркер заполнения. Копирование ячеек, содержащих данные. Чтобы скопировать содержимое ячейки или диапазона, нужно активизировать ячейку или выделить диапазон, вызвать меню ПРАВКА / КОПИРОВАТЬ или правой кнопкой мыши вызвать контекстное меню пункт КОПИРОВАТЬ, активизировать ячейку, являющуюся началом диапазона, куда должны быть скопированы данные, меню ПРАВКА / ВСТАВИТЬ или контекстное меню пункт ВСТАВИТЬ, затем нажать клавишу [Enter]. Форматирование ячеек. Форматирование в Excel предполагает ряд действий по установке: форматов данных, параметров шрифтов и выравнивания, границ, заливки. Форматируемые ячейки или диапазон должны быть выделены, затем меню ФОРМАТ / ЯЧЕЙКИ вызывает диалоговое окно «Формат ячейки», имеющее шесть вкладок: ЧИСЛО, ВЫРАВНИВАНИЕ, ШРИФТ, ГРАНИЦА, ВИД, ЗАЩИТА устанавливаются необходимые параметры. Вкладка ЧИСЛО позволяет установить формат ячейки как числовой. В поле «Числовые форматы» приведены различные типы форматов, которые выбираются щелчком мыши или с помощью клавиш управления курсором. Опишем числовые форматы. «Числовой» — устанавливает число знаков после запятой, при необходимости разделитель групп разрядов (три разряда — пробел, начиная от запятой) удобен для представления чисел с фиксированной запятой, применимы все арифметические операции.

«Денежный» — как числовой, но число сопровождается знаком валюты р., $,?, ¥ и т.д. С точки зрения общего формата запись в ячейке 12,34$ является текстом, но если формат ячейки объявлен как денежный, то это число, с которым могут производиться арифметические действия. Удобен формат для денежных расчетов.

«Финансовый» — то же, что и денежный, но выравнивание в столбцах происходит по запятой; удобен тем, что длина записи числа отражает ее величину, это снижает вероятность ошибки при просмотре документа. «Дата» — позволяет отобразить дату по одному из шаблонов. Дата есть число дней, прошедших от 1-го января 1900 г. С датой можно работать как с числом, т.е. если в ячейке А1 содержится дата 01.05.04, а в ячейке В1 мы наберем формулу = А1 + 1, то результат получится 02.05.04, но если ячейку А1 переформатировать в числовой формат, то получится 38108, т.е. количество дней, прошедших с 1-го января 1900 г.

«Время» — служит для отображения времени по одному изпредлагаемых шаблонов. Допустима арифметика, но надо помнить, что время — это доля суток от 0 часов, т.е. число 0,25 в формате «дата-время» даст 6 часов утра, 0,5 — 12 часов.

«Процентный» — число в ячейке умножается на 100 и добавляется символ %.

«Дробный» — число представляется в виде обыкновенной дроби (приближенно) по шаблону

«Экспоненциальный» — число представляется в виде мантиссы и порядка; удобен для приближенных вычислений с плавающей запятой в различных научно-технических расчетах.

«Текстовый» — содержимое, каким бы оно ни было,

воспринимается процессором как текст. Арифметические операции недопустимы.

«Дополнительный» — то же, что и текстовый, но текст форматируется по маске (образцу): номер телефона, почтовый индекс и т.д.

Вкладка ВЫРАВНИВАНИЕ. Некоторые команды этой вкладки дублируются на панели инструментов «Форматирование», техника аналогична Word.

Вкладка ШРИФТ аналогична диалоговым окнам выбора шрифта Word. Вкладка ГРАНИЦА — позволяет установить толщину, форму, цвет линий границ любых ячеек. Сначала устанавливается «тип линии» и цвет, затем указывается, к каким границам выделенного диапазона их применить.

Вкладка ВИД — определяет цвет и узор заливки ячеек. Вкладка ЗАЩИТА — позволяет снять защиту с выделенного диапазона. Обычно это делается перед тем как защищать весь лист, т.е. если на рабочем листе сделаны расчеты, то с исходных данных защиту снимают, а весь лист с формулами и промежуточными результатами защищается (меню СЕРВИС / ЗАЩИТА / ЗАЩИТИТЬ ЛИСТ...)