Правила ведения и хранения журналов регистрации операций, связанных с оборотом наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров

Наркотические средства, психотропные вещества и их прекурсоры подлежат предметно-количественному учету в аптеках, в аптеках лечебно-профилактических учреждений. Перечень лекарственных средств подлежащих предметно-количественному учету в аптечных учреждениях (организациях), организациях оптовой торговли ЛС, лечебно-профилактическими учреждениями и частнопрактикующими врачами утвержден приказом МЗ и СР РФ от 14.12.2005 №785 «О порядке отпуска лекарственных средств» (с изм.) [12].

Правила ведения и хранения, а также формы специальных журналов регистрации операций, связанных с оборотом наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров, утверждены Постановлением Правительства РФ от 04.11.2006 №644 «О порядке представления сведений о деятельности, связанной с оборотом наркотических средств и психотропных веществ, и регистрации операций, связанных с оборотом наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров» [4].

Юридические лица, а также их подразделения, осуществляющие виды деятельности, связанные с оборотом наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров, обязаны вести журналы регистрации по утвержденным формам:

- «Журнал регистрации операций, связанных с оборотом наркотических средств и психотропных веществ»

- «Журнал регистрации операций, связанных с оборотом прекурсоров наркотических средств и психотропных веществ» [4].

Регистрация операций, связанных с оборотом наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров, ведется по каждому наименованию наркотического средства, психотропного вещества и их прекурсоров на отдельном развернутом листе журнала регистрации или в отдельном журнале регистрации.

Любые операции, в результате которых изменяются количество и состояние наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров, подлежат занесению в журнал регистрации. В учреждениях системы здравоохранения это будут операции по приходу и расходу наркотических средств и психотропных веществ либо в виде субстанций, либо в виде промышленно изготовленных лекарственных препаратов. При этом единицы измерения будут различны (граммы, флаконы, ампулы, пластыри, таблетки и др.).

Журналы регистрации должны быть сброшюрованы, пронумерованы и скреплены подписью руководителя юридического лица и печатью юридического лица. При необходимости решением органа исполнительной власти субъекта РФ определяется орган, заверяющий «Журнал регистрации операций, связанный с оборотом наркотических средств и психотропных веществ».

Руководитель юридического лица приказом назначает лиц, ответственных за ведение и хранение журналов регистрации, в том числе в подразделениях.

Записи в журналах регистрации производятся лицом, ответственным за их ведение и хранение, шариковой ручкой (чернилами) в хронологическом порядке непосредственно после каждой операции по каждому наименованию наркотического средства, психотропного вещества или их прекурсоров на основании документов, подтверждающих совершение этой операции. Документы или их копии, подтверждающие совершение операции с наркотическим средством, психотропным веществом или их прекурсорами, заверенные в установленном порядке, подшиваются в отдельную папку, которая хранится вместе с соответствующим журналом регистрации.

В случае отпуска, реализации, приобретения и использования перманганата калия, ацетона, серной и соляной кислот массой, не превышающей 10 килограммов запись в журнале регистрации о суммарном количестве отпущенных, реализованных, приобретенных, использованных прекурсоров производится ежемесячно и документального подтверждения соответствующей операции не требуется.

В журналах регистрации указываются как названия наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров в соответствии с Перечнем наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров утв. ПП РФ от 30.06.1998 г. №681 [6], так и иные названия наркотических средств и психотропных веществ и синонимы прекурсоров, под которыми они получены юридическим лицом. Списки названий наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров, зарегистрированных в качестве лекарственных средств (международные непатентованные, патентованные, оригинальные названия или при их отсутствии химические названия), заносятся Федеральной службой по надзору в сфере здравоохранения и социального развития в государственный реестр лекарственных средств.

Нумерация записей в журналах регистрации по каждому наименованию наркотического средства, психотропного вещества и их прекурсоров осуществляется в пределах календарного года в порядке возрастания номеров. Нумерация записей в новых журналах регистрации начинается с номера, следующего за последним номером в заполненных журналах. Не использованные в текущем календарном году страницы журналов регистрации прочеркиваются и не используются в следующем календарном году.

В связи с тем, что каждая приходная и расходная операция в журнале регистрации должна быть пронумерована предлагается дополнить форму журнала графами «№ п/п» перед датой прихода и расхода [22].

Запись в журналах регистрации каждой проведенной операции заверяется подписью лица, ответственного за их ведение и хранение, с указанием фамилии и инициалов.

Исправления в журналах регистрации заверяются подписью лица, ответственного за их ведение и хранение. Подчистки и незаверенные исправления в журналах регистрации не допускаются.

Юридические лица ежемесячно проводят в установленном порядке инвентаризацию наркотических средств и психотропных веществ, а также сверку прекурсоров путем сопоставления их фактического наличия с данными учета (книжными остатками). В журналах регистрации необходимо отразить результаты проведенной инвентаризации наркотических средств и психотропных веществ и сверок их прекурсоров.

При инвентаризации товарно-материальных ценностей аптеки (отдела аптеки) устанавливаются фактические остатки наркотических средств и психотропных веществ, на что составляется отдельная инвентаризационная опись. В случае выявления отклонений при снятии фактических остатков от книжных данных руководитель аптеки обязан немедленно поставить об этом письменно в известность орган управления здравоохранением или фармацевтической деятельностью субъекта Российской Федерации, который в 3-х-5-ти дневный срок должен провести служебное расследование [5].

Расхождения или несоответствия результатов сверки прекурсоров доводятся до сведения соответствующего территориального органа Федеральной службы РФ по контролю за оборотом наркотиков в течение 10 дней с момента их выявления.

Журнал регистрации наркотических средств и психотропных веществ хранится в металлическом шкафу (сейфе) в технически укрепленном помещении. Ключи от металлического шкафа (сейфа) и технически укрепленного помещения находятся у лица, ответственного за ведение и хранение журнала регистрации.

Журнал регистрации прекурсоров наркотических средств и психотропных веществ хранится в металлическом шкафу (сейфе), ключи от которого находятся у лица, ответственного за ведение и хранение журнала регистрации.

На основании записей в соответствующем журнале регистрации юридические лица представляют в установленном порядке отчеты о деятельности, связанной с оборотом наркотических средств и психотропных веществ.

Заполненные журналы регистрации вместе с документами, подтверждающими осуществление операций, связанных с оборотом наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров, сдаются в архив юридического лица, где хранятся в течении 10 лет после внесения в них последней записи. По истечении указанного срока журналы регистрации подлежат уничтожению по акту, утверждаемому руководителем юридического лица.

В случае реорганизации или ликвидации юридического лица журналы регистрации и документы, подтверждающие осуществление операций, связанных с оборотом наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров, сдаются на хранение:

при реорганизации – новому юридическому лицу либо правопреемнику (правопреемникам) в соответствии с передаточным актом или разделительным балансом;

при ликвидации – в государственный архив в соответствии с законодательством РФ.