Археология об основании Рима: Новые раскопки проясняют и такой острый дискуссионный вопрос, как дата самого возникновения Рима...
Папиллярные узоры пальцев рук - маркер спортивных способностей: дерматоглифические признаки формируются на 3-5 месяце беременности, не изменяются в течение жизни...
Топ:
Когда производится ограждение поезда, остановившегося на перегоне: Во всех случаях немедленно должно быть ограждено место препятствия для движения поездов на смежном пути двухпутного...
Отражение на счетах бухгалтерского учета процесса приобретения: Процесс заготовления представляет систему экономических событий, включающих приобретение организацией у поставщиков сырья...
Интересное:
Принципы управления денежными потоками: одним из методов контроля за состоянием денежной наличности является...
Отражение на счетах бухгалтерского учета процесса приобретения: Процесс заготовления представляет систему экономических событий, включающих приобретение организацией у поставщиков сырья...
Инженерная защита территорий, зданий и сооружений от опасных геологических процессов: Изучение оползневых явлений, оценка устойчивости склонов и проектирование противооползневых сооружений — актуальнейшие задачи, стоящие перед отечественными...
Дисциплины:
2017-06-19 | 203 |
5.00
из
|
Заказать работу |
|
|
Бездельничать. И слаб тот руководитель, который не может
Обеспечить ее (его) работой. Вот как об этом говорил один
опытный секретарь:
"В противоположность комическим нашим образам в
Литературе или на эстраде - а на самом деле они не так уж
Смешны - секретарь не любит, когда у нее уйма свободного
Времени.
Если секретарь на своем рабочем месте приводит в по-
Рядок ногти, читает журналы или бесконечно говорит по
Телефону с подругами, то это означает, что ее начальник не
Может организовать свою собственную работу.
Это - почти наслаждение, если хорошо сделана
Моя рабо-
Та. И нет ничего более печального, когда у некоторых на-
Чальников к концу рабочего дня остается огромное количе-
Ство несделанных дел, вполне посильных его бездельничав-
шему секретарю"
"ПЕЧКУ ЗАТОПИШЬ,
СЯДЕШЬ ОТДОХНЕШЬ"
ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА
В РАМКАХ ДОЛЖНОСТНОЙ
ИНСТРУКЦИИ И ВНЕ ИХ
Почта
Писать ответы на простые письма, визировать их у директо-
ра (президента, управляющего) и регистрировать. Сортировать
входящую корреспонденцию по ее важности. Собирать инфор-
мационные материалы для того, чтобы выполнить просьбы. Ус-
танавливать даты выполнения заказов, содержащихся в письмах.
Когда шеф отсутствует больше пяти дней, отвечать на письма,
адресованные ему, или передавать их другим сотрудникам для
принятия решений.
Телефон
Телефонные переговоры вести четко, компетентно
и вежливо. Телефонограммы записывать подробно, от-
сылать или передавать их сотрудникам фирмы, написав
дату выполнения поручения. Уметь давать нужную ин-
|
формацию тем, кто звонит. Группировать телефонные
звонки (при их обилии) и составлять список тех, кому
руководитель должен перезвонить. В этих списках ука-
зывать время звонка и его цель. Готовить документы,
которые могут понадобиться во время телефонного
разговора.
Встречи
Устанавливать время для встреч и совещаний, их регламент.
Для них готовить помещение и необходимую информацию. Рас-
сылать повестку переговоров, совещаний всем участникам. Все
сроки записывать и проверять каждый день.
Посетители
Заботиться об их удобстве. Если им приходится
ждать, предложить кофе и что-нибудь почитать. Необ-
ходимые документы должны вовремя лежать на столе
руководителя, чтобы он мог просмотреть их перед при-
ходом посетителя. Когда посетитель задерживается
слишком долго, звонить руководителю и напоминать
ему о ближайшем срочном деле, тем самым помогая за-
кончить разговор.
Отношения с людьми
Работать в согласии с подчиненными и с теми, кто по поло-
жению выше ее начальника, тем самым проявлять подлинный
интерес к своей работе и к благосостоянию своей фирмы. Быст-
ро и четко передавать поручения и, когда необходимо, прояв-
лять инициативу (поручать указания своего руководителя). В
приемной должна быть полная достоинства, но в тоже
время дружеская атмосфера.
Текущие дела
Все доклады, решения, записки представлять
вовремя. Номера телефонов и почтовые адреса должны
соответствовать действительности. Заранее позабо-
титься обо всех принадлежностях, необходимых для ра-
боты. Постоянно вести списки вопросов, которые тре-
буют обсуждения. Эти списки поддерживаются и об-
новляются в контакте с людьми и используются для на-
поминания.
Конфиденциальные вопросы
Избегать сплетен о делах фирмы и ее служащих. С личными
вопросами обращаться осторожно. Во всех разговорах с посети-
телями также проявлять разумную осторожность.
|
Командировочные дела
Задолго до отъезда руководителя достать железно-
дорожное или авиарасписание, согласовать время отъ-
езда и вид транспорта, заказать билеты, номер в гос-
тинице, оформить финансовые документы и пригото-
вить все, что может понадобиться в поездке (досье, де-
ловые бумаги). Хорошо также иметь три одинаковые
карточки (для себя, для семьи и для офиса), на которых
записаны названия гостиниц, где будет останавливать-
ся руководитель, номера рейсов и фамилии людей, с ко-
торыми у него назначены встречи. Подготовить финан-
совый отчет о командировке и передать в бухгалтерию.
Документооборот
Создать такую систему классификации, чтобы все докумен-
ты хранились в специальных папках и чтобы их можно было
оттуда легко достать. Разрабатывать и поддерживать систему
хранения, чтобы не накапливать ненужные бумаги. Папки все
время обновлять.
Цели и приоритетность дел
Иметь два отдельных списка дел: долгосрочных (вы-
полнение более 6 месяцев) и краткосрочных. Долгосроч-
ные дела просматривать ежемесячно, отмечая их со-
стояние и ход выполнения. Цели и порядок текущих дел
устанавливать ежедневно.
РАБОЧЕЕ ПРОСТРАНСТВО
ДЕВЯТЬ ПРАВИЛ
ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО
"СТОЛОНАЧАЛЬНИКА"
1. Расположи подчиненных, с которыми приходится
иметь дело чаще, поближе к себе
2. Хочешь дать больше самостоятельности своим под-
чиненным - отдали их от себя территориально.
3. Организуй выборочные, а не беспорядочные вызовы
людей к себе, жестко ограничь число лиц, выходящих на
тебя.
4. Неудобная мебель или тусклое и мерцающее осве-
щение быстро ведут к физической усталости. Свет в офи-
се должен быть ровным, не слепящим глаза, не дающим
тени, но достаточно сильным, чтобы освещать столы. По-
меняй своему секретарю кресло -сделаешь наиболее цен-
ный вклад в повышение его продуктивности, а значит и
своей.
5. Излечись от "синдрома заваленного стола". Очисти
стол от всего, что не связанно с делом, которым ты сейчас
занимаешься. Не позволяй, что другие дела появлялись на
столе до тех пор ты не будешь готов к ним.
6. Не поддавайся соблазну оставить дело, над которым
сейчас работаешь, из-за усталости или желания перейти к
другой, более привлекательной задаче. Затем перепро-
верь порядок выполнения дел и начинай работать над
|
следующим, наиболее важным делом.
7. Вместе со своим секретарем заведи такой порядок,
чтобы она проверяла: убран ли твой перед твоим прихо-
дом утром, лежит ли на столе материал № 1.
8. Разложи на столе папки с бумагами в пределах до-
сягаемости по принципу срочности: первая очередь, сред-
ней срочности, то, что может подождать, для чтения в сво-
бодное время.
9. Продумай систему регистрации и хранения бумаг на
рабочем столе. Определи, какие документы и каким обра-
зом регистрировать и хранить. Система должна быть из-
вестна и понятна всем окружающим тебя людям. Опреде-
ли сроки хранения документов.
9 правил обращения с женщинами в рабочее время
1. Женщины хотят, чтобы их воспринимали как индивидуу-
мов, и они хотят деловой помощи и поддержи от своих боссов.
2. Чтобы делать более компетентную работу, женщины ну-
ждаются в обратной связи, которая была бы честной и тактич-
ной.
3. Женщины стремятся к тому, как делать свою работу луч-
ше. Они гордятся своей работой. Позволь им знать, где они на-
ходятся на пути к поставленным перед ними целям.
4. Женщины желают работать с компетентным боссом.
Если ты как менеджер имеешь устаревшие профессиональные
навыки или недостатки, например по части контроля, то обна-
ружишь, что они будут уважать тебя больше, если ты повыша-
ешь свою квалификацию.
5. Непременно рассматривай искренне и на законном осно-
вании женщин при любых возможностях продвижения в твоей
фирме. Помогай женщинам получить такую квалификацию, ко-
торая будет вести их к более высокой должности. Неправильно
считать: все, чего хотят женщины, - это работа, а не карьера.
6. Осознай, что мужской эгоизм может помешать тебе заме-
чать вклад женщин или их предложения. И помни, что естест-
венная агрессивность мужчин может сработать так, что женщи-
ны "уступят" мужчинам твоей фирмы свои идеи. Просто не за-
хотят "драться" за них.
7. Избегай говорить или делать любую вещь, которая могла
бы пониматься как признак сексуального возбуждения. Гляди на
женщин профессионально.
8. Ожидай высокого уровня исполнительности от женщин.
|
Дай им понять, что посредственное исполнение неприемлемо.
9. Будь справедлив, имея дело с женщинами. Ищи и раз-
вивай их силы и способности во всех делах, где только возмож-
но.
ШЕФ В ЮБКЕ
СОВЕТЫ НА ТЕМУ
"ЖЕНСКИЙ СТИЛЬ РУКОВОДСТВА"
Шведские психологи провели специальное массово; анкети-
рование большого числа "шефов в юбке". В итоге был сформу-
лирован ряд советов о том, как быть идеальней начальницей.
Власть
Это - то, чем не следует козырять, а уж тем более злоупот-
реблять. Используй ее в подходящие моменты, но очень эко-
номно и умеренно, желательно в позитивном направлении, то
есть в интересах подчиненных.
Гости
Принимай их в своем офисе по мере возможности лично. В
качестве шефа ты более представительна, чел твой замести-
тель-мужчина. Порой чей-то визит в твою организацию мо-
жет начаться не вовремя. Ты очень занята - тут уж ничего не
поделаешь. В обычных же условиях помни: контакты с людьми
обогащают и развивают. Не избегай их.
Женственность
Незачем чрезмерно ее выставлять напоказ, но и маскировать
тоже ни к чему. Ты по природе иная, чем мужчина, а потому не
учись у него управлять. Не перенимай сухого, бумажного языка
мужчин мужских жестов и манер. Будь последовательной в
сохранении своей женственности, и все будет хорошо.
Злость
Недопустимо изливать ее на подчиненных. Нельзя вести бе-
седу с ними резко, в скандальном тоне. Но весьма желательны
искренность и правдивость эмоций. Поэтому, если у тебя дей-
ствительно имеется повод для недовольства, - не скрывай его.
Всегда лучше в соответствующей форме выразить кому-то
свое неудовольствие, чем подавлять его в себе и копить непри-
язнь.
Имидж
Будь доброжелательна, приветлива, открыта и дружелюбна.
Без крайней нужды не подчеркивай своего превосходства в той
или иной области: это не вызывает симпатии окружающих. Все
и так знают, что ты - шеф и чем-то заслужила свое назначение.
Инициатива
Очень ценное качество для любого шефа. Не ожидай слиш-
ком многого от других. Требуй большего от себя самой, а к ини-
циативе своих подчиненных относись всегда с доброжелатель-
ностью и искренним интересом.
Интерьер
В твоем кабинете могут быть сугубо индивидуальные вещи.
Вполне допустимо, чтобы чувствовалась женская рука. Не бой-
ся, что тебя осудят за служебный женский уют. Ваза с цветами
или красивые занавески на окне вполне приемлемы.
Рабочий кабинет, конечно, не будуар, но и не монастырь, а
яркие мелочи всегда приятны глазу, уставшему от однообразия
официальной обстановки. Пусть твой кабинет не напоминает
кабинет мужчины, но там не место и типично женским предме-
|
там.
Мстительность
Помни, что всем угодить невозможно, найдется хоть один
недоброжелатель. Не огорчайся этому поводу. Но и никогда не
используй свое превосходство по должности и не мсти, потому
что мстительность - отталкивающая черта характера, она
принесет лишь новых врагов.
Новая работа
Поищи ее, если почувствуешь, что занимаемая должность
совершенно тебе не подходит. Терять тебе нечего. Лучше уве-
ренно занимать более низкую должность, чем страдать на более
высокой. Такой переход не имеет ничего общего с бегством от
ответственности. Это - только проявление твоей зрелости.
Одежда
Сохрани свой привычный стиль. Твоя руководящая долж-
ность вовсе не обязывает отказаться от своих пристрастий.
Одевайся элегантно, не кричаще.
Помощь
Не бойся попросить о ней. Сотрудники - это не только под-
чиненные и исполнители, но и партнеры. Не опасайся доверять
им самостоятельную работу. Если у тебя есть секретарша, нау-
чись с ней правильно обращаться - и ты увидишь, как во многом
она тебе может помочь. Не стыдись признаться, что чего-то не
знаешь. Такие признания не отталкивают подчиненных, а на-
оборот - повышают их роль и доверие к тебе.
Предшественник
На отношении к нему и к тому, что он сделал, проверяется
твоя тактичность. Постарайся, не привлекая внимания, со-
брать сведения о том, что это был за человек и как подчинен-
ные относились к нему. Но полученная информация предназна-
чена лишь для твоего личного пользования. Ни в коем случае не
критикуй прежнего владельца твоего кресла. Напротив, если
что-то из оставленного им "наследства" заслуживает одобре-
ния, не колеблясь, подчеркни это при случае.
Решение
Может потребоваться от тебя уже в первый день работы на
руководящем посту. Не паникуй, если не знаешь, что решить.
Посоветуйся с ближайшим помощником или с ветеранами фир-
мы. Всего знать и узнать сразу невозможно. И первые решения
не зазорно принять после консультаций.
Чрезмерность
Плоха во всех случаях. Новый пост поначалу требует очень
многого, потом работать станет чуть легче. "Слишком хоро-
шо" - порой синоним "плохо". Не отказывайся от личной жизни,
не пренебрегай интересами семьи. Не сиди вечерами в своем
кабинете. Подчиненные не любят начальников, которые ста-
раются подчеркнуть свое трудолюбие, измеряемое часами, про-
веденными в офисе.
Язык
Береги от засорения служебным и профессиональным жар-
гоном. Канцелярская речь всегда звучит некрасиво и сухо, а уж
в устах женщины!
Консультация в ситуации
"КАКОГО ЦВЕТА
ДОЛЖНЫ БЫТЬ СТЕНЫ?"
Цвет стен, мебели, офисного оборудования и твоей одежды
может вызвать приятные и неприятные чувства, и по нему мож-
но определить твой преобладающий эмоциональный настрой.
Белый
Идеальный цвет, цвет мечты. Он никого не отталкивает, но и
информации не несет.
Черный
Символ неуверенности и мрачного восприятия жизни. Если
одежда темного тона, могут подумать, что ты несчастна, склон-
на к депрессии, сомневаешься в своих силах.
Серый
Этот цвет любят рассудительные и недоверчивые натуры,
которые долго думают, прежде чем решиться на что-нибудь.
Этот цвет предпочитают и те, кто боится "выгнуться".
Красный
Цвет страсти. Его любит человек смелый, волевой, власт-
ный. Однако он нравится и вспыльчивым, и общительным ти-
пам. Люди, у которых этот цвет вызывает раздражение, очень
верные и стабильные в своих отношениях, но у них есть ком-
плекс неполноценности, они боятся ссор, склонны к уединению.
Оранжевый
Цвет мечтателей, правда не лишенных интуиции. В старину
любителям этого цвета приписывали также лицемерие и при-
творство.
Коричневый
Его предпочитают те, кто тверд и уверен, ценит традиции и
любит семью. Те, кому неприятен этот цвет, склонны к самолю-
бию и эгоизму, эти люди скрытны и с трудом идут на откровен-
ные разговоры.
Желтый
Символизирует спокойствие, непринужденность в отноше-
ниях и интеллигентность. Такие люди общительны, любопытны,
смелы, легко приспосабливаются к условиям, любят нравиться и
привлекать к себе внимание. Кому неприятен - тот сосредото-
чен, пессимистически настроен, с трудом завязывает новые зна-
комства.
Салатный
Его любят циники и мизантропы (с греческого - "человеко-
ненавистники", в мягком смысле: мизантропы отчуждены от
людей, большие пессимисты). Нравится он и властным людям,
стремящимся навязать свою волю другим. Правда, сами при
этом они стараются не принимать участие в деле, дабы не по-
пасть в затруднительное положение.
Розовый
Те, кому он нравится, очень возбудимы, могут разволно-
ваться по самому незначительному поводу. А раздражение этот
цвет вызывает у прагматичных людей.
Фиолетовый
Такой цвет любят эмоциональные, чувствительные и дели-
катные люди, а не любят те, у кого развито чувство долга и реа-
листичный подход к жизни.
Синий
"Говорит" о скромности, меланхолии. Люди, склонные к си-
нему цвету, быстро устают. Им крайне важно почувствовать
уверенность и благожелательность окружающих. Человек, кото-
рый не любит этот цвет, обычно старается произвести впечатле-
ние, будто ему все по силам, однако в душе он неуверен и замк-
нут.
Зеленый
Предпочитающий его боится попасть под чужое влияние,
ищет способ самоутвердиться. А тот, кто не любит этот цвет,
страшится житейских проблем, старается уйти от всех трудно-
стей, не преодолевать их.
Конечно, эта тональная, радуга далеко не исчерпывает ре-
альные цвета. Наилучший эффект дают полутона, смесь раз-
личных красок.
СУПРУЖЕСКИЙ КОДЕКС
РЕКОМЕНДАЦИЙ ДЛЯ РАЦИОНАЛЬНОЙ
ОРГАНИЗАЦИИ СЕМЕЙНОЙ ЖИЗНИ
Муж и жена - одна душа.
Если ты хочешь иметь с мужем (женой) хорошие отноше-
ния, постарайся лучше узнать его. Бывают супруги с многолет-
ним стажем совместной жизни, но плохо знающие, с кем живут.
Его (ее) мнения, увлечения, интересы надо запоминать и учиты-
вать. Слабые стороны не задевать. Все проблемы должны быть
на двоих и важны в одинаковой степени.
Сначала выслушай.
На мужа, только что пришедшего с работы, жена обрушива-
ет нескончаемый поток последних своих новостей: что ей не
удалось купить, что купили подруги, что натворили дети, как
хорошо зарабатывают настоящие мужчины, как плохо без горя-
чей воды... Мужу остается только молчать и думать о своих но-
востях.
Позволь сначала высказаться мужу (жене) или выясни, что у
него (нее) случилось за день, внимательно выслушай. А потом
рассказывай о своих делах и проблемах.
|
|
Папиллярные узоры пальцев рук - маркер спортивных способностей: дерматоглифические признаки формируются на 3-5 месяце беременности, не изменяются в течение жизни...
Наброски и зарисовки растений, плодов, цветов: Освоить конструктивное построение структуры дерева через зарисовки отдельных деревьев, группы деревьев...
Поперечные профили набережных и береговой полосы: На городских территориях берегоукрепление проектируют с учетом технических и экономических требований, но особое значение придают эстетическим...
Двойное оплодотворение у цветковых растений: Оплодотворение - это процесс слияния мужской и женской половых клеток с образованием зиготы...
© cyberpedia.su 2017-2024 - Не является автором материалов. Исключительное право сохранено за автором текста.
Если вы не хотите, чтобы данный материал был у нас на сайте, перейдите по ссылке: Нарушение авторских прав. Мы поможем в написании вашей работы!