Правил работы с входящей почтой — КиберПедия 

Архитектура электронного правительства: Единая архитектура – это методологический подход при создании системы управления государства, который строится...

Археология об основании Рима: Новые раскопки проясняют и такой острый дискуссионный вопрос, как дата самого возникновения Рима...

Правил работы с входящей почтой

2017-06-19 207
Правил работы с входящей почтой 0.00 из 5.00 0 оценок
Заказать работу

1. К тебе на стол должна поступать только такая почта, ко-

торая имеет для тебя значение, от остальной, "рутинной", отка-

жись решительно.

2. Поручи делать предварительную рассортировку входящей

почты (например, по приоритетности) и раскладку ее в специ-

альные папки.

3. У многих входящих писем должны быть приложения -

разъяснительные материалы.

4. Все, что не представляет информационной ценности для

фирмы, не подлежит обработке или хранению. Пусть твои со-

трудники без колебаний отправляют подобное в корзину для

бумаг.

5. При чтении письма сразу помечай все важные места в

тексте, чтобы облегчить себе и другим последующую обработку.

6. Снабжай письмо указаниями и замечаниями по обработке,

указывай, например, ключевые слова предстоящего ответа, срок

исполнения, исполнителя, место в архиве.

7. Входящую почту, которая должна обрабатываться в дру-

гом месте, немедленно переправляй по назначению.

8. Обрабатывай письмо по возможности сразу после получе-

ния, во время просмотра почты.

9. Обработка всякого послания должна выражаться не толь-

ко в чтении, но и в принятии каких-либо мер.

10. Устрой себе ящик для почты с тремя отделениями: к не-

медленному исполнению, к повторному рассмотрению, в архив.

11. Если ты берешь одно письмо дважды в день, это означа-

ет, что рациональной обработки почты у тебя нет.

ПИСАТЬ МЕНЬШЕ, НО ЛУЧШЕ

РЕКОМЕНДАЦИЙ ПО ОПЕРАЦИЯМ

С ИСХОДЯЩЕЙ ПОЧТОЙ

Составляешь ли ты стандартное послание или пишешь част-

ное письмо, не забывай основной принцип –

Пиши и диктуй как можно меньше и только самое необхо-

димое!

Твои деловые партнеры будут благодарны, если получат от

тебя краткие и рационально составленные послания. Сам ты

сэкономишь минуты, но за месяц они станут часами.

1. Читая свою корреспонденцию, отвечай немедленно.

Напиши от руки на полученном письме свой ответ, поставь

дату, подпись и отошли оригинал отправителю (копию оставь в

деле). Часто для ответа на запрос бывает достаточно одного сло-

ва "Согласен".

Хорошо экономят время готовый бланк, штемпель ли на-

клейка с трафаретной надписью.

Преимущества немедленного ответа: ты экономишь время

на диктовке или на подробном письме, твой партнер получает

ответ обратной почтой, и наполовину сокращается бумагообо-

рот.

2. Используй для ответов письма-копии.

Немедленно сделать заказ или запрос ты можешь в том слу-

чае, если есть текст (проспект, каталог, объявление, газетная

вырезка и т.д.).

Приложи к тексту свою визитную карточку или наклейку с

адресом, краткое письмо или что-либо подобное и скопируй оба

документа. Напиши на копии от руки свою просьбу (запрос, за-

явление, заказ) и отошли этот листок адресату.

Преимущества такого способа: не нужно формулировать са-

мому или поручать кому-то составить письмо, адресат сразу

увидит, о чем идет речь, поскольку получит обратно свой же

материа3. Неплохо работать и с письмами-"маятниками"

Этот метод, называемый также "блиц-ответ", рекомендуется

для тех случаев, когда твое сообщение предполагает немедлен-

ный ответ, причем тексты обоих можно сделать весьма кратки-

ми.л.

Получатель ______________

Ваше письмо от ___

Ваш звонок от ____

Наш разговор от ____

Существо дела ______

Место, дата,

Подпись

Отправитель ______________

Ваш ответ от ______

Наш звонок от _____

Наш разговор от ____

Существо дела ______

Место, дата,

Подпись

Преимущества этого принципа:

􀂄 небольшая площадь, отведенная для сообщения и ответа,

принуждает к краткости,

􀂄 отправитель и получатель имеют одновременно перед

глазами и предложение, и ответ,

􀂄 оба партнера по корреспонденции используют лишь

один-единственный лист с текстом,

􀂄 отправителю ответа не требуется повторять суть делово-

го письма.

4. Облегчи ответ партнеру.

Поскольку ты ожидаешь краткого, но быстрого ответа на

свое письмо, можешь освободить своего партнера от ненужной

работы. Посылай ему письма в двух экземплярах с таким, на-

пример, упоминанием в тексте: "Пожалуйста, используйте при-

лагаемую копию для краткого ответа от руки!"

5. Сделай стандартные бланки для кратких писем.

Используй различные формуляры, бланки и стандартные со-

проводительные записки для кратких сообщений, выдачи зака-

зов, записи телефонных разговоров, циркуляров, заявок. И в ка-

честве приложения можно послать "расшифровывающие" мате-

риалы.

Что выиграешь? Не надо много писать или диктовать, доста-

точно проставить ключевые слова и обозначения. Такого рода

послания производят зачастую лучшее впечатление, чем краси-

вые, но нерациональные письма!

6. Купи компьютер - и хлопот с корреспонденцией станет в

сто раз меньше.

В любой момент он даст переписку с любым адресатом, лю-

бую форму документа, где нужно поставить всего несколько

слов и получить распечатку с принтера. Есть и программы мгно-

венного поиска по названиям фирм, фамилиям, городам и лю-

бым другим реквизитам.

7. Индивидуальные письма сделай серийными.

Собирай отдельные письма для "серийного производства",

используя папку или директорию в компьютере.

Используй краткие наброски с наглядной фиксацией основ-

ных пунктов, чтобы затем полностью сконцентрироваться на

формулировании.

Диктуй простые письма на магнитофон (диктофон) или пря-

мо оператору компьютера, но только ключевые слова, носящие

основную смысловую нагрузку.

Взвесь каждый вопрос по деловой корреспонденции - нельзя

ли не писать, не диктовать, а просто решить его по телефону

8. Научись надиктовывать текст профессионально.

Диктуй на магнитную пленку вместо того, чтобы диктовать

машинистке. Ты же блокируешь время двух человек одновре-

менно. А пока ты наговариваешь второе письмо, первое может

быть напечатано с магнитофонной пленки.

Для диктовки кратких текстов используй незаполненные

промежутки времени или время вынужденных пауз (в автомо-

биле, в вагоне поезда, самолете).

Краткие тексты, если они не очень важные, диктуй блоками.

9. Ограничивай себя в переписке.

Избегай ненужного бумагооборота, избавляйся от привычки

записывать или диктовать по любому поводу, когда работаешь с

почтой.

10. Работай с корреспонденцией целенаправленно.

Перед составлением каждого письма спрашивай себя, какой

цели хочешь достичь. Всегда предварительно обдумывай, что

хочешь сообщить своему партнеру. Не импровизируй, не жди

вдохновения. Деловая проза - не изящная словесность, это тоже

капитал или дорога к нему.

РЕКЛАМНОЕ ПИСЬМО -

КАКИМ ОНО ДОЛЖНО БЫТЬ?

Прямая почтовая реклама - эффективное средство продви-

жения товаров и услуг, особенно на незнакомом рынке. Это объ-

ясняется прежде всего индивидуальным подходом к людям,

принимающим решения. Психологическое воздействие письма с

прямой рекламой монет и должно быть большим, если:

А "Упаковка" письма солидна.

Адресат получает твое письмо. Это его первая встреча

с тобой, которая может закончится заключением обоюдо-

выгодной сделки. Или нулевым результатом. Встречают,

как известно, "по одежке":

1. Хорошо отпечатанный фирменный конверт с об-

ратным адресом.

2. Изготовленное в типографии информационное

письмо на хорошей бумаге с предложением конкретного

товара или услуги.

3. Единый фирменный стиль (единство символики цве-

тов, шрифтов, наличие торговой марки).

Все это придает твоей информации больший вес, кос-

венно свидетельствует о тебе, как о солидном партнере с

устойчивым финансовым положением

Б. Рекламное письмо содержательно.

Содержание письма с первых же строк должно привле-

кать внимание, чтобы заставить адресата прочитал его до

конца.

1. Лучше всего начинать с представления твоей фир-

мы, продолжить рассказом о качестве ее продукции (или

услуг) и заканчивать коммерческим предложением. По

объему оно не должно быть более 1-1,5 листов фор мата

А4.

К письму обычно прилагается буклет с подробным опи-

санием рекламного товара или услуги, возвратный купон

заказа, иногда (но далеко не всегда!) - цены и тарифы. Це-

ны составляют коммерческую тайну и обычно особенно в

период первичного проникновения на рынок, предостав-

ляются по отдельному запросу с грифом "Конфиденциаль-

но".

2. В идеале, конечно, письмо адресуется непосредст-

венно руководителю фирмы с указанием его фамилии,

имени, титула и/или должности, однако эти сведения не

всегда доступны. Можно ограничиться словом "Руководи-

телю".

Однако следует стремиться к максимальной персона-

лизации адресата, что в условиях крупных рассылок может

оказаться непростой задачей. Вот тут без компьютера со-

всем трудно: с его помощью можно отпечатать 3-5 тыс.

писем к различным адресатам, и каждое из них будет вы-

глядеть как первое и единственное.

3. Письмо обязательно должно быть подписано пер-

вым руководителем (генеральным директором, директо-

ром, главным редактором, председателем кооператива и

т. д.).

ХАРАКТЕРИСТИКА -

СЕРЬЕЗНЫЙ ДОКУМЕНТ

12 "ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ" ЕЕ ПУНКТОВ

Вполне очевидно, что характеристика, выданная коммерче-

скому директору, должна отличаться от характеристики, выдан-

ной экспедитору, а характеристика для учебного заведения - от

той, что желает получить милиция. Госстандарта на этот доку-

мент нет... и каждый пишет, как умеет, но есть моменты почти

обязательные.

1. Фамилия, имя, отчество.

2. Образование, общий стаж работы и стаж работы на этом

предприятии.

3. Черты личности: уравновешенность, эмоциональность,

темперамент, активность, энергичность...

4. Отношение к людям: общительность, доброжелатель-

ность...

5. Стиль личной работы: организованность, пунктуальность,

собранность, деловитость...

6. Отношение к труду: дисциплинированность, инициа-

тивность, ответственность...

7. Отношение к организации труда: предпочитает индивиду-

альную или групповую деятельность.

8. Основные мотивации труда (что больше всего побуждает

к деятельности).

9. Отношение к новом к изменениям, переменам.

10. Особенности личности: что отличает этого человека от

других, его специфические способности, сугубо индивиду-

альные качества...

11. Отношение к общественной деятельности и участие в

ней.

12. Состояние здоровья.

УВАЖАЙ ЛЮДЕЙ ОЧНО И

ЗАОЧНО

Каждый, кто тебе звонит по телефону, убежден в том,

что он - единственный и нет вопроса более важного, чем у не-

го, Плюс он уверен в том, что ты можешь слушать только его

весь рабочий день. И если ты попытаешься разубедить такого

человека, ограничить время разговора или вообще уклониться,

во-первых, он не поймет тебя, а во-вторых, трудно предвидеть,

к каким последствиям может привести твой отказ.

ЗАЩИТА ОТ ТЕЛЕФОНА

СЕМЬ РЕКОМЕНДАЦИЙ

Он может отнимать очень много времени. Как вписать его в

рабочий день? Будет лучше, если ты заранее отгородишься от

ненужных звонков или отодвинешь их на другое, более удобное

для тебя время.

1. Проинформируй всех своих потенциальных абонентов, с

которыми ты часто говоришь по телефону (подчиненных, коллег,

клиентов, друзей, жену, детей), о том, когда тебе не звонить.

2. Назначь по возможности время для ежедневных активных

(исходящих от тебя) телефонных переговоров.

3. Сообщи своим абонентам время, когда тебе лучше всего

звонить.

4. Избегай в конце разговора таких фраз, как: "Позвоните мне

как-нибудь!", если ты желаешь, чтобы человек позвонил еще раз.

5. Не заставляй ждать людей, которые рассчитывают полу-

чить от тебя известие, а звони точно в назначенное тобой время,

прежде чем они позвонят тебе и напомнят.

6. Пусть все входящие телефонные звонки идут через твоего

секретаря или через автоответчик.

У многих людей есть эмоциональное предубеждение против

автоответчика. Он "глушит" все звонки без разбора. Однако его

преимущества по сравнению с полным отключением телефона

состоят в том, что после завершения всех дел можно прослушать

сообщения абонентов и позвонить им.

7. Если у тебя нет секретаря или автоответчика, ты сможешь

защититься от ненужных звонков с помощью таких кратких и

точных фраз, как: "Я перезвоню вам позже" или "Пожалуйста,

перезвоните мне в 16 часов".

Разговор без откладывания

В исключительных случаях, когда прорываются важные

звонки, или во время телефонных "часов приема" ты должен

сразу же в начале разговора выяснить:

1. Кто твой абонент, из какой фирмы, какая у него долж-

ность, какие вопросы решает...

2. Чего он хочет.

3. Насколько срочно и важно его дело (срок исполнения).

4. Когда ты сможешь позвонить ему (после того как выпол-

нишь его просьбу (предложение).

5. По какому номеру ты можешь дозвониться до него (при

первом контакте: адрес, номер телефона или телекса, точное

написание фамилии).

И, естественно, надо записать все ответы на эти вопросы.

Обратный звонок

Третий метод рациональной работы с телефоном (после от-

гораживания и разговора без откладывания) - обратный (ответ-

ный) звонок.

Почему повод для звонка к тебе должен автоматически счи-

таться более важным, чем твое дело, которое ты прерываешь,

снимая трубку? Один из западных менеджеров так говорил на

этот счет: "Никто не рассчитывает на то, что врач или хирург

прервет прием или операцию и подойдет к телефону. Никто не

попросит к телефону адвоката во время служебного разбира-

тельства или профессора во время лекции. Почему же можно

ожидать от делового человека, что он "всегда готов", когда зво-

нит телефон?" Обратный звонок

Третий метод рациональной работы с телефоном (после от-

гораживания и разговора без откладывания) - обратный (ответ-

ный) звонок.

Почему повод для звонка к тебе должен автоматически счи-

таться более важным, чем твое дело, которое ты прерываешь,

снимая трубку? Один из западных менеджеров так говорил на

этот счет: "Никто не рассчитывает на то, что врач или хирург

прервет прием или операцию и подойдет к телефону. Никто не

попросит к телефону адвоката во время служебного разбира-

тельства или профессора во время лекции. Почему же можно

ожидать от делового человека, что он "всегда готов", когда зво-

нит телефон?"

"Телефонный блок"

Метод обратных звонков толкает к еще одному методу - "те-

лефонный блок".

Выбери один-два временных промежутка, например, ближе

к полудню или к вечеру, когда ты сможешь вести все свои теле-

фонные разговоры последовательно (все вместе) или сериями,

предварительно подготовившись к ним. Вместо многочислен-

ных разрозненных звонков тебе надо лишь один раз подгото-

виться к однородной работе.

Но следи за тем, чтобы "телефонные блоки" были не слиш-

ком продолжительными (примерно 30 минут), иначе телефон

будет постоянно занят и звонящие тебе потеряют терпение

Метод "телефонный блок" гарантирует не бессистемные

разговоры "между прочим", а нацеленные, планомерные и пото-

му более эффективные.

И не будут мешать входящие звонки (поскольку ты заблоки-

руешь свою линию). Если ты заранее определить цель разговора,

то сразу сможешь начать обсуждение важных вещей. Ты не тра-

тишь время на поспешный поиск во время разговора необходи-

мых документов, поскольку все уже заранее приведено в поря-

док. Это помогает сэкономить много времени.

 


Поделиться с друзьями:

История развития хранилищ для нефти: Первые склады нефти появились в XVII веке. Они представляли собой землянные ямы-амбара глубиной 4…5 м...

Биохимия спиртового брожения: Основу технологии получения пива составляет спиртовое брожение, - при котором сахар превращается...

Таксономические единицы (категории) растений: Каждая система классификации состоит из определённых соподчиненных друг другу...

Особенности сооружения опор в сложных условиях: Сооружение ВЛ в районах с суровыми климатическими и тяжелыми геологическими условиями...



© cyberpedia.su 2017-2024 - Не является автором материалов. Исключительное право сохранено за автором текста.
Если вы не хотите, чтобы данный материал был у нас на сайте, перейдите по ссылке: Нарушение авторских прав. Мы поможем в написании вашей работы!

0.108 с.