Экономическая сущность задачи

Параметры объекта автоматизации.

1. Количество человек, занятых на объекте автоматизации – 1-5 человек;

2. Периодичность сбора данных по мере поступления;

3. Периодичность формирования по мере поступления;

4. Перечень входных потоков:

· сведения о номерах;

· сведения о клиентах;

· сведения о персонале;

5. Перечень выходных документов:

· Карта движения номерного фонда;

· Карта бронирования номеров.

Быстрое оформление заявок на бронирование номеров привлечет новых клиентов и значительно повысит скорость процесса их приёма.

По мере поступления данные должны вводится, накапливаться и храниться в базе данных в течение регламентированного периода.

На основе хранимых данных (о номерах, о клиентах и т.п.) по запросу пользователя должен производиться автоматизированный анализ текущих данных и выдача отчета. Отчет должен содержать сведения о доступности номеров за необходимый период времени.

Обоснование необходимости и цели использования вычислительной техники для решения задачи

Целью создания данной системы является:

· Повышение производительности труда и снижение вероятности ошибок персонала за счет надежного оперативного информационного обеспечения и автоматизации рутинных операций на различных этапах работы;

· Обработка поступающей информации о деятельности гостиницы;

· Информационная поддержка принятия маркетинговых решений за счет автоматизации составления различных отчетов;

· Оптимизация управления номерным фондом гостиницы.

Описание существующей технологии:

Для того чтобы забронировать номер, гостю достаточно позвонить в гостиницу администратору и оформить заявку. При поступлении гость заполняет анкету, куда входят паспортные данные, данные визы и миграционной карты (если гость не из России). Администратор заносит полученные сведения в гостевую книгу, в которой также ведётся учет свободных и занятых номеров, услуг, оказанных гостю, и сведений по оплате номеров. При выезде гостю предоставляется счет в виде отчета об используемых услугах с прикреплённым к нему кассовым чеком. Такие же отчёты администратор должен подготовить для бухгалтера и директора, а также дополнительно отчёты о загрузке гостиницы, аудиторские отчёты и отчёты об иностранных гражданах в Отдел виз и разрешений (ОВИР). Каждый день, при окончании смены администратор должен сдать кассу другому администратору, для этого составляются отчеты о прибывших и выбывших гостях.

До настоящего времени в гостинице “Спорт” существовала система администрирования на базе программного обеспечения Microsoft Office, представляющая собой таблицу, в которой хранились следующие данные:

· Номер;

· Количество мест в номере;

· ФИО гостя;

· Пол;

· Дата \ время заезда;

· Дата \ время выезда;

· Дата \ время оплаты.

Учитывая так же недостаточное хранение информации и отсутствие защиты информации от несанкционированного доступа, можно сделать вывод, что существующая система недостаточно экономична, надёжна и безопасна и все это ведет к недостаточной эффективности менеджера гостиницы. Очевидно, что использование автоматизированной системы учета на базе программного решения 1С: Предприятие гораздо актуальнее.

Постановка задачи

Разработать автоматизированное рабочее место менеджера гостиницы «Спорт».

Предусмотреть содержание следующих баз данных АРМ:

· Сведения о клиентах.

· Сведения о номерном фонде.

· Сведения о персонале.

· Предоставляемые услуги.

Требования к автоматизированному рабочему месту менеджера гостиницы:

· Должно содержать подробные сведения о гостинице, номерах, клиентах, стоимости номеров, услугах и т.д.;

· Формировать информацию о сданных/забронированных номерах;

· Позволять в любое время просматривать информацию о гостинице, номерах в них, а также легко модифицировать ее (добавлять, редактировать, удалять: при работе с ней администрации);

· Обеспечивать поиск данных;

· Обеспечивать организацию защиты посредством логина и пароля;

· Регистрация клиентов в гостинице;

· Ведение учета клиентов и данных о них.

Предусмотреть выполнение следующих функций:

1. Создать базу данных для хранения справочной информации;

2. Прием и регистрация новых клиентов в свободные номера;

3. Размещение клиентов в свободные номера;

4. Фиксирование предоставляемых услуг;

5. Заполнение карточки бронирования;

6. Ведение учета, сколько, какие номера свободны или забронированы клиентами и сколько по времени они будут заняты.

7. Реализовать автоматизированный способ получения отчетности.

1.4.1. Цель и назначение автоматизированного варианта решения задачи

Целью создания АРМ менеджера гостиницы является:

· Снижение ручной обработки информации;

· Повышение производительности труда и снижение вероятности ошибок персонала;

· Создание баз данных по клиентам, доступным номерам;

· Обеспечение оперативного получения данных;

· Повышение степени достоверности выходной информации;

· Формирование отчетности;

· Увеличить скорость доступа к информации.

Объектом автоматизации является деятельность менеджера гостиницы. АРМ используется менеджером гостиницы, директором и администратором.