Access предоставляет возможность вводить данные как непосредственно в таблицу, так и с помощью форм.

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ. 3

ЗАДАНИЕ НА ВЫПОЛНЕНИЕ КУРСОВОЙ РАБОТЫ.. 4

1 РЕФЕРАТИВНЯ ЧАСТЬ. 5

2 ТЕХНИКО-РАБОЧИЙ ПРОЕКТ. 6

2.1 Диаграмма «сущность-связь». 6

2.2 Структура таблиц. 6

2.3 Схема данных. 6

2.3 Формы.. 6

2.4 Запросы.. 6

2.5 Отчеты.. 6

ЗАКЛЮЧЕНИЕ. 7

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ.. 8

 

ВВЕДЕНИЕ

Система Access — это набор инструментов конечного пользователя для управления базами данных. В ее состав входят конструкторы таблиц, справочники, форм, запросов и отчетов.

Таблицы – содержат данные.

Запросы – позволяют задавать условия для отбора данных и вносить изменения в данные.

Формы – позволяют просматривать и редактировать информацию.

Отчеты – позволяют обобщать и распечатывать информацию.

Данная курсовая работа выполнена в СУБД Microsoft Access, входящее в прикладной пакет Microsoft Office 2003 на примере расчёта с клиентами в магазине «Электротехника». Созданная программа обладает рядом достоинств:

1. Автоматизация необходимых расчётов;

2. Легкий способ ввода или удаления предметов;

3. Наличие в форме «преподавателей» цветных изображений учителей;

4. Удобный дизайн программы с понятным интерфейсом и оригинальными кнопочными формами;

5. Возможность просмотра или вывода на печать отчётов, наглядно демонстрирующих информацию по основным категориям;

 

ЗАДАНИЕ НА ВЫПОЛНЕНИЕ КУРСОВОЙ РАБОТЫ

 

РЕФЕРАТИВНЯ ЧАСТЬ

Система управления базами данных Microsoft Access является одним из самых популярных приложений в семействе настольных СУБД. Все версии Access имеют в своем арсенале средства, значительно упрощающие ввод и обработку данных, поиск данных и предоставление информации в виде таблиц, графиков и отчетов. Начиная с версии Access 2000, появились также Web-страницы доступа к данным, которые пользователь может просматривать с помощью программы Internet Explorer. Помимо этого, Access позволяет использовать электронные таблицы и таблицы из других настольных и серверных баз данных для хранения информации, необходимой приложению. Присоединив внешние таблицы, пользователь Access будет работать с базами данных в этих таблицах так, как если бы это были таблицы Access. При этом и другие пользователи могут продолжать работать с этими данными в той среде, в которой они были созданы. Основу базы данных составляют хранящиеся в ней данные. Кроме того, в базе данных Access есть другие важные компоненты, которые называются объектами. Объектами Access являются: Таблица - это объект, который используется для хранения данных. Она содержит данные по определенной теме, например, сведения о сотрудниках или товарах. Каждая запись в таблице включает данные об одном элементе, например о конкретном сотруднике. Запись состоит из полей и включает такие сведения, как имя, адрес и телефонный номер. Кроме того, запись обычно называется строкой, а поле - столбцом. База данных может включать множество таблиц, в которых хранятся данные по различным темам. Каждая таблица может состоять из множества полей различного типа, включая текст, числа, даты и рисунки. Для каждой таблицы должен быть определен ключ. Ключ - это столбец (может быть несколько столбцов), добавляемый к таблице и позволяющий установить связь с записями в другой таблице. Существуют ключи двух типов: первичные и вторичные или внешние. Первичный ключ - это одно или несколько полей (столбцов), комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Первичный ключ не допускает значений Null и всегда должен иметь уникальный индекс. Первичный ключ используется для связывания таблицы с внешними ключами в других таблицах. Внешний (вторичный) ключ - это одно или несколько полей (столбцов) в таблице, содержащих ссылку на поле или поля первичного ключа в другой таблице. Внешний ключ определяет способ объединения таблиц. Из двух логически связанных таблиц одну называют таблицей первичного ключа или главной таблицей, а другую таблицей вторичного (внешнего) ключа или подчиненной таблицей. СУБД позволяют сопоставить родственные записи из обеих таблиц и совместно вывести их в форме, отчете или запросе. Существует три типа первичных ключей: ключевые поля счетчика (счетчик), простой ключ и составной ключ. Поле счетчика (Тип данных «Счетчик»). Тип данных поля в базе данных, в котором для каждой добавляемой в таблицу записи в поле автоматически заносится уникальное числовое значение.Простой ключ. Если поле содержит уникальные значения, такие как коды или инвентарные номера, то это поле можно определить как первичный ключ. В качестве ключа можно определить любое поле, содержащее данные, если это поле не содержит повторяющиеся значения или значения Null. Составной ключ. В случаях, когда невозможно гарантировать уникальность значений каждого поля, существует возможность создать ключ, состоящий из нескольких полей. Чаще всего такая ситуация возникает для таблицы, используемой для связывания двух таблиц «многие-ко-многим».

Запросы являются мощным средством обработки данных, хранимых в таблицах Access. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Они также используются в качестве источника данных для форм и отчетов. Запросы позволяют вычислять итоговые значения и выводить их в компактном формате, подобном формату электронной таблицы, а также выполнять вычисления над группами записей.

Запросы можно создавать самостоятельно и с помощью мастеров. Мастера запросов автоматически выполняют основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы. Самостоятельно разработать запросы можно в режиме конструктора.

Запросы создаются пользователем для выборки необходимых ему данных из одной или нескольких связанных таблиц и представления выбранных данных также в виде таблицы. Запрос может формироваться двумя способами:

· с помощью запросов по образцу - QBE (Query By Example);

· с помощью инструкций языка структурированных запросов SQL (Structured Query Language), т.е. специализированного языка, предназначенного для организации запросов, а также для обновления и управления реляционными базами данных.

Практически все типы запросов в Access можно создать визуально. Исключение составляют сквозные запросы (SQL-pass-through), т.е. запросы из других приложений, запросы на изменение структуры данных и запросы объединения. Визуально можно построить запросы добавления, удаления, обновления и создания таблиц. Одной из наиболее сильных сторон Access являются фильтры, которые строятся с помощью запросов или посредством установки критериев. Для облегчения этой задачи используют параметрические запросы.

В Access имеется несколько видов запросов:

запрос на выборку, т.е. выбирающий данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов. В результате получают таблицу, существующую до закрытия запроса. Таблицу с результатами запроса можно использовать для работы с данными таблиц, на которых построен запрос;

· запрос на создание таблицы, основанный на запросе на выборку, но в отличие от последнего результат этого запроса сохраняется в новой таблице;

· запросы на обновление, добавление, удаление, являющиеся запросами действия, в результате выполнения которых изменяются данные в таблицах.

Отчет - это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.

При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

 

ТЕХНИКО-РАБОЧИЙ ПРОЕКТ

2.1 Создание базы данных для учебного плана

Первым действием создавалась новая база данных в Microsoft Access называется «Курсовая работа». Все таблицы были созданы с помощью конструктора.

 

Структура таблиц

Таблица 2.1 – Группы

Имя поля	Тип данных	Ключевое поле

 

 

Таблица 2.2 – Преподаватель

Имя поля	Тип данных	Ключевое поле

 

Таблица 2.3 – Нагрузка

Имя поля	Тип данных	Ключевое поле

 

 

Таблица 2.4 – Предметы

Имя поля	Тип данных	Ключевое поле

 

 

Схема данных

Схема данных представлена в двух видах:

1) Один ко многим таблицы «Покупатели», «Сделки», «Заказы»

2) Много ко многим таблица «Сделки», «Товары», «Покупатели»

Рис.2.1 – Схема данных

 

 

Формы

Форма для ввода данных создается при помощи мастера форм.Для этого необходимо выполнить несколько простых шагов на панели инструментов было выбрано «Мастер форм» в диалоговом окне «Создание формы», а так же добавил несколько кнопочек для удобного интерфейса. Название формы в данной работе выбирается согласно названию таблицы. Создана 1 формы по таблицам:. Рис.2.2 Форма «Преподаватели».

Второй способ создание форм, было использовано через «Пустая форма». Через список полей выбрал нужные поля и отредактирован. Создана Форма «Группы подчиненная форма». Рис.2.3 Форма «Группы подчиненная форма»

 

Рис.2.2 –Форма «Преподователи»

Рис.2.3 – Форма «Группы подчиненная форма»

 

 

Запросы

Запрос «запрос группы Пр-5и эм-911» создан при помощи конструктора по таблицам «Предмет» и «номер группы».

 

Рис. 2.4– Результат запроса «запрос группы Пр-5и эм-911».

Рис. 2.5 – Запрос «Нагрузка преподавателя Тетерина»

 

Рис. 2.6 – Запрос «Предметы запрос»

 

Отчеты

Отчет создавался при помощи «Отчет». Использовалась одна таблица. Для нормально отображения данных необходимо перейти в конструктор и отредактировать поля.

Рис. 2.7– «Отчет»

 

Так же был создан отчет с группировкой из двух таблиц через «мастер отчетов». Для этого мы выбрали таблицу «преподаватели», «группы». Структура ступенчатая вид книжный.

Рис. 2.8 – «Преподаватели»

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Создаваемые формы, запросы и отчёты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчёты, диаграммы и почтовые наклейки.

Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определённым условиям, создаётся запрос. Запросы также позволяют обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные и специальные сообщения.

Для просмотра, ввода или изменения данных прямо в таблице применяются формы. Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет.

Для анализа данных или распечатки их определённым образом используются отчёты. Является инструментом, который может удовлетворить потребности самых разных категорий пользователей: от новичка, которому нравится дружественный интерфейс системы, позволяющий ему справиться с задачами, до профессионального разработчика, который имеет весь необходимый инструментарий для построения уникального решения.

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ. 3

ЗАДАНИЕ НА ВЫПОЛНЕНИЕ КУРСОВОЙ РАБОТЫ.. 4

1 РЕФЕРАТИВНЯ ЧАСТЬ. 5

2 ТЕХНИКО-РАБОЧИЙ ПРОЕКТ. 6

2.1 Диаграмма «сущность-связь». 6

2.2 Структура таблиц. 6

2.3 Схема данных. 6

2.3 Формы.. 6

2.4 Запросы.. 6

2.5 Отчеты.. 6

ЗАКЛЮЧЕНИЕ. 7

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ.. 8

 

ВВЕДЕНИЕ

Система Access — это набор инструментов конечного пользователя для управления базами данных. В ее состав входят конструкторы таблиц, справочники, форм, запросов и отчетов.

Таблицы – содержат данные.

Запросы – позволяют задавать условия для отбора данных и вносить изменения в данные.

Формы – позволяют просматривать и редактировать информацию.

Отчеты – позволяют обобщать и распечатывать информацию.

Данная курсовая работа выполнена в СУБД Microsoft Access, входящее в прикладной пакет Microsoft Office 2003 на примере расчёта с клиентами в магазине «Электротехника». Созданная программа обладает рядом достоинств:

1. Автоматизация необходимых расчётов;

2. Легкий способ ввода или удаления предметов;

3. Наличие в форме «преподавателей» цветных изображений учителей;

4. Удобный дизайн программы с понятным интерфейсом и оригинальными кнопочными формами;

5. Возможность просмотра или вывода на печать отчётов, наглядно демонстрирующих информацию по основным категориям;

 

ЗАДАНИЕ НА ВЫПОЛНЕНИЕ КУРСОВОЙ РАБОТЫ

 

РЕФЕРАТИВНЯ ЧАСТЬ

Система управления базами данных Microsoft Access является одним из самых популярных приложений в семействе настольных СУБД. Все версии Access имеют в своем арсенале средства, значительно упрощающие ввод и обработку данных, поиск данных и предоставление информации в виде таблиц, графиков и отчетов. Начиная с версии Access 2000, появились также Web-страницы доступа к данным, которые пользователь может просматривать с помощью программы Internet Explorer. Помимо этого, Access позволяет использовать электронные таблицы и таблицы из других настольных и серверных баз данных для хранения информации, необходимой приложению. Присоединив внешние таблицы, пользователь Access будет работать с базами данных в этих таблицах так, как если бы это были таблицы Access. При этом и другие пользователи могут продолжать работать с этими данными в той среде, в которой они были созданы. Основу базы данных составляют хранящиеся в ней данные. Кроме того, в базе данных Access есть другие важные компоненты, которые называются объектами. Объектами Access являются: Таблица - это объект, который используется для хранения данных. Она содержит данные по определенной теме, например, сведения о сотрудниках или товарах. Каждая запись в таблице включает данные об одном элементе, например о конкретном сотруднике. Запись состоит из полей и включает такие сведения, как имя, адрес и телефонный номер. Кроме того, запись обычно называется строкой, а поле - столбцом. База данных может включать множество таблиц, в которых хранятся данные по различным темам. Каждая таблица может состоять из множества полей различного типа, включая текст, числа, даты и рисунки. Для каждой таблицы должен быть определен ключ. Ключ - это столбец (может быть несколько столбцов), добавляемый к таблице и позволяющий установить связь с записями в другой таблице. Существуют ключи двух типов: первичные и вторичные или внешние. Первичный ключ - это одно или несколько полей (столбцов), комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Первичный ключ не допускает значений Null и всегда должен иметь уникальный индекс. Первичный ключ используется для связывания таблицы с внешними ключами в других таблицах. Внешний (вторичный) ключ - это одно или несколько полей (столбцов) в таблице, содержащих ссылку на поле или поля первичного ключа в другой таблице. Внешний ключ определяет способ объединения таблиц. Из двух логически связанных таблиц одну называют таблицей первичного ключа или главной таблицей, а другую таблицей вторичного (внешнего) ключа или подчиненной таблицей. СУБД позволяют сопоставить родственные записи из обеих таблиц и совместно вывести их в форме, отчете или запросе. Существует три типа первичных ключей: ключевые поля счетчика (счетчик), простой ключ и составной ключ. Поле счетчика (Тип данных «Счетчик»). Тип данных поля в базе данных, в котором для каждой добавляемой в таблицу записи в поле автоматически заносится уникальное числовое значение.Простой ключ. Если поле содержит уникальные значения, такие как коды или инвентарные номера, то это поле можно определить как первичный ключ. В качестве ключа можно определить любое поле, содержащее данные, если это поле не содержит повторяющиеся значения или значения Null. Составной ключ. В случаях, когда невозможно гарантировать уникальность значений каждого поля, существует возможность создать ключ, состоящий из нескольких полей. Чаще всего такая ситуация возникает для таблицы, используемой для связывания двух таблиц «многие-ко-многим».

Запросы являются мощным средством обработки данных, хранимых в таблицах Access. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Они также используются в качестве источника данных для форм и отчетов. Запросы позволяют вычислять итоговые значения и выводить их в компактном формате, подобном формату электронной таблицы, а также выполнять вычисления над группами записей.

Запросы можно создавать самостоятельно и с помощью мастеров. Мастера запросов автоматически выполняют основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы. Самостоятельно разработать запросы можно в режиме конструктора.

Запросы создаются пользователем для выборки необходимых ему данных из одной или нескольких связанных таблиц и представления выбранных данных также в виде таблицы. Запрос может формироваться двумя способами:

· с помощью запросов по образцу - QBE (Query By Example);

· с помощью инструкций языка структурированных запросов SQL (Structured Query Language), т.е. специализированного языка, предназначенного для организации запросов, а также для обновления и управления реляционными базами данных.

Практически все типы запросов в Access можно создать визуально. Исключение составляют сквозные запросы (SQL-pass-through), т.е. запросы из других приложений, запросы на изменение структуры данных и запросы объединения. Визуально можно построить запросы добавления, удаления, обновления и создания таблиц. Одной из наиболее сильных сторон Access являются фильтры, которые строятся с помощью запросов или посредством установки критериев. Для облегчения этой задачи используют параметрические запросы.

В Access имеется несколько видов запросов:

запрос на выборку, т.е. выбирающий данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов. В результате получают таблицу, существующую до закрытия запроса. Таблицу с результатами запроса можно использовать для работы с данными таблиц, на которых построен запрос;

· запрос на создание таблицы, основанный на запросе на выборку, но в отличие от последнего результат этого запроса сохраняется в новой таблице;

· запросы на обновление, добавление, удаление, являющиеся запросами действия, в результате выполнения которых изменяются данные в таблицах.

Access предоставляет возможность вводить данные как непосредственно в таблицу, так и с помощью форм.

Форма в БД - это структурированное окно, которое можно представить так, чтобы оно повторяло форму бланка. Формы создаются из набора отдельных элементов управления. Внешний вид формы выбирается в зависимости от того, с какой целью она создается. Формы Access позволяют выполнять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы.