Анкета и правила ее составления

Как правило, анкета, или вопросник, состоит из трех основных частей.

1. Вступление, или легенда. Здесь обычно коротко говорится о том, какова тема и задачи исследования, кто проводит исследование, гарантируется анонимность. Во вступлении важно замотивировать опрашиваемого, чтобы он отвечал на вопросы с интересом. Итак, основные компоненты вступления:
1) исследовательская организация,
2) тема и цель исследования,
3) мотивирование опрашиваемого,
4) информация о технике заполнения вопросника,
5) гарантирование анонимности ответов,
6) адреса для возврата опросника или контактов,
7) благодарность за участие в исследовании.

2. Основная часть. Здесь даются в соответствии с программой исследования вопросы, поставленные в определенной последовательности и отвечающие социологическим критериям. При структурировании основной части следует не забывать о некоторых правилах составления анкеты:
1. Никогда не нужно начинать со сложных или по психологическим мотивам трудных для опрашиваемого вопросов. Начинать следует с простых контактных вопросов. Затем сложность вопросов нарастает к середине исследования. К концу, ставятся тоже более простые вопросы.

2. Вопросы должны быть сформулированы ясно, доступно.
3. Вопросы нужно составить таким образом, чтобы отвечающий хотел дать достоверные ответы.
4. Вопросы не должны задевать чести и достоинства опрашиваемых.
5. Нельзя в одном вопросе формулировать два вопроса («Читаете ли вы еженедельник “АиФ”? Нравится ли он Вам?»). Как правило, человек отвечает только на один вопрос.
6. Ни в коем случае нельзя наталкивать формулировкой вопросов на определенный ответ («Не правда ли, “Коммерсантъ” объективное издание?»).
7. В вопросе должны быть необходимые пояснения: сколько вариантов ответов можно выбрать в вопросе-меню, каким образом заполнить таблицы, каким значком обозначить выбранный ответ.
8. Если это анкетный опрос, то предпочтительнее, что бы она имела варианты ответов – тогда ее легче обрабатывать. Если опрос разведочный, имеющий целью получить более разнообразную информацию, анкета может включать достаточно большое количество открытых вопросов.
9. Если нужно проверить объективность ответов, то наряду с основными вопросами предусматриваются контрольные.
10. Не стоит ставить их сразу после основного вопроса, лучше через несколько вопросов, чтобы опрашиваемый не заметил, что проверяют объективность его ответов.
11. В альтернативных вопросах ответы должны быть взаимоисключающими.
12. В вопросе-меню необходимо представить основные значения ответов, иначе можно получить искаженную информацию.

13. При составлении вопроса-меню важно соблюдать пропорцию между положительными и отрицательными ответами.
14. Варианты ответов должны формироваться по единому логическому основанию(классификации).
15. Количество вопросов в основной части должно быть необходимым и достаточным: для массовой аудитории обычно не более 30, для школьников – не более 20.
16. Очень хорошо воспринимаются в анкете карикатуры или юмористические рисунки, которые поднимают настроение, заставляют критически мыслить.

23.Сущность и содержание номенклатуры дел

Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных под одну обложку.

Порядок распределения документов в дела определяется номенклатурой дел.

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

Содержание номенклатуры.

Содержательная часть номенклатуры представляет собой таблицу, состоящую из 5 граф.

В первой графе указывается индекс дела. Он состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения. Индексы обозначаются арабскими цифрами. Например, 01-02, где 01 — наименование структурного подразделения (канцелярия), а 02 — порядковый номер заголовка дела («Положение о канцелярии и должностные инструкции сотрудников»).

Во вторую графу включается важнейший элемент номенклатуры — заголовок дела. Заголовок должен максимально точно отражать содержание и состав документов, включенных в дело. Заголовок обычно состоит из следующих элементов:

1. название вида дела (дело, переписка, журнал и т.п.) или название вида и разновидности документов (протоколы, приказы и т.п.);

2. название адресата или корреспондента;

3. краткое содержание документов дела;

4. название местности, с которым связано содержание документов;

5. даты (период), к которым относится содержание дела;

6. указание на копийность документов.

Набор элементов не всегда будет полным и будет определяться характером документов, сгруппированных в дело.

Третья графа номенклатуры заполняется в конце года. В ней указывается количество единиц хранения. В одну папку помещают не более 250 листов. Если документов образуется больше, заводится следующая папка с этим же заголовком и индексом. Для их идентификации обычно применяется дополнительная нумерация по томам. Поэтому информация о том, сколько томов дела с данным заголовком было заведено, может быть получена в конце года.

В четвертой графе указывается срок хранения дела, номера статей по перечню. Одним из основных справочников для определения сроков хранения является Перечень типовых документов. Также источниками для определения сроков хранения являются типовые и примерные номенклатуры. Сроки хранения электронных документов соответствуют сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях. В одно дело не могут объединяться документы, имеющие временный и постоянный сроки хранения. При включении в дело документов, имеющих различные временные сроки хранения, в номенклатуре указывается наибольший срок.

Пятая графа «Примечания» служит для проставления отметок о заведении дел, о переходящих делах, о передаче дел, о выделении дел на уничтожение и т.п. Для дел, состоящих из электронных документов и баз данных, в этой графе проставляется отметка «в электронном виде».

Правила хранения дел

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в струк­турных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив организации. В небольшой фирме дела хранятся секретарем.
Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света.
Дела располагаются на полках вертикально в последовательности, которая соответствует последовательности их расположе­ния в номенклатуре. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Номенклатура дел прикрепляется на внутренней дверце шкафа.
Для быстрого поиска документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела — нужную папку с документами.
Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется внут­ренняя опись.
Внутренняя опись документов дела - это учетный доку­мент, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов. Внутренняя опись составляется для дел, содержащих особо ценные документы, документы ограниченного доступа, для личных дел, а также дел, сформированных по видам документов и вложенных по содержанию. Необходимость ее составления опре­деляется инструкцией по делопроизводству учреждения, организации или предприятия.
Внутренняя опись помещается в начале дела, и в нее вписы­ваются данные о каждом подшиваемом документе. По окончании формирования дела составляется итоговая, запись внутренней описи с указанием количества включенных в нее докумен­тов и количества листов самой описи.

Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику учреждения, организации. В этом слу­чае они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел. На их место закладывается лист-заместитель, в котором указывается, когда, кому и на какой срок выдан документ.
После завершения делопроизводственного года выдача от­дельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком.
Если требуется выдать целиком все дело, заполняется карта заместитель, в которой указываются номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения документов.
Карта-заместитель помещается на месте выданного дела.
Разрешение на выдачу дел в другие организации может быть дано только руководителем учреждения, предприятия.
Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например, прокуратуры и т.д.) может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов, с разрешения руководства. В этом случае обязательно состав­ляется акт об изъятии подлинника документа, а на его место в дело подшивается заверенная копия.