Порядок приема заказов на обслуживание торжеств.

Заказ на обслуживание банкета принимает метрдотель. Он уточняет вид банкета (свадьба, юбилей) и предлагает заказчику ознакомиться с помещением; планом расстановки столов и размещения гостей, согласовывает дату и время проведения банкета, количество участников, состав по возрасту, полу, национальности, метод обслуживания (банкет с полным или частичным обслуживанием), предполагаемую стоимость заказа, особенности оформления банкетного зала, подачи аперитива, вид музы­кального обслуживания.

Заказчику можно предложить несколько вариантов заранее подготовленного меню или вновь составить его с учетом возможного изготовления блюд и закусок, не входящих в меню ресторана. По желанию заказчика может быть при­нят заказ на фирменные кулинарные и кондитерские изде­лия, изготовляемые предприятием. Стоимость заказа опла­чивается заказчиком по ценам калькуляций.

В заказе указывается номер телефона, адрес и фамилия заказчика, порядок расчета (наличный, безналичный или по кредитной карте). После предварительного согласования меню заказчик оплачивает 50% стоимости заказа, на при­нятые деньги ему выписывают приходный кассовый ордер.И квитанцию к нему, которая вручается заказчику. Заказ регистрируется в специальной книге учета заказов на об­служивание торжеств. Одновременно работник, принимаю­щий заказ, знакомит заказчика с правилами работы пред­приятия, порядком обслуживания, возмещения возможных убытков по вине заказчика и гостей, с расценками на оплату аренды залов, составляет контракт.

При окончательном согласовании меню (не позднее чем за два дня до начала торжества) менеджер или метрдотель совместно с заказчиком составляет заказ-счет в пяти экзем­плярах, который утверждается директором предприятия и служит расчетным документом. Номер заказа-счета должен соответствовать номеру данного заказа в книге учета закати. Кассир получив утвержденный заказ-счет и выписан­ный бухгалтерский приходный кассовый ордер, принимает от заказчика доплату за заказ, проставляет на всех экземплярах штамп «Оплачено», заверяет каждый экземпляр под­писью. Первый экземпляр менеджер или метрдотель пере­дает заказчику. Второй экземпляр заказа-счета остается у кассира до дня обслуживания. В день обслуживания он пере­дает его в бухгалтерию вместе с кассовым отчетом; тре­тий — официанту, которому поручено выполнение заказа; четвертый и пятый — на кухню и в сервис-бар. Четвертый и пятый экземпляры заказа-счета после выполнения заказа сдаются в бухгалтерию.

Продукцию из кухни и сервис-бара отпускают по чекам, печатаемым на принтерах согласно заказу-счету. В процессе обслуживания заказчик может сделать дополнительный за­каз, который он оплачивает наличными деньгами. Дополни­тельный заказ фиксируется на обратной стороне заказа-сче­та.

Об изменениях в заказе-счете заказчик должен преду­предить не позднее чем за сутки до начала банкета. В этом случае заказчику могут быть возвращены деньги или пред­ложены дополнительные услуги (подача шампанского, фрук­тов, коктейлей, аперитива, если это не было предусмотре­но в заказе). Если отказ поступил в день проведения банке­та, заказчик должен, оплатить предприятию фактически понесенные расходы, т. е. стоимость блюд по продажным це­нам, которые не могут быть реализованы (истек срок реали­зации, отсутствует возможность передать изделия для про­дажи в зале и др.). Заказчик может распорядиться с указан­ной продукцией по своему усмотрению.

По окончании проведения банкета для возмещения причи­ненного ущерба (бой или пропажа посуды, приборов, салфеток и нанесение других убытков предприятию по вине гостей) за­казчику выписывают счет, а деньги приходуются кассой.

Роль метрдотеля
(менеджера) в организации и обслуживании банкетов.

Специальные банкетные службы существуют в крупных ресторанах и гостиницах. Менеджер банкетной службы дол жен разъяснить заказчику весь перечень оказываемых ycлуг и скрупулезно обсудить с ним каждую деталь контракта.

Менеджер банкетной службы должен определить необходимое количество официантов, барменов и четко распределить обязанности между ними. Он должен информировать о предстоящем банкете весь занятый в нем персонал: метр­дотеля, официантов, барменов, поваров и др., особое внима­ние обратить на соблюдение санитарных норм при приготов­лении и подаче блюд на банкете.

Принимая заказ, менеджер должен руководствоваться наличием соответствующих продуктов, алкогольных и про­хладительных напитков в ресторане, а в случае их отсутст­вия принять меры к приобретению недостающих продуктов напитков. Менеджер помогает заказчику в выборе закусок и блюд, а в случае необходимости дает кулинарную характе­ристику блюдам, товароведную характеристику алкогольной и безалкогольной продукции.

После проведения банкета менеджер продолжает поддер­живать связь с заказчиками — рассылает поздравления с праздниками, приглашения на дегустации блюд от шеф-по­вара или блюда дня. На рабочем месте менеджера банкетной службы должны находиться альбомы со схемами различных вариантов расстановки столов в залах, фотографиями бан­кетных блюд и засервированных столов для различных ви­дов банкетов и приемов.