Опора деревянной одностоечной и способы укрепление угловых опор: Опоры ВЛ - конструкции, предназначенные для поддерживания проводов на необходимой высоте над землей, водой...
Состав сооружений: решетки и песколовки: Решетки – это первое устройство в схеме очистных сооружений. Они представляют...
Топ:
Теоретическая значимость работы: Описание теоретической значимости (ценности) результатов исследования должно присутствовать во введении...
Эволюция кровеносной системы позвоночных животных: Биологическая эволюция – необратимый процесс исторического развития живой природы...
Интересное:
Как мы говорим и как мы слушаем: общение можно сравнить с огромным зонтиком, под которым скрыто все...
Аура как энергетическое поле: многослойную ауру человека можно представить себе подобным...
Уполаживание и террасирование склонов: Если глубина оврага более 5 м необходимо устройство берм. Варианты использования оврагов для градостроительных целей...
Дисциплины:
2017-06-12 | 456 |
5.00
из
|
Заказать работу |
|
|
Сущность и виды деловой беседы. Подготовка и этапы протекания беседы
Сущность и виды деловой беседы
Деловая беседа представляет собой форму устного обмена ин-формацией между несколькими людьми, но уже в узком кругу. От собраний и совещаний она отличается не только числом участни-ков, но и более свободным характером проблем, хода и результа-тов. Официальные решения по итогам бесед принимаются далеко не всегда, однако участники получают информацию для размыш-лений последующих действий.
Беседы являются важным элементом таких управленческих процедур, как оформление на работу и увольнение сотрудни-ков, прием посетителей, консультирование, деловые переговоры, встречи.
По характеру беседы бывают официальными и неофициаль-ными, так называемыми рабочими; по направленности – целевы-ми, преследующими конкретные задачи, и общими; по степени свободы –регламентированными,т.е.осуществляющимися в со-ответствии с определенными правилами и в предписанной после-довательности (например, анкетирование), и не регламентируе-мыми, такими как дружеский разговор.
По характеру обсуждаемых вопросов наиболее распростра-ненными считаются следующие виды деловых бесед: кадровые (прием на работу, увольнение с работы, перемещения по долж-ности); дисциплинарные, связанные с нарушением трудовой дис-циплины, уклонением от выполнения служебных обязанностей
и т. п.; организационные, определяющие технологию выполнения задания; творческие, посвященные выработке концепции того или иного проекта, задания и др. Особо следует выделить дело-вые беседы во время приема посетителей.
Деловая этика
|
Деловая беседа выполняет ряд важнейших функций:
1) взаимное общение работников из одной деловой сферы;
2) совместный поиск, выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и замыслов;
3) контроль и координирование уже начатых деловых меро-приятий;
4) поддержание деловых контактов;
5) стимулирование деловой активности.
Однако важен не только сугубо прагматический эффект дело-вой беседы. Во время беседы вы можете получить оперативную деловую информацию. Она способствует расширению интеллек-туальных возможностей и активизации коллективного разума ее участников при принятии важных управленческих решений.
В отличие от других форм обмена информацией, беседе свой-ственна теснота контактов, непосредственность общения, обя-зательность обратной связи. Она создает возможность развития неформальных отношений, без которых в большинстве случа-ев на практике управленческий процесс оказывается затруднен-ным.
Подготовка беседы
Подготовка беседы начинается с определения цели, которую в результате необходимо достичь, и в связи с этим – круга обсужда-емых вопросов, в том числе с учетом интересов партнера.
Вторым шагом, если беседа важна и есть в запасе время, яв-ляется составление предварительного представления о других
ее участниках, их служебном положении, политических взгля-дах, отношениях с окружающими, общественной деятельности и заслугах, любимых или запретных темах для разговоров. Та-кую информацию обычно получают у партнеров, клиентов, об-щих знакомых и т. п. Однако относиться к ней нужно осторожно, поскольку на нее могут влиять различные объективные и субъек-
Глава 4. Этика и этикет в устных видах делового общения
тивные обстоятельства, в частности близость знакомства с теми,
о ком идет речь; зависимость или независимость от них; предвзя-тость или непредвзятость отношений; степень развитости у ха-рактеризующих тех же качеств, что и у характеризуемых; обстоя-тельства, в которых эти качества наблюдались.
|
Третий шаг состоит в выработке стратегии и плана беседы, а также различных тактических «заготовок», необходимость в ко-торых может возникнуть по ходу дела. План включает схему из-ложения материала, предопределяющую во многом структуру беседы. В серьезной беседе схемой допускается пользоваться от-крыто, но насколько близко ей следовать, определяется конкрет-ными обстоятельствами: запасом времени, опытом и проч.
Помимо плана на подготовительном этапе составляется пред-варительный текст выступления, состоящий из набора ключевых понятий и детально проработанных фрагментов, полной форму-лировки деловых предложений.
Четвертым шагом на подготовительном этапе деловой беседы может быть ее репетиция, сначала наедине с собой, а затем, воз-можно, с кем-нибудь из коллег. Репетиции предшествует осмыс-ление материала, запоминание его очередности, отдельных фраг-ментов текста с такими расчетом, чтобы ими можно было при не-обходимости свободно оперировать, в том числе воспроизводить по памяти.
Пятый шаг подготовительного этапа заключается в определе-нии и согласовании с партнерами места и времени встречи с уче-том его возможного влияния на результат (дома, как известно, и стены помогают). Если участниками беседы являются сотрудни-ки одной организации, то она может происходить в кабинете ру-ководителя, на рабочем месте подчиненного, в зале заседаний, а также во внеслужебной обстановке, вплоть до домашней. С по-сторонними лицами беседы проводятся в кабинете пригласивше-го их или в специальной комнате для переговоров.
Деловая этика
Этапы деловой беседы
Основными этапами деловой беседы являются:
1) начало беседы;
2) информирование партнеров;
3) аргументирование выдвигаемых положений;
4) принятие решения;
5) завершение беседы.
Начало беседы – очень важный этап, и потому им не следует пренебрегать. Задачи этого этапа беседы состоят в следующем:
• установление контакта с собеседником;
• создание благоприятной атмосферы;
• привлечение внимания к предстоящему деловому разговору. Начальный этап беседы имеет прежде всего психологическое
|
значение. Первые фразы часто решающим образом воздействуют на собеседника, т. е. на его решение выслушивать вас дальше или нет.
Собеседники обычно бывают более внимательны в начале раз-говора. Именно от первых фраз будет зависеть отношение собе-седника к вам и к самой беседе (т. е. создание рабочей атмосфе-ры). По первым фразам складывается впечатление о человеке, а как известно, эффект первого впечатления всегда запоминается очень надолго.
Приведем несколько типичных примеров так называемого са-моубийственного начала беседы и проанализируем их.
Так, следует избегать извинений, проявления признаков неу-веренности («Извините, если я помешал...»; «Я бы хотел еще раз услышать...»; «Пожалуйста, если у вас есть время меня выслу-шать...»), любых проявлений неуважения и пренебрежения к со-беседнику («Давайте с вами быстренько рассмотрим...»; «Я как раз случайно проходил мимо и заскочил к вам...»; «А у меня на этот счет другое мнение...»).
Не следует своими первыми вопросами вынуждать собеседни-ка подыскивать контраргументы и занимать оборонительную по-
Глава 4. Этика и этикет в устных видах делового общения
зицию. Хотя это логичная и совершенно нормальная реакция, с точки зрения психологии это промах.
Весьма полезно в начале беседы назвать полное имя собесед-ника и в дальнейшем как можно чаще обращаться к собеседнику по имени. Это всегда производит хорошее впечатление.
Правильное начало беседы предполагает указание ее цели, на-звание темы и объявление последовательности рассматриваемых вопросов.
В некоторых случаях бывает очень полезен элемент внезапно-сти, представляющий собой продуманную, но неожиданную для собеседника увязку деталей и фактов.
Существенное значение имеет и ритм беседы. Надо пытаться повышать его интенсивность по мере приближения к концу. При этом следует уделить особое внимание ключевым вопросам.
Существует множество приемов начать беседу. Однако все их разнообразие можно свести к следующим.
1. Прием снятия напряженности способствует установлению личных контактов. Достаточно сказать несколько теплых слов, и отчужденность начнет быстро исчезать. Шутка, которая вызыва-ет улыбки или смех присутствующих, также помогает разрядить напряженность.
|
2. Прием «зацепки» позволяет кратко изложить ситуацию или проблему, увязав ее с содержанием беседы, и использовать эту «зацепку» как исходную точку для начала беседы. В этих целях также можно с успехом использовать какое-либо небольшое со-бытие, сравнение, личные впечатления, анекдотичный случай или необычный вопрос.
3. Прием стимулирования игры воображения предполагает по-становку в начале беседы множества вопросов по ряду проблем, которые должны в ней рассматриваться.
4. Прием прямого подхода означает непосредственный пере-ход к делу, без какого-либо вступления. Схематично это выглядит
Деловая этика
следующим образом: вкратце сообщаете причины, по которым была назначена беседа, быстро переходите от общих вопросов к частным и приступаете к теме беседы. Этот прием в основном ис-пользуется для кратковременных и не слишком важных деловых контактов, например в общении начальника с подчиненным.
Очень важно помнить о личном подходе к беседе. Основное правило заключается в том, что беседа должна начинаться с так называемого «Вы -подхода». «Вы -подход» – это умение челове-ка, ведущего беседу, поставить себя на место собеседника, чтобы лучше его понять. Зададим себе следующие вопросы: что бы нас интересовало, будь мы на месте нашего собеседника? Как бы мы реагировали на его месте? Это первые шаги в направлении «Вы -подхода». Мы даем собеседнику почувствовать, что уважаем его и ценим как специалиста.
Следующий основной этап деловой беседы – информирова-ние присутствующих, т. е. передача сведений, с которыми вы хо-тите их познакомить. Такая передача должна быть точной, ясной (отсутствие двусмысленности, путаницы, недосказанности), про-фессионально правильной и по возможности наглядной (наличие общеизвестных ассоциаций и параллелей, использование нагляд-ных пособий). При этом всегда, когда это возможно, следует со-общать присутствующим источники вашей информации и указы-вать на их надежность.
Особое внимание необходимо уделять краткости изложения и не забывать о временных рамках беседы. Вольтер говорил: «Се-крет быть скучным состоит в том, чтобы рассказать все».
Во время беседы рекомендуется по возможности чаще обра-щаться к собеседнику с вопросами. Личное влияние в деловых отношениях имеет очень большое значение.
Задавая вопросы присутствующим, мы пытаемся поставить себя на их место и задумываемся над тем, что может их интересо-вать, с чем бы они согласились, а с чем – нет.
|
Глава 4. Этика и этикет в устных видах делового общения
Вопросов собеседников бояться не надо, так как они полезны для ведения беседы и позволяют:
• направить процесс передачи информации в русло, соответ-ствующее вашим планам и пожеланиям;
• перехватить и удержать инициативу в беседе;
• активизировать собеседника, чтобы от монолога перейти к гораздо более эффективному с точки зрения передачи информа-ции диалогу;
• собеседнику проявить себя, показать, что он знает, и самому предоставить нужную вам информацию.
Последний этап беседы – ее завершение. Успешно завершить беседу – значит достигнуть заранее намеченных ее целей. На этом этапе решаются следующие задачи:
• достижение основной или (в неблагоприятном случае) за-пасной (альтернативной) цели;
• обеспечение благоприятной атмосферы;
• стимулирование собеседника к выполнению намеченных действий;
• поддержание в дальнейшем (в случае необходимости) кон-тактов с собеседником, его коллегами;
• составление резюме с четко выраженным основным выво-дом, понятным всем присутствующим.
Любая деловая беседа имеет подъемы и спады. В связи с этим возникает вопрос: когда переводить беседу в завершающую фазу – фазу принятия решений? Практика показывает, что это надо де-лать, когда беседа достигает кульминационного момента.
Очень важно отделить завершение беседы от ее основной ча-сти, например, с помощью выражений: «Давайте подведем ито-ги»; «Итак, мы подошли к концу нашей беседы».
А когда следует произносить слова, указывающие на заверше-ние беседы? Это зависит от наличия хотя бы одного из условий, при которых беседу можно завершить: 1) если вы с помощью ин-формативных и контрольных вопросов направили беседу к нуж-
Деловая этика
ной цели; 2) если вы привели убедительные для собеседника ар-гументы; 3) если на поставленные в ходе беседы вопросы вы дали удовлетворяющие собеседника ответы; 4) если вы успешно спра-вились со всеми возражениями собеседника; 5) если вы сумели создать благоприятную атмосферу для завершения беседы.
Когда эти условия выполнены, необязательно подталкивать собеседника к действиям, наоборот, он сам может предложить ускорить принятие решения.
Вот типичные вопросы собеседника, свидетельствующие о за-вершении беседы, когда решение уже принято: «А вы будете уча-ствовать в...»; «Уверены ли вы, что мы вовремя это осуществим?»; «Когда можно начать работу?»; «Как обстоят дела со сроками?».
Другим признаком, свидетельствующим о том, что близит-ся конец беседы, является изменение поведения собеседника:
1) он в расслабленном состоянии наклоняется вперед с выражени-ем заинтересованности или, наоборот, разводит или сжимает руки;
2) он проявляет знаки дружеского отношения; 3) он слушает вас с выражением одобрения, иногда кивая головой; 4) он снова пере-листывает ваш проект, просматривая имеющиеся в нем данные.
|
|
Эмиссия газов от очистных сооружений канализации: В последние годы внимание мирового сообщества сосредоточено на экологических проблемах...
Типы оградительных сооружений в морском порту: По расположению оградительных сооружений в плане различают волноломы, обе оконечности...
Опора деревянной одностоечной и способы укрепление угловых опор: Опоры ВЛ - конструкции, предназначенные для поддерживания проводов на необходимой высоте над землей, водой...
Индивидуальные и групповые автопоилки: для животных. Схемы и конструкции...
© cyberpedia.su 2017-2024 - Не является автором материалов. Исключительное право сохранено за автором текста.
Если вы не хотите, чтобы данный материал был у нас на сайте, перейдите по ссылке: Нарушение авторских прав. Мы поможем в написании вашей работы!