Права и ответственность службы ДОУ

 

4.1. Служба ДОУ имеет право:

 

4.1.1. Осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации и подведомственной системе и принимать к этому соответствующие меры.

 

4.1.2. Требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации и контролировать выполнение этих правил.

 

4.1.3. Запрашивать у структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы.

 

4.1.4. Проводить проверки организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер.

 

4.1.5. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства.

 

4.1.6. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.

 

4.1.7. Совместно с ВЦ определять процессы документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации.

 

4.1.8. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

 

4.1.9. Разрабатывать положения о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работников.

 

4.1.10. Вносить руководству предложения о применении административных мер во всех случаях нарушений подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами.

 

4.1.11. Участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними.

 

4.1.12. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.

 

4.2. Служба ДОУ несет ответственность за:

 

4.2.1. Обеспечение установленного порядка работы с документами в организации.

 

4.2.2. Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников.

 

Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями

 

5.1. Со структурными подразделениями - по вопросам документационного обеспечения.

 

5.2. С юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

 

5.3. Со службами кадров, труда и заработной платы и с соответствующими научно-исследовательскими организациями - по вопросам подбора и расстановки кадров и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствованием стиля и методов работы с документами.

 

5.4. Со службами хозяйственного обслуживания - по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями, бытового обслуживания работников службы ДОУ.

 

5.5. С вычислительным центром - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий и применения средств вычислительной техники, оперативной обработки информации и соблюдения требований нормативно-методических документов.

 

 

#G0Начальник управления

Подпись

Г.П.Петров

Приложение 8

#G0ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Секретаря-референта

 

Общие положения

 

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.

 

1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.

 

1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.

 

1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

 

- законодательными актами РФ;

 

- Уставом предприятия;

 

- Положением о функциональных службах предприятия;

 

- приказами (указаниями) руководства предприятия;

 

- нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

 

- настоящей должностной инструкцией.

 

1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.

 

1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами:

 

- перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;

 

- организации работы с документами, составления документации;

 

- организации управленческого труда;

 

- применения средств вычислительной и организационной техники;

 

- перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера;

 

- культуры труда и служебной этики;

 

- охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

 

Функции

 

На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

 

2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.

 

2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.

 

2.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия.

 

2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.

 

2.5. Ведение и оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу).

 

Должностные обязанности

 

Секретарь-референт должен:

 

3.1. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.

 

3.2. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.

 

3.3. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественно их выполнение.

 

3.4. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.

 

3.5. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т.п.).

 

3.6. Вести прием посетителей.

 

3.7. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:

 

- оформление приказов по личному составу;

 

- оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;

 

- оформление трудовых книжек;

 

- оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);

 

- оформление командировочных документов;

 

- оформление листов нетрудоспособности;

 

- ведение табеля учета рабочего времени;

 

- выдача справок о трудовом стаже и зарплате.

 

3.8. Обеспечивать выполнение машинописных и копировальных работ.

 

3.9. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации документационного обеспечения предприятия.

 

3.10. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или уничтожение.

 

3.11. Выполнять отдельные поручения руководства, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия.

 

Права

 

Секретарь-референт имеет право:

 

4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

 

4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.

 

4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготавливаемых с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ Р 6.30-97), международных правил оформления документов (ISO).

 

4.4. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.

 

4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствования форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

 

4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в процессе деятельности предприятия.

 

4.7. Работать с документами, имеющими гриф "Для служебного пользования".

 

4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.

 

4.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.

 

Ответственность

 

Секретарь-референт несет ответственность за:

 

5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия.

 

5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.

 

5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф "Для служебного пользования".

 

5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

 

#G0Зам. руководителя

Подпись

А.П.Сидоров

 

Контрольная работа № 6