Цель работы: закрепить тему «Организация работы с документацией» и рассмотреть документы, являющиеся основой для организации делопроизводственного процесса на предприятии.

Порядок выполнения работы

 

Ответить на вопросы, изложенные в заданиях, для этого рекомендуется учебник «Делопроизводство» автора М.И. Басакова.

Практическая работа состоит из 3-х заданий по чтобы выполнить задания необходимо использовать предложенные приложения.

Задание 1

 

1. Что включает в себя понятие «делопроизводство»?

2. С чем связано появление понятия «документационное обеспечение управления»?

3. В чем взаимосвязь понятий «информация» и «документ»?

4. Что понимается под юридической силой документа?

5. Как Вы понимаете процесс унификации документов?

6. В каком документе закреплены определения основных профессиональных терминов по делопроизводству?

7. Какие формы организации работы с документами существуют в практике? В чем достоинства и недостатки каждой из них?

8. В каком документе закреплены наименования должностей работников службы делопроизводства (укажите должности)?

10. Перечислите задачи и функции службы делопроизводства.

11. Какие федеральные законы, нормативные акты по регулированию сферы делопроизводства Вам известны?

Задание 2

1. Что понимается под документооборотом?

2. Какие основные потоки документов можно выделить в организации и в чем их особенность?

3. Какие документы составляют входящий документопоток?

4. В чем значение предварительного просмотра и распределения поступивших документов и как они проводятся?

5. Каковы этапы первичной обработки поступивших документов?

6. Каковы правила обработки исходящих документов?

7. Укажите порядок прохождения внутренних документов

Задание 3

Создать презентацию. Выбрать одну из ниже перечисленных тем:

 

 

Документооборот

Организация документооборота

Требования к регистрации документов

Номенклатура дел организации

Экспертиза ценности документов

Хранение документов

Технические средства, применяемые в делопроизводстве

Общее представление о технических средствах

Персональный компьютер

Автоматизация работы с документами на базе ПК

Документы по снабжению и сбыту

Понятие и структура договора

Договора

Официальная и личные доверенности. Накладная. Наряд

Коммерческие акты

Претензионные письма. Исковые заявления

Бухгалтерская и финансово-расчетная документация

Общая характеристика документов по финансово-расчетным операциям

Классификация учетных документов

Оформление открытия счетов организаций

Основные виды документов по финансово-расчетным операциям

Документация по трудовым отношениям

Общие сведения о документации по личному составу

Оформление документации по личному составу

Электронный документ: понятие, достоинства и проблемы использования

7. Виды и оформление организационно-правовых документов

8. Виды и оформление распорядительных документов

9. Виды и оформление информационно-справочной документации

10. Переписка (корреспонденция). Классификация служебных писем и их оформление.

Язык и стиль служебной документации. Особенности языка и композиции служебных документов.

Оформление в документах таблиц.

Унификация и стандартизация управленческой документации.

Преимущества хранения документов в электронной форме. Общие принципы хранения электронных документов.

Организационная структура Internet. Способы адресации.

Правила техники безопасности при работе на ПК.

Негосударственные архивы: архивы политических партий и общественных объединений.

Приложение 7

#G0Примерное положение о структурном подразделении по делопроизводству

 

 

#G0Герб РФ (если государственное учреждение) Наименование организации   Документационное обеспечение управления   ПОЛОЖЕНИЕ   00.00.2000 N __________

УТВЕРЖДАЮ   Директор организации   Подпись И.И.Петров Дата

 

Общие положения

 

1.1. Документационное обеспечение управления осуществляет служба Документационного обеспечения управления (ДОУ), действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю.

 

1.2. В состав службы ДОУ, как правило, включаются отдел делопроизводства (приемная, секретариат руководителя, секретариаты заместителей руководителя, секретариат коллегии, протокольное бюро), канцелярия (экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем граждан, отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив.

 

1.3. Работа службы ДОУ регламентируется положением о ней, которое разрабатывается на основе настоящего Положения. Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ и утверждаются ее руководителем или его заместителем. При изменении функций и задач службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.

 

1.4. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.

 

1.5. Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля.

 

1.6. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования.

 

Цели и задачи службы ДОУ

 

Основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Служба ДОУ решает следующие задачи:

 

- совершенствование форм и методов работы с документами;

 

- обеспечение единого порядка документирования, организация работы с документами, построение поисковых систем;

 

- контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами;

 

- сокращение документооборота, количества форм документов;

 

- разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения организации;

 

- участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, персональных компьютеров.

 

Функции службы ДОУ

 

В соответствии с возложенными задачами в функции службы ДОУ входит следующее:

 

3.1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений.

 

3.2. Осуществление обработки, регистрации документов и учебно-справочной работы по документам.

 

3.3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.

 

3.4. Контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.

 

3.5. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов, разработка и проектирование бланков документов.

 

3.6. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документов информации.

 

3.7. Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.

 

3.8. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.

 

3.9. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

 

3.10. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив.

 

3.11. Организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации.

 

3.12. Повышение квалификации работников службы ДОУ, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции.

 

3.13. Организация рабочих мест, в том числе автоматизация.