Цель работы: Научиться составлять и оформлять организационно-распорядительные документы в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003

Контрольная работа № 1

Тема: «Составление и оформление ОРД»

Цель работы: Научиться составлять и оформлять организационно-распорядительные документы в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003

 

Порядок выполнения работы

 

Практическая работа состоит из 4-х заданий по составлению ОРД. Чтобы оформить документы необходимо использовать типовые формы, которые находятся в приложениях 1- 6. В приложениях также представлены заполненные образцы этих документов.

Задание 1

 

Оформить заявление кассира завода «Свет» с просьбой предоставить ученический отпуск с 06.03.20__ по 18.03.20__ продолжительностью 13 календарных дней на основании справки – вызова № 5655 от 01.03.20__. Ф.И.О. кассира Иванова Ирина Петровна. Для примера используйте приложение 1.

Задание 2

 

Оформить приказ по личному составу.

Приказ № 65к от 05.03.20__ «О предоставлении ученического отпуска» кассиру завода И.П. Ивановной с 06.03.20__ по 18.03.20__ продолжительностью 13 календарных дней на основании справки-вызова № 5655 от 01.03.20_ и заявления кассира И.П. Ивановной.

Проставить визу согласования начальника отдела кадров О.А. Сергеевой и отметку об ознакомлении с приказом Ивановой.

Задание 3

 

Оформить приказ по основной деятельности.

 

В соответствии с Распоряжением Министра от 04.03.20__ № 115 «Об усилении противопожарной безопасности и усилении охраны в период праздничных дней» составить приказ № 245 от 06.03.20__ изданный директором Научно-производственного объединения «Агроприбор» г. Москвы М.Д. Галкиным.

В распорядительной части выделить 4 пункта:

1. Об организации уборки территории объединения

2. О проверке состояния электропроводки

3. О предоставлении в секретариат генерального директора списка сотрудников, пребывание которых необходимо на территории объединения в праздничные дни

4. Контроль за исполнением возлагается на главного инженера объединения П.Р. Жарова.

Каждый пункт рассмотреть по схеме «Кому?», «Что нужно сделать?», «До какого срока?».

Например, к п.1 Заведующему складом О.Н. Никитину организовать уборку территории до 07.03.20__.

Проставить визу главного инженера

Поставить отметку об исполнителе. Исполнителем является Соловьева телефон 302-34-56

 

Задание 4

 

Оформить распоряжение № 137 от 10.03.20__ главного инженера Московского станкостроительного завода «Техмаш» Д.М. Солнцева «О внедрении стандарта ОРД СТП 02-601» на основе предложенных образцов в приложении 5 и 6.

В распорядительной части указать 4 пункта:

1. О внедрении стандарта ОРД СТП 02-601 во всех службах, на участках и в структурных подразделениях завода с 01.04.20__.

2. Об организации занятий по изучению СТП 02-601 со специалистами и инженерно-технологическим персоналом (с указанием «Кому» и с какого числа)

3. Об организации тиражирования бланков ОРД, типовых текстов и унифицированных форм (с указанием «Кому?»)

4. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя директора по общим вопросам И.К. Бирова.

Проставить визу юрисконсульта П.К. Лунова

Поставить отметку об исполнителе. Исполнителем является Журавлева телефон 308-34-16

Приложение 1

ОБРАЗЕЦ ЗАЯВЛЕНИЯ

 

Генеральному директору

ОАО «Северные регионы»

М.Ю. Кочеткову

бухгалтера

А.В. Захарова

 

 

ЗАЯВЛЕНИЕ

 

Прошу предоставить очередной отпуск на основании графика отпусков с 01.03.2016 по 28.03.2016 продолжительностью 28 календарных дней.

 

(подпись) А.В. Захаров

20.02.2016

 

 

Приложение 2

 

ОБРАЗЕЦ ПРИКАЗА ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

 

ТОО «Светлана»

 

ПРИКАЗ

 

10.03.2015 № 68

 

О приеме на работу

 

 

ПРИКАЗЫВАЮ:

 

Принять С.М. Ракитину на должность главного бухгалтера цеха № 1

с 05.03.2015 с окладом 10000 (десять тысяч) рублей в месяц согласно заключенному трудовому контракту.

 

Основание: Трудовой контракт № 20 от 05.03.2015

 

 

Генеральный директор О.В. Сидоров

 

Заместитель директора по кадрам С.М. Павлова

 

 

Юрисконсульт

С.К. Игнатьев

 

С приказом ознакомлена С.М. Ракитина

 

10.03.2015

Приложение 3

 

МАКЕТ ПРИКАЗА ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Наименование министерства

или ведомства

 

Наименование организации

 

ПРИКАЗ

 

00.00.0000 №

 

Место издания

 

Заголовок (краткое содержание, выраженное

отглагольным существительным в предложном

падеже, начинается прологом «О…»)

 

 

Текст констатирующей части приказа. приводятся факты, послужившие основанием для издания приказа. Констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть начинается словом

ПРИКАЗЫВАЮ: (пишется отдельно на строке)

1. Полное наименование должности исполнителя И.О. Фамилия в дательном падеже или наименование структурного подразделения – необходимые действия, выраженные глаголом в неопределенной форме, - срок действия (без слова «срок»)

2. Полное наименование должности И.О. Фамилия или структурное подразделение (если в пункте несколько действий, разных по характеру, то каждое выделяется в подпункт):

2.1 Действие и срок исполнения

2.2 То же

3. Последний пункт имеет постоянную формулировку:

Контроль за исполнением приказа возложить на (структурное подразделение или лицо, на которое возлагается контроль, наименование должности, фамилия, инициалы в винительном падеже).

 

Наименование

должности руководителя И.О. Фамилия

 

Если необходимо, то в этом месте указывают визы (без слова «виза»)

например

 

Главный бухгалтер И.О. Фамилия

Дата

 

Приложение 4

 

Приложение 5

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ Дата № Место издания Заглавие начинаетсяс вопроса - О чем... Текст документа может начинаться с констатирующей части излагается цель или причина создания. Констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть начинается словомОБЯЗЫВАЮ: 1. Распорядительные пункты строят по схеме: исполнитель - действие - срок.Последний пункт распоряжения формулируют следующим образом:Контроль за выполнением распоряжения возложить на наименование должности, инициалы, фамилия. Текст печатают через 1,5 интервала. Наименование должности лица,подписавшего документ И.О. Фамилия Гриф согласованияили визы Исполнитель, телефон

Приложение 6

 

ОАО «АБСОЛЮТ»

РАСПОРЯЖЕНИЕ
15.04.2016 № 145

О проведении ремонтных работ

В связи с аварийным состоянием отопительной системы в комнате № 40

 

ОБЯЗЫВАЮ:

 

1. Провести ремонтные работы в комнате № 40 до 01.05.2016. Ответственный – начальник технического отдела В.С. Антонов

2. Контроль за исполнением распоряжения возложить на главного инженера А.В. Терехова

 

Генеральный директор В.С.Семенов

 

Терентьева

233 67 88

Контрольная работа № 2

Тема: «Составление и оформление информационно-справочной документации»

Порядок выполнения работы

 

Практическая работа состоит из 3-х заданий по составлению ОРД. Чтобы оформить документы необходимо использовать типовые формы, которые находятся в приложениях. В приложениях также представлены заполненные образцы этих документов.

 

Задание 1

При помощи приложения 1 и 2 составить акт ревизии кассы предприятия ТОО "Спартак" № 15 от 14.03.20__. Основанием является приказ директора № 165 от 13.03.20__.

В состав комиссии, проводящей ревизию входят:

Председатель - зам. директора С.Н. Козлов

Члены комиссии: 1. Гл. бухгалтер Н.М. Рогова

2. Ст. бухгалтер З.А. Орлова

3. Бухгалтер О.И. Учаева

Присутствовали: зам. гл. бухгалтера Г.Н. Королев

кассир В.И. Максимова

Ревизия была проведена в период с 14.03.20__ по 16.03.20__

В результате проведенной ревизии установлено:

1. Остаток наличных денег в кассе по состоянию на 14.03.20__ согласно кассовой книги и данным бухгалтерского учета должен составлять 5000 руб.

2. Фактический остаток наличных денег в кассе составляет 4800 руб. Недостача денег в кассе - 200 руб.

3. Недостача наличных денег в кассе образовалась по вине кассира В.И. Максимовой

Акт составлен в 3-х экземплярах: 1-й экз. - в дело № 05-11

2-й экз. -директору предприятия

3-й экз. - гл. бухгалтеру

В приложении объяснительная записка кассира В.И.Максимовой на 1 л. в 1 экз. (саму объяснительную записку писать не нужно, необходимо в тексте акта сделать пометку о наличии приложений)

Оформить гриф утверждения: директор А.А. Беркут, дата утверждения 18.03.20__.

Оформить реквизит "отметка о направлении документа в дело"

Исполнитель В.А.Алукин дата 25.03.20__.

Используйте приложение 1 и 2

Задание 2

 

Составить объяснительную записку на имя заведующего отделением о причине опоздания на 1-ю пару 17.03.20__. В тексте указать причину опоздания.

Задание 3

 

Составить докладную записку от 18.03.20__. написанную начальником управления В.О. Ильиным, адресованную Генеральному директору ОАО «Перевозки» Т.П. Данилину о переводе на должность.

Причиной, послужившей составлению докладной является реорганизация структуры Управления и укрупнение отделов в результате чего происходит перераспределение функций сотрудников.

Начальник управления Ильин просит перевести старшего экономиста СТ. Николаева из отдела автомобильных перевозок в таможенные отдел с последующим внесением изменений в штатное расписание.

Используйте приложения 3 и 4.

Приложение 1

Макет акта

Наименование министерства УТВЕРЖДЕНИЕили ведомства (при необходимости) НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИНаименование структурного подразделения АКТ 00.00.0000 № Город Краткое содержание события или факта, сформулированноеотглагольным существительнымв именительном падеже Основание: Распорядительный или нормативный документ, устное распоряжение, послужившее основанием для написания акта (через 1 интервал)Составлен комиссией: Председатель: Наименование должности И.О. Фамилия Члены комиссии: Наименование должности И.О. Фамилия (располагаются в алфавитном порядке через запятую, через 1 интервал)Присутствовали: Наименование должности И.О. Фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта, располагаются также через запятую. Текст констатирующей части акта: описание проведенной работы, фиксация установленных фактов, выводы и заключения комиссии, конкретные предложения. Констатирующая часть может быть разделена на пункты или оформлена цифровой таблицей. Текст пишут через 1,5 интервала. При необходимости указать количество экземпляров: Составлен в двух экземплярах:1-й-кому (куда);2-й - кому (куда). Председатель Подпись И. О. ФамилияЧлены комиссии Подпись И. О. Фамилия Подпись И. О. Фамилия Подпись И. О. Фамилия

Приложение 2

Образец акта

ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПРОМЫШЛЕННОСТИ СТРОИТЕЛЬНЫХ МАТЕРИАЛОВ АКТ 10.10.2015 № 7 г. Тула Установление фактической производительности технологической линии Основание: Приказ министра промышленности строительных материалов от 10.09.2015 № 108 Составлен комиссией:Председатель: Главный технолог управления Д.М. ПетровЧлены комиссии: Руководитель лаборатории С.И. Макаров, старший инженер лаборатории Ю.В. СимаковПрисутствовал: Главный инженер завода № 1 М.П. Радин В период с 10.10.2015 по 12.10.2015 комиссия провела работу по установлению фактической производительности технологической линии по изготовлению асбестоцементных листов на заводе № 1. Линия принята в эксплуатацию в декабре 2014 года со средней производительностью 88 листов/час. За прошедшее время производительность линии значительно возросла. Для уточнения производительности линии и качества продукции комиссия рассмотрела материалы: сведения о работе линии за весь период; физико-механические показатели. В результате работы комиссия определила часовую производительность линии 400 листов, что соответствует годовой мощности 300 млн. листов в год. Составлен в трех экземплярах:1-й - Главасбесту;2-й - НИИпроектасбесту;3-й - заводу № 1. Председатель Д.М.Петров Члены комиссии С.И.Макаров Ю.В.Симаков Присутствовал М.П. Радин В дело 00-00Подпись дата Приложение 3Макет докладной записки Наименование министерства Наименование должности адресата сили ведомства включением наименования организации в дательном падеже НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ И.О. Фамилия ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 00.00.0000 № Место издания Заголовок к тексту, выраженный отглагольным существительным в предложном падеже, начинается предлога О Машинописный текст докладной записки печатают через 1,5 интервала. Не следует текст начинать словами: "Довожу до Вашего сведения..." Текст состоит из двух частей. Если сведения, приводимые в докладной записке, относятся к определенной дате или отрезку времени, то это время включается в заголовок. Оформляют приложение, если оно есть, после текста. Приложение: 1. План-график на 2 л. в 2 экз. 2. Таблица расчетов на 1 л. в 2 экз. Наименование должности лица, подписавшего документ И.О. Фамилия В дело 00-00 Подпись Дата

Приложение 4

Образец докладная записка

Контрольно-ревизионный Генеральному директоруотдел объединения И.И. Иванову ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 10.04.2015 Москва О назначении документальной ревизии в магазине № 000 При инвентаризации товарных фондов магазина № 15 09.04.2015 обнаружена недостача различных товаров на сумму 1321 руб. 00 коп.Прошу Вас назначить документальную ревизию товарных операций магазина № 000 с 01.01.2015 по 09.04.2015. Заместитель начальника отдела Подпись П.А. Кодин

Контрольная работа № 3

Тема «Составление и оформление писем»

 

Порядок выполнения работы

 

Практическая работа состоит из 3-х заданий по составлению служебных писем. Чтобы оформить документы необходимо использовать типовые формы, которые находятся в приложениях. В приложениях также представлены заполненные образцы этих документов.

 

Задание 1

 

Составьте письмо – приглашение № 544 от 10.07.20__ по сл. данным:

Институт точных приборов посылает письмо – приглашение директору ЦНИИ «Прометей» Константину Сергеевичу с приглашением посетить международную специализированную выставку «Экономия материальных и топливно–энергетических ресурсов в строительстве и промышленности». Выставка состоится в г. Москва в павильоне выставочного центра на Красной Пресне 18 августа 20__ года с 9.00 до 20.00. Адрес института точных приборов г. Москва ул. Плеханова 36, тел. 237-87-77. Директор института точных приборов С. К. Сергеев.

Используйте приложение 1.

 

Задание 2

 

Составьте гарантийное письмо № 589 от 23.09.20__ по следующим данным:

ООО «Миг» гарантирует АО «Восторг» отгрузку аккумуляторных батарей на сумму 324000 (Триста двадцать четыре тысячи) рублей 00 копеек в течение 2-х недель с момента поступления денежных средств на расчетный счет.

Адрес ООО «Миг» г. Москва ул. Садовая 36, тел. 237-87-87. Директор ООО «Миг» М. К.Максимов.

Используйте приложение 1.

Задание 3

 

Составьте информационное письмо № 59 от 12.09.20__ по следующим данным:

Московский полиграфический техникум сообщает директору школы № 12 В.С. Антоновой о том, что в новом учебном году техникум открывает два новых факультета:

1. Лазерные технологии в полиграфии

2. Юридический

Правила приема общие для всех.

Адрес Московского полиграфического техникума г. Москва ул. Мира 86, тел. 337-87-87. Директор техникума М.С. Игнатьева.

Используйте приложение 1.

 

Приложение 5

 

Наименование организации Реквизит «Адресат»

отправителя

 

 

Справочные данные организации-

отправителя

 

№ ___________

На № _________от ____________

 

 

Текст письма. Письма – приглашения начинаются со слов «Уважаемый...........!»

Текст гарантийного письма начинается со слов «Настоящим гарантируем …»

Текст информационного письма начинается со слов «Администрация колледжа сообщает, что …»

 

Должность отправителя И. О. Фамилия

 

Контрольная работа № 4

Тема «Составление и оформление договоров»

 

Порядок выполнения работы

 

Практическая работа состоит из одного задания по составлению договора. Чтобы оформить документы необходимо использовать типовые формы, которые находятся в приложениях.

Задание 1

 

Используя приложение 1 оформите договор купли-продажи по следующим данным.

АО «Пирамида» реализует ООО «Атлант» партию бумаги ксероксной «Снегурочка» в количестве 10000 пачек. Цена одной пачки составляет 110 руб. в т.ч. НДС 18%.

Расчет осуществляется следующим образом: 40% в виде авансового платежа, а остальное не позднее семи дней после поставки продукции.

Форма оплаты- платежное поручение.

Директор АО «Пирамида» А.С.Бугров, ООО «Атлант» Д.Н. Кочкин Оба предприятия действуют на основании Устава.

В разделе 4 «Ответственность сторон» укажите пункт следующего характера: «В случае нарушения покупателем срока платежа будет начисляться пени в размере 2% за каждый день просрочки»

Юридический адрес АО «Пирамида»: г. Самара, ул. Черемушкинская 17/1, ИНН – 1598415 р/с № 12345678900000000126 в «ИнкомБанке» г. Самара.

Юридический адрес ООО «Атлант»: г. Самара ул. Союзная 25,ИНН 169847511, р/с 21365478900000000158 в «Триумф - Банке» г. Самара.

Приложение 6

ДОГОВОР КУПЛИ – ПРОДАЖИ

 

г.________________ «___»_____________20___г.

 

______________________________________________________________,

именуемое в дальнейшем «Продавец», в лице________________________

(Ф.И.О., должность)

действующего на основании_______________________________________

__________________, с одной стороны, и _____________________________, ________________ именуемое в дальнейшем ________________________

«Покупатель», в лице____________________________________________________________________________________________________________________________,

(Ф.И.О., должность)

действующего на основании _________________________________________,

с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА.

1.1. Продавец передает в собственность, a Покупатель принимает м оплачивает следующее имущество:_________________________________

(наименование, кол-во, т.п)

2. ЦЕНА ТОВАРА И ПОРЯДОК РАСЧЕТОВ.

2.1. Цена товара составляет ___________________________________.

2.2. Цена товара включает ____________________________________.

2.3. Изменение цены на товар не допускается в течение срока действия договора.

2.4. Расчеты по договору производятся__________________________

________________________________________________________________.

(единовременно, поэтапно, авансовым платежом)

2.5. Форма оплаты___________________________________________.

(плат, треб, плат. поруч., наличный расчет и т. д.)

3. ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН.

3.1. Продавец обязуется:

- не позднее ____________________ передать Покупателю имущество в состоянии, отвечающем условиям настоящего договора.

3.2. Покупатель обязуется:

- принять имущество в порядке и сроки, установленные настоящим договором и действующим законодательством;

- оплатить имущество в соответствии с условиями договора (раздел 2).

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН.

4.1. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств по настоящему договору стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством РФ.

4.2. В случае возникновения разногласий по настоящему договору, споры решаются путем переговоров.

При не достижении согласия споры рассматриваются в судебном порядке.

5. ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ.

5.1. Изменения и дополнения к настоящему договору совершаются в письменной форме и подписываются обеими сторонами.

5.2. Настоящий договор вступает в силу с ________________________

и действует по _____________________________________________.

5.3. Договор составлен в ______ экземплярах, имеющих равную юридическую силу.

Юридические адреса, реквизиты и подписи сторон

 

Продавец Покупатель

_______________________ _______________________

_______________________ _______________________

_______________________ _______________________

______________________ ________________________

М.П._________________ М.П.___________________

(подпись) (подпись)

 

Контрольная работа № 5

Тема «Организация работы с документами в учреждении»

 

Порядок выполнения работы

 

Ответить на вопросы, изложенные в заданиях, для этого рекомендуется учебник «Делопроизводство» автора М.И. Басакова.

Практическая работа состоит из 3-х заданий по чтобы выполнить задания необходимо использовать предложенные приложения.

Задание 1

 

1. Что включает в себя понятие «делопроизводство»?

2. С чем связано появление понятия «документационное обеспечение управления»?

3. В чем взаимосвязь понятий «информация» и «документ»?

4. Что понимается под юридической силой документа?

5. Как Вы понимаете процесс унификации документов?

6. В каком документе закреплены определения основных профессиональных терминов по делопроизводству?

7. Какие формы организации работы с документами существуют в практике? В чем достоинства и недостатки каждой из них?

8. В каком документе закреплены наименования должностей работников службы делопроизводства (укажите должности)?

10. Перечислите задачи и функции службы делопроизводства.

11. Какие федеральные законы, нормативные акты по регулированию сферы делопроизводства Вам известны?

Задание 2

1. Что понимается под документооборотом?

2. Какие основные потоки документов можно выделить в организации и в чем их особенность?

3. Какие документы составляют входящий документопоток?

4. В чем значение предварительного просмотра и распределения поступивших документов и как они проводятся?

5. Каковы этапы первичной обработки поступивших документов?

6. Каковы правила обработки исходящих документов?

7. Укажите порядок прохождения внутренних документов

Задание 3

Создать презентацию. Выбрать одну из ниже перечисленных тем:

 

 

Документооборот

Требования к регистрации документов

Хранение документов

Персональный компьютер

Договора

Коммерческие акты

Оформление открытия счетов организаций

Оформление документации по личному составу

Оформление в документах таблиц.

Приложение 7

#G0Примерное положение о структурном подразделении по делопроизводству

 

 

#G0Герб РФ (если государственное учреждение) Наименование организации   Документационное обеспечение управления   ПОЛОЖЕНИЕ   00.00.2000 N __________

УТВЕРЖДАЮ   Директор организации   Подпись И.И.Петров Дата

 

Общие положения

 

1.1. Документационное обеспечение управления осуществляет служба Документационного обеспечения управления (ДОУ), действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю.

 

1.2. В состав службы ДОУ, как правило, включаются отдел делопроизводства (приемная, секретариат руководителя, секретариаты заместителей руководителя, секретариат коллегии, протокольное бюро), канцелярия (экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем граждан, отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив.

 

1.3. Работа службы ДОУ регламентируется положением о ней, которое разрабатывается на основе настоящего Положения. Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ и утверждаются ее руководителем или его заместителем. При изменении функций и задач службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.

 

1.4. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.

 

1.5. Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля.

 

1.6. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования.

 

Цели и задачи службы ДОУ

 

Основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Служба ДОУ решает следующие задачи:

 

- совершенствование форм и методов работы с документами;

 

- обеспечение единого порядка документирования, организация работы с документами, построение поисковых систем;

 

- контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами;

 

- сокращение документооборота, количества форм документов;

 

- разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения организации;

 

- участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, персональных компьютеров.

 

Функции службы ДОУ

 

В соответствии с возложенными задачами в функции службы ДОУ входит следующее:

 

3.1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений.

 

3.2. Осуществление обработки, регистрации документов и учебно-справочной работы по документам.

 

3.3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.

 

3.4. Контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.

 

3.5. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов, разработка и проектирование бланков документов.

 

3.6. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документов информации.

 

3.7. Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.

 

3.8. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.

 

3.9. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

 

3.10. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив.

 

3.11. Организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации.

 

3.12. Повышение квалификации работников службы ДОУ, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции.

 

3.13. Организация рабочих мест, в том числе автоматизация.

 

Приложение 8

#G0ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Секретаря-референта

 

Общие положения

 

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.

 

1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.

 

1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.

 

1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

 

- законодательными актами РФ;

 

- Уставом предприятия;

 

- Положением о функциональных службах предприятия;

 

- приказами (указаниями) руководства предприятия;

 

- нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

 

- настоящей должностной инструкцией.

 

1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.

 

1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами:

 

- перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;

 

- организации работы с документами, составления документации;

 

- организации управленческого труда;

 

- применения средств вычислительной и организационной техники;

 

- перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера;

 

- культуры труда и служебной этики;

 

- охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

 

Функции

 

На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

 

2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.

 

2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.

 

2.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия.

 

2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.

 

2.5. Ведение и оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу).

 

Должностные обязанности

 

Секретарь-референт должен:

 

3.1. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.

 

3.2. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.

 

3.3. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественно их выполнение.

 

3.4. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.

 

3.5. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т.п.).

 

3.6. Вести прием посетителей.

 

3.7. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:

 

- оформление приказов по личному составу;

 

- оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;

 

- оформление трудовых книжек;

 

- оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);

 

- оформление командировочных документов;

 

- оформление листов нетрудоспособности;

 

- ведение табеля учета рабочего времени;

 

- выдача справок о трудовом стаже и зарплате.

 

3.8. Обеспечивать выполнение машинописных и копировальных работ.

 

3.9. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации документационного обеспечения предприятия.

 

3.10. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или уничтожение.

 

3.11. Выполнять отдельные поручения руководства, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия.

 

Права

 

Секретарь-референт имеет право:

 

4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

 

4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.

 

4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготавливаемых с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ Р 6.30-97), международных правил оформления документов (ISO).

 

4.4. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.

 

4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствования форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

 

4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в процессе деятельности предприятия.

 

4.7. Работать с документами, имеющими гриф "Для служебного пользования".

 

4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.

 

4.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.

 

Ответственность

 

Секретарь-референт несет ответственность за:

 

5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия.

 

5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.

 

5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф "Для служебного пользования".

 

5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

 

#G0Зам. руководителя

Подпись

А.П.Сидоров

 

Контрольная работа № 6

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. ГОСТ Р 6.30 – 2003

2. М.И. Басаков, О.И. Замыцкова. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). – Ростов-на-Дону: Феникс, 2015. – 376 с.

3. С.Ю. Кабашов, И.Г. Асфандиярова. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях. – М.: Флинта, 2012. – 294 с.

4. Полезные ссылки в Internet:

DOCFLOW – все о СЭД (системы электронного документооборота) [Электронный ресурс]. – Режим доступа: www.docflow.ru

Гильдия Управляющих Документацией – официальный сайт [Электронный ресурс]. – Режим доступа: www.gdm.ru

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела – официальный сайт [Электронный ресурс]. – Режим доступа: www.vniidad.ru

Контрольная работа № 1

Тема: «Составление и оформление ОРД»

Цель работы: Научиться составлять и оформлять организационно-распорядительные документы в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003

 

Порядок выполнения работы

 

Практическая работа состоит из 4-х заданий по составлению ОРД. Чтобы оформить документы необходимо использовать т