Упражнение 3. Создание отчета в Конструкторе

Заголовок отчета – печатается только один раз в самом начале отчета. В заголовок отчета включается информация, которая обычно помещается на обложке (эмблема компании, название отчета или дата). Заголовок печатается перед верхним колонтитулом.

Верхний колонтитул – печатается вверху каждой страницы отчета.

Заголовок группы – печатается перед каждой новой группой записей отчета и обычно используется для печати названия группы.

Область данных – этот раздел отчета печатается один раз для каждой строки данных из источника записей. В области данных размещаются элементы управления, составляющие основное содержание отчета.

Примечание группы – печатается в конце каждой группы записей отчета. Примечание группы можно использовать для печати сводной информации по группе.

Нижний колонтитул – печатается внизу каждой страницы отчета. Используется для нумерации страниц и для печати постраничной информации.

Примечание отчета – печатается один раз в самом конце отчета. Примечание отчета можно использовать для печати итогов и другой сводной информации по всему отчету.

1. Откройте в Access 2007 БД Личная картотека.

2. Щелкните вкладку Создание.

3. В группе Отчеты щелкните кнопку Конструктор отчетов. Приложение Access 2007 создаст пустой отчет и отобразит его в режиме Конструктора (рис. 5.1).

Рис. 5.1. Новый отчет в Конструкторе.

4. Добавьте в отчет строку заголовка. Для этого перейдите на контекстную вкладку Конструктор, нажмите кнопку Заголовок в группе Элементы управления и введите текст заголовка (Справочник контактов). Окончив ввод, нажмите клавишу Enter.

5. При необходимости переместите заголовок отчета, если он расположен неудачно. Для этого подведите указатель мыши к рамке заголовка и перетащите его в желаемое место раздела Заголовок отчета.

6. В области Список полей щелкните знак плюс (+) рядом с таблицей, содержащей поля, которые нужно включить в отчет. Если в отчете должны использоваться поля из нескольких таблиц, раскройте списки полей всех нужных вам таблиц.

Создаем отчет на основе таблиц Мои контакты и Группы контактов, поэтому щелкните знаки (+) перед названиями этих таблиц. В результате в области Список полей отобразится перечень полей таблиц Группы контактов и Мои контакты.

7. Добавьте в раздел Область данных макета нового отчета все нужные вам поля таблиц. Для вставки поля дважды щелкните название этого поля в Список полей. В отчете появится группа из двух связанных элементов – собственно поля и подписи к нему (по умолчанию подпись совпадает с именем этого поля в исходной таблице):

1) дважды щелкните строку Описание в списке полей таблице Группы контактов и перетащите добавленное поле к верхнему краю раздела Область данных; после добавления поля область Список полей будет разбита на три раздела (рис. 5.2);

Рис. 5.2.

2) в разделе Доступные поля в связанной таблице области Список полей раскройте список полей таблицы Мои контакты;

3) в списке полей таблицы Мои контакты дважды щелкните строку Фамилия и перетащите добавленное поле к верхнему краю раздела Область данных, расположив его под предыдущим полем;

4) в списке полей таблицы Мои контакты дважды щелкните строку Имя и перетащите добавленное поле к верхнему краю раздела Область данных, расположив его под предыдущим полем;

5) в списке полей таблицы Мои контакты дважды щелкните строку Отчество и перетащите добавленное поле к верхнему краю раздела Область данных, расположив его под предыдущим полем;

6) в списке полей таблицы Мои контакты дважды щелкните строку Мобильный телефон и перетащите добавленное поле к верхнему краю раздела Область данных, расположив его под предыдущим полем;

7) в списке полей таблицы Мои контакты дважды щелкните строку Электронная почта и перетащите добавленное поле к верхнему краю раздела Область данных, расположив его под предыдущим полем (рис. 5.3).

 

Рис. 5.3.Добавление полей в отчет.

8. Удалим ненужные подписи полей. Щелкните подпись поля Описание и нажмите клавишу Delete. На отчете останется только поле Описание, содержащее данные. Затем точно также удалите подписи полей Фамилия, Имя, Отчество, Мобильный телефон и Электронная почта. Внешний вид отчета показан на рис. 5.4.

9. Выполним группировку по полю Описание, чтобы контакты выводились по категориям:

1) перейдите на контекстную вкладку Конструктор;

2) нажмите кнопку Группировка, расположенную в группе Группировка и итоги, в результате под отчетом отобразится область Группировка, сортировка и итоги;

3) в области Группировка, сортировка и итоги щелкните кнопку Добавить группировку;

4) щелкните название поля Описание в появившемся списке доступных полей отчета;

 

Рис. 5.4. Удаление подписей полей.

5) установите сортировку по полю Фамилия, для этого щелкните кнопку Добавить сортировку и выберите поле Фамилия.

6) Закройте область Группировка, сортировка и итоги, щелкнув по крестику в правом верхнем углу области.

10. Разместите добавленные поля в соответствующих разделах отчета:

1) перетащите поле Описание в раздел Заголовок группы «Описание» и расположите в левом верхнем углу раздела;

2) увеличьте длину поля Описание перетаскиванием его правой границы вправо;

3) уменьшите размер области Список полей, перетащив ее границу вправо, чтобы освободить на экране место для работы с отчетом;

4) переместите ползунок горизонтальной полосы прокрутки отчета в крайнюю правую позицию и увеличьте размер отчета, перетащив его правую границу вправо;

5) расположите поля Фамилия, Имя, Отчество, Мобильный телефон и Электронная почта в одну строку около верхней границы раздела Область данных с небольшим отступом по горизонтали;

6) переместите правую границу отчета таким образом, чтобы размер отчета соответствовал ширине строки полей (рис. 5.5).

 

Рис. 5.5.Размещение полей отчета.

 

11. Добавьте в отчет дополнительные элементы управления (например, подписи данных):

1)

Аа

перейдите на контекстную вкладку Конструктор, в груп­пе Элементы управления нажмите кнопку – Надпись, щелкните раздел Заголовок группы «Описание» над полем Фамилия и введите текст Фамилия, имя, отчество:

2)

Аа

перейдите на контекстную вкладку Конструктор, в груп­пе Элементы управления нажмите кнопку – Надпись, щелкните раздел Заголовок Группы «Описание» над полем Мобильный телефон и введите текст Телефон;

3) перейдите на контекстную вкладку Конструктор, в группе Элементы управления нажмите кнопку Надпись, щелкните раздел Заголовок группы «Описание» над полем Электронная почта и введите текст e-mail;

4) расположите добавленные подписи в одной строке на уровне соответствующих им полей.

12. Отформатируйте данные отчета. Установите полужирный шрифт для подписей данных и полужирный курсив для поля Описание:

1) нажмите клавишу Shift и, не отпуская ее, последовательно щелкните надписи Фамилия, имя, отчество, Телефон и e-mail;

2)

Ж

перейдите на контекстную вкладку Конструктор и в группе Шрифт нажмите кнопку – Полужирный;

3) Щелкните поле Описание;

4)

К

Ж

Перейдите на контекстную вкладку Конструктор и в группе Шрифт нажмите сначала кнопку – Полужирный, а затем кнопку – Курсив.

13. Перетащите границы разделов отчета таким образом, чтобы по вертикали в разделах осталось как можно меньше неиспользуемого пространства (рис.5.6).

 

Рис. 5.6.Выбор размера разделов.

Рис. 5.7.Меню кнопки «Режим».

14. Переключитесь в режим представления отчета, чтобы посмотреть внешний вид созданного отчета. Для этого перейдите на контекстную вкладку Конструктор, в группе Режимы нажмите кнопку Режим и щелкните команду Представление отчета в раскрывшемся меню (рис.5.7).

15. Проверьте правильность отображения и размещения данных на страницах отчета.

16. Если в отчете есть ошибки, вернитесь в режим Конструктора и исправьте их.

17. Нажмите кнопку Сохранить на панели быстрого доступа, чтобы сохранить новый отчет в БД. На экране появится окно запроса имени нового отчета.

18. Введите желаемое название отчета в поле Имя отчета (Констуктор-отчет Справочник контактов) и нажмите кнопку ОК. Название нового отчета появится в области переходов.

19. Чтобы отчет выглядел более привлекательным, можно изменить цвет и форматирование каждого элемента отчета, но проще всего использовать стандартные стили оформления отчетов, имеющиеся в составе Access 2007.

20. Переключитесь в режим макета, чтобы получить доступ к средствам автоформатирования отчета. Для этого перейдите на вкладку Главная, в группе Режимы нажмите кнопку Режим и щелкните команду Режим макета в раскрывшемся меню (рис. 5.7).

21. Примените один из стандартных стилей оформления отчета. Для этого перейдите на контекстную вкладку Формат, в группе Автоформат нажмите кнопку Автоформат и в раскрывшемся списке щелкните стиль Аспект. Отчет будет оформлен в соответствии с выбранной схемой.

22. Переключитесь в режим Представления отчета, чтобы посмотреть внешний вид оформленного отчета. Для этого перейдите на контекстную вкладку Формат, в группе Режимы нажмите кнопку Режим и щелкните команду Представление отчета в раскрывшемся меню (рис.5.7). На экране будет показано новое оформление страницы отчета.

23. Нажмите кнопку Сохранить на панели быстрого доступа.

Контрольное задание

1. Создайте с помощью Мастера отчетов отчет на основе данных таблиц Профиль и Поставщик.

2. В отчет включите следующие поля таблицы Поставщик: Фирма, Представитель, Телефон, e-mail.

3. Перечень фирм выведите по категориям (добавьте в отчет поле Наименование группы таблицы Профиль и установите группировку по этому полю).

4. Просмотрите образец представления данных.

5. Макет отчета выберите Ступенчатый.

6. Стиль оформления отчета выберите Официальный.

7. Введите название нового отчета – Мастер-отчет Справочник поставщиков.

8. Сохраните новый отчет.

 

Контрольные вопросы

 

1. Что такое отчет в БД?

2. Какие способы создания нового отчета в Microsoft Access 2007 вы знаете?

3. Что такое макет отчета?

4. Что является источником записей отчета?

5. Какие виды макета отчета существуют в Microsoft Access 2007?

6. Что такое Заголовок отчета?

7. Что такое Колонтитулы отчета?

8. Где печатается Область дан ных в БД?

9. Что такое Заголовок группы?

10. Что такое Примечание группы и Примечание отчета?

 

Задание № 6

 

Выполнить настройку свойств отчета, изменение параметров страницы отчета, выбрать стиль автоматического форматирования отчета, осуществить добавление, изменение свойств и удаление элемента управления отчета, а также просмотр и печать отчета по приведенной ниже технологии.

Технология работы