Перемещение с помощью схемы документа

Одно из удобных средств перемещения по документу предоставляет режим Схема документа (в предыдущих редакциях Режим электронного документа). Этот режим открывается с помощью команды Вид –> Схема документа. В этом режиме экран разделяется на две части. В одной -- документ, в том режиме, в котором он находится в момент просмотра. В левой половине экрана представлена схема документа, составленная из заголовков разного уровня. Схема аналогична оглавлению.

 

 

14.

Форматирование абзацев

Если вам понадобится поместить заголовок документа в центре строки, что вы сделаете? Добавите в начало строки множество пробелов? Этого делать не надо ни в коем случае! Следует просто установить выравнивание по центру для абзаца, в котором содержится заголовок. Что такое выравнивание, можно понять из примера

Чтобы выполнить форматирование одного абзаца, достаточно установить в нем текстовый курсор. Выделять абзац не обязательно. Если же вы хотите изменить форматирование нескольких абзацев то следует выделить их. Также требуется выделить весть текст чтобы изменить форматирование всех абзацев документа. После того, как вы установили курсор в нужном абзаце или выделили несколько абзацев, можно изменить форматирование с помощью кнопок на панели форматирования. разместится в правой части документа.

Кроме выравнивания вы можете задать дополнительные отступы текста от края документа для любого абзаца настроив их в специальном диалоге. Выберите команду меню Формат * Абзац (Format * Para graph). На экране появится диалог настройки параметров абзаца.Для назначения определенного выравнивания используют кнопки: для выравнивания по левому краю, для выравнивания по правому краю, для выравнивания по центру. Рисунки на кнопках показывают, как будет выравниваться текст и их легко запомнить. К сожалению, в текстовом редакторе WordPad отсутствует возможность выравнивания по обоим краям, она имеется только в более мощных редакторах, таких как, например. Word.

Щелкнув мышью в любом месте линейки, вы добавите символ табуляции. Табуляция может помочь при необходимости вводить слова в точно отведенные позиции, например при создании списков и таблиц. Для создания различных списков часто используются специальные символы, называемые маркерами, которые располагаются в начале списка (Рис. 5.14). Чаще всего в качестве маркеров используются небольшие черные кружки и текстовый редактор WordPad

Печать текста

Получение отпечатанного текста является, как правило, главной целью подготовки документа с помощью текстового редактора на ПК. Этап печати состоит из операций подготовки текста к печати и собственно печати.

К операциям подготовки текста к печати относятся разделение на страницы, нумерация страниц, изменение шрифта, выделение элементов текста при печати, задание заголовка и подножия страниц.

Для разделения текста на страницы пользователь должен задать параметры страницы и расстояние между строками при печати. Специальные команды редактора управляют расположением текстового материала на листе бумаги. С их помощью можно задать размер полей слева и справа от текста, расстояние между строками, количество пустых строк в верхней и нижней частях листа. На экране дисплея граница страницы указывается чаще всего горизонтальной линией из точек или черточек. В некоторых редакторах разделение на страницы производится автоматически на этапе набора текста, в других для этого нужно подать специальную команду.

Прежде чем начать печатать документ, желательно увидеть, как он будет выглядеть в напечатанном виде. Вид страницы зависит от доступных шрифтов, цветовой палитры и разрешения принтера. В первую очередь следует обратить внимание на расположение рисунков. Рисунок, вставленный в документ, при печати переносится на следующую страницу, если он целиком не помещается на предыдущей, Чтобы избежать образования большого пустого поля внизу страницы, можно уменьшить размер рисунка или изменить место расположения рисунка в тексте.

Кнопки, расположенные на панели инструментов, имеют следующее назначение:

1. Печать (Print) - позволяет вывести на печать одну копию активного документа с использованием текущих установок параметров печати.

2. Увеличение (Magnifier) - позволяет изменить масштаб изображения. На кнопке изображена лупа. После нажатия кнопки указатель принимает форму лупы, внутри которой виден знак "+".

3. Одна страница (One Page) - отображает на экране одну страницу документа.

4. Несколько страниц (Multiple Page) - позволяет просмотреть от одной до пяти страниц в один ряд. Количество отображаемых страниц и их расположение задают, перемещаясь по ячейкам при нажатой кнопке мыши.

5. Масштаб (Zoom) - содержит список, позволяющий изменить масштаб отображения документа. Для открытия списка используется кнопка со стрелкой, расположенная справа от поля. Чтобы задать свой масштаб, следует выделить текущий масштаб, ввести с клавиатуры новое значение и нажать клавишу Enter. Элемент списка По ширине страницы (Page Width) изменяет масштаб так, чтобы строка документа занимала всю ширину окна. Выбрав соответствующий элемент списка, можно отобразить в окне полностью одну или две страницы документа и увидеть расположение объектов на странице.

6. Линейка (Ruler) - обеспечивает отображение или сокрытие горизон­тальной и вертикальной линеек. Кнопка и команда работают как переключатели. Линейки позволяют увидеть границы расположения текста в документе. В режиме предварительного просмотра так же, как и в режиме разметки, при перемещении над маркером, определя­ющим границу документа, указатель принимает вид двунаправленной стрелки.

7. Подгонка страниц (Shrink To Fit) - позволяет предотвратить перенос маленького фрагмента документа на следующую страницу за счет уменьшения размера шрифта в тексте документа и тем самым обеспечивает уменьшение на одну количество страниц в документе.

8. Во весь экран - обеспечивает сокрытие панелей инструментов и других элементов экрана с тем, чтобы максимально увеличить размеры области, предназначенной для отображения документа. Повторное нажатие на кнопку возвращает к предыдущему режиму.

9. Закрыть (Close) - закрывает окно и возвращает в обычный режим. Аналогичный результат получается после нажатия клавиши Esc.

10. Контекстная Справка - позволяет получить справочную информацию по различным элементам окна предварительного просмотра.

Печать документа

Документ можно напечатать несколькими способами:

· выберите команду Печать (Print) в меню Файл (File) и задайте установки для печати в окне диалога Печать (Print), то есть задайте, на каком принтере будет печататься документ, количество копий и т.д.;

· нажмите кнопку Печать на панели инструментов Стандартная. Будет распечатана одна копия всего документа в соответствии с установками, сделанными по умолчанию, без отображения на экране окна диалога;

· в окне диалога Предварительный просмотр (Preview) нажмите кнопку Печать или выберите команду Печать (Print) в меню Файл (File).

Печать документов выполняется в фоновом режиме, который позволяет продолжить работу практически сразу после отправки документа на печать.

После активизации команды Печать (Print) в меню Файл (File) появляется окно, которое позволяет сделать установки, приведенные ниже.

В группе Принтер (Printer):

·

Общие сведения об Excel

Первая программа электронных таблиц была создана в 1979 году с целью ускорения "скучных" вычислений экономического характера, которые проводились с помощью бухгалтерской книги. Программа быстро стала популярной и востребованной, так как много людей занималось этой или подобной ей работой. Известно достаточно много программ такого типа (VisiCalc, SuperCalc, Lotus 1-2-3, Quattro Pro, OpenOffice.org Calc и др.). Наиболее востребованной и популярной в настоящее время является Microsoft Office Excel. Считается, что среди офисных программ она занимает второе место по применению (естественно, после Office Word), а в последнее время не менее 90% пользователей ПК работают или выполняют какие-либо задания в Excel.

Программы электронных таблиц с каждым годом получали все новые возможности и средства работы, а также способы анализа данных, вследствие чего их стали называть табличными процессорами. Особенностью табличных процессоров (в том числе и программы Excel) является то, что данные, с которыми в них работают, представляются в том виде, который привычен и удобен для обычного человека, пользователя персонального компьютера.

В круг задач, которые решаются с помощью табличных процессоров, можно причислить подготовку ведомостей, накладных, платежных поручений, отчетов, проектов и др. Эти программы можно использовать для научных расчетов, создания и ведения небольших баз данных, изготовления компьютерных игр и др. С помощью программы электронных таблиц удобно строить графики и диаграммы (см. рис. справа).

Для создания файлов удобно использовать шаблоны, которые встроены в программу. Также шаблоны можно найти в Интернете. Шаблон может включать в себя параметры форматирования, стили, стандартный текст, формулы, макросы, модули VBA и др. Пользователь может создавать собственные шаблоны. Можно начинать и "с чистого листа"

Ввод данных и формул

Форма указателя мыши при работе в программе изменяется, указывая на те действия, которые может выполнить пользователь. Это облегчает ориентацию Возможность отмены ошибочных действий пользователя и возврата к отмененным операциям. Процессор "незаметно" для пользователя сохраняет его последние действия в электронной таблице. Это позволяет вернуться к более раннему состоянию и продолжить работу с этого этапа редактирования.

Анализ данных

· Автоматическое вычисление итоговых значений (сумма, количество, среднее и т.д.) для строк и столбцов, а также для выделенных ячеек.

· Построение диаграмм на основе данных электронной таблицы. Имеется возможность строить диаграммы различного типа: гистограммы, графики, круговые, линейчатые, с областями, точечные, лепестковые и др. Построенные диаграммы можно форматировать. При изменении данных электронной таблицы меняются и диаграммы, построенные на их основе.

Прогнозирование значений в рядах путем построения прогрессий, а также с помощью линий тренда на диаграммах. Здесь используются методы вычисления "пока еще неизвестных" значений по линейной, полиномиальной или экспоненциальной зависимостям, построенным на основе известных точек.

 

Построение таблиц

Построение таблицы выполняется по несложным правилам. А именно, для построения таблицы в нужном месте вставляем тэг < table >, далее в рамках этого тэга указываем ширину таблицы (width), высоту таблицы (height), и её расположение (align). Также необходимо указать толщину линий сетки таблицы (border - задаёт толщину рамки вокруг таблицы; cellspacing - определяет толщину линий внутри таблицы). Таким образом строится простейшая таблица.
Существует множество вариантов таблиц, в которых может создаваться объединение двух или нескольких строк в одну, или двух или нескольких столбцов в один. Применительно к таблице также можно использовать параметр background для создания фонового рисунка.
Текстом можно наполнять ячейки таблицы как по горизонтали, так и по вертикали.
Тэги < table >, < tr > и < td > имеют параметры и их значения, позволяющие строить различные варианты таблиц. Учебный материал Вы сможете найти в любом учебнике по языку HTML. Принцип построения таблиц часто применяется для построения веб-страницы в целом, когда строится таблица во всю ширину страницы и в столбцах и строках Вы располагаете текстовые фрагменты с включёнными в них графическими изображениями, а значение параметра border задаёте равным нулю, то границ таблицы уже не видно, а вся информация на Вашей веб-странице расположена в том порядке, который предусмотрен построенной Вами таблицей.

18. Создание и редактирование таблиц

Нижняя часть страницы

Процедура

Краткий справочник

Данные в таблице организованы по строкам и столбцам. Объект-таблицу можно создать на основе пустой таблицы или стиля таблиц. Можно также связать таблицу с данными в электронной таблице Microsoft Excel.

После создания таблицы пользователь может указать с помощью мыши любую линию сетки таблицы для ее выделения и изменения с помощью ручек или палитры свойств.

При изменении высоты или ширины таблицы фактически изменяется только строка или столбец рядом с выбранной ручкой. Общая высота или ширина таблицы остается неизменной. Чтобы изменить размер таблицы в соответствии с размером редактируемой строки или столбца, используйте ручку столбца при нажатой клавише Ctrl.

Разбиение таблицы на части

Таблицу с большим объемом данных можно разбить на основной и дополнительных фрагменты. С помощью ручек разрыва таблицы, расположенных внизу таблицы, можно разместить таблицу

нескольких столбцах чертежа, а также выполнять различные операции с ранее созданными частями таблицы. Изменение ячейки таблицы

Для выделения ячейки укажите точку внутри нее. На середине каждой границы ячейки появляется ручка. Для перемещения выбранных данных в другую ячейку щелкните внутри этой ячейки. С помощью ручек можно изменить ширину и высоту ячейки и, соответственно, ширину и высоту ее столбца и строкиЕсли щелкнуть внутри ячейки таблицы, когда включена лента, отображается контекстная вкладка ленты "Таблица".

.

 

 

 

 

Ввод формул

Одно из назначений электронных таблиц — это вычисления, поэтому мы рассмотрим основные правила написания формул.

Как уже отмечалось, ввод формулы начинается со знака равенства, далее пишется сама формула. К примеру: “=4+16”. Записав такую формулу и нажав Enter, мы увидим в ячейке число 20. Конечно, формулы без переменных обычно не имеют особого смысла, поэтому теперь посмотрим, как использовать переменные, в качестве которых в OpenOffice..

В окне автопилота можно набирать функции и проверять правильность их набора; в зависимости от выбора категории список доступных функций будет изменяться. Кроме перечисленных выше категорий, для удобства добавлены Все и Недавно использованные.

В поле редактирования Формула отображается текущая формула, которую можно непосредственно редактировать — а можно, поставив курсор в необходимую позицию, дважды щёлкнуть по имени функции из списка, и выбранная функция вставится в окно ввода. Останется только либо ввести аргумент с клавиатуры, После ввода “=” и какой-либо буквы OpenOffice.org Calc автоматически высвечивает имя функции, начинающейся на эту букву. Эта возможность позволяет набирать не всю формулу, а только первые её буквы, а дальше, если предложенная функция является именно той, которая нужна, останется только нажать Enter.

20.

При редактировании таблицы каждая ее ячейка может быть задана с помощью адреса ячейки, состоящего из номера строки и номера столбца.

По левому краю панели таблицы располагается столбец номеров строк, а по верхнему краю – строка с номерами столбцов.

Адрес ячейки состоит из номера столбца и номера строки, записанных без пробела,

Для выделения отдельной ячейки достаточно щелкнуть левой кнопкой мыши на этой ячейке. Выделенная ячейка отмечается двойной рамкой

Чтобы выделить прямоугольный блок ячеек, можно при нажатой левой кнопке мыши протянуть курсор от одного угла блока до противоположного угла. Другой способ выделения блока связан с использованием клавиши Shift. Следует сначала щелкнуть левой кнопкой в одной из угловых ячеек блока, а затем при нажатой Shift щелкнуть в противоположном углу.

В строке состояния, расположенной в нижней части окна, отображается информация об активной ячейке.

Множество выделенных ячеек не обязательно должно иметь прямоугольную форму. Можно добавлять к этому множеству дополнительные выделенные ячейки, щелкая на них при нажатой клавише Ctrl, или добавлять выделенные блоки, также удерживая нажатой клавишу Ctrl при их выделении. Множество выделенных ячеек, полученное с использованием Ctrl, называется составной селекцией. В любом случае ровно одна из всех выделенных ячеек таблицы будет считаться активной. Активная ячейка определяется последней из выполненных операций выделения На рис. 48-4, в показан пример составной селекции ячеек.

Команда меню Правка+Выбрать все (или комбинация клавиш <Ctrl+A>) выделяет все ячейки таблицы.

Команда меню Правка+Сбросить селекцию (или комбинация клавиш <Ctrl+E>) отменяет выделение ячеек.

В поле Диапазон ячеек, которое расположено в левой части панели инструментов данных, указываются диапазоны адресов выделенных ячеек. Отдельная ячейка задается ее адресом, а прямоугольный блок задается в виде пары адресов верхней левой и нижней правой ячейки, разделенных двоеточием. Если выделение ячеек выполнялось в несколько приемов с использованием клавиши Ctrl, то в поле перечисляются все выделенные ячейки и блоки, разделенные точкой с запятой.

Использование функций

Использование в VBA функций MS Excel можно рассмотреть с двух сторон:

1. Вызова функций рабочего листа из программы.

2. Вставку функции в ячейки рабочего листа с помощью программы VBA.