Глава 9. Организационная структура коммерческой компании

9.1. Сущность и содержание понятия организация

Термин "организация" в теории управления традиционно употребляется в трех значениях: иерархическая структура, содержащая несколько уровней управления; процесс реализации управленческих решений; имя собственное, например, Организация объединенных наций (ООН).

Интерес к организации как структуре появился в результате создания крупных объединений, занимающих монопольное положение на рынке, а также формирования социальных отношений, которые охватывают структуру (конфигурацию связей), деятельность (распределение функций) и сознательное поведение (социальные взаимоотношения). Совокупность структурных, функциональных и поведенческих факторов послужило основанием для формирования устойчивых социальных образований.

Вначале в период промышленной революции в Англии [40, с. 9] социальные образования носили название "коммунистические колонии" (общины), которые были созданы в Нью-Ленарке (Шотландия) и Новой Гармонии (США). Их отличали порядок и дисциплина, а также проявление солидарности и братства. Жесткая регламентация деятельности и поведения, укрепление морали во взаимоотношениях позволили существенно повысить производительность общественного труда, что практически на сто лет опередило будущее социальное устройство общества.

Социальные эксперименты позволили собрать богатый эмпирический материал и выявили необходимость создания основ организационной науки в условиях образования крупных компаний, руководить которыми из одного центра стало практически невозможным. Поэтому в конце ХIХ - начале ХХ века были созданы теоретические основы построения общности как самоорганизующейся социальной системы [63, с. 31], а также научные закономерности коллективного труда.

Наиболее распространенным видом социальных систем, которые формируются и сознательно создаются людьми в процессе своей жизнедеятельности, являются организации. Организация (от лат. organize – сообщаю стройный вид, устраиваю) – это разновидность социальных систем, объединение людей, совместно реализующих некоторую общую цель и действующих на основе определенных принципов и правил.

Организация по существу становится элементом общественной системы, самой распространенной формой человеческой общности, она является первичной ячейкой социума. Организация как структура не может существовать без общества и общество не может существовать без различных организаций, которые оно создает ради своего существования.

Но, являясь самостоятельной подсистемой общества, каждая организация имеет свои особые характеристики, интересы, ценности, предлагает обществу продукты своей деятельности, свои услуги, предъявляет обществу определенные требования.

В основе формирования любой организации как иерархической структуры находятся ее предназначение, специфика выполняемых функций в интересах общества или определенной группы людей, профессиональная принадлежность сотрудников. Следовательно, системообразующим фактором любой организации являются люди, имеющие соответствующие профессии для выполнения специфического труда.

Понятие «организация» рассматривается, прежде всего, как искусственное институциональное объединение (структура), занимающее определенное место в обществе и предназначенное для выполнения более или менее очерченной общественной функции. В другом (организационном или деятельном) смысле «организация» - это одна из функций управления, направленная на создание необходимых условий для достижения целей.

Одним из основных значений понятия «организация» является «организованность, планомерное, продуманное устройство». По определению Честера Барнарда (30-40 гг. ХХ века) организация – это группа, состоящая из двух или более людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или нескольких целей.

Ричард Дафт, профессор по организационной теории, предлагает следующее определение организации – это социальная целостность, которая направлена на некоторую цель, построена как специально структурированная и координированная система, предназначенная для некоторой деятельности, и связана с окружающей средой.

На практике термин "организация" применяется как обобщающее понятие многочисленных и самых разнообразных структур: предприятие, учреждение, заведение, общество, товарищество, компания, фирма, корпорация, объединение и т.д. Условно их можно разделить на три основные группы, имеющие ярко выраженные общие свойства: бюджетные организации, коммерческие компании, общественные организации и объединения (творческие, религиозные, благотворительные).

Бюджетная организация создается (учреждается) органами власти для выполнения определенного социального заказа на выделенные обществом средства. Коммерческая компания создается на свой страх и риск собственниками (акционерами), действует в рыночной конкурентной среде, заинтересована в прибыльной деятельности, поэтому считается наиболее выгодным вложением коллективных трудовых усилий по сравнению с бюджетными организациями. Общественные организации и объединения формируются на добровольной основе энтузиастами для достижения благородных целей по защите нравственных устоев общества.

Основным ресурсом любой организации в условиях высоких темпов научно-технического прогресса становятся ее люди, обладающие современными знаниями, умениями и навыками - человеческие ресурсы, что позволяет считать организацию социальной. Человеческие ресурсы организации становятся ее организационным капиталом, который отличает каждый трудовой коллектив от других по структуре и трудовому потенциалу.

Как отмечал известный специалист в области управления Петер Друкер более ста лет шел поиск единственно правильной (универсальной) формы компаний. В качестве вывода он утверждает [63, с. 71], что в современных условиях такой универсальный подход невозможен и "будут существовать только те организации, которые отличаются друг от друга примерно так же, как различные здания - завод, храм или жилой дом. Любая организация в развитых странах мира будет создаваться для конкретной задачи, времени, места и культуры с различными характеристиками".

Функционирование коммерческой компании на конкурентном рынке определяется взаимодействием внешней и внутренней ее среды. Внешняя среда многогранна, в нее обычно включают политические, социальные, экономические, технологические и экологические факторы, а также природно-климатические условия и национальные особенности. Из внешней среды коммерческая компания получает необходимые ресурсы и передает во внешнюю среду результаты деятельности в виде продукции, работ и услуг.

Внутренняя среда коммерческой компании формируется из различных компонентов, которые способствуют или препятствуют успешному ее функционированию во внешней рыночной среде. Ричард Дафт как ведущий специалист в области организационной теории внутренние характеристики подразделяет на два типа - структурные и контекстные.

Структурные характеристики дают возможность выделить особенности внутреннего строения, описать их количественно и сравнивать трудовые коллективы между собой на основе формализованности, специализации, иерархии власти, централизации и профессионализма.

Формализованность - это количество письменной документации, используемой в коммерческой компании, включая уставные документы, положения о подразделениях, должностные обязанности (инструкции),, приказы и распоряжения, эти письменные документы, а также устные информационные легенды и ценности регламентируют ее деятельность.

Специализация в виду разделения труда показывает, насколько задачи руководителей, специалистов и всего персонала разделены по профессиональному признаку. Если уровень специализации низкий, то один и тот же работник становится универсальным и может выполнять разнообразные обязанности.

Иерархия власти описывает, кто кому подчиняется, а также определяет степень ответственности каждого специалиста за порученный участок работы. Централизация определяет уровень делегирования полномочий по принятию управленческих решений и степень привлечения подчиненных к управлению коллективной деятельностью.

Профессионализм обычно измеряется объемом знаний, умений и навыков, опытом работы, сложностью выполняемых технологических операций, стажем работы в конкретном трудовом коллективе, средним количеством лет, потраченных работниками на свое образование.

Контекстные характеристики описывают любую организацию в целом, включая ее миссию, цели, размер, состав, используемые технологии и оборудование, и внешнюю среду, которая влияет на нее и формирует ее структурные характеристики.

Миссия - является наиболее краткой характеристикой организации и определяет ее предназначение. Так бюджетные организации предназначены для выполнения определенного социального заказа, коммерческие компании направлены на предоставление потребителям лучшей продукции, работ и услуг по сравнению с конкурентами, общественные организации берут на себя функции по защите интересов определенных слоев населения.

Результативность функционирования коммерческой компании как системы определяется совокупным качеством ее элементов, которые во многом зависят от тенденций изменения характера труда.

Структура коммерческой компании находится в определенной зависимости от применяемых технологий производственной деятельности, которые оказывают непосредственное влияние на численность и квалификацию работников в производственных, обслуживающих и вспомогательных подразделениях, а также определяют потенциальные результаты и эффективность труда.

Специализация производственной деятельности коммерческой компании обычно приводит к более высокому качеству выполнения технологических операций и существенно упрощает организационную структуру. Вместе с тем усложняется процесс координации деятельности узко специализированных коммерческих компаний или их подразделений, нередко возникает необходимость в перераспределении ресурсов или даже к корректировке организационной структуры.

Более успешно применяются комплексные структуры, основанные на горизонтальном и вертикальном разделении труда, которые могут самостоятельно адаптироваться к изменяющимся условиям внешней среды за счет внутреннего маневра собственными ресурсами в целях более эффективной реализации своего внутреннего потенциала.

Цели подразделяются по видам деятельности, по уровням иерархии управления и по срокам (горизонту) достижения определенных результатов на рынке. В частности, стабильно функционирующие на рынке коммерческие компании могут предусматривать:

дальнесрочные цели на 20-30 лет, а иногда и до 49 лет, в том числе по строительству или аренде земельных участков, производственных и жилых помещений;

среднесрочные цели на 10-15 лет, включая закупку, эксплуатацию и обновление технического и технологического оборудования в соответствии с общей продолжительностью его жизненного цикла;

оперативные цели на 3-5 лет, в основном по комплектованию персоналом, подготовке и реализации деловой карьеры руководителей и специалистов;

текущие цели на каждый год в соответствии с производственными планами коммерческой компании и ее структурных подразделений.

Размер коммерческой компании характеризует ее внутреннюю структуру и численность работающих в ней сотрудников, а социальный характер ее целей позволяет рассматривать компанию в качестве открытой системы, предназначенной для реализации общественно значимых задач в соответствии с рыночным спросом. Поэтому количество поставщиков ресурсов, хозяйственных партнеров и обслуживаемых лиц или групп людей также характеризует размер коммерческой компании.

Состав трудового коллектива характеризуется многочисленными критериями, в том числе по уровню общего и специального образования в целом и по отдельным категориям работников, общему стажу и продолжительности работы в конкретной должности, по признакам возраста, пола и уровню личных достижений, например наличие ученых степеней, званий и государственного признания.

Технологии, используемые коммерческой компанией на рынке, это инструменты, способы действия и производства, с помощью которых преобразуются входные ресурсы в продукцию, работы и услуги, которые она предлагает потребителям.

Культура представляет собой набор основных ценностей, убеждений, взглядов и норм, общих для всех работников. Эти основные ценности могут касаться этики поведения и требований к работникам, эффективности их труда по обслуживанию клиентов.

Перечисленные структурные и контекстные характеристики могут влиять друг на друга. Эти характеристики представляют собой ценную информацию о сущности трудового коллектива, они определяют условия для реализации профессиональных способностей всех категорий работников.

Поэтому большинство новых подходов основаны на освоении современных технологий, предоставлении работникам более широких возможностей, чтобы побудить их непрерывно учиться и вкладывать свои силы в общее дело, поскольку все они трудятся не только для удовлетворения своих интересов, но также вместе для достижения общей цели (целей).

Требования к структуре коммерческой компании

Эффективность деятельности коммерческой компании во многом зависит от количества и специализации ее структурных подразделений, распределения ресурсов между ними, степени полномочий самостоятельно решать производственные проблемы и персональной ответственности руководителей различных уровней за результаты труда. В конечном счете, выбранная структура определяет возможность оперативно реагировать на изменения внешней и внутренней среды, то есть на управляемость ее ресурсами.

В практике управления социально-экономическими процессами структуру чаще всего называют организационной структурой. Под организационной структурой понимается совокупность основных функциональных элементов и устойчивых связей между ними, обеспечивающих максимальную эффективность деятельности и достижение поставленных целей, сохранение целостности и гибкость реакции при различных внутренних и внешних изменениях.

Решение о выборе организационной структуры принимается руководством высшего звена, исходя из общего объема работ и распределения его по отдельным видам и потребителям, наличия ресурсов и особенностей их применения. Проблема состоит в том, чтобы с учетом предложений непосредственных исполнителей функциональных задач выбрать такую организационную структуру, которая лучше всего отвечает целям коммерческой компании на рынке и обеспечивает эффективность взаимодействия с внешней средой.

Основными требованиями к организационной структуре являются минимальное число звеньев и уровней управления, четкое распределение функций внутри компании, устойчивость функционирования при изменениях внешней среды, непрерывность взаимодействия, оперативность и гибкость управления. Соблюдение этих общепринятых требований обеспечивает эффективность решения функциональных задач при резких изменениях рыночной среды.

Организационная структура не может быть неизменной или надолго застывшей формой. Существенные изменения в объеме работ и их специфике могут и должны повлечь соответствующие коррективы в организационной структуре. Поэтому практически невозможно обосновать оптимальную организационную структуру на длительный период функционирования, а для крупных формирований обычно разрабатываются альтернативные варианты организационных структур, которые успешно зарекомендовали себя на практике в конкретных ситуациях.

Необходимость построения определенной структуры обусловлена рядом основных производственных и управленческих факторов, которые оказывают различное влияние на эффективность использования ресурсов и степень управляемости совместной деятельностью.

Во-первых, для достижения своих производственных целей люди вынуждены объединяться, так как любая совместная деятельность практически всегда будет более эффективной из-за синергетического эффекта от дополнения профессиональных качеств специалистов различного профиля и положительного взаимного психологического влияния работников.

Создание многопрофильных структур способствует гибкости реакции руководства на изменения внешней и внутренней среды, возможности своевременного маневра ресурсами. В то же время специализация функций обеспечивает улучшение качества выполняемых работ или предоставляемых услуг, а также экономное расходование имеющихся ресурсов. Поэтому практически всегда предстоит выбор рациональной степени специализации функций для достижения требуемого качества работы и, соответственно, формирование организационных структур с однородным или многочисленным профилем производственной деятельности.

Во-вторых, организационная структура должна учитывать рациональную степень централизации использования выделяемых материально-технических и финансовых ресурсов. Противоречивость принципа достижения автономности деятельности или централизованного использования ресурсов (Табл. 9.1) вытекает из комплекса полномочий руководителей различных уровней управления.

С одной стороны, централизация управления ресурсами важна для достижения стратегических целей и гибкости деятельности в сложной обстановке, но объективно приводит к бюрократизации структуры, росту численности управленческого аппарата и неоправданному административному контролю. Дополнительные меры централизации управления ресурсами применяются в кризисных ситуациях, а также в условиях военных действий, когда требуется сосредоточить все ресурсы для выхода из кризиса или достижения победы.

С другой стороны, децентрализация способствует проявлению инициативы и самостоятельности подчиненных, является способом выращивания будущего руководящего состава, однако невольно приводит к распылению выделяемых ресурсов и низкой их эффективности. Идеальным примером децентрализации управления служит переход к рыночным отношениям, когда государство не вмешивается в хозяйственную деятельность коммерческих компаний, но оставляет за собой функции создания инфраструктуры и государственного регулирования рыночных отношений.

В-третьих, выбор структуры связан с гарантией ее управляемости, то есть определения того количества подразделений или сотрудников, которыми руководитель в состоянии эффективно управлять по своим физическим и интеллектуальным возможностям без ущерба для качества управленческих решений, что называют «нормой управляемости». Норма управляемости количественно зависит от уровня управления и обычно колеблется от 4 до 32 подразделений или человек.

Таблица 9.1.