Краткая информация по основным видам писем

Письма-приглашения. Письма-приглашенияс предложением принять участие в семинарах, совещаниях и т.д. обычно адресуются руководителю организации, кон­кретному должностному лицу, но могут быть адресованы и всему коллективу организации. Обращение к руково­дителю, конкретному должностному лицу начинается со слов «Уважаемый...», «Глубокоуважаемый...».

Письма-просьбы. Существует огромное количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении. Простейший и наиболее распространен­ный вариант письма-просьбы совпадает с формой лично­го и коллективного заявления.

Письма-предложения о совместном сотрудничестве.

Широкое распространение получили письма-предложения о совместном сотрудничестве. Логическая схема пост­роения этих писем такая же, как и схема составления писем-просьб. Они состоят из двух частей: изложения сути вопроса и предложения о сотрудничестве. Обращение пе­ред текстом употребляется не всегда.

Сопроводительные письма. Сопроводительные пись­ма составляются для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей. Эти письма выполняют важную функцию контроля над прохождением документов и грузов, выполняя вместе с тем функцию ярлыка. В сопроводительном письме всегда употребляются стан­дартные выражения: представляем, предоставляем, направляем, посылаем, высылаем. В конце текста сопроводительного письма делается от­метка о наличии приложения.

Письма-запросы. Письмо-запрос направляется в тех случаях, когда невозможно решить вопрос лично или по телефону. Они обычно используются в деловых взаимо­отношениях между разными юридическими лицами. Письма-запросы предполагают обязательную реакцию адресатов в виде писем-ответов.

Письма-благодарности. В последнее время в практи­ке работы органов государственного и муниципального управления стали часто использоваться письма-благодар­ности.

Информационные письма. Цель информационного письма заключается в своевременном информировании другого предприятия или заинтересованного лица о свер­шившемся факте. Для такого письма бывает достаточно подписи референта или секретаря. Однако в зависимости от значимости излагаемых событий или фактов письмо может быть подписано соответствующим должностным лицом. В целом принято, что информационные письма подписывает руководитель предприятия, организации, учреждения. Объем информационного письма может варьировать от размера обычной справки, состоящей из одного предло­жения, до сообщения, занимающего несколько страниц. Нередко к информационным письмам прибегают с целью пропаганды деятельности отдельных организаций.

Письма-ответы (отказы).

Логическая схема письма-oтвeтa (отказа) следующая:

· повторение просьбы, на которую составляет ответ;

· обоснование причины отказа (если письмо-отказ);

· кон­статация отказа.

Гарантийные письма. Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются организациям или отдельному лицу. Слово «гарантия» вообще может не упоминаться в тексте письма, тем не менее письмо может быть гарантийным. Гарантироваться могут плата за выполненную работу, качество, сроки выполнения работ, оплата про­дукции, оплата аренды и т.д. В таких письмах использу­ются следующие стандартные выражения: гарантируем, фирма гарантируем, просим выслать в наш адрес нало­женным платежом (вид гарантии).

 

Разработка организационно-распорядительных документов

Исходные положения об организационно-распорядительных документах

К организационно - распорядительным документам относятся приказы, распоряжения и указания по деятельности организации, изданные на условиях единоличного принятия решения. Эти документы оформляются однотипно, меняется только название вида документа и управляющие слова. Особое место в системе организационно-распорядительных документов занимает протокол, изданный на условиях коллегиального принятия решения.

Приказ

В состав распорядительных документов входят постановления, решения, приказы, распоряжения и указания. Выбор вида доку­мента, предназначенного для документирования распорядитель­ной деятельности, определяется уровнем органа управления или

Приказ - наиболее распространенный правовой акт, издаваемый руководителем учреждения (организации, предприятия), действующим на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением. Прика­зы издаются и по административным вопросам, требующим пpaвового решения.

Приказы оформляется на общем продольном бланке и должны содер­жать следующие элементы:

· наименование организации, его вышестоящего органа;

· наиме­нование вида документа "Приказ ",

· дату, место издания, предусмотрено место для проставления индекса документа,

· заголовок к тек­сту,

· текст,

· подпись;

· визы (на обороте последнего листа);

· приложения, при необходимости.

По содержанию и способам оформления приказы делятся на приказы по основной деятельности, по лич­ному составу и иные, если это оговорено в Инструкции по делопроизводству организации.

Правила оформления приказов по личному составу существенно отличаются от оформления приказов по основной деятельности.

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Приказы могут изда­ваться как инициативные, так и во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, органов власти и управле­ния.

В инициативных приказах в констатирующей части излагают­ся цели и задачи, предписываемых приказом управленческих дей­ствий, дается объяснение необходимости издания приказа.

В при­казах, издаваемых во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, констатирующая часть содержит на­звание вида документа, автора, дату, номер и заголовок этого до­кумента. Если предписываемое действие не нуждается в разъясне­нии, констатирующая часть может не составляться.

Распорядительная часть приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с новой строки (с абзацем и разрежением на 1 символ, заглавными или прописными буквами).

Текст приказа обычно делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Пункты приказа формулируют различные по характеру исполнения действия. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя (им может быть организация, струк­турное подразделение или отдельное должностное лицо). Предписываемое действие формулируется в тексте приказа глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, подготовить, отгрузить и т.д.). Срок исполнения приводится либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий.

В последнем от­дельном пункте приказа называются лица, на которых возло­жен контроль над его исполнением. В случае, если издаваемый документ отменяет ранее изданный приказ, в предпоследнем пункте указы­вается: «Приказ от 00.00.00 № 00 считать утратившим силу (считать недействительным)». Если приказ отменяет только один (или несколько) пунктов ранее изданного, то отменяют­ся соответствующие пункты.

В практике делопроизводства принято согласовывать проект приказа с заинтересованными структурными подразделениями и обязательно юрисконсультом, который, визируя проект документа, проверяет его соответствие действующим нормативным, законодательным и распорядительным актам.

Приказ вступает в силу с момента его подписания и регистрации, которая проводится отдельно от других документов. Регистрационные индексы присваиваются приказам в пределах календарного года.

Указание

Указание - правовой акт, издаваемый органом государствен­ного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов дан­ного или вышестоящего органа управления.

Право издания указа­ний принадлежит также руководителям организаций, учрежде­ний и предприятий при оформлении решения оперативных производственных и административных вопросов. Указание по оформлению не отличается от приказа, имеет такой же формуляр как по составу, так и по расположению рек­визитов.

Указание оформляется на общем бланке и должно содержать следующие элементы:

· наименование организации, его вышестоящего органа;

· наиме­нование вида документа " Указание ",

· дату, место издания, предусмотрено место для проставления индекса документа,

· заголовок к тек­сту,

· текст,

· подпись;

· визы.

Однако указание должно иметь конкретных адресатов (исполнителей), а его распорядительная часть начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ».

Указание как вид документа введено в действие с 1970-х го­дов вместо применявшихся с той же целью служебных записок, служебных писем, служебных распоряжений.

 

Распоряжение

Распоряжение - распорядительный документ, издаваемый ру­ководителем для единоначального решения оперативных вопросов.

Распоряжения издают также заместители первого руководителя, главные специалисты, руководители структурных подразделений по оперативным вопросам хозяйственной, производственной, административной деятельности. Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и распро­страняется на узкий круг исполнителей (структурных подраз­делений).

По составу реквизитов и их расположению распоряжение не отличается от приказа. Распоряжение оформляется на общем продольном бланке и должно содер­жать следующие элементы:

· наименование организации, его вышестоящего органа;

· наиме­нование вида документа «Распоряжение»,

· дату, место издания, предусмотрено место для проставления индекса документа,

· заголовок к тек­сту,

· текст,

· подпись;

· визы.

Однако часто распоряжение не содержит конста­тирующей части. В таком случае текст распоряжения начина­ется непосредственно с пунктов, формулирующих распоряди­тельные действия. Если необходимость объяснения издания распоряжения все-таки существует, то текст распорядитель­ной части начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯ­ЗЫВАЮ ».

Решение

Решение - распорядительный документ, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных принципов управления (ученые и методические сове­ты, советы директоров, правления кооперативов, общие собра­ния акционеров, комитеты, коллегии и пр.).

Решения оформляются, как правило, на продольных бланках, включающих следующие элементы:

· название органа управления,

· вид документа (решение),

· место для проставления даты,

· ин­декса документа, место его издания,

· место для размещения заголовка к тексту.

Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Если решение издается по инициативе данного органа управления, то в констатирующей части указывают причины издания и цели, которые должны быть достигнуты при его выполнении. Если решение издается на основании распорядительного документа вышестоящего органа управления, то в констатирующей части дается ссылка на него.

Распорядительная часть решения начинается с названия органа, его принимающего, и слова «РЕШИЛ», которое пи­шется прописными буквами. Распорядительная часть, как пра­вило, состоит из нескольких пунктов, в каждом из которых указываются исполнитель (организация, должностное лицо), предписываемое действие и срок исполнения. В последнем пункте решения называют лицо, на которое возлагается кон­троль над исполнением. Юридическую силу решение обретает после его подписа­ния председателем и секретарем коллегиального органа, при­своения документу номера (т.е. регистрации) и проставления даты. Датой решения является дата проведения заседания коллегиального органа, на котором оно было принято.

Протокол

Протокол занимает особое место в системе организацион­но-распорядительных документов. Он содер­жит информацию о ходе обсуждения каких-то вопросов, имеет постановляющую часть и следовательно, относится к организационно - распоряди­тельным документам.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конфе­ренциях и прочих совещательных структур, действующими на условиях коллегиального принятия решений.

Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких, как коллегии ко­митетов, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов, собрания ак­ционеров, советов трудового коллектива, заседания советов директоров и пр.

Протоколы составляют и для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций, собраний, совещаний и д.р.).

Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарем вручную или с использованием диктофона. Проведению совещания (заседания) любого уровня дол­жна предшествовать подготовительная работа. Для участ­ников заседания готовится и раздается и согласовывается информационный материал по вопросам, включенным в повестку дня. Протокол ведется во время заседания секретарем, ко­торый конспектирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступления участников заседания.

В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола: краткая, полная или стенографическая.

Краткий протокол - фиксирует обсуждавшиеся на заседа­нии вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол рекомендуется вести только в тех слу­чаях, когда доклады и тексты вы­ступлений будут представлены секретарю или, когда заседание носит оперативный характер.

Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и дос­таточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мне­ния, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную кар­тину заседания.

Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.

Полный и стенографический протоколы составляют на основе рукописных запи­сей, которые ведутся во время заседания.

Оформление протокола имеет ряд особенностей. Он составляется на продольном бланке или на чистом листе бума­ги, на котором указывается наименование предприятия.

В документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («решил», «решила»). В протоколах текст излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «решили»). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

Повестка дня заседания, как правило, составля­ется заранее и должна включать оптимальное количество вопро­сов, которые можно рассмотреть и обсудить на заседании. Последним пунктом повестки дня как правило является пункт под названием «Разное»

К протоколу прилагается список рассылки протокола и выписок из протокола.

Все виды протоколов включают следующие элементы:

· наименование вида документа – слово «ПРОТОКОЛ» печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером № 16 и выравнивается по центру;

· вид заседания – отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 межстрочный интервал полужирным шрифтом размером № 16 и выравнивается по центру.

Например:

ПРОТОКОЛ

Заседания