Проектирование и создание базы данных

Перед тем как перейти к созданию базы данных с помощью компьютера, необходимо составить ее приблизительный проект на бумаге. Сначала нужно решить, какие поля следует включить в базу данных и на сколько разных частей будет распределена вся информация. После выбора полей их следует распределить по разным таблицам.

Основная идея реляционного подхода заключается в том, чтобы представить произвольную структуру данных в виде двумерной таблицы, то есть нормализировать структуру.

Каждая запись в таблице должна иметь первичный ключ или уникальное поле, значение которого однозначно определяет эту и только эту запись.

Первичный ключ должен иметь два свойства:

однозначно идентифицировать записи: каждая запись должна иметь уникальное значение первичного ключа;

не иметь избыточности данных, то есть никакое поле нельзя удалить из таблицы, не нарушая тем самым однозначной идентификации записей.

Суть нормализации заключается в том, чтобы исключить из таблицы поля, не связанные непосредственно с первичным ключом таблицы. Если в процессе просмотра подготовленной БД в таблицах окажется одноименное поле, которое не входит в первичный ключ ни одной из таблиц, то это ошибка нормализации.

Чтобы создать новую базу данных Access, можно воспользоваться услугами Мастера, но можно ее создать и вручную.

При разработке БД прежде всего нужно создать таблицы, в которых будут сохраняться данные. Только после заполнения этих таблиц можно переходить к обработке информации или созданию других объектов.

В Access предусмотрены пять способов создания таблицы:

1. Режим таблицы – для ввода данных в строки и поля абстрактной таблицы;

2. Конструктор – для самостоятельного проектирования таблицы;

3. Мастер таблиц – для получения помощи Access при создании таблицы;

4. Импорт таблиц – для импортирования данных из таблиц других баз данных Access, DBaseе, Fox Pro, Paradox или других ODBC-совместимых, а также для импорта текстового файла или электронной таблицы Excel;

5. Связь с таблицами – для создания таблицы, связанной с таблицей из внешнего файла.

Для эффективной работы в Access каждая таблица должна иметь ключевое поле. Основной ключ – уникальный и идентифицирует каждую запись. Исходя из этого, значение поля, выбранного как ключевое, должно отличаться для разных записей таблицы.

Преимущества использования ключевого поля такие:

скорость. Используя основной ключ, Access создает индексы, которые дают возможность ускорить работу запросов и ряда других функций;

упорядоченность. Access автоматически сортирует и отображает записи базы данных в порядке возрастания или убывания основного ключа таблицы;

отсутствие повторений. Access не дает возможности пользователю вводить данные с такими же основными ключами, как и у существующей записи;

связи. Access организует связи между таблицами, используя основной ключ.

2.2. Работа с таблицами

После создания структуры таблицы необходимо заполнить ее данными. В режиме таблицы отображаются все введенные данные.

Поскольку поля имеют разные типы, необходимо использовать для каждого типа определенный способ ввода данных. Например, для типов данных Числовой, Денежный, Дата/Время, Логический проверка корректности значения выполняется автоматически.

СУБД Access дает возможность выполнять разные операции над данными, которые хранятся в таблицах. Важными операциями является сортировка, индексация и фильтрация записей.

Сортировка – это определение такого порядка записей в таблице, при котором достигается быстрый доступ к данным. Кроме того, упорядочение записей в необходимой последовательности существенно облегчает их анализ. Сортировка данных может выполняться по возрастанию (0... 9 и А... Z) или по убыванию (9... 0 и Z... А).

Индексация дает возможность существенно повысить скорость поиска данных, сортировки записей и создания отчетов. Для каждого значения ключа в индексном поле содержится указатель соответствующей записи файла данных. Фактически индексированное поле представляет собой еще одно ключевое поле, значения которого по умолчанию сортируются по возрастанию.

Фильтрация используется для поиска записей, которые содержат нужные значения полей. При использовании фильтра на экран выводятся лишь те записи, которые удовлетворяют определенному условию.

После создания таблиц желательно установить связи между ними по соответствующим ключевым полям. Связи между таблицами разделяются на четыре типа:

один-к-одному. Встречается редко и используется лишь при связывании двух таблиц. Такая связь отражается линией с цифрами "1" на обоих концах;

один-ко-многим. Используется для связывания одной записи в таблице с несколькими записями в другой таблице. Подобная связь будет создана в том случае, когда одно из полей связано с ключевым или индексированным полем при условии отсутствия повторений. Такая связь отражается на одном конце линии цифрой "1", а на другом - символом "¥";

многие-к-одному. Такая связь показывает, что несколько записей одной таблицы связаны с одной записью другой таблицы. Связи подобного типа обычно не определены, поскольку не базируются на поле первичного ключа в любой из таблиц. Такая связь отражается просто линией;

многие-ко-многим. Такая связь используется достаточно редко, поскольку для него необходимая дополнительная промежуточная таблица.