Лекция. Базы данных MS Access

Лекция. Базы данных MS Access

План:

1. Характеристика СУБД Access

2. Работа с таблицами (создание и редактирование)

3. Создание запросов, форм, отчетов

 

Характеристика СУБД Access

Базой данных (БД) называется вся совокупность структурированных данных о конкретных объектах определенной предметной отрасли, к которой имеют доступ много программ. Пользователь получает доступ к конкретным данным БД с помощью специальных программ, которые получили название системы управления базами данных (СУБД).

СУБД – это совокупность программных и языковых средств, которые обеспечивают взаимодействие пользователя с базой данных и выполняют ряд функций банка данных. СУБД поддерживают один из возможных типов моделей данных: иерархическую, сетевую и реляционную.

Реляционная модель представляет собой объекты и взаимосвязи между ними в виде таблиц.

Процесс создания базы данных заключается в перенесении информации из традиционных бумажных документов на магнитные носители компьютера. Последовательность данных, которые записываются на магнитный диск компьютера, называется файлом базы данных.

В файлах данные сохраняются в прямоугольных таблицах такого вида:

	Поле 1	Поле 2	Поле 3	…	Поле N
Запись 1
Запись 2
…
Запись M

Строки этих таблиц называются записями, а столбцы – полями. Все записи поля имеют один и тот же тип.

СУБД должна обеспечить ввод в компьютер подготовленных данных, то есть имен полей, их типов и величин.

Access является реляционной базой данных, то есть данные в ней сохраняются не в одной большой таблице, а в нескольких разных таблицах. Они связаны между собой так, что в любой момент времени можно объединить или выбрать из этих таблиц все необходимые данные.

В Access понятие база данных касается единичного файла, который содержит всю необходимую информацию.

Каждая база данных Access состоит из таких объектов:

таблиц, которые вмещают данные в формате, похожем на электронную таблицу;

запросов, которые выбирают данные из таблицы на основе установленного условия. Запросы дают возможность просматривать данные из нескольких таблиц в одной записи;

форм, которые отображают данные из таблицы или запроса на основе описанного пользователем формата. Формы дают возможность просматривать, редактировать и печатать данные. В форме можно отобразить данные из нескольких таблиц или запросов;

отчетов, которые отображают и печатают данные из таблицы или запроса на основе описанного пользователем формата. В отчете нельзя редактировать данные. Отчеты могут иметь данные из нескольких таблиц или запросов;

макросов, которые автоматизируют стандартные действия на основе выбранных пользователем команд и событий;

программных модулей – то есть процедур, написанных языком программирования Visual Basic foe Application. Программный модуль автоматизирует сложные операции, которые нельзя выполнить с помощью макрокоманд.

2. Работа с таблицами (создание и редактирование)

Получение отчетов

Отчеты обеспечивают самый гибкий способ просмотра и распечатки итоговой информации. В отчете можно получить результаты сложных расчетов, статистических сравнений, а также разместить диаграммы и рисунки. Большинство сведений в отчете берется из базовой таблицы, запроса или инструкции SQL, которые являются источником данных для отчета.

В Access предусмотрены три основных способа создания отчетов: автоматический, с помощью Мастера отчетов и самостоятельный.

Автоотчет является средством создания отчета, в котором выводятся все поля и записи из базовой таблицы или запроса. Хотя использование автоотчета – это самый быстрый способ создания отчета, нужно серьезно контролировать этот процесс. Для создания автоотчета следует щелкнуть кнопку Создать вкладчики Отчеты окна базы данных, а затем выбрать один из двух вариантов:

Автоотчет: в столбец – каждое поле образует отдельную строку с заглавием по левому краю;

Автоотчет: ленточный – поля каждой записи образуют отдельную строка. Заглавия печатаются сверху на каждой странице.

Мастер отчетов упрощает процесс расположения полей, ставя ряд вопросов о типе создаваемого отчета, а также автоматически создавая макет отчета. Этот режим полезен даже для опытного пользователя, поскольку дает возможность быстро разработать макет, что служит основой создаваемого отчета. При самостоятельном создании отчета значительно сложнее предоставить ему такой привлекательный вид, который имеют автоматически созданные отчеты.

Лекция. Базы данных MS Access

План:

1. Характеристика СУБД Access

2. Работа с таблицами (создание и редактирование)

3. Создание запросов, форм, отчетов

 

Характеристика СУБД Access

Базой данных (БД) называется вся совокупность структурированных данных о конкретных объектах определенной предметной отрасли, к которой имеют доступ много программ. Пользователь получает доступ к конкретным данным БД с помощью специальных программ, которые получили название системы управления базами данных (СУБД).

СУБД – это совокупность программных и языковых средств, которые обеспечивают взаимодействие пользователя с базой данных и выполняют ряд функций банка данных. СУБД поддерживают один из возможных типов моделей данных: иерархическую, сетевую и реляционную.

Реляционная модель представляет собой объекты и взаимосвязи между ними в виде таблиц.

Процесс создания базы данных заключается в перенесении информации из традиционных бумажных документов на магнитные носители компьютера. Последовательность данных, которые записываются на магнитный диск компьютера, называется файлом базы данных.

В файлах данные сохраняются в прямоугольных таблицах такого вида:

	Поле 1	Поле 2	Поле 3	…	Поле N
Запись 1
Запись 2
…
Запись M

Строки этих таблиц называются записями, а столбцы – полями. Все записи поля имеют один и тот же тип.

СУБД должна обеспечить ввод в компьютер подготовленных данных, то есть имен полей, их типов и величин.

Access является реляционной базой данных, то есть данные в ней сохраняются не в одной большой таблице, а в нескольких разных таблицах. Они связаны между собой так, что в любой момент времени можно объединить или выбрать из этих таблиц все необходимые данные.

В Access понятие база данных касается единичного файла, который содержит всю необходимую информацию.

Каждая база данных Access состоит из таких объектов:

таблиц, которые вмещают данные в формате, похожем на электронную таблицу;

запросов, которые выбирают данные из таблицы на основе установленного условия. Запросы дают возможность просматривать данные из нескольких таблиц в одной записи;

форм, которые отображают данные из таблицы или запроса на основе описанного пользователем формата. Формы дают возможность просматривать, редактировать и печатать данные. В форме можно отобразить данные из нескольких таблиц или запросов;

отчетов, которые отображают и печатают данные из таблицы или запроса на основе описанного пользователем формата. В отчете нельзя редактировать данные. Отчеты могут иметь данные из нескольких таблиц или запросов;

макросов, которые автоматизируют стандартные действия на основе выбранных пользователем команд и событий;

программных модулей – то есть процедур, написанных языком программирования Visual Basic foe Application. Программный модуль автоматизирует сложные операции, которые нельзя выполнить с помощью макрокоманд.

2. Работа с таблицами (создание и редактирование)