Обработка изданных документов

 

Процедура получения документа от сотрудника:

 

а) получение от сотрудника подписанного руководителем документа или (и) сопроводительного письма к нему (традиционного на бумажной основе или электронного на дискете или переданного по линии защищенной компьютерной связи) и всех конфиденциальных материалов, относящихся к этому документу (в том числе входящего документа, черновика подготовленного документа и т.п.);

 

б) автоматическая запись документа, поступившего по защищенной линии компьютерной связи, на учтенную дискету;

 

в) проверка соответствия учетных данных на документе, в приложениях и учетных карточках, проверка правильности оформления реквизитов, комплектности и полноты документа;

 

г) проверка соответствия учетных данных черновика записи в учетной карточке документа;

 

д) проверка реального наличия документа на дискете и отсутствия там других документов и записей, соответствия документа сведениям, внесенным в электронную учетную карточку (опись) носителя и бумажный экземпляр этой карточки, заверенный исполнителем; внесение отметки о проверке в бумажный экземпляр карточки (описи);

 

е) внесение отметки о получении документа в традиционную или электронную учетную карточку, допечатка на принтере отметки о получении документа в бумажный экземпляр электронной карточки;

 

ж) роспись секретаря-референта или сотрудника службы конфиденциальной документации за получение документа в традиционной учетной карточке или бумажном экземпляре электронной карточки;

 

з) направление сотруднику по линии защищенной компьютерной связи копии электронной карточки переданного документа;

 

и) уничтожение черновика и вариантов подготовленного документа, внесение отметки об уничтожении в традиционную или электронную учетную карточку, допечатка отметки в бумажный экземпляр электронной карточки;

 

к) уничтожение дискеты с записью информации черновика и вариантов, внесение отметки об уничтожении в бумажный экземпляр учетной карточки (опись) носителя;

 

л) проставление отметки об уничтожении черновика на копии документа, подшиваемой в дело;

 

м) роспись секретаря-референта или сотрудника службы конфиденциальной документации за получение документа и всех материалов во внутренней описи документов, находящихся у сотрудника;

 

н) автоматическое внесение в электронную опись массива документов компьютера сотрудника и электронную опись документов, находящихся у конкретных сотрудников, отметки о списании документов, полученных от сотрудника;

 

о) изготовление на учтенной дискете страховой копии документа, записанного на дискете, и распечатка на принтере ЭВМ двух экземпляров копии сопроводительного письма при изготовлении его на дискете, заверение копий;

 

п) проставление в бланке документа (или сопроводительного письма) даты издания (подписания) и индекса (исходящего учетного номера по контрольному журналу или электронной описи конфиденциальных документов фирмы с добавлением предусмотренных технологией поисковых обозначений) отправляемого документа; проставление тех же сведений на бумажной копии отправляемого документа или сопроводительного письма;

 

р) дополнение учетного номера изданного внутреннего (распорядительного, организационного, протокольного и т.д.) документа очередным порядковым номером традиционной регистрации каждого отдельного вида документа или индексом дела, в котором будет храниться документ;

 

с) передача отправляемого документа для подготовки к отправке (конвертования); помещение страховой копии документа на дискете в ячейку места хранения;

 

т) систематизация внутренних документов и подготовка их к передаче на исполнение;

 

у) внесение отметки о новом местонахождении документа в контрольный журнал или опись (при традиционной регистрации) или в электронную опись конфиденциальных документов фирмы;

 

ф) внесение в машинный журнал сведений о выполненных операциях, проставление росписи оператора и сотрудника службы конфиденциальной документации.

 

Процедура передачи изданных внутренних документов на рассмотрение и исполнение:

 

А) Выдача документа исполнителю:

 

а) выдача документа соответствующему исполнителю под роспись в учетной карточке подготовленного (изданного) документа;

 

б) внесение фамилии сотрудника в контрольный журнал;

 

в) включение учетной карточки в учетную картотеку;

 

Б) Возвращение документа от исполнителя:

 

а) проверка целостности и комплектности документа, наличие отметки об исполнении;

 

б) роспись секретаря-референта или сотрудника службы конфиденциальной документации за получение документа в учетной карточке документа и внутренней описи документов, находящихся у сотрудника;

 

в) передача документа на хранение.

Технологическая схема процесса формирования и оформления конфиденциальных дел

 

Технологическая схема включает следующие процедуры: оформления дела при его заведении; оформления дела при его формировании; оформления дела (тома) при его закрытии; выдачи законченных дел сотрудникам фирмы и приема их от сотрудников.

 

Особенностями процедуры оформления дела при его заведении являются:

 

- оформление обложки дела с указанием грифа конфиденциальности дела;

 

- оформление списка сотрудников, допущенных к делу (на внутренней стороне обложки дела);

 

- оформление карточки учета разрешений и выдачи дела (помещается в конверт на внутренней стороне обложки);

 

- подшивка в дело чистых листов (бланков) внутренней описи документов;

 

- внесение в номенклатуру отметки о заведении дела.

 

Особенностями процедуры оформления дела при его формировании являются:

 

- проставление в каждом документе под грифом ограничения доступа отметки о периоде его конфиденциальности или даты рассмотрения вопроса о снятии грифа (если такая отметка или дата ранее отсутствовали);

 

- внесение данных о подшиваемых документах во внутреннюю опись дела;

 

- нумерация листов документа в деле;

 

- при необходимости внесение изменений в реквизиты обложки дела;

 

- подшивка документа в дело (прошнуровывание листов документа), проверка правильности нумерации листов;

 

- внесение отметки о подшивке в учетную карточку документа;

 

- проверка правильности подшивки документа;

 

- возвращение учетной карточки документа в картотеку по принадлежности. Особенностями процедуры оформления дела (тома) при его закрытии являются:

 

- подшивка и оформление заверительного листа - листа-заверителя (только для дел, содержащих документы долговременного периода конфиденциальности);

 

- оформление итоговой записи во внутренней описи дела;

 

- опечатывание концов шнурка на заверительном листе (только для дел, содержащих документы долговременного периода конфиденциальности);

 

- внесение итоговых сведений в реквизиты на обложке дела;

 

- проставление отметки о закрытии дела (тома) в номенклатуре дел;

 

- при необходимости - внесение дела в инвентарную опись законченных производством дел, картотек и журналов;

 

- по окончании года - закрытие номенклатуры дел, всех картотек на исполненные документы и контрольных журналов учета карточек;

 

- внесение соответствующих отметок в номенклатуру дел;

 

- при необходимости - внесение закрытых картотек и журналов в инвентарную опись законченных производством дел, картотек и журналов.

 

Законченные производством (закрытые) конфиденциальные дела в течение определенного и иногда достаточно длительного времени активно используются в текущей работе сотрудников фирмы, выдаются им для решения тех или иных вопросов.

 

Особенностями процедуры выдачи законченных дел сотрудникам фирмы и приема их от сотрудников можно назвать следующие:

 

- проверка секретарем-референтом полномочий исполнителя - наличия на обложке дела или в карточке учета разрешений и выдачи дела его фамилии в списке сотрудников, допущенных к делу (папке, альбому, дискете);

 

- выдача дела сотруднику под роспись в карточке учета разрешений и выдачи;

 

- помещение карточки учета разрешений и выдачи дела в картотеку "За исполнителями";

 

- при возврате дела сотрудником - проверка соответствия документов дела сведениям, зафиксированным во внутренней описи, контроль комплектности дела и документов, сохранности всех их элементов;

 

- роспись секретаря-референта за возврат дела в карточке учета разрешений и выдачи;

 

- помещение дела и карточки в места хранения.

 

Выданные сотрудникам для работы дела должны быть возвращены ими секретарю-референту в тот же день.

 

Все указанные процедуры могут выполняться в автоматизированном режиме, который сопровождает специфический набор внемашинных операций. Выдача и возврат исполнителями архивных электронных комплексов документов имеют более сложную технологию, что связано с необходимостью выполнения ряда дополнительных операций по проставлению электронной подписи в учетных формах.

 

Приведенная технологическая схема формирования и оформления конфиденциальных дел с достаточной степенью гарантии решает задачи обеспечения сохранности как традиционных дел и документов, так и архивных электронных массивов конфиденциальных документов.

 

При снятии в установленном порядке с документа грифа конфиденциальности и изъятия его из дела (для перемещения в открытое дело) нумерация листов дела сохраняется, но отсутствующие листы оговариваются во внутренней описи дела с указанием причины изъятия документа и его нового местонахождения. Одновременно такая же отметка вносится в учетную форму документа.

 

Учетная форма остается в картотеке исполненных конфиденциальных документов за соответствующий год и не подлежит перемещению в картотеку открытых документов. Аналогичным образом осуществляется процесс изъятия электронного документа из архивного массива компьютера секретаря-референта или с дискеты.

 

После изъятия из дела последнего документа, с которого снят гриф конфиденциальности, обложка дела или футляр магнитного носителя вместе с внутренней описью продолжают храниться у секретаря-референта на протяжении указанного в номенклатуре срока и затем уничтожаются. Отметка об уничтожении вносится в номенклатуру дел соответствующего года и (или) инвентарную опись законченных производством дел, картотек и журналов (если такая опись ведется).

 

Следовательно, технология текущего архивного хранения конфиденциальных дел в отличие от технологии хранения дел открытого доступа решает прежде всего задачи обеспечения сохранности включенных в дела документов и контроля за своевременным снятием с документов грифа конфиденциальности. Важной составной частью этой технологии является регламентация системы доступа к делам и порядка работы с делами руководителей и сотрудников фирмы