Памятка секретарю-референту о порядке работы сотрудников с конфиденциальной информацией

1. В условиях конкуренции производственная и коммерческая тайна выступают как элемент маркетинга и предприимчивости, как способ увеличения прибыли фирмы. Утрата конфиденциальной информации может привести к снижению доходов фирмы или ее банкротству.

2. Сотрудники всех должностных категорий фирмы, имеющие отношение к конфиденциальным документам, допускаются к ним только после подписания специального обязательства о неразглашении сведений, составляющих производственную или коммерческую тайну фирмы, тем самым обретая формальное право быть допущенным к тем или иным конфиденциальным сведениям.

3. Сотрудник должен хранить в тайне сведения, отнесенные к производственным или коммерческим секретам фирмы, ставшие ему известными по службе или иным путем. Разглашение конфиденциальных сведений фирмы, передача их третьим лицам, публикация без согласия руководства фирмы, а также их использование для любой деятельности, которая в качестве конкурентного воздействия может нанести ущерб фирме, влечет ответственность любого виновного сотрудника фирмы в соответствии с законодательством.

4. Сотрудник обязан работать только с теми конфиденциальными сведениями и документами фирмы, к которым он на законных основаниях получил доступ в силу служебных обязанностей; должен знать, какие конкретные сведения подлежат защите, а также строго соблюдать правила пользования ими.

5. При совместном участии в работе представителей других фирм, организаций и предприятий сотрудник может знакомить их с конфиденциальными сведениями только с письменного разрешения руководителя фирмы или структурного подразделения.

При этом руководитель должен определить конкретные вопросы, подлежащие рассмотрению, и указать, кому и в каком объеме может быть сообщена информация, подлежащая защите.

6. Об утрате или некомплектности документов, дел, электронных баз данных, носителей информации, изделий, содержащих производственную или коммерческую тайну фирмы, обнаруженных повреждениях хранилищ, сейфов, металлических шкафов, замков, средств сигнализации и оповещения, утере личных печатей, а также о причинах и условиях возможной утраты конфиденциальных сведений, попытках каких-либо лиц получить эти сведения работник обязан немедленно сообщить руководству фирмы и руководителю службы безопасности.

7. При увольнении, перед уходом в отпуск, отъездом в командировку необходимо сдать секретарю-референту первого руководителя фирмы все носители конфиденциальной информации (рукописи, черновики, документы, чертежи, магнитные носители, распечатки на принтере, кино-, фотонегативы и позитивы, материалы, изделия и т.д.), которые находились в распоряжении сотрудника в целях выполнения им служебных обязанностей.

8. Сотрудник по первому требованию службы безопасности или секретаря-референта обязан предъявлять для проверки все числящиеся за ним материалы, содержащие производственную или коммерческую тайну фирмы, предоставлять устные или письменные объяснения о нарушениях установленных правил работы с конфиденциальными материалами, учета и хранения документов и изделий, содержащих секреты фирмы, а также фактах разглашения сведений, утраты документов и изделий.

9. Обязательства, связанные с защитой производственной и коммерческой тайны фирмы, не ограничивают прав сотрудника на интеллектуальную собственность, в частности на подачу заявки на изобретение, возможное патентование и т.д. Реализация права работника на интеллектуальную собственность осуществляется в соответствии с установленным законодательством порядком. Срок ограничений, связанных с необходимостью защиты секретов фирмы, определяется ее руководством при заключении трудового контракта с сотрудником. Об окончании действия ограничений работник уведомляется руководством в письменной форме.

10. Сотрудникам всех должностных категорий фирмы, работающим с конфиденциальными документами, делами, информацией, запрещается:

- использовать конфиденциальные сведения в публикациях, открытых документах, докладах и интервью, рекламных материалах, выставочных проспектах и любых других информационных сообщениях массового распространения;

- сообщать кому-либо (в том числе коллегам по работе или родственникам) устно или письменно конфиденциальную информацию, несанкционированно передавать документы, даже если это связано со служебной деятельностью;

- вести переговоры, содержащие конфиденциальные сведения, по незащищенным линиям связи, в неприспособленных помещениях, в присутствии посторонних лиц;

- обсуждать конфиденциальные вопросы в местах общего пользования (в том числе в любых видах транспорта - служебном, личном, общественном);

- знакомиться с документами, делами и базами данных других сотрудников, работать с их компьютерами без письменного разрешения первого руководителя;

- переписывать сведения из документов в личные дневники, карточки учета работы, календари, еженедельники и т. п., переносить их в справочные и личные учетно-плановые массивы ЭВМ;

- вносить и пользоваться в помещениях фирмы личными фото-, видеоаппаратами, компьютерами, аудиотехникой, магнитофонами, плеерами, переговорными устройствами, техническими носителями информации (дискетами и др.), радиотелефонами, копировальными аппаратами;

- выносить из здания фирмы любые (в том числе открытые) служебные документы без письменного разрешения первого руководителя;

- оставлять документы на рабочем столе или работающий компьютер при любом по длительности выходе из помещения;

- хранить конфиденциальные документы вместе с открытыми документами и материалами, формировать в одном деле или машинном массиве конфиденциальные и открытые сведения;

- разглашать сведения о характере автоматизированной обработки конфиденциальной информации и о личных идентифицирующих кодах и паролях; разглашать сведения о составе находящихся у сотрудника документов и материалов, системе их защиты и месте хранения, а также известных ему элементах обеспечения безопасности фирмы и персонала.

11. Уборка помещений, в которых хранятся конфиденциальные документы и дела, производится в присутствии сотрудников, ответственных за сохранность документов. Документы должны находиться в сейфах, чтобы исключить их визуальный просмотр.

12. При выходе из рабочего помещения на любой по продолжительности период времени сотрудник обязан убрать в сейф (шкаф) все документы и заблокировать компьютер. При выходе из помещения всех сотрудников оно должно быть закрыто на ключ.

13. На период рабочего дня допускается передача конфиденциальных документов между сотрудниками, минуя секретаря-референта, если сотрудники имеют право доступа к этим документам. Документы, в том числе и руководителям, могут передаваться только под расписку. При возврате документов в присутствии сдающего документы лица расписка уничтожается. Передача документов может осуществляться под роспись во внутренней описи документов, находящихся у сотрудника.

14. При необходимости перевозки конфиденциальных документов сотрудникам запрещается пользоваться личным и общественным транспортом.

15. При работе с конфиденциальными документами сотрудникам запрещается делать с них копии без письменного разрешения первого руководителя фирмы.

16. При возникновении экстремальных ситуаций в помещениях фирмы сотрудники обязаны строго выполнять известные им правила, инструкции и руководствоваться указаниями, отдаваемыми руководителями фирмы и работниками службы безопасности. При этом сотрудники фирмы обязаны принять все необходимые меры по обеспечению сохранности или эвакуации ценных и конфиденциальных документов.

17. При пожаре, авариях, случившихся в нерабочее время, работники охраны немедленно вызывают пожарную команду или соответствующую аварийную службу, ставят в известность руководство фирмы, руководителей структурных подразделений и принимают меры по ликвидации пожара или аварии и их последствий. В случае, когда создается угроза уничтожения документов, содержащих секреты фирмы, персонал охраны обязан вскрыть эти помещения и принять меры к спасению документов и обеспечению их сохранности и конфиденциальности. О произведенном вскрытии составляется акт, который подписывается лицами, вскрывшими данное помещение.