Прием, первичная обработка и регистрация документов — КиберПедия 

Механическое удерживание земляных масс: Механическое удерживание земляных масс на склоне обеспечивают контрфорсными сооружениями различных конструкций...

Общие условия выбора системы дренажа: Система дренажа выбирается в зависимости от характера защищаемого...

Прием, первичная обработка и регистрация документов

2020-01-13 108
Прием, первичная обработка и регистрация документов 0.00 из 5.00 0 оценок
Заказать работу

2.1. Организация обработки всех поступивших конфиденциальных документов осуществляется централизованно секретарем-референтом фирмы.

2.2. При приеме корреспонденции секретарь-референт проверяет правильность адресования конверта, пакета, целостность упаковки. В разносной книге, реестре курьера, почтальона секретарь-референт проставляет отметку о приеме корреспонденции, дату приема, роспись в приеме. Роспись может заверяться штампом фирмы.

При повреждении упаковки корреспонденции секретарь-референт составляет акт, который подписывается им и курьером, почтальоном. Один экземпляр акта вместе с курьером передается отправителю корреспонденции.

2.3. Конверты, пакеты и незаконвертованные документы с грифом конфиденциальности вносятся секретарем-референтом в журнал учета пакетов. Журнал включает следующие графы: дата поступления; корреспондент; роспись лица, доставившего пакет; порядковые номера пакетов; номера и грифы конфиденциальности находящихся в пакете документов; входящие номера, присвоенные поступившим документам; учетные номера, присвоенные документам по другим видам учета (инвентарному и др.); отметка о возврате ошибочно поступивших документов.

2.4. Поступившие конверты и пакеты, кроме корреспонденции с пометкой "лично", секретарь-референт вскрывает. Конверты с пометкой "Лично" передаются адресату.

2.5. После вскрытия корреспонденции проверяется наличие документов, соответствие учетных данных сопроводительному письму, наличие приложений, указанных в документе, количество листов документа, приложений и экземпляров. При обнаружении недостатков составляется акт, один экземпляр которого высылается отправителю.

2.6. На всех поступивших конфиденциальных документах в центре нижнего поля первого листа проставляется регистрационный (входящий) штамп с указанием наименования фирмы, даты поступления документа, количества листов основного документа и приложений и наличием свободной зоны для входящего номера. На первом листе каждого приложения в правом верхнем углу проставляется штамп с указанием даты поступления, количества листов приложения, и наличием свободной зоны для внесения входящего номера, например: ("К уч. N __ от _____).

2.7. Все поступившие в фирму без грифа конфиденциальности документы, в том числе факсимильные, электронные, сравниваются с перечнем документов, являющихся конфиденциальными в данной фирме, так как любые поступающие документы могут содержать конфиденциальные для данной фирмы сведения, но не иметь грифа ограничения доступа.

Если содержание поступившего документа соответствует одной из позиций перечня, секретарь-референт указывает на первом листе документа (сопроводительного письма и приложений) в правом верхнем углу гриф конфиденциальности, указанный в перечне, и срок его действия. Отметку заверяет своей росписью. Выделенные конфиденциальные документы вносятся в журнал учета пакетов с целью создания информационной базы, обеспечивающей контроль за сохранностью конфиденциальных документов.

2.8. После определения состава конфиденциальных документов они регистрируются секретарем-референтом в традиционной (бумажной) или электронной учетной карточке поступивших документов, содержащих конфиденциальную информацию. На документ заполняется одна карточка, которая в целях контроля ее сохранности и определения порядкового номера документа учитывается в контрольном журнале. Контрольный журнал учета карточек имеет следующие графы: учетный номер и гриф конфиденциальности документа; местонахождение документа; отметка о проверке наличия.

Электронная карточка распечатывается на бумажном бланке карточки для гарантированной реализации учетной и страховой функций и обеспечения персональной ответственности сотрудников за сохранность документа (для проставления росписи за получение документа).

2.9. Карточка учета поступившего (входящего) конфиденциального документа включает следующие графы: учетный номер и гриф конфиденциальности; дата поступления; вид и краткое содержание документа; корреспондент; исходящий номер и дата; количество листов основного документа и приложений; кому направлен; количество листов; роспись за получение документа; кто принял и роспись за возврат документа; индекс дела и номера листов; примечание.

2.10. При незначительном количестве поступающих конфиденциальных документов они вносятся в опись конфиденциальных документов фирмы, что является действием, аналогичным регистрации этих документов. Опись конфиденциальных документов фирмы предназначена для контроля за движением, местонахождением документа, для своевременного снятия с него грифа конфиденциальности, проведения проверки наличия документов. В целях наблюдения за ходом исполнения документа дополнительно заполняется учетная карточка открытого делопроизводства, обеспечивающая справочную и контрольную работу в процессе рассмотрения и исполнения документа.

2.11. Опись конфиденциальных документов фирмы включает следующие графы: порядковый учетный номер и гриф конфиденциальности документа; срок действия грифа; дата; вид документа и заголовок; количество экземпляров; количество листов основного документа и приложений; откуда поступил (кем подготовлен); исходящий номер; кому передан и роспись; кто принял и роспись; местонахождение; дата уничтожения и номер акта; кем и когда снят гриф конфиденциальности и роспись; местонахождение.

2.12. Учетный (входящий) номер поступившего конфиденциального документа включает: порядковый валовый номер документа (по контрольному журналу или описи конфиденциальных документов фирмы), гриф конфиденциальности и индекс дела по номенклатуре, в котором будет храниться документ, например: 12к/01-02.

Учетный номер вносится в регистрационный штамп основного документа и приложений, например:

АО "Изотоп"

Г.

Вх. N 12к/23-02

Кол. лл.: 2к+7нк (неконфиденциальных).

При наличии в полученном пакете нескольких документов каждый из них учитывается за отдельным номером.

Учетный номер вносится также в журнал учета пакетов с целью подтверждения факта регистрации всех поступивших документов.

2.13. Зарегистрированные конфиденциальные документы сортируются на документы, требующие рассмотрения первым руководителем фирмы, и документы, направляемые непосредственно его заместителям или главным специалистам по направлениям работы (руководителям структурных подразделений), соответствующим сотрудникам фирмы.

Распределение осуществляется секретарем-референтом в строгом соответствии с перечнем документов фирмы, в котором указаны фамилии должностных лиц, принимающих решения по документам конкретного содержания и определяющих состав допускаемых к документу сотрудников, а также состав сотрудников, которым направляются документы типового содержания, не требующие принятия решения.

На документах, направляемых руководителям и сотрудникам фирмы, в правом верхнем углу первого листа ниже грифа конфиденциальности секретарем-референтом проставляется фамилия лица, которому передается документ.

2.14. Руководителям и сотрудникам фирмы документы передаются под роспись в учетной карточке. Отметка о местонахождении документа делается карандашом в контрольном журнале или описи конфиденциальных документов фирмы.

После рассмотрения документа первым руководителем резолюция переносится секретарем-референтом в учетную карточку документа. Резолюция является основанием для последующей передачи документа на исполнение указанному в ней сотруднику фирмы.

2.15. Выдача конфиденциальных документов сотрудникам (руководителям) производится только на один рабочий день по разовой расписке. При необходимости длительной работы над документом он включается в опись документов, находящихся у сотрудника, и хранится вместе с описью в опечатываемом специальном кейсе (папке) сотрудника. Кейс ежедневно по окончании рабочего дня сдается секретарю-референту и выдается сотруднику в начале рабочего дня по разовой расписке.

Опись документов, находящихся у сотрудника, имеет следующие графы: порядковый номер документа в описи, учетный номер документа и гриф конфиденциальности, тип документа, количество экземпляров и листов в экземпляре, дата получения, роспись секретаря-референта за возврат документа. Опись составляет собственноручно сотрудник.

2.16. Технические, технологические документы, печатные издания и иные подобные материалы, не подшиваемые в дела и не включаемые в номенклатуру дел, берутся на инвентарный учет после их регистрации по входящему учету и рассмотрения соответствующим руководителем. На каждый такой документ заводится учетная карточка инвентарного учета, или документ вносится в инвентарную опись конфиденциальных документов фирмы.

2.17. Карточка инвентарного учета должна содержать следующие зоны: дата, порядковый учетный номер и гриф конфиденциальности документа, его вид и назначение (содержание), фамилия сотрудника, которому выдан документ, роспись за выдачу и роспись за прием документа, место хранения документа, отметка об уничтожении, примечания. Карточка регистрируется в самостоятельном контрольном журнале.

Штамп инвентарного номера (или для носителей - предварительного учета) и даты регистрации проставляется: на графических документах - над основной надписью, на документах, хранящихся в россыпи, - в верхнем левом углу каждого листа, на сброшюрованных документах - в верхнем левом углу обложки и титульного листа, например: "Инв. (или ПУ) N ___ от ______".

2.18. Поступивший конфиденциальный документ считается исполненным, если фактически проведены все предусмотренные в нем мероприятия в соответствии с содержанием документа и резолюции. При этом в учетной карточке документа проставляется отметка об исполнении документа и его подшивке в дело. Аналогичная отметка делается в контрольном журнале или описи конфиденциальных документов фирмы.

3. Составление, издание и обработка документов фирмы

3.1. Основанием для издания конфиденциального документа является перечень документов, издаваемых руководством и структурными подразделениями фирмы, или индивидуальное письменное разрешение первого руководителя фирмы, зафиксированное на бумажном носителе, предназначенном для составления черновика документа. При составлении черновика документа на ПЭВМ разрешение фиксируется в предварительно оформленной секретарем-референтом карточке учета подготовленного документа. Уровень конфиденциальности документа определяется руководителем или сотрудником фирмы, составляющим документ.

3.2. Бумажными носителями информации являются рабочие тетради, блокноты с отрывными листами и отдельные листы бумаги, типовые формы и бланки. Магнитными носителями конфиденциальной информации являются носители для обеспечения работы ПЭВМ, аудио- и видеозаписи.

В научных и производственных фирмах с большим объемом конфиденциальных документов для предотвращения утраты ценных сведений, включаемых в черновики и варианты документов, бумажные и технические носители информации подлежат инвентарному учету в традиционной или электронной учетной карточке (журнале). Электронная карточка распечатывается на бумажном бланке карточки для реализации указанных выше функций.

В карточку или журнал включаются следующие сведения: учетный номер носителя и гриф конфиденциальности; дата регистрации; вид носителя; назначение носителя; количество листов; фамилия лица, получившего носитель; роспись за получение; роспись за возврат носителя; отметка об уничтожении носителя или отдельных листов. Карточка регистрируется в контрольном журнале учета карточек. Учетный номер проставляется в правом верхнем углу носителя.

3.3. В других фирмах предварительный учет носителей не осуществляется. Документы составляются на оформленных, но не учтенных носителях. Магнитные носители конфиденциальной информации обязательно регистрируются в карточках инвентарного учета конфиденциальных документов фирмы.

3.4. Факт выдачи носителя информации отражается в описи документов, находящихся у сотрудника (руководителя).

3.5. Составление черновика и вариантов документа, ведение конфиденциальных записей разрешается сотруднику только в выданных секретарем-референтом носителях информации.

Возвращение носителя секретарю-референту фиксируется в описи документов, находящихся у сотрудника. Отметка включает роспись секретаря-референта и дату.

3.6. В тексте документа и других реквизитах дополнительно могут оговариваться права на информацию, порядок ее использования и другие ограничительные условия.

3.7. Срок исполнения документа может контролироваться секретарем-референтом путем включения дополнительного экземпляра учетной карточки в контрольную картотеку. В некрупных фирмах контроль организуется с использованием справочной карточки или по описи конфиденциальных документов.

Использовать для подготовки черновика и вариантов конфиденциального документа диктофон, магнитофон не разрешается. Документы не должны диктоваться.

3.8. Изготовленный сотрудником (руководителем) первый вариант черновика документа регистрируется секретарем-референтом в традиционной или электронной учетной карточке подготовленного документа (если учетная карточка не была заведена ранее). Учетный номер фиксируется на нижнем поле каждого (кроме первого) листа черновика и изготовленного проекта документа, например: уч.N 28к/09-12. Этот номер закрепляет каждый лист за определенным документом и сопровождает черновик, подготовленный проект и в дальнейшем подлинник документа (переносится в бланк документа). В некрупных фирмах запись о черновике и подготовленном проекте документа вносится в опись конфиденциальных документов фирмы. Одновременно может заполняться учетная карточка открытого документа для выполнения операций справочной, контрольной и поисковой работы.

Основной документ (как правило, сопроводительное письмо) и приложения к нему регистрируются за разными номерами, так как учитываются они в разное время.

3.9. Учетная карточка подготовленного конфиденциального документа включает в себя следующие зоны:

а) зону исходных сведений о документе (учетный номер и гриф конфиденциальности; дата печатания, вид и краткое содержание, подразделение и фамилия исполнителя, номер носителя, с которого печатался проект документа, и др.),

б) зону рабочих сведений о документе (росписи за уничтожение черновика и дата; дата выдачи; количество листов, экземпляров; кому выдан и др.),

в) зону отметок об отправлении и возврате документа,

г) зону отметок о передаче документа на другой вид учета или движении документа,

д) зону отметок о подшивке документа в дело,

е) зону отметок об уничтожении документа.

Учетная карточка регистрируется в самостоятельном контрольном журнале учета карточек подготовленных документов, имеющем графы, аналогичные журналу учета карточек поступивших документов.

 

3.10. Машинописное оформление проекта документов на бумажном или машиночитаемом носителе осуществляется с помощью ПЭВМ на рабочих местах: референта (документы с грифом "Строго конфиденциально") и все документы, составленные руководством фирмы или исполнителей (документы с грифом "Конфиденциально", пометками о ценности неконфиденциальных документов). Процедура машинописного оформления документа фиксируется в машинном журнале ПЭВМ.

3.11. Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе (при их наличии), на сопроводительном письме к конфиденциальным документам. Гриф не сокращается, печатается строчными буквами без разрядки. В кавычки гриф не берется. Ниже указывается номер экземпляра и основание снятия грифа, которое переносится из перечня конфиденциальных документов фирмы. Например:

Конфиденциально

Экз. N 2

До даты получения патента

3.12. На лицевой или оборотной стороне последнего листа всех экземпляров отпечатанного проекта документа около левого поля проставляется учетный номер, гриф конфиденциальности документа, индекс референта или сотрудника, печатавшего документ, количество экземпляров и их назначение, фамилия сотрудника (руководителя) и номер его телефона, дата изготовления документа. Может указываться инвентарный номер магнитного носителя, с которого печатался документ. Например:

Уч. N 23к/12-09

ИП 2 экз.: N 1 - адресату

N 2 - в дело 12-09

Иванов Петр Петрович

566-12-43    23.09.2001г.

Маг. носитель N 56

Количество экземпляров документа определяется сотрудником исходя из реальной потребности в них.

3.13. Факт изготовления проекта конфиденциального документа отражается в учетной карточке подготовленного документа или в описи конфиденциальных документов фирмы. Все последующие перемещения документа фиксируются в учетной карточке.

3.14. Выдача проекта документа сотруднику для согласования и подписания ежедневно осуществляется секретарем-референтом по разовой расписке. Издание документа (согласование, подписание и при необходимости утверждение) организуется руководителем или сотрудником, составившими документ. Руководитель фирмы подписывает все экземпляры и копии изготовленного документа.

В процессе издания документа уточняется уровень грифа конфиденциальности, срок снятия грифа, состав конфиденциальной информации, включенной в документ. После издания конфиденциальные документы повторно не регистрируются.

3.15. Конфиденциальные материалы, образующиеся в процессе издания документа, последовательно вносятся в учетную карточку документа и опись документов, находящихся у сотрудника. После издания документа сотрудник сдает секретарю-референту документы и все материалы, связанные или возникшие в процессе исполнения.

Отметка о сдаче документов и материалов делается в учетных карточках документов и описи документов, находящихся у сотрудника.

3.16. Черновик документа и другие потерявшие значение материалы разрываются секретарем-референтом и помещаются в присутствии сотрудника в опечатанную урну или ящик. Не разрешается выбрасывать их в мусорную корзину. Отметка об уничтожении делается в учетной карточке документа. Актуальные документы и материалы подшиваются в соответствующие дела. Подлинники подготовленных документов передаются секретарем-референтом для дальнейшей работы. В описи и контрольном журнале делаются отметки об изменении местонахождения или отправке документа.


Поделиться с друзьями:

Типы оградительных сооружений в морском порту: По расположению оградительных сооружений в плане различают волноломы, обе оконечности...

Адаптации растений и животных к жизни в горах: Большое значение для жизни организмов в горах имеют степень расчленения, крутизна и экспозиционные различия склонов...

Опора деревянной одностоечной и способы укрепление угловых опор: Опоры ВЛ - конструкции, предназначен­ные для поддерживания проводов на необходимой высоте над землей, водой...

Индивидуальные очистные сооружения: К классу индивидуальных очистных сооружений относят сооружения, пропускная способность которых...



© cyberpedia.su 2017-2024 - Не является автором материалов. Исключительное право сохранено за автором текста.
Если вы не хотите, чтобы данный материал был у нас на сайте, перейдите по ссылке: Нарушение авторских прав. Мы поможем в написании вашей работы!

0.047 с.