Выделение ячеек и областей (смежных и несмежных). Форматирование ячеек (стандартные числовые форматы, форматы пользователя), автоформатирование.

Для удобства представления данных в Excel применяются различные форматы ячеек (числовой, денежный, финансовый, процентный, дата, время и т.д.). Формат влияет только на внешнее представление данных в ячейке. Присвоить формат ячейке или блоку ячеек, предварительно выделив их, можно с помощью команды Ячейки из меню Формат или нажав правую кнопку мыши и выбрав команду Формат ячеек....

В понятие формат ячейки входят также её шрифт (тип, размер, цвет используемого шрифта), выравнивание (расположение текста в ячейке по вертикали и горизонтали), границы (толщина и цвет линий обрамления), вид (узор и цвет заполнения), защита (установка ограниченного доступа и пароля), которые задаются в диалоговом окне Формат ячеек или с помощью кнопок на панели инструментов.

Автоформаты Excel - это заранее определенные сочетания числового формата, шрифта, выравнивания, границ, узора, ширины столбца и высоты строки. Чтобы использовать автоформат, надо выполнить следующие действия:

1. Введите нужные данные в таблицу.

2. Выделите диапазон ячеек, которые необходимо форматировать.

3. В меню "Формат" выберите команду "Автоформат". При этом откроется окно диалога.

4. В окне диалога "Автоформат" нажмите кнопку "Параметры", чтобы отобразить область "Изменить".

5. Выберите подходящий автоформат и нажмите кнопку "Ок".

6. Выделите ячейку вне таблицы для снятия выделения с текущего блока, и вы увидите результаты форматирования.

Чтобы выделить группу смежных листов, находясь на первом листе диапазона, нажмите Shift и щелкните на названии последнего листа, который хотите включить в выборку.

Чтобы выделить отдельные листы, нажмите Ctrl и щелкните на названии каждого листа, который хотите выделить. При таком выделении фон названий листов, которые вы выбрали, становится белым, a Excel отображает в строке заголовка слово [Группа].

Закончив работу с многолистовым диапазоном, щелкните на названии любого листа, чтобы выйти из режима Группа. Выделение несмежных диапазонов:

1. В большинстве случаев требуется выделить какой-либо прямоугольный диапазон. Однако иногда нужно множественное выделение, при котором выделяются несмежные ячейки или диапазоны.

2.Выделить несмежные диапазоны можно с помощью, как мыши, так и клавиатуры. В первом случае удерживайте нажатой клавишу Ctrl, щелкая в нужных ячейках и выделяя посредством мыши интересующие вас ячейки или диапазоны. Работая с клавиатурой, выделите первый диапазон так, как было описано выше (например, Ctrl+A). Затем нажмите Shift+F8. Вы перейдете в режим выделения Продолжите выделять нужные диапазоны. Закончив выделение, снова нажмите Shift+F8, чтобы перейти в обычный режим. Если число имеет текстовый формат, это легко определить, поскольку число будет выровнено в ячейке по левому краю, а не по правому.

1.Выделите ячейку или диапазон ячеек, содержащих числа, которые требуется отформатировать как текст.

2. На вкладке Главная в группе Число щелкните стрелку рядом с полем Числовой формат и выберите пункт Текстовый.

 

 

Задание формул, копирование формул. Мастер функций, назначение и возможности.

В Excel можно просто считать суммы в строках и столбцах, но можно также вычислять платежи по ипотеке, решать математические и инженерные задачи и находить наиболее благоприятные варианты, зависящие от заданных переменных значений. В Excel все это реализовано с помощью формул в ячейках. По этим формулам выполняются вычисления и другие действия с данными на листе. Формула всегда начинается со знака равенства (=), после которого можно вводить числа, математические операторы (например, знаки + и - для сложения и вычитания) и встроенные функции Excel, значительно расширяющие возможности формул. Ниже приведены примеры формул, которые можно использовать на листах. =A1+A2+A3. Вычисляет сумму значений в ячейках A1, A2 и A3. =СУММ(A1:A10). С помощью функции СУММ вычисляет сумму значений в ячейках от A1 до A10. =СЕГОДНЯ(). Возвращает текущую дату. =ПРОПИСН("привет"). Преобразует текст "привет" в "ПРИВЕТ" с помощью функции ПРОПИСН. ЕСЛИ(A1>0). С помощью функции ЕСЛИ проверяет, содержится ли в ячейке A1 значение, большее нуля.        Функциями в Excel называют заранее определенные формулы, с помощью которых выполняются вычисления в указанном порядке по заданным величинам. При этом вычисления могут быть как простыми, так и сложными. Например, определение среднего значения пяти ячеек можно описать формулой: =(A1 + A2 + A3 + A4 + A5)/5, а можно специальной функцией СРЗНАЧ, которая сократит выражение до следующего вида: СРЗНАЧ(А1:А5). Как видите, что вместо ввода в формулу всех адресов ячеек можно использовать определенную функцию, указав ей в качестве аргумента их диапазон. Для работы с функциями в Excel на ленте существует отдельная закладка Формулы, на которой располагаются все основные инструменты для работы с ними. Далеко не все функции в Ecxel имеют простое определение, как функция СУММ, осуществляющая суммирование выбранных значений. Некоторые из них имеют сложное синтаксическое написание, а так же требуют много аргументов, которые к тому же должны быть правильных типов. Чем сложнее функция, тем сложнее ее правильное составление. И разработчики это учли, включив в свои электронные таблицы помощника по составлению функций для пользователей – Мастер функций. Для того что бы начать вводить функцию с помощью Мастера функций, щелкните на значок Вставить функцию (fx), расположенный слева от Строки формул. Так же кнопку Вставить функцию вы найдете на ленте сверху в группе Библиотека функций во вкладке Формулы. Еще одним способом вызова мастера функций является сочетание клавиш Shift+F3.После открытия окна помощника, первое, что вам придется сделать – это выбрать категорию функции. Для этого можно воспользоваться полем поиска или ниспадающим списком.

 

 

39. Сортировка табличных данных, выбор по критерию, задание фильтров. Получение и вывод итогов. Сортировка табличных данных позволяет переупорядочить строки в таблице по любому полю.Для сортировки данных следует выделить одну ячейку таблицы и вызвать команду Сортировка меню Данные. Откроется диалоговое окно Сортировка диапазона.В поле списка Сортировать по выбирается поле, по которому будут отсортированы данные, и тип сортировки:

1.по возрастанию - цифры сортируются по возрастанию, текст - в алфавитном порядке, логические выражения - ЛОЖЬ предшествует ИСТИНА;

2.по убыванию - сортировка в обратном порядке.

В поле списка Затем по указывается поле, по которому будут отсортированы данные, имеющие одинаковые значения в первом ключе-вом поле.

В поле В последнюю очередь, по указывается поле, по которому будут отсортированы данные, имеющие одинаковые значения в первых двух ключевых полях.Для сортировки данных также используются специальные кнопки. Перед их использованием следует выделить столбец, по которому необходимо сортировать записи. При сортировке по одному столбцу строки с одинаковыми значениями в этом столбце сохраняют прежнее упорядочение.Строки с пустыми ячейками в столбце, по которому ведется сортировка, располагаются в конце сортируемого списка. Excel позволяет также сортировать не всю таблицу, а только выделенные строки или столбцы. Получение итогов. Для получения различной итоговой информации используют средство автоматического получения итогов. Для того чтобы применить средство получения итогов, следует:

1. Отсортировать список по столбцу, для которого необходимо вычислить итоги.

2. Выделить область списка.

3. Выполнить команду Данные - Итоги.

4. Заполнить открывшееся диалоговое окно Промежуточные итоги.

 

40. Мастер диаграмм в Microsoft Excel и его использование для построения диаграмм. Выбор типа диаграммы, выбор данных, оформление диаграммы, редактирование диаграммы. Диаграмма в тексте выглядит точно так же, как и рисунок. Диаграмма обязательно должна иметь подпись, начинающуюся со слова «рис.», после чего указывают номер рисунка. Подпись располагают обязательно в нижней части диаграммы. Никаких других заголовков не требуется. На диаграмме, возле ее осей располагают подписи значений, а рядом размещают таблицу с описанием значений цветов элементов диаграммы. В этой таблице должно быть написано– здесь необходимо указать, что означает каждый элемент диаграммы того или иного цвета. Фон должен быть белый, никаких дополнительных линий, кроме осей, не допускается. Кроме этого, в тексте работы помещают ссылку на диаграмму в таком же виде, как и на обычный рисунок, – «рис. номер».

Построение графиков и диаграмм в Word. Процесс создания диаграмм в текстовом редакторе Word несложен, но здесь эта функция несколько ограничена по сравнению с аналогичными возможностями табличного процессора MicrosoftExcel. Для создания диаграммы в текстовом редакторе используется специальный модуль – MicrosoftGraph.В первую очередь определимся в базовых понятиях.

Диаграмма – это графический способ отображения некоторых числовых данных. Она всегда связана с таблицей значений, в которой размещены числовые данные, собственно представленные в диаграмме. Поэтому построение диаграммы осуществляется одновременно с созданием таблицы значений или после этого. В строках таблицы значений отображены серии данных – наборы чисел, которые будут воспроизведены на вертикальной оси диаграммы, также называемой осью значений. На диаграмме классического вида – гистограмме – серии данных отображаются в виде столбцов одинакового цвета.

Создание диаграммы. Для создания диаграммы в документе Word необходимо выполнить команду Вставка > Рисунок > Диаграмма. Теперь необходимо ввести в таблицу значений данные, на основе которых будет построена диаграмма. Для этого нужно заменить данные, представленные в образце таблицы значений. Щелкните на нужной ячейке, а затем введите требуемые новые данные. После завершения ввода значения в ячейку необходимо нажать клавишу Enter. При этом на диаграмме будут сразу же отображаться все изменения. По умолчанию в созданной в редакторе Word диаграмме ряды данных представляют собой строки таблицы. В таблице значений в режиме редактирования рядом с названиями рядов данных будут размещены пометки тех цветов, которыми соответствующие ряды будут выделены на диаграмме. Изменить эти установки можно с помощью кнопки По столбцам либо выполнив команду Данные > Ряды образуют столбцы. Обратите внимание, что вы можете изменять размер диаграммы, перемещая угловые маркеры выделения, расположенные вокруг нее.

Форматирование и редактирование диаграммы после того как диаграмма создана, ее можно отформатировать. При этом вам будет доступно форматирование как текстовых элементов (изменение шрифта подписей, легенды), так и графических (осей, линий, столбцов). В первую очередь необходимо перейти в режим редактирования, дважды щелкнув на диаграмме.

  Типы диаграмм. Изменить тип диаграммы можно, выполнив команду Диаграмма > Тип диаграммы. В окне Тип диаграммы доступно две вкладки – Стандартные и Нестандартные. В списке Тип выбирают тип диаграммы, а в правой части окна – нужную разновидность. При выборе типа диаграммы следует учитывать некоторые особенности:

• Гистограмма позволяет представить изменение данных на протяжении отрезка времени. Удобны для сравнения величин.

• Гистограмма с накоплением позволяет представить отношение отдельных составляющих к их совокупному общему значению.

• Линейчатая диаграмма особенно подходит для сравнения отдельных значений. Ось категорий расположена в ней по вертикали, ось значений – по горизонтали, что позволяет обращать большее внимание на сравниваемые значения, чем на время.

• Диаграмма в виде графика наглядно показывает изменение величин через равные промежутки времени.

• Круговая диаграмма отображает отношение размеров элементов, образующих ряд данных, к сумме элементов. Круговая диаграмма может быть построена только для таких таблиц значений, в состав которых входит лишь одна серия данных. Если же вам необходимо указать несколько рядов данных, постройте кольцевую диаграмму.

• Точечная диаграмма показывает взаимосвязь между числовыми значениями нескольких рядов данных либо отображает две группы чисел как один ряд точек с координатами хиу.