Создание документов в Microsoft Word. Средства ввода текста, редактирование и форматирование текста, управление параметрами страниц документа.

Открытие нового документа и ввод текста

1. Если у вас Microsoft Office Word 2007, нажмите кнопку Microsoft Office и выберите элемент Создать. Если вы используете Microsoft Office Word 2010, 2013 или 2016, щелкните Файл и выберите элемент Создать.

2. Дважды щелкните элемент Новый документ.

Создание документа на основе шаблона

Чтобы в качестве отправной точки использовать шаблон, выполните одно из следующих действий:

1. Если вы используете Microsoft Office Word 2010, 2013 или 2016, щелкните Файл и выберите элемент Создать.

2. В группе Шаблоны выполните одно из следующих действий:

o Если вы используете Microsoft Office Word 2007, щелкните Установленные шаблоны, чтобы выбрать шаблон на компьютере. Если у вас Microsoft Office 2010, просмотрите раздел Доступные шаблоны.

o В Microsoft Office Word 2007 щелкните одну из ссылок в разделе Microsoft Office Online. В Microsoft Office Word 2010 щелкните Шаблоны Office.com. В Microsoft Office Word 2013 и 2016 все установленные шаблоны отображаются при выборе пунктов Файл и Создать. Дополнительные шаблоны можно найти с помощью поля Поиск шаблонов в сети.

3. Дважды щелкните нужный шаблон.

Сохранение и повторное использование шаблонов

Если в загруженный шаблон были внесены изменения, можно сохранить его на компьютере и использовать повторно. Найти все настроенные шаблоны несложно: просто выберите Мои шаблоны в диалоговом окне Создание документа. Чтобы сохранить шаблон в папке «Мои шаблоны», выполните следующие действия.

1. Откройте вкладку Файл.

2. Выберите пункт Сохранить как.

3. В диалоговом окне Сохранение документа нажмите кнопку Шаблоны.

4. В списке Тип файла выберите пункт Шаблон Word.

5. В поле Имя файла введите имя шаблона, а затем нажмите кнопку Сохранить.

Удаление документа

1. Откройте вкладку Файл.

2. Нажмите кнопку Открыть.

3. Найдите файл, который нужно удалить.

4. Щелкните файл правой кнопкой мыши, а затем выберите команду Удалить в контекстном меню.

Технологию создания документа удобно представить в виде последовательности этапов: подготовительный, основной, заключительный, – каждый из которых состоит из шагов.

Н астройка Word для работы

1. Загрузка текстового процессора и подготовка к созданию документа. Одним из вариантов загрузки текстового процессора Word является использование Главного меню Windows. В этом случае надо выполнить следующие действия: [Пуск] ► Программы ► Microsoft Word. После этого создается документ с именем Документ1,и система будет настроена на последующий набор текста на клавиатуре, используя шаблон Normal. dot, устанавливаемый по умолчанию.

2. Установка параметров страницы. Страница – отдельный фрагмент документа, который определяется набором параметров: размером бумаги, верхним, нижним, левым и правым полями и др. Полями страницы называются расстояния между областью, в которой может располагаться текст, и краями бумаги; размер полей устанавливается при настройке параметров страницы. Параметры устанавливаются командой Файл ► Параметры страницы.

3. Выбор режима отображения документа. Выполняется с использованием команд меню Вид. При первичном наборе текста рекомендуется выбирать вид отображения – Обычный или Разметка страницы.

4. Задание масштаба отображения документа. Варьирование масштабом позволяет создавать оптимальный для конкретного пользователя режим работы. Установка масштаба осуществляется командой Вид ► Масштаб. Рекомендуется выбирать варианты: 100% или По ширине страницы.

5. Задание параметров абзаца. Минимальным элементом текста документа являетсясимвол. Из символов складывается пространство документа, которое в Word разделяется наабзацыи страницы. При нажатии клавиши [Enter] создается новый абзац. Установка способа выравнивания текста, междустрочного интервала, абзацных отступов и интервалов, отступа первой строки абзаца и др. выполняется командой Формат ► Абзац.

6. Выбор шрифта. Шрифт – набор символов с характерным рисунком и настраиваемыми параметрами (такими как размер, начертание, гарнитура, эффекты, анимация и т.д.). Выбор необходимого шрифта и его параметров выполняется командой Формат ► Шрифт.

7. Расстановка переносов. Эта процедура позволяет более компактно расположить текст на странице. Она выполняется командой Сервис ►Язык► Расстановка переносов► флажок Автоматическая расстановка переносов.

8. Набор текста. При вводе и редактировании текста работа с документом происходит в рабочей области (рис.4.1). Ввод текста осуществляется построчно, переход на следующую строку текста производится автоматически в пределах абзаца. Принудительный переход на новую строку, не прерывая абзаца, можно осуществить нажатием комбинации клавиш [Shift+Enter].

9. Сохранение документа. Набранный текст рекомендуется сохранить. Периодическое и окончательное сохранение документов выполняется несколькими способами: 1) первичное сохранение файла или сохранение с прежним именем – команда Файл ►Сохранить; 2) автосохранение для периодической автоматической записи на диск. Параметры задаются командой Сервис ►Параметры► вкладка Сохранение. Здесь же задаются и дополнительные режимы и условия сохранения файлов, например, с паролями для чтения, записи или без них; 3) сохранение файла с изменением его имени и/или местоположения или типа – команда Файл ►Сохранить как.

По умолчанию документы сохраняются со стандартным расширением. doc. Word позволяет также сохранять файлы в формате, отличном от стандартного. Для этого в диалоговом окне команды Сохра нить как в поле Тип файла можно выбрать необходимый тип, для которого Word поддерживает стандартное конвертирование данных, например,. html,. txt,. rtf.

При сохранении документа полезно сформировать его краткое описание, указав название, тему, автора, учреждение и др. Это позволит в дальнейшем точно идентифицировать документ. Создание подобной информации производится на вкладке Документ диалогового окна команды Файл ►Свойства.

10. Редактирование текста. Редактирование – это изменение содержания документа при помощи добавления, перемещения, копирования или удаления фрагментов. Для того чтобы не терять скорость при наборе текста, не рекомендуется в процессе его набора сразу производить редактирование. Его лучше произвести после набора всего текста. После выполнения редактирования документ снова рекомендуется сохранить.

11. Форматирование текста. Форматирование – это придание документу визуально приятного вида. При форматировании обычно выполняются следующие операции: установка размера и типа шрифта, его начертание, выравнивание текста и др.

Печать документ а:

12. Установка колонтитулов. Страницы документов могут содержать верхние и нижние колонтитулы, т.е. области, располагающиеся в верхней и нижней части страницы и содержащие определенный текст, например, номер страницы. Создание колонтитулов выполняется с помощью команды Вид ► Колонтитулы. В результате выполнения этой команды появляется соответствующая панель инструментов, позволяющая создавать и редактировать колонтитулы.

13. Предварительный просмотр. Перед печатью документ рекомендуется предварительно просмотреть. Для этого используется команда Файл ► Предварительный просмотр. Режим предварительного просмотра позволяет не только выявить погрешности в форматировании документа, но и добиться нужного количества страниц в документе (кнопка [Подгонка страниц]).

13. Печать. Печать документа выполняется командой Файл ► Печать, которая позволяет выбрать принтер, указать количество копий, количество печатаемых страниц и т. п.

14. Анализ подготовленного документа. После печати документа он просматривается автором и при обнаружении ошибок или неточностей может быть отредактирован. Для этого его следует открытьи внести в него правки. Документ можно открыть:

· непосредственно из меню Файл, если файл этого документа находится в списке, расположенном в раскрывающемся меню в числе последних сохраненных документов. Количество запоминаемых имен файлов устанавливается на вкладке Общие диалогового окна команды Сервис ► Параметры;

· командой Файл ► Открыть или с помощью кнопки [Открыть].

15. Завершение работы. После завершения работы с документом приложение закрывается командой Файл ► Выход, или кнопкой [Закрыть]

 

30. Таблицы в документах Microsoft Word (создание, редактирование и форматирование таблиц, математические функции MS Word).

Табличные процессоры – это специальный комплекс программ для управления электронной таблицей.Использование табличных процессоров целесообразно в тех случаях, когда: 1. числа, с которыми требуется работать при решении поставленной задачи, можно расположить в виде таблицы; 2. числа в одной строке или графе связаны с числами в других строках или графах и предполагается использование математических вычислений над данными таблицы; 3. предполагается статистическая обработка данных; возможно частое изменение информации; отслеживается большое число показателей; предполагается изготовление нужного числа копий табличных документов.

В 1987 г. появился табличный процессор Excel фирмы Microsoft.

Технология работы с табличным документом аналогична процедурам подготовки текстовых документов: редактируемый отчет в виде таблицы выводится на экран, и пользователь может в диалоговом режиме вносить в него свои изменения. Пользователь может переносить и копировать содержимое ячеек из одного места таблицы в другое, использовать всевозможные шрифты, печатать на принтере необходимое количество экземпляров подготовленного табличного документа. Все внесенные изменения сразу же отображаются на экране компьютера. Если один раз отработать форму таблицы и установить характер необходимых расчетов, то в дальнейшем технологический процесс сводится только к вводу данных и, при необходимости, к их редактированию.

Табличные процессоры относятся к диалоговым системам, построенным по принципу меню: из списка возможных действий пользователь выбирает то, что ему необходимо. Табличные процессоры обеспечивают:

· ввод, хранение и корректировку большого количества данных;

· автоматическое обновление результатов вычислений при изменении исходных данных;

· наглядность и естественную форму документов, представляемых пользователю на экране.

В зависимости от вида табличного процессора пользователю доступны различные функции. Как правило, обязательный набор включает следующие основные типы функций:

1) для формул при вычислениях:

· математические, тригонометрические, включая функции суммирования, произведения, извлечения квадратного корня, логарифмическую и т.п.;

· логические функции типа IF (если);

· статистические функции средней арифметической и определения количества всех значений в заданном диапазоне клеток;

2) текстовые функции, позволяющие отработать некоторым образом текстовые значения клеток, например, отразить только первые три символа текстовой строки;

3) финансовые функции для выполнения основных финансовых операций, таких, как определения величины амортизации, величины платежей за инвестиции, начисления процентов и т.п.;

4) функции даты и времени;

5) функции сгруппированных данных, например, сортировка данных по различным критериям.

На основе табличных данных средствами табличного процессора можно проводить графический анализ данных с использованием разнообразных графиков и диаграмм.

Возможности табличных процессоров определяются, с одной стороны, характеристиками собственно пакета прикладных программ, а с другой – техническими характеристиками ПК: объемом таблицы (допустимым количеством строк и столбцов), требуемым минимальным объемом оперативной памяти, минимально необходимым объемом дисковой памяти. Электронная таблица – компьютерный эквивалент обычной таблицы, в ячейках которой записаны данные различных типов: текст, даты, формулы, числа.