Допустимые символы масок ввода

В приведенной ниже таблице указано, как Microsoft Access интерпретирует символы, содержащиеся в первой части описания в свойстве Маска ввода (InputMask).

Чтобы включить в маску текстовые константы, отличные от представленных в таблице, в том числе символы и пробелы, следует просто ввести их в нужную позицию.

Чтобы включить один из следующих символов в качестве текстовой константы, необходимо перед ним ввести символ обратной косой черты \.

 

Символ	Назначение
0	Цифра (от 0 до 9, ввод обязателен; символы плюс [+] и минус [-] не допускаются).
9	Цифра или пробел (ввод необязателен; символы плюс [+] и минус [-] не допускаются).
L	Буква (от A до Z или от А до Я, ввод обязателен).
?	Буква (от A до Z или от А до Я, ввод необязателен).
<	Указывает перевод всех следующих символов на нижний регистр.
>	Указывает перевод всех следующих символов на верхний регистр.
\	Указывает ввод любого следующего за ним символа в качестве текстовой константы. Используется для отображения всех перечисленных в данной таблице символов как текстовых констант (например, \A выводится как символ «A»).
"текстовая константа"	вместо многократного использования символа (\) можно заключить лю­бую текстовую константу в кавычки

ПРИМЕРЫ МАСОК ВВОДА

В приведенной ниже таблице указаны описания некоторых масок ввода и примеры значений, которые в них могут быть введены.

Маска ввода	Обеспечивает ввод значения в виде	Примечания
000\-0000	555-0199	В данном случае пользователи должны вводить все цифры, т.к. используется местозаполнитель 0.
\(999") "000\-0000	(206) 555-0199 () 555-0199	В этом случае в скобках - местозаполнитель 9, ввод цифр необязателен.
>LLL009L0??	МАЙ123А1 МАЙ11 А1Р МАЙ11 А1РР	Сочетание обязательных (L) и необязательных (?) букв и обязательных цифр (0). Знак «больше» обеспечивает ввод всех букв в верхнем регистре.
00000\-9999	98115- 98115-3007 98963-78	Обязательные пять цифр с дефисом и необязательная область после дефиса.
>L<??????????????	Мария Владикавказ	Слово, первая буква которого автоматически вводится заглавной.
>LL00000\-0000	БД51392-0493	Сочетание обязательных букв и цифр, всё в верхнем регистре. Данный тип маски ввода помогает, например, правильно вводить инвентарные номера или заполнять другие формы складского учета.

Поиск данных в таблицах

Существует четыре способа поиска конкретной записи.

· Переход – переход по записям, обычно по одной за шаг, в таблице или форме, запросе, отчете. (Главная – Найти: Перейти…)

· Поиск – задание условия (выражения поиска) и оператора сравнения (например, «равно» или «содержит») и последующий просмотр записей, удовлетворяющих указанным условиям. Записи, удовлетворяющие указанным условиям, выделяются, а записи, не удовлетворяющие условию, — нет, хотя они и остаются видимыми. (Главная – Найти…. ( или Ctrl + F)

· Фильтр – включает задание условия и операторов сравнения. Но, в отличие от поиска, фильтрация ограничивает только отображаемые записи. (Главная - Сортировка и фильтр…)

· Запрос – позволяет осуществлять пользовательские поисковые запросы, применять пользовательские фильтры и сортировать записи.

Ускорить поиск нужной записи можно и с применением сортировки данных по одному или нескольким полям таблицы командой Главная – Сортировка.

Чтобы при поиске в таблицах видеть только записи, определяемые заданным критерием, используется фильтрация (Главная - Сортировка и фильтр…). Фильтры бывают нескольких типов – например, фильтр по выделенному, а также расширенный фильтр (выводит бланк фильтра, в который следует ввести поля (перетаскиванием мышью или двойным щелчком) и условия отбора по соответствующему полю), другие фильтры.

Результаты фильтрации отображаются непосредственно в таблице и, как правило, не сохраняются для дальнейшего использования.

Фильтр используется только для записей одной таблицы.

Запросы, выборка

Запросы, так же, как и фильтры, служат для отбора записей по заданным критериям. Но в отличие от инструмента "Фильтр" запрос – это компонент БД, допускающий многократное использование. Запросы удобно использовать для объединения или выполнения действий над данными, расположенными в нескольких таблицах или запросах.

Запросы обеспечивают доступ сразу к множеству полей и записей одной и более таблиц, отображают данные в заданном порядке, а также производят вычисления с использованием отобранных записей.

Для построения запроса в Access могут быть использованы мастер запросов или конструктор запросов. Исходными компонентами для проектирования запросов могут служить таблицы, уже существующие запросы или те и другие одновременно.

Запрос – объект базы данных, который используется для извлечения нужной информации из одной или нескольких таблиц базы данных или для выполнения определенных действий с данными.

При выполнении запроса MS Access создает набор записей, содержащий выбранные данные. Этот набор называется выборкой или динамиче­ ской таблицей.

Выборка (динамическая таблица) – представленный на экране ре­зультат выполнения запроса.

С выборкой можно работать так же, как с таблицей – просматривать, печатать, обновлять данные. Однако этот набор записей, в отличие от реальных таблиц, не существует в базе данных. MS Access создает его из данных таблиц и других запросов только во время выполнения опре­ деленного запроса. При изменении данных выборки Access вносит соот­ветствующие изменения в таблицы, на базе которых построен запрос. Таким образом, выборка представляет собой динамическое множество записей данных, которое постоянно обновляется. Удаленные из таблиц базы данных записи не будут появляться в выборке, новые же записи будут добавлены. Любые изменения записей выборки отражаются на состоянии соответствующих записей таблиц базы данных и наоборот.

Запросы можно классифицировать по результатам их действийи особенностям выполнения:

· запросы на выборку (простые запросы), используемые для того, чтобы отобрать и представить в удобном виде интересующие данные из одной или нескольких таблиц;

· параметрические запросы (или запросы с параметрами), которые позволяют задавать конкретные условия отбора непосредственно при выполнении запроса;

· перекрестные запросы, которые позволяют провести группировку и вычисления, а также представить данные в компактном виде, напоминающем электронную таблицу;

· запросы на изменение, которые позволяют изменять таблицы базы данных - обновлять их, дополнять новыми записями, удалять неко­торые записи. Они могут использоваться для создания новых реальных таблиц, которые, в отличие от обычных выборок, в дальнейшем существуют уже независимо от тех таблиц базы данных, которые были использованы для их построения.

Существует четыре типа запросов на изменение:

- Запрос на удаление удаляет группу записей из одной или нескольких таблиц.

- Запрос на обновление вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц.

- Запрос на добавление добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц.

- Запрос на создание таблицы создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц.

О формах и отчетах

Представление данных в виде формы позволяет отобразить данные в самом различном виде, удобном для просмотра и ввода информации, например, в виде стандартного бухгалтерского бланка или объединёнными в группы и т.п. Формы являются основой разработки диалоговых приложений.

Через форму можно загружать данные во взаимосвязанные таблицы базы данных с документов-источников, добавлять и удалять записи в таблицах, изменять значения в полях, получать расчетные данные. Формы обеспечивают также просмотр графических объектов, хранящихся в полях типа OLE (в таблицах это невозможно).

Источником данных для формы являются записи таблицы или запроса.

Отчет – результат выполнения обработки информации в базе данных, это форматированное представление данных, выводимое на экран, принтер или в файл.

Исходными компонентами для проектирования отчётов служат таблицы и запросы. Современные версии MS Access допускают объединение в отчёте данных из нескольких таблиц и/или запросов. В ранних версиях было необходимо предварительно собрать такие данные в один запрос.

В отчет можно добавлять текущие дату и время, а также вычисляемые элементы (для этого следует нажать в окне мастера кнопку "ИТОГИ"): сумму значений набора записей, среднее, минимальное и максимальное значение.

Разные области (разделы) отчёта служат для вывода различной информации (этот вывод осуществляется мастером автоматически). Так, в область верхнего колонтитула выводятся заголовки полей, заголовок группы и итоги группировки выводятся соответственно в области "Заголовок группы" и "Примечание группы". В область данных выводятся значения полей, в область нижнего колонтитула – текущая дата, текущая страница и общее количество страниц отчёта, а в область "Примечание отчёта" – общие итоги.