Общая характеристика и функциональные возможности СУБД MS Access

Объекты СУБД Access

Основными объектами MS Access являются таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули.

Обычно термин «база данных» относится только к файлам, в которых хранятся данные. База данных MS Access 2007 включает в себя не только таблицы, но и объекты, связанные с хранимыми данными, в том числе и те, которые созданы для автоматизации работы с ними (запросы, фор­мы, отчеты, макросы и модули). Все эти объекты хранятся в одном фай­ле базы данных с расширением *. accdb (предыдущие версии MS Accessимели расширение *.mdb).Страницы доступа к данным MS Access сохраняет в отдельных файлах, а в файле базы данных раз­мещаются только ярлыки на них.

· Таблица - объект базы данных, который используется для хранения данных.

Запись - строка таблицы базы данных, в которой собрана вся информа­ция о конкретном предмете.

Поле - столбец таблицы базы данных, составляющий часть записи, ко­торая отводится для отдельной характеристики предмета.

· Запрос – средство извлечения информации из БД, причем исходные данные для построения запросов могут быть распределены среди нескольких таблиц и (или) запросов.

· Формы используются для просмотра таблиц и ввода в них информации в экранном окне, они позволяют ограничить объем информации, отображаемой на экране, и представить ее в требуемом виде.

· Отчет используется для выдачи обработанной и сформатированной информации на печать или экран.

· Страницы доступа к данным представляют специальный тип Web-страниц, предназначенный для просмотра и работы через Интернет или интрасеть. Такие страницы содержат данные, хранящиеся в базах данных Microsoft Access или в базах данных Microsoft SQL Server. Страница доступа к данным может также включать данные из других источников, таких как Microsoft Excel.

· Макросы предназначены для автоматизации часто выполняемых операций, каждый макрос содержит одну или несколько макрокоманд, выполняющих определенные действия. В Access нет средств автоматической записи макросов (как в Excel), они выбираются из предлагаемого списка.

· Модуль – набор описаний, инструкций и процедур (т.е. действий) на языке Microsoft Visual Basic (VBA), собранных в одну программную единицу и сохраненных под общим именем. Модули описывают действия с определенными компонентами и объектами БД.

Связь между таблицами

Межтабличная связь – отношение, устанавливаемое между полями двух таблиц.

Связь между таблицами может быть установлена при наличии в этих таблицах полей, которые содержат совпадающие данные. Именно с помощью сопоставления записей различных таблиц с одинаковыми значениями связующих полей и осуществляется такая связь. Эти поля не обязательно должны иметь одинаковые имена, но необходимо, чтобы совпадали типы данных и размеры связующих полей.

Access поддерживает три типа связей (или отношений): один-ко-многим, один-к-одному, многие-ко-многим.

 

· "Один-ко-многим" – межтабличное отношение, при котором любая запись в первой таблице может быть связана с несколькими запи­сями во второй, но в то же время любая запись второй таблицы связана только с одной записью в первой.

· "Один-к-одному ", когда каждая запись в одной таблице соответствует только одной записи в другой таблице (записи в обоих связываемых полях уникальны);

Наличие между таблицами связей один-ко-многим и один-к-одному свидетельствует о хорошо спроектированой базе данных.

· "Много-ко-многим" межтабличное отношение, при кото­ром каждой записи в первой таблице могут соответствовать несколько записей во второй таблице, и каждой записи во второй таблице – не­сколько записей в первой таблице (записи в связываемых полях могут быть повторяющимися).

Первичный ключ, индексация

Access относится к реляционным базам данных, информация в которых хранится в связанных таблицах. Каждая таблица должна иметь уникальное имя. Для организации связи между таблицами каждая таблица должна содержать одно или несколько полей, однозначно определяющих каждую запись в таблице. Такие поля называют первичным ключом таблицы. Если для таблицы определен первичный ключ, то MS Access предотвращает дублирование ключа или ввод нулевых значений в эти поля.

Первичный ключ (ключевое поле) – поле (или совокупность полей), значения которого позволяют однозначно определить каждую запись таблицы.

 

Чтобы правильно выбрать первичный ключ, следует учитывать его основные характеристики:

· он однозначно определяет каждую строку (нет повторяющихся значений)

· в нем нет пустых или отсутствующих значений — он всегда содержит значение.

· он никогда не меняется или меняется, но крайне редко.

Приложение Access использует первичные поля для быстрого объединения данных из нескольких таблиц.

Таблицы

Современные СУБД допускают возможность создания таблицы в нескольких режимах: конструктора, с помощью шаблонов, путем ввода данных. Кроме этого, можно импортировать таблицу из другого приложения.

После определения имени поля необходимо выбрать для него тип дан­ных. Тип данных определяет значения, которые можно сохранять в этом поле.

Тип данных для конкретного поля выбирается в зависимости от того, какая информация там будет располагаться. Допустимы следующие значения свойства Тип данных.

Тип данных	Назначение
текстовый	Текст или числа, не требующие проведения расчетов (например, текст, номера телефонов или почтовые индексы)
поле МЕМО	Длинный текст или комбинация текста и чисел (например, примечания или описания).
числовой	Числовые данные (целые или дробные), используемые для проведения расчетов.
дата/время	Даты и время
денежный	Денежные значения и числовые данные, используемые в математических расчетах денежные значения
счетчик	Автоматически вводящиеся и последовательно возрастающие (на 1) или случайные числа при добавлении каждой новой записи в таблицу. Значения полей типа счетчика обновлять нельзя.
логический	Логические значения (да/нет, истина/ложь, вкл/выкл).
поле объекта OLE	Объект других приложений, ис­пользующих протокол OLE (например, таблица MS Excel или документ MS Word)
гиперссылка	Адрес ссылки (путь) на документ или файл, на­ходящийся в Internet, интрасети или локальном компьютере
мастер подстановок	Создает поле, в котором предлагается выбор значений из списка, или из поля со списком, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы. Выбор этого параметра в списке в ячейке запускает мастера подстановок, кот. определяет тип поля.

Маска ввода позволяет управлять вводом данных в поле (контролировать правильность ввода и автоматически вводить определенные символы). Например, ее можно использовать для преобразования вводимых сим­волов к нужному регистру или же для автоматического добавления ско­ бок и дефиса к номерам телефонов. Чаще всего маски ввода использу­ются для текстовых полей, полей даты/времени, а также для числовых и денежных полей.

Маска ввода отображается в поле таблицы в виде символов шаблона (или знаков заполнителя) и текстовых символов. Символ шаблона ис­пользуется для отображения пустых позиций в маске ввода, в которые помещаются вводимые пользователем символы.