Технология создания и проведения акции.

Цель организации библиотечной акции – не только привлечь внимание к учреждению, закрепить взаимоотношения с постоянными читателями и партнерами, но и сделать библиотеку «видимой» для всего сообщества. Успех проведения подобного мероприятия зависит в большей степени от его грамотной продуманной подготовки. Умение организовать акцию заключается в умении сочетать форму и содержание, создавать событие, используя имеющиеся ресурсы и опыт, четко представлять результат, который будет получен. Для успешного проведения акции необходимо соблюдать определенную последовательность действий при ее подготовке.

А лгоритм создания акции:

Шаг № 1. Определение информационного повода

Повод для акции может быть любой:

Ø значимая (юбилейная) календарная дата: политическая, историческая, литературная и др.; ведущая тема года;

Ø значимое событие в стране, мире (новый законопроект, выборы, военный конфликт и др.);

Ø проблема, затрагивающая интересы общества во всем мире (экология, наркомания и др.);

Ø проблема, волнующая отдельные категории населения: родителей, педагогов, библиотекарей (чтение детей, молодежи; правовое просвещение населения, семейное чтение и др.);

Ø проблема учреждения, в частности библиотеки: нехватка средств, книг; закрытие библиотеки и др.;

Ø реализация программы, проекта в местном сообществе, в библиотеке.

Шаг № 2. Определение целевой аудитории

Очень важно определить, для кого будет проведена та или иная акция. Чем конкретнее читательские группы (участники акции), тем нагляднее и эффективнее будет результат. Группы читателей могут быть совершенно разные:

Ø взрослые;

Ø молодежь (студенты, работающая молодежь, старшеклассники);

Ø дети (дошкольники, школьники различного возраста, дети с девиантным поведением, дети с ограниченными возможностями);

Ø молодые родители;

Ø массовый читатель. Это самая многочисленная группа, но на такую аудиторию рассчитаны чаще всего акции-однодневки, акции общего характера.

Шаг № 3. Подготовка акции

Акция – это большое и яркое комплексное мероприятие событийного характера, требующее серьезной подготовки. На этом этапе необходимо:

Ø определить цели и задачи акции;

Ø выбрать тему, название, девиз;

Ø определить время (дату, место) проведения;

Ø составить списки организаторов, участников, приглашенных гостей;

Ø организовать рассылку пресс-релизов, привлечь СМИ;

Ø подготовить атрибуты акции и рекламную продукцию;

Ø составить смету.

Кроме того, на этапе подготовки особое внимание следует уделить развитию партнерских взаимоотношений. По возможности в первую очередь нужно заручиться поддержкой властей, например, управления образования и культуры, они могут стать важными стратегическими партнерами, способными оказать как административную и организационную, так и финансовую или материальную поддержку. Следует подчеркнуть, что проведение любого мероприятия является хорошим поводом расширить и обновить спонсорскую базу организации.

Библиотеке, как и любому другому учреждению, может понадобиться организационный партнер – организация, предоставляющая площадку для проведения мероприятия (клуб, парк и т.п.).

Для привлечения внимания к планируемому мероприятию лучше всего заручиться поддержкой информационного партнера. Предварительно для этого нужно проанализировать, какие СМИ пользуются особой популярностью среди читателей, на какую аудиторию они рассчитаны. Проработанный план выпуска публикаций, заметок, новостей о мероприятии должен быть согласован с информационным партнером.

Библиотечная акция также нуждается в рекламной поддержке. Помимо материалов, которые будут распространяться через информационных партнеров, можно напечатать и разместить в населенном пункте наружную рекламу: афиши разного формата на улицах и на остановках, рекламу в транспорте; пригласительные листовки для раздачи в школах и др.

При организации массового трудоемкого мероприятия в большинстве случаев не обойтись без активной команды поддержки – волонтеров. Они смогут оказать помощь на любом этапе подготовки: от поиска идеи (обычно молодые люди много знают о модных тенденциях и формах мероприятий, необычных местах их проведения и т.п.) до её воплощения. Волонтеры выполняют очень важную работу: они разговаривают со своими сверстниками на обозначенные в рамках мероприятия темы, раздают полезные информационные материалы, вдохновляют своим примером других людей. Волонтеры – это основной идейный потенциал мероприятия. Они могут стать неплохим информационным каналом, так называемым «сарафанным радио», когда нужно пригласить людей на акцию или мероприятие. Чем больше волонтеров задействовано, тем шире будет информационная волна.

Партнеров и участников акции следует упомянуть в печатной, рекламной продукции или во время самого мероприятия. Также рекомендуется заранее подготовить документ о партнерстве, в котором будет подробно описано, что и в каком объеме предлагается со стороны учреждения взамен оказываемой поддержки.

Шаг № 4. Решение организационных вопросов

После того, как уже определен информационный повод, выбрана целевая аудитория, осуществлена необходимая подготовка к проведению акции и установлена договоренность с партнерами, следует приступить к решению основных организационных вопросов, к которым относятся следующие:

Ø определение составных частей акции – формы работы, площадки, ответственные, ресурсы;

Ø распределение обязанностей и назначение ответственных за проведение акции;

Ø составление общего сценария акции и отдельных ее частей;

Ø предварительная работа с волонтерами, отдельными участниками акции.

Один из главных организационных моментов – написание сценария, в основе которого должно быть ключевое событие: театрализованное действие, красочное шествие, концерт, и т. п. К наиболее известным формам мероприятий для проведения акций относятся:

Ø праздники, презентации, экскурсии, шествия;

Ø встречи с писателями, известными людьми;

Ø дискуссии, конкурсы, фотоконкурсы, викторины;

Ø опросы, анкетирования, тестирования;

Ø игры, кукольные и другие театрализованные спектакли;

Ø книжные выставки-просмотры, громкие чтения.

Шаг № 5. Проведение акции

Для организованного проведения той или иной акции необходимо назначить координатора (модератора, ведущего, организатора) – того, кто сможет ответить на все текущие вопросы и станет ключевой фигурой мероприятия. Координатор должен уметь оперативно решать все возникшие вопросы в случае возникновения непредвиденных обстоятельств. От качества решения организационных вопросов, четкого следования плану проведения, рекламной кампании, степени включенности участников зависит результат проводимой акции.

Особое внимание координатор должен уделить форме проведения мероприятия. В последнее время в библиотечной практике стали популярны флешмобы (англ. «быстрая толпа», «вспышка» толпы», «мгновенная толпа») – заранее спланированные массовые акции, в которых группа людей появляется в общественном месте и в течение нескольких минут выполняет заранее оговоренные действия (по сценарию), затем так же внезапно исчезает. Такая форма мероприятия позволяет привлечь потенциальных посетителей в библиотеку, а его эффективность на деле оказывается очень высокой.

Шаг № 6. Анализ проведенной акции

По завершении акции обычно готовится итоговый отчет, включающий в себя характеристику следующих важных пунктов:

Ø ход мероприятия в целом;

Ø наиболее удачные моменты и недостатки, а также трудности, с которыми пришлось столкнуться при организации;

Ø общую эффективность;

Ø отклики в СМИ;

Ø отзывы участников.

Такой анализ поможет сделать правильные выводы, выделить информацию, необходимую при составлении сценариев и планировании последующих мероприятий, но самое главное – выяснить, удалось ли донести ключевую мысль, идею акции до целевой аудитории.