Основные правила ведения деловой беседы

 единый язык,

 общий предмет обсуждения,

 желание и потребности в общении,

 предпочтение слушанию перед говорением,

 критическое отношение к высказываниям партнера.

 

Одним из важных условий успешной беседы является знание и умение встраиваться в тезаурус собеседника. Понятие тезаурус было введено американским лингвистом Дж. Мак-Омом - это частотность употребления тематизмов (наиболее часто используемых собеседником понятий). Владея этим умением, вы не только сможете выстроить языковую картину мира собеседника, но и эффективно сопрягать ее с целями и задачами общения. В том числе эти знания коррелируют с умением различать психологические типы собеседников. П. Мицич в книге «Как проводить деловые беседы» (М., 1983) приводит классификацию возможных типов собеседников и соответствующие им варианты поведения.

«Вздорный человек («нигилист»). В ходе разговора он нетерпелив, несдержан и возбужден, часто выходит за профессиональные рамки беседы. По отношению к нему следует всегда оставаться хладнокровным и компетентным; по возможности формулировать решения его словами; выяснить причины его негативной позиции, попытаться привлечь на свою сторону. В экстремальных случаях можно приостановить разговор, подождать, когда «вздорный человек» остынет.

«Позитивный человек» может сам оказать поддержку и помощь в трудных, спорных вопросах и ситуациях.

«Всезнайка» обо всем имеет свое мнение, всегда требует слова, считает свои знания единственно верными. Надо во время разговора напоминать ему, что другие тоже хотят высказаться, задавать ему сложные специальные «учительские» вопросы. « Всезнайка » успешно может формулировать промежуточные заключения.

«Болтун» часто бестактно и без всякой видимой причины прерывает ход беседы, не обращая внимания на бесполезно потраченное время. Следует тактично остановить «болтуна», если он начинает отклоняться от темы.

«Трусишка» не уверен в себе, он охотно промолчит, боясь сказать что - нибудь такое, что, по его мнению, может выглядеть глупо. «Трусишке» надо помогать формулировать мысли, задавать несложные информативные вопросы, обращаться к нему с предложением пояснить свое замечание.

«Хладнокровный» (неприступный) собеседник замкнут, часто чувствует себя вне темы и ситуации общения, незаинтересованный. Любым способом необходимо выяснить причины такого его поведения, увлечь информацией.

«Незаинтересованный» человек вообще не склонен рассматривать данную проблему. Надо задавать ему вопросы информативного характера, придать диалогу привлекательную форму, учесть его интересы.

«Важная птица» не выносит критики, обладает большим самомнением. Этому собеседнику нельзя позволять разыгрывать роль гостя, в диалоге с ним лучше использовать метод «да - но».

«Почемучка» задает много вопросов, независимо от того, имеют ли они реальную основу или надуманны. Отвечать на его вопросы надо сразу или признать его правоту, или переадресовывать вопросы ему самому.

Таким образом, зная тезаурус собеседника, его психотип, можно грамотно выстроить общение и добиться поставленной цели. Рассмотрим методы убеждения собеседника.

Бизнес - аргументация

Очень крупные сделки чаще всего заключаются на таких условиях, которые были лучше поддержаны аргументацией. В качестве ее объектов в деловом мире выступают цена, условия поставки, качество, сроки, бартер, услуги и т. п. Акцент в развертывании доводов делается на создание представления о выгоде решения для партнера. Аргументами служат разнообразные пояснения, ссылки на ситуацию на рынке, прогнозы в экономике, на примеры других, а также на собственные трудности, на невозможность выполнить какие - то действия.

Н. Абрамов советовал высказывать не все имеющиеся доводы в пользу своего положения, а пару самых главных и ждать ответа, поскольку в дальнейших доводах может не быть надобности, так как собеседник уже вполне согласен. Только при постепенном развитии разговора, в ответах и репликах беседа приведет к положительным результатам. Одни и те же аргументы не следует повторять много раз.

Эффективными методами убеждения считаются следующие: 1)Ссылки на авторитеты, т. е. на чужой опыт, высказывания авторитетных людей. При этом надо указать источники данных. 2)Сравнения из области, хорошо знакомой собеседнику. 3)Метод опроса основан на том, что вы не возражаете оппоненту, а сами задаете вопросы так, чтобы он отвечал на свои замечания.

4)Условное согласие заключается в первоначальном признании правоты партнера (часто с незначительными возражениями. Это позволяет удержать контакт, а затем постепенно «перетянуть» собеседника на свою сторону. 5)Перефразирование - это повторение и одновременное смягчение сказанного. 6)Метод «да - но» заключается в том, что до определенного момента соглашаются с говорящим для того, чтобы у него пропало желание противоречить, чтобы подготовить его к контраргументации. Союз «но», действующий как предостерегающий сигнал, лучше опустить: «Вы совершенно правы. Учли ли Вы, что...» 7)Принятие замечания. Это, в основном, относится к несущественным для хода беседы или субъективным высказываниям. 8)Доказательство бессмысленности. Если все ваши ответы указывают на несостоятельность оппонента, можно подтолкнуть его к тому, чтобы он признал бессмысленность своей позиции. 9) «Защитная мера» означает, что выступление строится таким образом, что у партнеров по общению вообще не возникает контраргументов. 10)«Эластичная оборона» применяется в тех случаях, когда говорящего засыпают возражениями в недовольном тоне. В это время лучше следить за тем, чтобы не оборвалась нить беседы. 11) «Отсрочка». Практика показывает, что замечание утрачивает свое значение по мере удаления от того момента, когда оно было высказано.

Итак, рассмотрим о сновные этапы деловой беседы:

1.Подготовка к деловой беседе.

2.Сама беседа с ее основными этапами:

- начало беседы;

- информирование партнеров;

- аргументирование выдвигаемых положений;

- принятие решения;

- завершение беседы.

3. Анализ итогов беседы.

Программа подготовки к деловой беседе включает в себя:

− анализ проблемы и диагноз ситуации;

- сбор и систематизация материалов для деловой беседы;

- анализ собранного материала с целью определения взаимосвязи фактов;

- формирование целей, задач и позиций при деловом общении;

- подготовку предложений и аргументов в их пользу;

- составление и обоснование проектов, необходимых для принятия этих предложений;

- строгое соблюдение делового этикета при формулировке приглашения на беседу;

- составление самого плана ведения беседы, где определяется стратегия и тактика ведения беседы, продумывание возможности неожиданностей, которые могут снизить эффективность деловой беседы;

- редактирование текста, его окончательная доработка.

- выбор наиболее удачного момента для проведения беседы;