Виды и структура деловых писем

Для письменной официально-деловой речи так же, как для устной, характерны стандартизация и унификация, регламентированность отношений между автором и адресатом, сведение документационного потока к единым формам.

Главным текстовым продуктом письменной деловой речи является документ – письменный деловой текст, имеющий юридическую (правовую) значимость.

Выделяют несколько видов деловой документации.

Личная деловая бумага – документ, обслуживающий потребности человека, участвующего в деловой коммуникации: автобиография, резюме, заявление, объяснительная записка.

Организационно-распорядительная документация – служебные документы, регулирующие интересы предприятия или организации в целом и обеспечивающие письменную передачу распоряжений по вертикали. Их основная задача – придание юридической силы действиям руководителя. По функциональному назначению они делятся на организационно-правовые, распорядительные; информационно-справочные; финансовые и учетные; официальные письма.

·  Организационно-правовые документы устанавливают порядок создания организации, налаживают коллективную деятельность в рамках организации. Составляются обычно специальной комиссией (выбираемой или назначаемой) при участии юристов. После обсуждения и согласования документы подписываются руководителем организации и утверждаются. Организационные документы имеют длительный срок действия, они перерабатываются лишь в случае реорганизации, развития нового направления в деятельности предприятия. Это уставы, положения, правила, инструкции, штатное расписание, договоры, отчеты, контракты и т. п.

·  Распорядительные документы фиксируют решения административных и организационных вопросов деятельности организации, выполняют функцию регулирования, реализации поставленных перед руководителем задач, согласованности в работе всех звеньев производства. Это приказы, распоряжения, постановления, решения, указания.

·  Информационно-справочные и справочно-аналитические документы служат основанием для принятия решений, подготовки распорядительных документов. Это акты (документы, подтверждающие установленные факты или события); аналитические записки (документы, содержащие обобщенные данные о проведенном исследовании или анализе с целью актуализации проблемы или концепции, а также предложение вариантов решения проблемы на основе проанализированной информации); докладные и служебные записки (документы внутренней деловой переписки, адресованные руководителю подразделения или организации, содержащие информацию о сложившейся ситуации, явлениях и фактах, выполненной работе с выводами и предложениями составителя записки); объяснительные записки (документы, поясняющие отдельные положения основного документа – плана, программы, отчета, проекта, или объясняющие причины какого-либо события, факта, поступка); протоколы (документы, фиксирующие ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях); справки (документы личного или служебно-информационного характера по запросам сторонних организаций или внутренних подразделений, содержащие описание и подтверждение каких-либо фактов, событий или явлений, или удостоверяющие какой-либо юридический факт).

Деловые письма – важнейший вид деловой документации, одно из средств обмена информацией с целью установления официальных, служебных контактов между предприятиями, организациями, учреждениями, фирмами, прекращения или поддержания деловых отношений с партнерами, поставщиками, клиентами, сотрудниками. Деловые письма можно классифицировать по следующим основаниям:

· по тематическому признаку: коммерческие (создаются с целью заключения коммерческой сделки, а также при исполнении условий договоров: запросы, ответы, предупреждения, подтверждения, напоминания, претензии-рекламации) и некоммерческие (создаются с целью решения различных организационных, правовых, экономических, коммуникативных задач: сопроводительные, инструктивные, уведомления, рекомендации, приглашения, поздравления, благодарности, соболезнования);

· по функциональному признаку: инициативные, требующие ответа (запросы, предложения, рекламации, просьбы, обращения) и не требующие ответа (напоминания, предупреждения, извещения, сопроводительные подтверждения), а также письма-ответы;

· по количеству получателей: обычные (адресованы одному конкретному получателю), циркулярные (адресованы нескольким получателям одновременно), коллективные (одному адресату, но от имени нескольких корреспондентов);

· по структуре: регламентированные (составляются по установленному образцу) и нерегламентированные (составляются в свободной форме);

· по форме отправления: конвертные, электронные, факсовые;

· по композиционным особенностям: одноаспектные (рассматривается один вопрос) и многоаспектные (содержат несколько вопросов, например предложение, просьба и напоминание).

Структура делового письма. Композиция делового письма является строго формализованной, включает в качестве обязательных элементов вступление, основную часть и заключение. Вместе с тем следует помнить, что российские и международные стандарты композиции деловых писем могут отличаться, прежде всего, с точки зрения последовательности размещения информации, касающейся реквизитов отправителя и получателя, даты отправления, форматирования страницы.

В то же время содержание основных структурных элементов делового письма задается функциями деловой переписки и соответствует определенным стандартам.

· Вступление извещает адресата об основной цели письма и управляет восприятием последующей информации. Включает заголовок (тема письма, в краткой форме определяющая его цель), обращение, краткую формулировку основной причины, по которой отправляется данное деловое письмо.

· Основная часть содержит изложение существа предложения/обращения, а также (в зависимости от вида письма) необходимые аргументы (факты, цифры, экспертное мнение, успешный опыт, ожидаемый результат и пр.), выполняющие задачу мотивации адресата. Завершается раздел выражением надежды, уверенности, предположения, что содержание письма вызвало интерес адресата.

· Заключение содержит благодарность и вежливые формулы прощания («С уважением…», «С надеждой на сотрудничество…», «С пожеланиями успеха…»). Стилистика заключительных фраз зависит от темы письма и степени знакомства автора с адресатом.

Выбирая стиль письма и тон обращения к адресату, необходимо учитывать следующее:

1. Личный стиль в деловой переписке предполагает общение автора письма и адресата на равных, подчеркивает индивидуальные качества человека, написавшего письмо.

2. Формальный стиль демонстрирует четкую субординацию и силу, с которой получатель письма вынужден считаться, в тексте излагаются факты, и на их основании делаются соответствующие выводы.