Цели и виды деловых бесед и деловых совещаний

Деловая беседа – вид делового общения, специально организованный предметный разговор, служащий для решения управленческих задач. Поскольку это разговор обычно между двумя собеседниками, его участники могут принимать во внимание особенности личности, мотивов, речевого поведения друг друга и соответственно использовать разнообразные способы речевого и неречевого воздействия друг на друга.

Цели проведения деловой беседы:

· побуждение сотрудника или группы действовать в соответствии с особенностями сложившейся деловой ситуации или деловых отношений;

· сбор и анализ руководителем мнений сотрудников для выработки необходимых решений.

Для достижения целей деловых бесед требуется высокий уровень коммуникативной компетентности, а именно:

· сознательная настройка на своего собеседника, знание содержания выполняемых им задач, его полномочий и сферы ответственности, жизненного и трудового опыта, интересов, особенностей его мышления и речи;

· рациональная организация процесса беседы, т. е. по возможности краткое и точное изложение информации по обсуждаемому вопросу;

· соблюдение норм деловой речи.

В зависимости от целей и методов ведения разговора выделяют следующие виды деловых бесед: собеседование при приеме на работу, собеседование при увольнении с работы, проблемные и дисциплинарные беседы.

Беседа при приеме на работу носит характер «приемного» интервью, основная цель которого – оценить деловые качества поступающего на работу. Содержание вопросов направлено на получение информации, которую можно сгруппировать по следующим блокам: (1) что представляет собой человек, обратившийся за работой; (2) почему он ищет работу; (3) каковы его сильные и слабые профессиональные и личностные стороны; (4) каковы его представления об эффективном руководстве; (5) на какую зарплату он рассчитывает.

Беседа при увольнении с работы имеет две разновидности:

1) в случае незапланированного, добровольного ухода сотрудника;

2) в случае увольнения «сверху» или сокращения работника.

В первом случае в ходе беседы необходимо выявить истинную причину увольнения: вызвано оно неудовлетворенностью производственным процессом, невниманием к сотруднику, обидой или иными причинами. Данный вид беседы обусловлен заботой руководителя об улучшении управленческой деятельности на различных уровнях производства. С этой целью полезны вопросы о содержании, объеме, условиях работы, о том, что не нравилось и что нравилось сотруднику в его работе. Люди, которые покидают организацию по собственному желанию, как правило, искренни в своих замечаниях и пожеланиях и делятся информацией, которая может улучшить положение тех, кто остается.

Иначе протекают беседы с работником, которого приходится увольнять. «Прощальный разговор» имеет свою специфику. Так, он обычно не назначается перед выходными днями или праздниками, его не следует проводить непосредственно на рабочем месте или в публичном пространстве, он не должен быть длительным. Если предстоит упрекать работника в нарушении дисциплины или других нарушениях, изложение фактов должно быть точным и корректным, не давая увольняемому оснований сомневаться в справедливости высказанных упреков.

Проблемные и дисциплинарные беседы связаны либо с появлением сбоев в деятельности сотрудника и необходимостью критической оценки его работы, либо с фактами нарушения дисциплины. Основная задача руководителя - побудить подчиненного принять позицию руководства. Ряд правил позволяет не превратить беседу в «разнос», провести ее с конструктивными результатами, не вызывая враждебности со стороны сотрудника, не заставляя его занимать оборонительную позицию. В частности, необходимо:

1. Собрать необходимые сведения о сотруднике и его работе.

2. Соблюдать следующую очередность в подаче информации:

-  сообщение, содержащее положительную информацию о деятельности сотрудника;

-  сообщение критического характера;

-  сообщение похвально-поучительного характера.

3. Быть конкретным, избегать неясностей (например, оборотов типа «Вы сделали не то, что нужно»; «Вы не выполняете заданий» и т. п.).

4. Критиковать выполнение задания, а не личность.

Умение делать замечания, показывающие, что и как следует изменить в работе, отмечая при этом то, что делается этим работником хорошо, - показатель высокой коммуникативной компетентности руководителя.

Конструктивно-критической атмосфере деловой беседы препятствуют:

· бестактное обрывание на полуслове, лишение собеседника возможности высказать свое мнение;

· игнорирование или высмеивание аргументов собеседника;

· подтасовка фактов, голословные утверждения;

· подавление собеседника стилем поведения, грубость.

Социально-психологические факторы, способные оказать влияние на ведение деловой беседы:

· К информации, получаемой от людей, которые по каким-то причинам неприятны, относятся, как правило, со значительной долей предубеждения. В деловом общении с конкретным партнером важно оценить, что вызывает раздражение: информация, которая от него получена, или сам человек (его внешний вид, особенности характера, нравственные качества).

· Принципиально новые идеи, не укладывающиеся в уже действующие логические схемы или представления, вызывают определенный эмоциональный протест. В результате возникает риск не услышать аргументов собеседника, которые могут оказаться достаточно весомыми.

· Практически не поддаются убеждению люди, испытывающие чувство бесполезности, одиночества, отчужденности, агрессивные и тревожные, плохо переносящие трудные ситуации.

В то время как при проведении деловой беседы необходимо учитывать особенности межличностного делового взаимодействия, проведение деловых совещаний требует учета особенностей группового поведения в деловой среде.

Деловое совещание – форма организованного, целенаправленного взаимодействия руководителя с коллективом, своеобразный форум по выработке ключевых решений и способ координации активности людей и подразделений. Будучи средством управления, для достижения желаемого результата оно должно быть использовано надлежащим образом.

Чтобы вовлечь участников совещания в обсуждение поставленных вопросов, руководитель должен учитывать особенности группового обсуждения, а именно необходимость следующего:

· обеспечение начала работы в точно назначенное время, представление участников, объявление повестки дня и изложение предмета и цели совещания;

· четкое и понятное всем присутствующим изложение выдвинутой на обсуждение проблемы, выделение ее ключевых моментов;

· фиксация всех высказываний, сделанных участниками совещания;

· корректное прерывание выступлений, повторяющих уже изложенные факты, носящих поверхностный характер или лишенных конкретности;

· выяснение всех недоразумений, возникающих между участниками совещания;

· подведение итогов совещания, определение вытекающих из него задач, назначение ответственных за их исполнение, благодарность за участие в работе совещания.

Выводы

1. Деловое общение реализуется с использованием письменной и устной деловой речи, направленной на реализацию информативной и мотивирующей функции в социальной коммуникации.

2. Официально-деловой речевой стиль характеризуется такими чертами, как компактность изложения, экономное использование языковых средств, стандартное расположение материала, официальная, канцелярская терминология, слабая индивидуализация стиля, отсутствие эмоционально-экспрессивных речевых средств.

3. Оборотной стороной официально-делового стиля становятся: злоупотребление штампами и канцеляризмами; многословие, тавтология, объяснение общеизвестных истин, повторение сказанного; использование при общении с неспециалистами профессионального жаргона; использование слов-паразитов.

4. Для достижения целей деловых бесед от ее участников требуются: высокий уровень коммуникативной компетентности, включая настройку на собеседника, учет его полномочий, сферы ответственности, жизненного и трудового опыта, интересов, особенностей его мышления и речи; рациональная организация процесса беседы; соблюдение норм деловой речи.

5. При проведении деловой беседы необходимо учитывать особенности межличностного делового взаимодействия; проведение деловых совещаний требует учета особенностей группового поведения в деловой среде.

Глоссарий

Деловая речь – речь, используемая в официально-деловом общении с целью информирования, инструктирования, мотивации. Стилистические особенности – официальность (строгость); бесстрастность; точность; содержательная полнота; ясность; лаконичность. Реализуется в устной и письменной формах.

Деловая беседа – специально организованный предметный разговор обычно между двумя собеседниками, служащий решению управленческих задач.

Деловое совещание – форма организованного, целенаправленного взаимодействия руководителя с коллективом, своеобразный форум по выработке ключевых решений и способ координации активности людей и подразделений.

Вопросы для самопроверки

1. Назовите основные нормы-требования к деловой речи.

2. Какие задачи решаются в ходе проведения деловых бесед?

3. Какие коммуникативные действия могут препятствовать конструктивно-критической атмосфере деловой беседы?

4. Каковы особенности делового совещания как особого вида деловой коммуникации?

5. Какие особенности группового поведения необходимо учитывать при подготовке и проведении деловых совещаний?

Практические задания

1. Ниже перечислены правила, обеспечивающие успешное проведение делового совещания. Укажите два пропущенных правила:

А. Обеспечение начала работы в точно назначенное время, представление участников, объявление повестки дня и изложение предмета и цели совещания.

Б.  Четкое и понятное всем присутствующим изложение выдвинутой на обсуждение проблемы, выделение ее ключевых моментов.

В.  Выяснение всех недоразумений, возникающих между участниками совещания.

Г.  Подведение итогов совещания, определение вытекающих из него задач, назначение ответственных за их исполнение, благодарность за участие в работе совещания.

2. Вам предстоит ужин с потенциальным деловым партнером с целью заключения контракта. Составьте пошаговый план коммуникативных действий, включая: темы, уместные для обсуждения; допустимые стратегии воздействия в определенные моменты встречи; мотивирующие фразы; невербальные сигналы.

3. Придумайте высказывания, содержащие критическую оценку деятельности партнера (сотрудника). Оцените их с точки зрения соблюдения правил проведения проблемной беседы. Рассмотрите их с точки зрения мотивирующего воздействия на работу партнера.

4. Вспомните собеседования, в которых вы участвовали. Какие вопросы задавал вам ведущий собеседования? Как бы вы оценили уровень его коммуникативной компетентности?

3.2. Основы письменной деловой коммуникации: