Особенности информационного сопровождения организации в России

Понятие информационное сопровождение мероприятия или деятельности компании или предприятия может использоваться в нескольких смыслах. Но целью информационного сопровождения практически всегда является создание "информационного шума" в интернете и офлайн СМИ и других источниках, посредством которых можно передать информацию потенциальному потребителю.

Продвижение того или иного бизнес проекта, услуги немыслимо без хоть небольшой истории, легенды. Развитие средств массовой коммуникации значительно увеличили количество и качество инструментов для передачи информации целевой аудитории, соответственно серьезно изменило характер и природу информационного сопровождения проекта/продукта/мероприятия в бизнес-среде.

В узком смысле слова под информационным сопровождением понимается использование традиционных СМИ в качестве основного канала для создания образа компании, информирования потребителей о продукте или услуге, рассказе о мероприятии и др., тогда речь будет идти об использовании классических PR-инструментов.

К примеру, если речь идет об информационном сопровождении мероприятия какой-либо госструктуры, то наиболее приемлемым будет именно этот способ оповещения общественности. Если повод значительный можно пригласить представителей печатных и онлайн официальных СМИ на пресс-конференцию или в пресс-тур. Если повод менее значительный, достаточно будет использовать традиционный для госструктур инструмент - пресс-релиз. Более широком понимании информационное сопровождение - использование всех имеющихся в распоряжении компании каналов для создания образа и информирования потребителей о товарах и услугах. Как и любой PR-проект, информационное сопровождение подразделяется на этапы: стратегия (постановка целей, задач, KPI), реализация, оценка эффективности и корректировка.[16]

Представить процесс (описан типичный проект) более детально можно так:

Информационное сопровождение проекта, как правило, включает в себя[17]:

· определение мотивированных аудиторий и приоритетных каналов коммуникации

· медиапланирование

· подготовку новостных поводов, райтинг пресс-материалов

· инициирование публикаций в СМИ

· подготовку PR- и промо-акций

· разработку и проведение отраслевых и региональных PR-кампаний;

· подготовку и проведение пресс-мероприятий: пресс-туры, пресс-ланчи, пресс-конференции и брифинги и т.д.

· информационную кампанию в социальных сетях (SMO)

· подготовку и проведение видеоконференций, вебинаров

· пресс-клиппинг и анализ результатов информационной кампании

Для этого при организации информационного сопровождения необходимо заранее подготовить:

Ø пресс-релизы и заготовки новостей

Ø информационные материалы, которые помогут в создании статей (экспертные мнения, интервью)

Ø сценарии (рекламных роликов, промо-акций, презентаций и других событий)

Ø легенды для работы в социальных сетях и блогах

PR-сопровождение проектов или отдельных мероприятий- это комплекс действий, направленных на управление имиджем проекта в целях формирования правильного восприятия компании, бренда, продукта целевой аудиторией.[18]

PR-сопровождение, осуществляемое в соответствии со стратегическими и маркетинговыми целями проекта, имеет целью обеспечение максимально полного и длительного присутствия проекта в информационном поле.[19]

Вся работа по информационному и PR-сопровождению делится на три больших этапа: «работа до», «работа на» и «работа после» мероприятия. В организации PR-сопровождения можно выделить следующие основные задачи для PR-технолога:

ü анализ информационной и маркетинговой ситуации (совместно с маркетологом);

ü взаимодействие с представителями прессы, организация пресс-конференций, выходов в СМИ.

ü определение коммуникационной стратегии, создание концепции PR сопровождения;

ü разработка сценарного плана, подготовительные и административные работы;

ü проведение запланированных мероприятий;

ü анализ эффективности мероприятия;

ü составление рекомендаций по дальнейшему сопровождения;

ü подготовка отчета по итогам проделанной работы.

Подготовительный этап включает в себя, прежде всего, анализ ситуации на текущий момент, постановку цели, задач и определение желаемых эффектов от мероприятий.

После того, как цели и задачи согласованы, прописывается программа и подробный план-график с распределением ролей и разделением сфер ответственности.

Управленческий этап, данный этап следует за подготовительным – один из наиболее трудоёмких. Он стартует, как правило, не позже, чем за месяц до готовящегося события. В данном этапе следует проконтролировать выбор и оснащение помещения, наличие и исправность необходимой техники, которая понадобится для выступлений, достаточного количества мест, продумать навигацию для участников и гостей мероприятия и т.п.; составить список организация сотрудников, отвечающих за встречу гостей и общение с журналистами; при необходимости – обеспечить грамотного переводчика для зарубежных гостей; пройти все этапы согласования; проконтролировать изготовление полиграфической и сувенирной продукции – в общем, учесть тысячу различных деталей.[20]

Одновременно с управленческим этапом проводится работа с представителями медиа. Это один из наиболее важных пунктов подготовки, т.к. от него зависит то, в каком свете увидит ваше мероприятие широкая аудитория СМИ (или же не увидит вообще, если здесь грамотно и вовремя не сработает PR-технолог).

На данном этапе необходимо выполнить несколько важных действий: 1) составить медиа-базу потенциально заинтересованных СМИ, подготовить и разослать анонсирующий пресс-релиз, получить обратную связь от журналистов; 2) осуществить аккредитацию представителей СМИ; 3) подготовить пакет сопроводительных материалов для прессы; организовать комфортные условия для работы журналистов и возможность их общения с ключевыми персонами вашего мероприятия; 4) контролировать и, если понадобится, осуществить совместную работу над выходом материалов.

После того, как PR-событие состоялось, наступает завершающий этап, который включает в себя анализ эффективности PR-сопровождения, подготовку отчета и стратегии дальнейшей информационной работы.[21]

В формировании имиджа участвуют все виды рекламы и PR., но главное средство создания и поддержания имиджа это – фирменный стиль. Фирменный стиль включает в себя:

· Логотип

·  Слоган

·  Фирменная одежда

· Корпоративные цвета

· Корпоративные шрифты

Пути рекламирования танцевальной студии «Tito Dance»:

· Интернет реклама: реклама в социальной сети Instagram;

· Интернет реклама: групп в социальной сети «ВКонтакте»;

· Баннерная реклама в автобусах и маршрутках.

На данный момент такие социальные сети как «ВКонтакте» и Instagram являются одними из лучших способов рекламы. Практически у каждого человека имеются личные страницы в указанных соц. сетях, многие люди через них 40 общаются, самоутверждаются, зарабатывают, а также ищут какие-либо услуги и, тем самым, обращают внимание на рекламу. Самая активная аудитория «ВКонтакте» на данный момент, это люди примерно от 18 до 24 лет.

В этом возрасте многим свойственно проявлять себя, самосовершенствоваться, искать новые занятия, заниматься активной деятельностью, спортом. Именно поэтому, мы считаем, что реклама танцевальной студии в сети «ВКонтакте» будет отличным способом привлечь внимание молодых людей. Instagram (Инстаграм) является более молодой социальной сетью, но при этом крайне быстро набирает обороты и очень популярен, особенно среди молодежи (18 - 29 лет). Более того, в инстаграме активно развита реклама и «раскрутка» профилей. Создание профиля в социальной сети инстаграм - это благоприятный путь к привлечению новых клиентов.

Третий способ - это размещение рекламы на месте рекламных объявлений в автобусах и маршрутках. Данный вид объявлений намного дешевле, чем реклама в соц. сетях, но тоже довольно эффективен. Например, люди, которые едут в автобусе или маршрутке домой с учебы/работы, с очень большой вероятностью посмотрят на рекламное объявление на стене общественного транспорта, потому как это практически единственная информация, на которую можно обратить внимание в автобусе.

Таким образом, можно сказать, что перспективными PR-технологиями для танцевальной студии «Tito Dace» являются создание фирменного стиля и дальнейшее развитие его с помощью рекламы и PR.

Основным каналом продвижения являются социальные сети, так как там легче всего влиять на конкретную и нужную целевую аудиторию. Эффективность данного вида рекламы напрямую зависит от активности работы с аккаунтами в социальных сетях, где размещается реклама, так как чем выше активность, тем выше интерес аудитории.