Автоматизированное рабочее место бухгалтера

Центральным звеном АИС-БУ являются автоматизированные рабочие места (АРМ) работников бухгалтерии и учетных работников низовых подразделений предприятия, где возникает первичная информация.

Автоматизированное рабочее место бухгалтера (АРМ бухгалтера) – это рабочее место бухгалтера, оснащенное персональным компьютером, программным обеспечением и совокупностью информационных ресурсов индивидуального или коллективного пользования, которые позволяют ему вести обработку данных с целью получения информации, обеспечивающей поддержку принимаемых им решений при выполнении профессиональных функций.

Бухгалтерия, оснащенная совокупностью АРМ работников этой службы, становится автоматизированной бухгалтерией. В ней значительная часть рутинной работы по переработке информации выполняется компьютером. Вместе с тем бухгалтер может активно вмешиваться в процесс решения задач обработки данных, самостоятельно формируя информацию, позволяющую принимать обоснованные решения. Компьютер становится повседневным орудием труда учетного работника, органично вписываясь в технологию его работы. При этом акцент переносится с формально-логических аспектов обработки информации на процесс принятия решений. Такая технология:

- сокращает поток бумажных носителей,

- снижает трудоемкость выполняемых работ,

- повышает профессиональный уровень работников и комфортность условий их работы.

Как и при ручной технологии организации учетных работ, бухгалтер несет полную персональную ответственность за весь учетный процесс, но, продолжая выполнять традиционные функции, он выступает и в функции оператора ПЭВМ, становясь непосредственным участником процесса автоматизированной обработки информации.

Компьютеры позволяют решить и проблему автоматизации документирования хозяйственных операций на основе создания АРМ служб первичного (оперативного) учета – АРМ СПУ. АРМ работника первичного учета обеспечивает автоматизацию регистрации всех видов первичной информации, ее накопление и передачу в бухгалтерию в форме документов на машинных носителях.

АРМ бухгалтера помимо персональной ЭВМ включает четыре основные компоненты:

- комплекс программ для обработки учетной информации;

- обеспечивающую систему (гипертекстовую систему документации для пользователя; интегрированную систему подсказок; систему закладок, указателей и справок; систему примеров, систему контроля и обнаружения ошибок);

- сервисные средства:

1) настройки АРМ (алгоритмов расчетов, бухгалтерских и технологических параметров, устройств – принтера, модема, сканера, эргономики экранных форм и т. д.);

2) эксплуатации АРМ(классификаторы, генератор отчетных форм, администратор баз данных, инструментарий приема/передачи данных по каналам связи, копирования и сохранности данных, мониторинг – контроль за работой конкретных пользователей, часы, калькулятор);

- методическую и правовую поддержку АРМ.

Кроме этого, АРМ комплектуется документацией и методическими материалами по применению программ, а также регламентами выполнения работ по обработке информации. Конкретная насыщенность каждой из компонент определяется теми задачами, которые решаются на данном месте.

АРМ в бухгалтерии могут функционировать:

- автономно;

- в составе компьютерной сети.

При автономном режиме работы АРМ создаются для решения отдельных функциональных задач и не могут оперативно использовать всю информационную базу экономического объекта, а обмен информацией между различными АРМ выполняется с помощью машинных носителей.

Работа на базе компьютерных сетей позволяет организовать обмен данными между АРМ по каналам связи, объединить информационное пространство объекта управления и организовать доступ к нему любого работника в пределах его полномочий. Каждое АРМ рассматривается как самостоятельная подсистема, а вместе они составляют единое целое. При этом главный бухгалтер имеет возможность руководить процессом решения функциональных задач и интегрировать результаты работы отдельных бухгалтеров, оперативно получая обобщенную информацию для составления сводных отчетов и принятия решений. В то же время, сохраняется возможность автономной работы каждого из бухгалтеров.

АИС-БУ может использовать не только локальные, но и глобальные сети для подключения территориально удаленных подразделений и доступа к внешним информационным службам общего назначения (национальным информационно-поисковым системам, базам данных и т. д.).

Организационная структура бухгалтерии предопределяет номенклатуру (количество) АРМ, а декомпозиция целей и функций, а также распределение обязанностей между сотрудника бухгалтерии определяют функциональное содержание (функциональную направленность) конкретных АРМ – состав задач, которые будут решаться на конкретном рабочем месте. Специфика функции, выполняемых каждым из этих сотрудников, требует разных информационных и программных ресурсов. Распределение работ зависит и от технической базы, а также от уровня компьютерной подготовки специалистов бухгалтерии.

Как правило, АРМ в бухгалтерии организуются в соответствии с традиционным распределением работ по разделам учета: основных средств, материальных ценностей, заработной платы, выпуска и реализации готовой продукции, затрат, сводного учета и т д. В зависимости от объема работ и общего числа компьютеров на одном рабочем месте могут решаться задачи нескольких разделов учета. Возможен и другой вариант, когда один раздел учета будет распределен между несколькими рабочими местами. Например, расчеты по заработной плате могут быть распределены по нескольким рабочим местам, на каждом из которых выполняется обработка данных одного подразделения (цеха, филиала).