Способ организации и психологические аспекты работы офис-менеджера

Введение

 

Качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением офис-менеджера со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технически функций.

Актуальность темы данной работы обусловливается тем, что в России возложение на секретаря или администратора обязанностей офис-менеджера объясняется помимо различных особенностей нашего менталитета (общеизвестно, что в советское время аналогом данной должности был секретарь с «некоторыми полномочиями» своего руководителя – чем «выше» был руководитель, тем «выше» были полномочия его секретаря), также и стремлением отечественных работодателей к универсализации персонала и экономии средств на человеческие ресурсы.

Но поскольку эта должность пришла к нам из-за рубежа, то, судя по зарубежным тенденциям, такая практика уже «отмирает». На сегодняшний день офис-менеджер – это руководящая должность. Чаще всего офис-менеджером называют секретаря или администратора офиса.

Вряд ли это обоснованно, так как и секретарь, и администратор лишены (или почти лишены) властных полномочий. Так как все должности, содержащие в своем наименовании слово менеджер (англ. manager – управляющий, заведующий, директор) так или иначе, предполагают наделение работника руководящими полномочиями.

Изученность. Для написания данной работы, мной была исследована соответствующая литература, в которой изучена проблема организации работы офис-менеджера. В работах Т.Н. Бондаревой, Ришара, Кауса, Д. Харрисона, и других ученых сформулированы общие принципы и критерии работы офис-менеджера. В данной работе мною также были использованы последние работы западных авторов и консультантов по менеджменту, а также труды известных отечественных лингвистов, логиков и специалистов в сфере управления.

Объектом исследования данной работы является совокупность должностных полномочий офис-менеджера

Предметом исследования является организация работы офис-менеджера.

Цель исследования состоит в комплексном изучении проблемы организации работы офис-менеджера, являющегося координирующим центром конкретного структурного подразделения. Исходя из данной цели, решаются следующие задачи:

- рассмотреть способ организации и психологические аспекты работы офис-менеджера;

- определить организацию рабочего места офис-менеджера;

- разобрать в чем заключается помощь офис-менеджера в работе руководителя;

- проанализировать деловое общение в работе офис-менеджера.

Практическая значимость работы. Аналитический материал работы и полученные результаты исследования могут быть применены при создании обобщающих трудов и учебных пособий по изучению специфики работы офис-менеджера.

Структура исследования. Цели и задачи исследования обусловили выбор структуры работы. данная работа состоит из введения, четырех вопросов, заключения, списка литературы и приложения к работе.

Заключение

 

Исходя из поставленных во введении задач, можно сделать следующий вывод. Офис-менеджер представляет своего руководителя, и по нему судят, иногда, даже о фирме. Прежде всего, у офис-менеджеров должно быть такое качество, как доброжелательность, умение вести себя с посетителями, расположить их к себе.

Для успешной работы офис-менеджера, следует иметь в виду, что это - специфическая деятельность, которая предъявляет к человеку специфические требования. Например, такие, как компетентность, это означает, что каждый офис-менеджер должен знать: что делать и как делать свою работу наилучшим образом. Это, конечно, не исключает того, что каждый офис-менеджер работает в своей, только ему присущей манере.

Требование подходить ко всем делам с достоинством и ответственностью это больше чем просто деловая этика. Каждый офис-менеджер точно должен знать: за какую работу, и по каким критериям он несет абсолютную ответственность. Эта ответственность никогда, и ни при каких обстоятельствах не может быть передана кому-то другому (подчиненному) даже в тех случаях, когда руководителя нет на рабочем месте. Отсюда и достоинство, ведь оно определяется постоянным кругом ответственности. Высокая работоспособность понимается весьма своеобразно. Работоспособность - это не только способность долго и качественно работать. Это умение наиболее оптимальным образом организовывать свой труд. Это и терпение, без которого невозможна длительная напряженная работа.

Офис-менеджер - важная профессия, особенно в наше время, в эпоху создания все новых и новых фирм. В большей степени от него тоже будет зависеть успех фирмы или предприятия.

В настоящее время существует достаточно большое количество различных курсов, дающих навыки и знания, необходимые для выполнения обязанностей офис-менеджера. Но, в основном, на эту должность назначаются лица, имеющие незаконченное высшее или высшее образование. Иногда офис-менеджеры «вырастают» из администраторов офиса. Перспектива же дальнейшего роста в крупных компаниях с иностранными инвестициями – от офис-менеджера до вице-президента по автоматизации управления.

Список использованной литературы

1. Бондарева Т. Н. Секретарское дело. - М., Высшая школа, 1999 г.

2. Голуб И.Б. Стилистика современного русского языка.— Изд. 2-е, испр. и доп.— М.: Высшая школа, 1996.

3. Ладанов ИД. Мастерство делового взаимодействия.— М.: НТК «Менеджер», 1999.

4. Мартин Д. Манипулирование встречами: Как добиться чего вы хотите, когда вы этого хотите//Пер. с анг.— Минск: Амалфея, 1996.

5. Менеджмент организации: Учеб. пособие / Под ред. З.М. Румянцевой, И.А. Саломатина. ¾ М.: ИНФРА-М, 1996.

6. Ришар, Каус. Офис-менеджер учреждения. Организация работы. - М., Экономика, 1993.

7. Скриптунова Е. Как непросто быть хорошей хозяйкой офиса, или Обеспечение офиса всем необходимым // Секретарь-референт. №9, 2004.

8. Устименко М. Офис начинается с офис-менеджера // Молодость Сибири. № 52, 2002.

9. Харрисон Д. Организация работы офис-менеджера учреждения. - М., Экономика, 1992.

10. Шепель В.М. Секреты личного обаяния.— М.: Культура и спорт, ЮНИТИ, 1994.

11. Щур Д.Л., Труханович Л.В. Офис-менеджер. // Кадры предприятия. №3, 2002.

[1] Ришар, Каус. Офис-менеджер учреждения. Организация работы. - М., Экономика, 1993.

[2] Щур Д.Л., Труханович Л.В. Офис-менеджер. // Кадры предприятия. №3, 2002.

[3] Щур Д.Л., Труханович Л.В. Офис-менеджер. // Кадры предприятия. №3, 2002.

[4] Устименко М. Офис начинается с офис-менеджера // Молодость Сибири. № 52, 2002.

[5] Харрисон Д. Организация работы офис-менеджера учреждения. - М., Экономика, 1992.

[6] Щур Д.Л., Труханович Л.В. Офис-менеджер. // Кадры предприятия. №3, 2002.

[7] Голуб И.Б., Розенталь Д.Э. Секреты хорошей речи.- М.: Международные отношения, 1993.

[8] Голуб И.Б. Стилистика современного русского языка.— Изд. 2-е, испр. и доп.— М.: Высшая школа, 1996.

[9] Устименко М. Офис начинается с офис-менеджера // Молодость Сибири. № 52, 2002.

Введение

 

Качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением офис-менеджера со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технически функций.

Актуальность темы данной работы обусловливается тем, что в России возложение на секретаря или администратора обязанностей офис-менеджера объясняется помимо различных особенностей нашего менталитета (общеизвестно, что в советское время аналогом данной должности был секретарь с «некоторыми полномочиями» своего руководителя – чем «выше» был руководитель, тем «выше» были полномочия его секретаря), также и стремлением отечественных работодателей к универсализации персонала и экономии средств на человеческие ресурсы.

Но поскольку эта должность пришла к нам из-за рубежа, то, судя по зарубежным тенденциям, такая практика уже «отмирает». На сегодняшний день офис-менеджер – это руководящая должность. Чаще всего офис-менеджером называют секретаря или администратора офиса.

Вряд ли это обоснованно, так как и секретарь, и администратор лишены (или почти лишены) властных полномочий. Так как все должности, содержащие в своем наименовании слово менеджер (англ. manager – управляющий, заведующий, директор) так или иначе, предполагают наделение работника руководящими полномочиями.

Изученность. Для написания данной работы, мной была исследована соответствующая литература, в которой изучена проблема организации работы офис-менеджера. В работах Т.Н. Бондаревой, Ришара, Кауса, Д. Харрисона, и других ученых сформулированы общие принципы и критерии работы офис-менеджера. В данной работе мною также были использованы последние работы западных авторов и консультантов по менеджменту, а также труды известных отечественных лингвистов, логиков и специалистов в сфере управления.

Объектом исследования данной работы является совокупность должностных полномочий офис-менеджера

Предметом исследования является организация работы офис-менеджера.

Цель исследования состоит в комплексном изучении проблемы организации работы офис-менеджера, являющегося координирующим центром конкретного структурного подразделения. Исходя из данной цели, решаются следующие задачи:

- рассмотреть способ организации и психологические аспекты работы офис-менеджера;

- определить организацию рабочего места офис-менеджера;

- разобрать в чем заключается помощь офис-менеджера в работе руководителя;

- проанализировать деловое общение в работе офис-менеджера.

Практическая значимость работы. Аналитический материал работы и полученные результаты исследования могут быть применены при создании обобщающих трудов и учебных пособий по изучению специфики работы офис-менеджера.

Структура исследования. Цели и задачи исследования обусловили выбор структуры работы. данная работа состоит из введения, четырех вопросов, заключения, списка литературы и приложения к работе.

Способ организации и психологические аспекты работы офис-менеджера

 

Качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением офис-менеджера со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технически функций.

Офис-менеджер является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.

Офис-менеджер не принимает решений по вопросам, входящим в компетенцию своего руководителя, однако она непосредственно участвует в проведении в жизнь принятых решений. И здесь личные качества офис-менеджера, такие, как энергичность, самодисциплина, самоконтроль, решительность, доброжелательность, чувство справедливости, наряду с личным обаянием играют большую роль.

Офис-менеджер является связующим звеном между своим руководителем и подчиненными. Офис-менеджер представляет руководителя также и перед другими учреждениями, и по ней зачастую судят как о ее руководителе, так и о ее организации[1].

Механизация и автоматизация управленческого труда требуют от офис-менеджера постоянного повышения своей деловой квалификации, делопроизводства. Одним из путей обеспечения высокой эффективности работы аппарата управления является правильная организация работы такой массовой категории вспомогательных сотрудников как офис-менеджеры.

Однако в этой области необходимо отметить существенные недостатки: как правило, подготовка офис-менеджера сводится главным образом к освоению технических навыков – умение работать на компьютере и другой офисной технике, и т.п. Вопросы же рациональной организации работы офис-менеджера, различные психологические аспекты его деятельности глубоко не изучаются. Необходимые навыки вырабатываются у офис-менеджеров в процессе длительной практической работы методом "проб и ошибок". Широкое распространение микроэлектроники, компьютеров индивидуального пользования, мощных средств автоматизированной обработки текста и графической информации, высоко эффективных устройств ее хранения и поиска, современных средств связи и сетей электронно-вычислительных машин позволяют некоторым специалистам ставить вопрос о перспективах создания электронной конторы будущего. Может быть, при таком уровне развития техники уже не имеет существенного значения организационные и психологические аспекты труда служащих, и техника способна решить все проблемы, обеспечить высокоэффективный труд руководителя и офис-менеджера. Конечно же, нет. Эффективно с помощью современной техники решаются лишь вопросы автоматизации информационных процессов, то есть те, которые наиболее хорошо поддаются формализации.

Значительно труднее формализовать процессы и связи в сфере принятия управленческих решений, хотя и здесь предпринимаются попытки использования достижений современной вычислительной техники. Тем не менее, в управленческой деятельности все еще велика роль интуитивных, волевых решений.

Очень большое влияние на эффективность труда в сфере управления оказывают и психологические аспекты взаимоотношения людей. Предпринимаются попытки перестройки организационной структуры ряда фирм США с использованием подхода к управленческому труду, как к процессу обработки информации.

С помощью создания автоматизированных центров обработки информации на ЭВМ пытались добиться сокращения числа служащих и повышения производительности труда в сфере управления.

Однако при реализации такого подхода ярко проявились неудобства работы для руководителей высшего и среднего звена при замене личных офис-менеджеров централизованной службой подготовки и обработки информации. В результате были вынуждены вернуться к прежним организационным структурам.

Вероятно, ключом к решению этой проблемы является комплексный подход, основанный на совместном использовании достижений современной техники, рациональной организации труда и человеческих взаимоотношений в сфере управления.

Таким образом, офис-менеджер – один из руководящих работников предприятия, который подчиняется непосредственно директору. Его основной задачей является организация и обеспечение работы офиса. Под офисом в данном случае понимается обособленная составная часть предприятия, выполняющая административные функции, предназначенная для размещения административно-управленческого персонала и осуществляющая взаимодействие с клиентами.

Можно выделить следующие требования работодателей к вакансиям офис-менеджеров и секретарей. Принципиально их можно разделить на деловые и личностные качества. К деловым относятся в первую очередь относятся профессиональные навыки (высокий уровень базового образования, хорошее владение ПК, оргтехникой, хорошее знание русского и иностранного языка, делопроизводства). Организаторские качества подразумевают умение организовывать свою работу, работу офиса, поездки руководителя, прием гостей.

Важным является инициативность - умение самостоятельно принимать решения в рамках своих полномочий и предлагать действия по улучшению существующих норм, правил и т.д. Так же работодатели обращают внимание на пунктуальность, исполнительность, преданность фирме. Среди личностных качеств на первом месте стоит коммуникабельность, которую определяют как умение легко устанавливать контакты с самыми разными по характеру и статусу людьми - и это логично. На втором - внешний вид.

Способность отделить главное от второстепенного в работе часто отсутствует у многих руководителей. Это приводит к тому, что сотрудники, а также другие службы бывают перегружены потоком неудобоваримой информации.

Эту проблему офис-менеджеры решают путем выявления смысла работы из круга выполняемых ими обязанностей, вместо того, чтобы в соответствии с логикой поступать наоборот[2].

Главное в любом деле можно найти, только обладая критерием важности, то есть умение определять различные по значению цели: общие, частные. Поэтому необходимо выработать в себе способность как можно быстрее и точнее это сделать.рассматривая проблему рациональной организации работы офис-менеджера, определяется, что сюда относят, прежде всего. Порядок расположения документов:

1. Входящая корреспонденция: материалы, которые поступают в секретариат.

2. Текущая обработка: материалы, которые уже отработаны или должны быть скоро закончены.

3. Исходящие материалы: то, что уходит из секретариата. Эти группы документов должны быть собраны в папки или обложки. Исходящие документы необходимо разделить на: а) собственно исходящую почту, идущую за пределы предприятия; б) документы, рассылаемые в пределах предприятия; в) документы, предназначенные для подшивки в дела. Текущую работу следует разделить на:

1. Срочную - к исполнению сегодня (материалы для телефонных переговоров должны находится отдельно).

2. Менее срочную. Следует сложить все вместе то, что относится к определенному делу, в одну папку или обложку.

3. Назначенные сроки выполнения работы и приема посетителей.

Материалы должны располагаться в шкафу с делами так, чтобы и руководитель, и его помощник, и другие сотрудники могли сразу найти их. Сам список сроков должен быть составлен и положен в отдельную папку.

4. Документы постоянного употребления. Это отделение не должно быть слишком обширным. В нем может лежать только то, чем пользуются особенно часто. Время от времени необходимо проверять, все ли документы часто бывают нужны в настоящее время. Если этого вовремя не делается, то накапливается достаточное количество документов, среди которых подчас трудно найти необходимый, тратится лишнее время на его поиски. Проверку лучше выполнять в свободное от основной деятельности время, чтобы не отвлекаться и ничего не перепутать.