Техника – это слуга, а не хозяин

 

Говорит Стивен Кови

Помните: техника – это слуга, а не хозяин. Не становитесь ее рабом, не позволяйте ей себя контролировать. Если она не нужна, научитесь ее отсоединять. Если я обедаю со своей семьей, то отключаю телефон. Конечно, если речь идет о хирурге, который обязан ответить в экстренной ситуации, то он так не поступит. Решайте сами, чего от вас требует ситуация. Вы лучше знаете, когда техника нужна, а когда ее следует выключить. Выполняя какую‑то механическую работу, вы можете параллельно отвечать по голосовой и электронной почте, опять‑таки, если речь идет о простых сообщениях. Даже если вы занимаетесь гимнастикой. Я часто разговариваю по телефону, крутя педали велотренажера. Вам решать, как вы будете использовать технику. Не становитесь ее рабом, как многие другие. День таких людей буквально подчинен технике; она забирает бо́льшую часть их творческой энергии. А силы следует приберечь для решения новых задач и неожиданных проблем. Например, договоритесь с коллегами, что вы не будете дергать друг друга в те часы, которые для вас особенно плодотворны. Даже если у вас намечено собрание, формулируйте его цели в соответствии с первым и вторым квадрантами, т. е. ставьте важные задачи, а третий и четвертый квадранты игнорируйте; не поддавайтесь заблуждениям и не теряйте время зря. Если в первом квадранте, «Необходимость», нет ни одной горящей задачи, занимайтесь делами из второго квадранта, «Эффективность и баланс».

Помните: главное – ставить на первое место то, что этого действительно заслуживает. Многие поступают иначе: второстепенное выдвигают на первый план, а значимое откладывают. Они понимают, что пренебрегают своим здоровьем, семьей, целостностью личности, но их затягивает компьютерная программа или социальное окружение, которые буквально отнимают у них все то, что действительно важно.

Сегодняшний мир насыщен техникой, и нужно внимательно следить за тем, чтобы она вас не поработила. В среднем отец проводит с ребенком пять минут в день, а около телевизора – два часа, заявляя, что у него «нет времени», чтобы заниматься с детьми.

Помните основной философский принцип: научитесь говорить «да» тому, что для вас важно, и «нет» – срочному, но не необходимому. Главное – несомненные приоритеты. Не посвящайте весь свой день голосовым сообщениям или электронной почте; это лишает вас творческой энергии. Господин – вы, а техника – только ваш слуга. Не поддавайтесь ее соблазнам.

 

Страница дня

 

Говорит Стив Джонс

Давайте поговорим о «Странице дня». Планированием дня следует заниматься, когда уже составлена программа на неделю.

Планирование дня состоит из трех этапов.

Какова задача первого этапа, все помнят? Итак, программа дня.

Сначала нужно просмотреть, какие встречи намечены на сегодня. Заметьте, что это могут быть голосовые и электронные сообщения, которые вы должны кому‑то послать. Слушатели ознакомили нас со своими тактиками работы с голосовой и электронной почтой. Кто‑то просматривает сообщения несколько раз, кто‑то – только дважды: в начале и в конце рабочего дня. Но на это следует выделить специальное время, что вы обязательно сделаете, особенно увидев запись в календаре.

Итак, встречи просмотрены. Какой шаг следующий? Составление реального перечня дел. Итак, я смотрю на перечень задач, смотрю на имеющееся время и выбираю дела, которые собирался сделать сегодня. Какие‑то из них были намечены еще на стадии недельного планирования, но теперь нужно записать конкретные задачи, которые нужно обязательно выполнить сегодня. Здесь полезно вспомнить, что навык планирования дня – полезная привычка, он очень помогает.

Итак, второй шаг – составление реального списка дел. И на первом месте в нем стоит планирование дня. Я рекомендую вам включать этот пункт в список. Очень полезно приучить себя считать планирование дня специальной задачей. С этого всегда нужно начинать.

Далее. Я вспоминаю, что нужно купить кому‑то свадебный подарок… Позвонить администратору курсов обучения грамоте… Помните наш пример с Дженнин, женщиной‑менеджером? Тогда мы не рассматривали ее цели, однако в списке намеченных ею целей фигурировало намерение заняться обучением грамоте на общественных началах, в качестве волонтера. Такая задача соответствовала ее личным ценностям… Закончить отчет по продажам… Просмотреть профильный журнал… Кто из вас получает профессиональную периодику, чтобы быть в курсе событий? Мне кажется, это особенно важно для специалистов технического профиля… Нужно позвонить Венди по поводу бюджета… И еще насчет командировки…

Итак, перечень дел составлен. Что нужно делать дальше? Правильно, расставить приоритеты, распределить дела по категориям в соответствии с их значимостью: А, Б и В. Это не занимает много времени, но это важно. Для упорядочения дел по значимости в нашем органайзере есть специальный столбец. В других бумажных органайзерах его может не быть. В компьютерных программах предусмотрены опции, позволяющие сортировать записи по уровню значимости. В Outlook Express это высший, средний и низший уровни важности. При составлении плана на день процедура сортировки позволяет быстро принимать необходимые решения.

Таким образом, я просматриваю перечень дел. Планирование дня – это дело по важности относится к категории А, а покупка подарка к свадьбе – к категории В. Звонок администратору – категория А. Почему? Потому что общественная работа соответствует моим ценностям, и я должен быть уверен, что позвоню на курсы сегодня. Для меня это важно. Завершение отчета по продажам – категория Б. Чтение специального журнала – категория А. Звонок Венди – категория Б, звонок сотруднику, отвечающему за командировки, – тоже Б. Итак, я быстро просматриваю список дел и расставляю приоритеты.

Теперь еще раз прохожусь по всему списку. Зачем это нужно? Правильно, в каждой категории я тоже расставляю дела по значимости. А1 – составление плана на день, А2 – звонок администратору курсов обучения грамоте, А3 – чтение специального журнала. Итак, упорядочены первоочередные дела. Теперь список Б – средняя степень важности. Б1 – телефонные переговоры по поводу поездки; Б2 – завершение отчета по продажам; Б3 – звонок Венди. К категории В – «наименее важные дела» – было отнесено только одно дело. Обозначим его как В1. Все происходит очень быстро; я просматриваю список и уже готов к работе. Правильно – я уже заслужил право вычеркнуть первое дело из перечня.

Затем я перехожу к делу А2: звоню администратору курсов обучения грамоте и узнаю, что нужно, чтобы стать волонтером. Звонок сделан; пункт плана отмечен, и сейчас всего 8.30 утра. Теперь чтение профессионального журнала. Насколько вероятно, что в столь ранний час вы схватитесь за специальную литературу и начнете ее читать? Если в журнале нет ничего, что мне обязательно сегодня понадобится, скорее всего, я его отложу. Я по‑прежнему буду считать это «важным» делом на сегодня, но займусь им чуть позже. Выполнение пункта плана можно отсрочить, но такое решение должно быть обдуманным. Для него должны быть разумные основания; это не простая проволочка.

Итак, я перехожу к списку дел среднего уровня важности.

Б1: позвонить насчет поездки. Это дело я решаю поручить сотруднику нашего подразделения, который занимается командировками; назовем его Гэри. Поэтому в моем перечне дел рядом с Б1 я ставлю букву Г. Я говорю с Гэри, и он отвечает: «Конечно, Стив. Я займусь билетами на самолет». В этой строке я рисую кружок, помечая тем самым, что за билеты отвечаю не я, а другой сотрудник. Дело еще не сделано, но есть ответственный. Если Гэри не перезвонит, кружок напомнит мне, что дело нужно довести до конца. Когда я получу от Гэри положительный ответ, этот пункт списка можно будет вычеркнуть.

Б2: закончить отчет по продажам. Я начинаю им заниматься, но в это время звонит клиент. Материалы для завтрашнего семинара не доставлены. Что мне ему ответить? Что мне сначала нужно закончить отчет? Нет, конечно. Но у меня есть условный знак: точка, которую я ставлю около записи об отчете. Что она означает? Это напоминание. В верхней части страницы приведен список символов. Загляните в него: точка рядом с пунктом плана означает, что «дело находится в работе». Вы видите в своем списке точку и вспоминаете о том, что начали чем‑то заниматься, но не закончили. Решив вопрос, который отвлек вас от дела, вы не спрашиваете себя, чем перед этим занимались. Точка в списке напомнит, на чем вас прервали.

К вечеру около каждого из пунктов плана появится один из трех символов. Галочка будет означать, что задача выполнена; стрелка – что дело отложено, а косой крестик – что оно отменено. Это что касается так или иначе завершенных дел. Если в списке остались кружок без каких‑то дополнительных пометок или только точка, вечером нужно принять решение: заканчиваете ли вы начатое или вообще от него отказываетесь? Примите решение и действуйте. Перенесите задачу на более позднее время, вычеркните ее из списка или доведите до конца.

Перечень дел, которые выбраны в соответствии с личными приоритетами и помечены потом условными символами, поможет отслеживать решение всех запланированных задач. Вы всегда будете знать, как обстоят ваши дела, а в изменившейся ситуации принимать более правильные решения. Как правило, когда возникают новые задачи, мы переключаемся на них и можем забыть о прежних намерениях. Перечень дел – это только хорошая система отсчета, а не жесткая директива.

 

Ключевые заметки

 

Говорит Стив Джонс

Давайте посмотрим в органайзере на страницу справа, где написано «Ежедневные заметки» или «События за день». Эта рубрика не предназначена для развернутых записей, ваших договоренностей или предложений других людей; она не для запланированных бесед. Здесь должны быть только ключевые заметки.

Рассмотрим один пример, демонстрирующий положительные качества этой рубрики. А они состоят не в том, чтобы записать информацию, а в том, чтобы ни о чем не забыть и легко найти эти сведения, как только они понадобятся. Всякий раз, когда мы записываем что‑то, существует опасность, что в нужный момент мы это не найдем или вообще забудем о своем намерении.

Сейчас я покажу вам маленький фокус. Этот прием мне очень помогает. Если вы будете им пользоваться, то никогда не потеряете никакой информации и в нужный момент она всегда будет под рукой… Показать вам этот трюк?.. Хорошо… Минутку.

Пункт первый. Том Грин. Когда вы что‑то пишете на странице, предназначенной для ежедневных пометок, советуем нумеровать свои записи. Под номером один я записал телефонный разговор с Томом Грином. Мы договорились встретиться с ним 8 января в его офисе, с 9 до 11 часов утра. Том дал мне адрес и рассказал, как к нему добраться. Я там никогда не был. Он также просил меня пригласить на встречу Джейн и принести черновик отчета.

После того как мы договорились, я записал все это, чтобы не забыть. Мы проговорили минут пять, но для меня важна только эта информация. Когда она мне понадобится? Конечно, 8 января, может быть, и раньше, а уж в день встречи – определенно. Она намечена на 8 января, а запись делается на странице от 3 декабря. Но мне не нужно ни переносить ее куда‑либо, ни запоминать. На самом деле я могу о ней даже забыть. Но 8 января происходит то, что намечено. Фантастика!

Хотите узнать, как работает этот прием? Конечно! Хорошо, я научу вас. Если вы договариваетесь с кем‑то или кто‑то договаривается с вами, появляется два типа обязательств: вы должны куда‑то прибыть или вы должны что‑то сделать. Я делаю в органайзере пометки о том или о другом.

Рассмотрим сначала договоренность о встрече в определенном месте. Я договорился с Томом Грином быть у него в офисе 8 января в 9.00. Первое, что я делаю, это открываю свой календарь на странице января. Здесь 8‑го числа я помечаю время с 9.00 до 11.00. Рядом вы можете написать все, что вам нравится, «Том» или «Встреча», это неважно. Важно, что вы отметили временны́е рамки вашей встречи. Такая запись не должна содержать всей необходимой информации.

Однако хитрость все же есть. Я должен или помнить обо всех подробностях встречи, или суметь их найти. Чтобы найти эти сведения, можно использовать команду «Перейти». Я должен отметить для себя, куда переходить, и у меня помечено «12 тире 3 тире 1». Это означает, что я хочу найти первую запись, сделанную в третий день 12‑го месяца. Как только я вижу такую инструкцию, я быстро открываю страницу «3 декабря» и нахожу на ней пункт первый. Там записаны все подробности встречи. Действуя таким образом, вы ничего не забудете, поскольку обеспечили себя ориентирами.

Вы можете задать вопрос: «Как быть, если встреча была назначена три месяца назад и в моем органайзере уже нет странички от 3 декабря?» Помните, когда мы начинали знакомство с ежедневником, я рассказывал о рубриках «Прошедший месяц», «Текущий месяц» и «Следующий месяц»? Прошло несколько месяцев; сегодня 8 марта, у меня назначена встреча, и я просматриваю страницу, соответствующую этому дню. А где искать страницу от 3 декабря? В вашем архиве. Как вам кажется, где он находится? Правильно, там, где вы составляете свои планы. Если вы это делаете в офисе, то нужная папка должна лежать на столе.

Итак, сегодня 8 марта. Когда я последний раз видел страницу, помеченную 3 декабря? В январе. Может быть, позже? Да. Когда составлял планы на текущую неделю и на отдельные дни. Я видел эту страницу, когда планировал дела на 8 марта. «Что это еще за Том? Как он попал в мой органайзер?» Я сразу же достаю свой архив, нахожу страницу от 3 декабря и читаю пункт первый. Этого мне достаточно.

Вы можете скопировать запись из архива или сделать новую запись в органайзере. Не брать же на встречу архив! Я никогда не вырываю из него страничек, потому что можно забыть о том, чтобы вложить материалы на прежнее место.

Итак, мы вспомнили, «где» собирались быть.

Кроме того, вы хотели пригласить на встречу Джейн. Но вы не будете дожидаться 8 января, чтобы сообщить ей об этом. Я бы предпочел поставить Джейн в известность как можно раньше. Сегодня не получится, потому что девушки нет в офисе; поэтому ее нужно будет предупредить завтра. Я нахожу в своем ежедневнике завтрашнюю страницу и делаю там запись: «Пригласить Джейн». И опять простое примечание: 12‑3‑1. Во время беседы с ней я просто вернусь на страницу назад и зачитаю ей все, что нужно.

Так можно поступать с любым предстоящим делом, с любой встречей.

Точно так же можно работать с отчетом, если его еще нужно подготовить.

Полезный прием? Хорошо, давайте остановимся на минутку на двух ваших обязательствах и еще раз поупражняемся в работе с органайзером прямо сейчас. Вот ваше следующее обязательство – последнее, которое мы сегодня запишем. Я уже просил вас заниматься планированием на протяжении последующих трех недель. Так вот, когда три недели пройдут, на следующий день я прошу вас написать мне письмо. Мне хочется знать, как вы работали с «Пирамидой эффективности» и как составляли свои планы: на бумаге или как‑то иначе; могут быть любые комбинации. Мне также интересно, как вы оцените свою работу: что у вас получилось, а что нет. Письмо можно отправить по электронной почте в компанию FranklinCovey на мое имя.

 

Эффективная система планирования

 

Говорит Стив Джонс

…Итак, помните, мы говорили, что эффективная система планирования отличается тремя особенностями? Давайте их кратко обозначим. Первое качество – целостность. Для этого есть следующие возможности.

Во‑первых, можно делать записи на бумаге. Интересное наблюдение: многие люди перешли от записей на бумаге к использованию технических средств или пытались применять бумагу и электронику одновременно, но потом все равно вернулись к традиционным записям. Почему? Бывает трудно свести разные средства в единую систему. Но мне кажется, что трудностей можно избежать. Для одних самым лучшим решением будет бумажный вариант или карманное устройство вроде электронной записной книжки или компьютера. Для других – бумажные записи и настольный компьютер. Кто‑то будет использовать все эти три средства. Сейчас люди пытаются уйти от записей на бумаге и обходиться только настольным и карманным компьютерами. Поступайте так, как удобно вам. С помощью некоторых моделей карманных компьютеров делать записи стало легче. Но для большинства людей – хотя, конечно, есть исключения – по‑прежнему наиболее удобны бумага или ее комбинации с другими средствами.

Дело не только в удобстве записей, но и в возможности найти среди них нужную. Конечно, в карманных компьютерах есть функция «Поиск», но при ее использовании всегда возникает элемент везения. Можно несколько раз к ней обращаться и не находить нужных записей, хотя я знаю, что они есть, и впоследствии могу их неожиданно обнаружить.

По‑видимому, лучший вариант – использование всех преимуществ новых технологий. Бумага же является только одним из инструментов, помогающих работать наиболее эффективно.

Вторая особенность эффективной системы планирования – ее мобильность. В этом нам тоже могут помочь записи на бумаге.

Третья характеристика – персонализированность планов.