Четыре стороны человеческой природы

 

Говорит Стив Джонс

Давайте рассмотрим четыре стороны нашей природы. В человеке есть материальное (тело), социально‑эмоциональное (чувства), интеллектуальное (разум) и духовное. Приведите мне примеры того, как можно «заточить пилу» применительно к материальному в человеке. Какие приоритеты здесь возможны? Например, физические упражнения. Какие еще могут быть примеры? Сон, еда, правильно. А теперь о социально‑эмоциональном. Как можно «наточить пилу» в этом смысле? Поддерживать отношения, гулять, ходить на свидания, участвовать в социальных проектах. Хорошо… А что развивает наш ум? Хорошее средство – чтение… Видеоигры, беседы с наставником, правильно. Остается сфера духовного. Здесь помогут медитация, ведение дневника, отдых на природе. Кто‑то посещает церковь, слушает музыку… Все что угодно.

Для каждой из этих четырех сторон нашей сущности необходимо понять, что можно сделать, чтобы «заточить пилу». В случае успеха вам воздастся сторицей. Если вы будете работать над тем, что для вас действительно значимо, вы получите наибольшее удовлетворение.

Как мы видели, все наши роли и связанные с ними обязательства проистекают из наших ценностей. Если начать с программы на завтрашний день, привести все это в соответствие будет непросто. Поэтому нужно сделать шаг назад и начать с планов на неделю. Возможность сбалансировать программы – одно из основных достоинств недельного планирования. Можно сказать, самое главное его преимущество, поскольку создает гармонию в жизни. Промежуток времени в семь дней помогает нам разумно распределить многие вещи. В то же время неделя не так длинна, и это позволяет часто обновлять свои планы. «Затачивая пилу», вы питаете свои связи с другими людьми. Размышляя о собственных ролях и связанных с ними обязательствах, мы обогащаем эти отношения и сосредоточиваемся на том, что для нас действительно важно. Советую каждую неделю уделять такой работе 20–30 минут.

 

Говорит Стивен Кови

Знаете, что я понял, размышляя о недельном планировании? Если им не заниматься, вашей жизнью начнут управлять кризисы. Говорю это совершенно серьезно. Я встречал людей, составляющих планы на день в соответствии с принципами, о которых мы с вами говорили. Однако сама природа краткосрочного планирования обрекает их на кризисное мышление, соответствующее первому квадранту. То же самое характерно и для мышления, соответствующего третьему квадранту, так как здесь вы начинаете смотреть на мир чужими глазами и ориентироваться на ценности других людей. Вы усваиваете культуру необходимости. Она очень распространена, она давит на вас и окружает вас повсюду. Но, если задуматься, неотложное не обязательно является действительно важным, поэтому будьте осторожны с планами на день.

Чтобы планирование было разумным и сбалансированным, самый короткий срок, на мой взгляд, – это неделя. Причем такая программа должна строиться с учетом долговременных целей и ценностей. За недельным планированием следует планирование по дням. Здесь уже учитываются конкретные обстоятельства. В течение недели может случиться все что угодно; всего предвидеть нельзя. Возможны неожиданные события, кризисы, да мало ли что. Нужно уметь перестраиваться; всем это известно. Для решения подобных задач и предназначено планирование на день. Вы приспосабливаетесь к ситуации и в момент выбора принимаете целостные решения. Иначе говоря, прислушиваетесь к тому, что вам подсказывает ваше обученное сознание. Каким образом обученное? Да благодаря вашей системе ценностей, вашим размышлениям. Вы советуетесь со своим сознанием, и ваш внутренний голос говорит: «Сегодня обстоятельства изменились, мне надо скорректировать недельные планы. Произошло что‑то новое. Но не стоит дергаться из‑за мелочей. Сначала сделаю более важные дела». Ситуацию всегда нужно учитывать.

Я уделил много внимания недельному планированию, чтобы предостеречь вас от кризисного мышления и кризисного управления временем. Правда жизни такова, что события случаются, когда их совсем не ждешь. Это требует от нас каждодневных изменений и перестроек; иногда даже на протяжении нескольких часов.

Но если в вас глубоко укоренились принципы, отражающие вашу систему ценностей и вашу цель, то в ситуации выбора сознание само подскажет правильное решение. Не следует считать себя виноватым, если нет возможности реализовать долгосрочный план и приходится приспосабливаться к неожиданным, но важным обстоятельствам. Может возникнуть серьезный кризис или что‑то еще. Не стоит из‑за этого переживать. Сохраняйте на лице улыбку. Планируйте день в соответствии со своей жизненной философией и основными ценностями, и вы сможете приспособиться к неизбежным ежедневным переменам. Знаете, к чему это приведет? Если не пренебрегать недельным планированием, то постепенно вы обнаружите, что программу дня не нужно слишком существенно менять. Вы все время находитесь в состоянии готовности, и поэтому любая неожиданность уже не воспринимается как кризис. По крайней мере можно правильно оценить ее значение.

Целостный подход к принятию решений означает, что вы руководствуетесь своим сознанием. На чем бы вы ни остановились, вы принимаете любой свой выбор без сожалений. А если вы о чем‑то вовремя не вспомнили, к этому можно будет вернуться позже. Но даже если забыли что‑то важное, значит, в этот момент оно было не столь важным, как то, что оттеснило его на второй план.

 

«Выбор больших камней»

 

Говорит Стив Джонс

В квадрант № 2 попадают важные вещи. Откуда они появляются? Роли, отношения, ценности, цели – все это помогает нам сделать второй шаг. Назовем его «выбором больших камней». Что потребует наибольшего внимания на текущей неделе? Опять, как обычно (я снова должен подчеркнуть этот момент), заполняя органайзер и выбирая «самые большие камни», вы должны сказать себе: «Вот моя роль. Что в соответствии с ней важно сделать на этой неделе? Именно на этой неделе что важнее всего для данной роли?» Такие вопросы помогают выбирать «большие камни» – дела, связанные с конкретными отношениями с людьми.

Так следует поступать всегда, когда предстоит «затачивать пилу», определяясь со своими приоритетами, будь то отношения с супругом или руководителем рабочей группы. Есть дела, которые требуют моего особого внимания именно на этой неделе. «Ради своей физической формы я три раза буду заниматься йогой. Чтобы поддерживать дружеские отношения, буду обедать с Джош и Мэри. Теперь умственная и духовная сферы: я почитаю периодику по моей специальности и проведу время на реке. В отношении супруга: поедем куда‑нибудь вместе в выходные дни. В качестве руководителя рабочей группы: составлю программу встречи, подведу итоги работы».

Обычно мы начинаем с программы на день и только потом думаем о занятиях, которые относим ко второму квадранту, т. е. важных, но не срочных дел. Поэтому на них и не остается времени, а мы продолжаем говорить: «Когда‑нибудь, когда его будет побольше…» Но дело не во времени. Дополнительных часов взять неоткуда, но их можно изыскать.

Составляя план на неделю, мы рассматриваем время, которым при этом располагаем, и прежде чем расписывать каждый день, находим место для самых крупных «камней» на этой неделе. Некоторые из них могут относиться к первому квадранту, который, как вы помните, мы назвали «Необходимость». Они связаны с нашими ценностями, целями, ролями, и мы учитываем их в своем плане на неделю. Это третий этап недельного планирования. Я просматриваю свои роли, выбираю самые крупные «камни», которым нужно уделить внимание, а потом расписываю время. К ежедневному планированию мы перейдем через минуту.

Вы увидите, как этот «компас» поможет вам подготовиться к очередной неделе. Приступая к конкретному планированию, вы, возможно, выберете какие‑то мероприятия и отведете им время на страницах органайзера, соответствующих дням недели. Если вы ставите перед собой задачи, собираетесь сделать что‑то конкретно или просто хотите обратить на какое‑то дело больше внимания, то эти общие задачи так и остаются в вашем «компасе» и не обязательно переходят в планы на день. Такими общими задачами могут быть, например, такие: «больше разговаривать с детьми» или «терпеливее к ним относиться». Просматривая свой «компас», вы каждый день будете видеть эти задачи.

Здесь опять возникают обязательства. Вернитесь в своем органайзере на страницу, соответствующую сегодняшнему дню. Там вы увидите обязательство № 3: составить план на каждую из ближайших трех недель. Это значит, что каждый раз по прошествии 21 дня вы должны делать такую работу.

 

Планирование дня

 

Теперь перейдем к пику «Пирамиды эффективности» – «Планированию дня». Ежедневное планирование представляет собой итог работы с пирамидой в целом. Мы начали с того, что перечислили свои ценности и раскрыли, как их понимаем. В соответствии с ценностями наметили цели, а также сроки и последовательность шагов по их достижению. Затем, перейдя к «Планированию недели», мы рассмотрели свои роли и связанные с ними отношения с людьми. Используя такой «компас», мы наметили основные дела, на которых нужно сосредоточиться, и определили, чему следует уделить время на этой неделе, – наши «большие камни». Таким образом, мы запланировали для себя дела, относящиеся ко второму квадранту важного, но не срочного.

Теперь переходим к планированию дня. Уже пора это сделать. У нас есть то, что было намечено при планировании недели; теперь следует расписать оставшееся время. При этом несколько минут в начале каждого дня следует подумать, какие неожиданности могут произойти.

Планирование дня складывается из трех этапов.

Во‑первых, просмотрите, какие встречи у вас намечены. Почему вы считаете, что их следует провести именно сегодня? Возможно, вам просто хочется (или не хочется) там быть. О каких‑то встречах вы договорились заранее, значит, их можно не обдумывать, этот пункт плана уже определился. Иногда нужно предусмотреть дополнительное время на то, чтобы добраться до назначенного места. Итак, в первую очередь следует проанализировать встречи.

Второй шаг состоит в составлении «реального перечня дел». Вот как он готовится. Каждый день нами овладевает искушение включить в этот список все, что мы собираемся предпринять. Его можно озаглавить так: «Нужно сделать». Кто из вас составляет подобный список? Начатый в понедельник, он зачастую так и остается невыполненным до пятницы. А что вы делаете, когда осуществляете какой‑то пункт плана? Вычеркиваете его. Почему? Разумеется, потому, что это приятно. Нам недостаточно просто пометить выполненное галочкой. Еще бы! Мы берем толстый маркер и приканчиваем этот пункт плана. «Смотри‑ка, все сделано…» Мы вычеркиваем его со вздохом облегчения. Это чувство буквально нас переполняет.

А вы знаете, что подобная реакция на завершение дела имеет биологическую природу? Мы что‑то закончили, и мозг стимулирует выделение гормона, наполняющего тело радостью. Это приятное чувство вызывают эндорфины, самая чистая из известных форм морфия, но, в отличие от наркотиков, они не запрещены. Естественная реакция организма… Мы ощущаем ее, завершая какое‑то дело. Вы не верите, что пункт списка вычеркивается ради приятного ощущения? Тогда я задам вам вопрос: что вы делаете, когда завершаете какое‑то дело, берете свой список, чтобы вычеркнуть этот пункт, и не находите? Вы его туда вносите, чтобы иметь возможность тут же вычеркнуть, не так ли? Нам не хочется лишать себя столь приятного переживания. Мы делаем это, даже не задумываясь. Награда заслужена, и мы должны ее получить. Кстати, если вы не внесете забытого дела в список и не вычеркнете его, то забудете о нем. А помнить о том, как используется время, полезно.

Когда я готовлю для себя список дел, проблема состоит в том (думаю, не только для меня), что в него вносятся дела, которые нужны, так сказать, чтобы держаться на плаву. Это своего рода программа выживания. Но список оказывается очень большим, и в него редко попадает что‑то действительно важное.

Теперь, разобравшись с планированием на неделю, мы уже изменили первую часть проблемы – обозначили приоритеты. И сейчас, планируя отдельные дни и распределяя время, я не упускаю из виду «крупные камни». Мой перечень дел реален. Весь день расписывать не нужно. Если из восьми часов рабочего дня три часа занимают встречи, не стоит как‑то заполнять оставшиеся пять часов.

Практика показывает, что мы можем планировать не более 65 % имеющегося у нас времени. Наши планы не должны выходить за указанные границы. Это предел. Если работа (например, координаторов в отделе обслуживания клиентов) подразумевает контакты с людьми, заранее распределить можно еще меньше времени. Известно, что у специалистов, занимающихся такого рода деятельностью, на разговоры уходит 50 % времени.

Пусть ваши планы будут реалистичными.

Последний шаг в работе с планом на день – ранжирование дел по степени важности. У вас есть перечень дел, и нужно определить очередность их выполнения в соответствии с тем, насколько они значимы. Сначала поставьте около каждого дела буквы А, Б или В, а потом перегруппируйте и пронумеруйте их в своем списке.

Определяя значимость дел (А, Б или В), не забудьте, что мы говорим о важности выполнения чего‑либо именно сегодня. Не просто о значимости цели, а о необходимости ее реализации в данный конкретный момент. К категории А можно отнести дела, имеющие наибольшее значение, а к Б и В соответственно менее важные для вас. Проводите сортировку быстро и не относите все намеченное к категории А. Если категории Б и В останутся незаполненными, значит, по‑настоящему для вас ничего не важно, вы не видите различий между своими целями. К категории А можно отнести очень немногое. Основные дела, намеченные на день, входят в категорию Б. Но дела первостепенной важности, которые вы отнесли к категории А, могут отвлечь на себя основные ресурсы времени. Итак, распределите свои планы по трем категориям: А, Б и В.

Теперь обратитесь к делам с пометкой А и пронумеруйте их, например: А1, А2, А3 и А4. То же самое сделаем с отнесенными к категориям Б и В. Наконец, пронумеруйте дела в той последовательности, в которой предполагаете их выполнять.

Когда вы планируете день: утром или накануне вечером? Делайте, как вам удобнее; я поступаю в зависимости от обстоятельств. Если у меня намечены занятия, обычно я планирую день накануне, иначе назавтра пришлось бы слишком рано вставать. Работая в офисе, составляю план утром. Просто нужно найти на пять‑десять минут какое‑то тихое место.

 

День

 

Остался последний, четвертый вопрос. Я, как правило, составляю дневные планы на три недели вперед. Итак, планирование 21 дня.

Здесь стоит запомнить вот что. Составить план – одно, а выполнить его – совсем другое. Энтони Роббинс в своей книге «Беспредельная власть»[3] пишет, что сила – это способность действовать, т. е. выполнять намеченные пункты плана. Вы оценили их значимость для себя, распределили по категориям А, Б и В и даже пронумеровали. Однако понятно, что каждый день может произойти что‑то непредвиденное. Наши планы нарушаются; звонят клиенты; кому‑то что‑то нужно; приходят электронные письма. Вы отвлекаетесь. Образно говоря, в этом случае приходится искать пути объезда. Если вы когда‑нибудь с этим сталкивались, значит, вам известно, о чем идет речь. Вы находите новый путь, но когда хотите вернуться на свою дорогу, на вашем пути встречаются только запретительные знаки. Не так ли? Для мужчины ничего хуже быть не может. Мы генетически запрограммированы на движение вперед, для этого нам не нужны никакие указания.

План на день напоминает карту. Он вернет вас к исходной точке, если вы вынуждены идти в обход. Конечно, за эти отвлечения приходится платить. Но самое важное здесь – возможность снова сфокусироваться на поставленных задачах с помощью плана. Если он отсутствует, объезды уведут вас далеко от намеченного пути. Но если план существует, возвратиться в исходную точку будет гораздо легче.

Знаете, в чем заключается основная проблема? Она не в других людях, а в нас самих. Ситуация развивается следующим образом. Вы составляете список дел и готовы к ним приступить. Вы смотрите на пункт А1 и говорите себе: «О господи, этот зануда отнимет у меня час времени. Займусь‑ка я лучше А2. Нет, лучше начну с А3». Так за три секунды вы доходите до пункта В12: «Позвонить Скотту насчет тенниса». Вы берете трубку, набираете номер и начинаете: «Привет, Скотти. Что новенького? Ты хочешь поиграть в теннис? На этой неделе я не могу. Давай в следующую пятницу? Хорошо? Ну, пока». Вы даете отбой. Выполнен один из пунктов плана. Таким же образом проходит весь день, и что в итоге остается в списке? А1, А2, А3 – все то, что вы считали особенно важным. Вы пожертвовали этими пунктами ради развлечений, несложных дел или дружеских отношений. Сначала заниматься тем, что полегче, – опасная ловушка. Серьезная ловушка. Это может казаться привлекательным, но содержит в себе опасность.

Вот что по этому поводу сказал Ральф Уолдо Эммерсон: «В миру проще жить согласно с расхожими мнениями, а наедине с собой – со своими собственными. Однако истинно великий человек даже в толпе наслаждается независимостью одиночества». Замечательные слова. Ощущение волшебства возникает, когда в одиночестве вы составляете план, в котором учтены все «крупные камни», и он соответствует вашим ценностям, ролям и целям. В сутолоке дня с его спешкой и хаосом вам достает мужества, чтобы выполнить план в таком виде, в каком он был намечен. Сначала нужно браться не за то, что полегче, а за наиболее важные дела. Но вы действительно должны этого захотеть. Выполнение плана приносит умиротворение и дает ощущение контроля, однако предполагает внутреннюю дисциплину.

Начав использовать «Пирамиду эффективности», вы уже зафиксируете что‑то в органайзере: свои ценности, роли, цели. Будет на что опереться. Но это – планирование на неделю. Планированием на день мы пока не занимались. Это ваша задача на ближайшие три недели. Работая таким образом, вы увидите, сколько преимуществ это может дать.

Вот что написано в журнале Harvard Business Review в статье «Опасайтесь занятого менеджера»: 90 % менеджеров не могут сосредоточиться на ключевых целях организации или увлечься ими, поскольку не могут отличить безумной гонки от конструктивных действий.

В одной из компаний, в которой я работал, мой офис был в том же крыле, что и кабинет заместителя директора по персоналу. Помещение находилось в жутком состоянии. В раннем варианте нашей учебной программы специальный раздел был посвящен наведению порядка в своем кабинете. Поскольку я учил этому людей, мой собственный должен был быть образцом в этом отношении. Я наводил у себя порядок, и мне это действительно помогало. Как‑то мимо проходил заместитель директора. Он увидел, что мой стол ничем не захламлен и передо мной лежит только то, чем я тогда был занят, и сказал: «Выглядит по‑деловому». На самом деле он так не думал. Ему казалось, что эффективный и результативный работник и его кабинет должны выглядеть иначе. Интересный пример того, что люди считают признаком деловитости. Приняв участие в нашей программе, вы придете к другому выводу.

 

«Основная четверка»

 

Хорошая система планирования должна быть в состоянии управлять тем, что мы называем «основной четверкой». В нее входят задачи, встречи, заметки и контакты. Эти составляющие помогают в работе, но, чтобы управлять ими, нужна эффективная система.

Вот что интересно: использовать «основную четверку» можно на бумаге. Работая с карманным компьютером типа Palm, знаете ли вы, чему соответствуют четыре кнопки этого устройства? Нашей «основной четверке». Если вы пользуетесь программой Outlook не только для электронной переписки, то знаете, что главная панель задач программы слева – та же самая четверка. Итак, нужно уметь управлять этими четырьмя составляющими своей деятельности: задачами, встречами, заметками и контактами. Выберете оптимальное средство, с которым вам удобнее работать.

Чтобы система управления была эффективной, она должна удовлетворять трем условиям.

Во‑первых, это возможность интеграции. Сегодня мы располагаем множеством средств: бумажными носителями, портативными и настольными компьютерами, программой Outlook, сотовыми телефонами, которые также позволяют работать с электронной почтой и находиться в режиме онлайн. Все эти возможности должны давать единую картину. Сегодня во второй половине дня мы начнем работать с «основной четверкой» с помощью органайзера. Когда вы станете действовать самостоятельно, постарайтесь найти место всем составляющим основной четверки в единой системе, без дублирования. Мы заметно снизим ее результативность, если будем использовать каждое из средств планирования по отдельности.

Вторая характеристика эффективной системы – мобильность, возможность иметь необходимые данные под рукой. Только так можно работать с «основной четверкой». Мы еще вернемся к этому вопросу; но в любом случае система планирования должна вам позволять в любой момент определять свои задачи, намечать встречи и делать записи. Вас ничто не должно ограничивать, даже когда вы отходите от своего письменного стола.

Теперь третье условие. Система управления должна быть персонализирована. Сегодня я покажу вам некоторые весьма полезные приемы. Мы верим, что наши исследования и многолетние занятия планированием времени позволят поделиться с вами идеями и технологиями, которые помогут участникам нашего семинара работать с каждой составляющей основной четверки наиболее эффективно. Но эти приемы не являются чем‑то готовым. То, что я делаю, не следует повторять буквально. Нужно приспособить их для себя, сделать так, чтобы они приносили максимальную пользу именно вам. Персонализация средств планирования в первую очередь касается тех характеристик системы, о которых мы уже говорили: ее интегрированности и мобильности.

Итак, я хочу показать, как можно работать с «основной четверкой» на бумаге. Это первое и основное. Я прошу любителей техники не огорчаться и не уходить. Я расскажу только о принципах работы, а затем мы подумаем, как их можно реализовать на портативном компьютере, с помощью Outlook Express или других компьютерных программ. Они мало отличаются друг от друга. Итак, сначала общие принципы, а потом – возможные варианты.

Рассмотрим отдельные элементы «франклиновского» органайзера. Первый из них – «Помесячный календарь» на весь год. Если вы посмотрите в органайзер, то увидите, что все 12 месяцев представлены только в таком виде: предыдущий месяц, текущий месяц и последующий месяц. Что же касается календаря на год, то он позволяет увидеть все месяцы одновременно, охватить их одним взглядом. Можно планировать мероприятия на все 12 месяцев вперед.

За «Помесячным календарем» идет «Перечень основных задач». Эта страница помогает справляться со стрессом. Здесь вы фиксируете все задачи, которые предстоит решить за текущий месяц, хотя конкретного дня пока еще не выбрали. Или же это задачи, которые вы планируете на следующий месяц, и тоже без определенной даты. В «Перечень основных задач» можно занести много дел. Для личных и рабочих в нем выделены отдельные столбцы. Такую информацию полезно иметь под рукой.

Посмотрим теперь на страницы, предназначенные для каждого отдельного дня. Слева расположены две колонки: «График мероприятий» и «Задачи». Напротив них имеется страница, предназначенная для записей. Она так и называется «Ежедневные записи».

Мы еще ничего не сказали о контактах. Вернемся к ним чуть позже.

 

Упражнение № 2

 

Говорит Стив Джонс

Итак, мы обсудили первые три составляющих «основной четверки». Только что я показал вам, как можно с ними работать с помощью бумажного носителя. Используя полученные сведения, выполните небольшое упражнение.

Предлагаю рассмотреть пять ситуаций и быстро занести необходимые сведения в органайзер. Можете использовать те страницы, с которыми мы сейчас ознакомились, или какие‑то другие.

Ситуация № 1. Куда вы занесете информацию о тренинге, дата проведения которого вам известна? Хорошо, я слышу два мнения – вы предлагаете отметить его в плане месяца и конкретного дня. Начнем с «Программы на месяц». Именно к этой странице вы обратитесь, чтобы увидеть все, что вам предстоит. Речь идет о какой‑то дате в будущем, и вы запишите это мероприятие в «Программу на месяц». Кто‑то сказал о странице, предназначенной для конкретного дня, на который запланирован тренинг. Это – еще одна возможность. Но некоторые делают записи в ежедневнике только после составления плана на неделю, поэтому сначала записывают все в одно место, а затем уже планируют конкретно по дням недели. В повседневной спешке они могут сразу найти здесь дату намеченной встречи: не надо пролистывать страницы, чтобы отыскать соответствующий день. Небольшая экономия сил.

Если же занятие состоится только через два месяца, вы можете вообще еще не подготовить для этого страниц. Поэтому лучше сделать запись на странице, где записаны ваши планы на все 12 месяцев.

Хорошо, переходим ко второй ситуации. Где вы отметите начало работы над проектом, к которому нужно приступить через шесть месяцев? Вероятно, для этого больше всего подходит «Перечень основных задач». Эта страничка всегда с вами, поэтому вы увидите свою запись через полгода и вставите ее в нужное место своего органайзера.

Такие же записи можно сделать с помощью электронных средств, внеся предстоящие мероприятия в Outlook или Palm. Компьютерный вариант «Перечня основных задач» аналогичен бумажному. Для его создания нужно воспользоваться функцией «Категории», в качестве которых выступят отдельные месяцы. Из «Перечня основных задач» можно отбирать материал при составлении программы на неделю. Вы его просматриваете и решаете, собираетесь ли сделать что‑то в ближайшие дни.

Например, представьте, что в «Перечне» отмечено: «Записаться на программу компании FranklinCovey». Мне кажется, это никогда не вредно. Итак, я смотрю на свой план недели и говорю: «Да, нужно записаться на семинар на этой неделе». Я выбираю день, вписываю задачу в общий список дел, которые на него запланированы, и учитываю ее при составлении окончательной программы. Советую приучить себя составлять планы на день и на неделю. Это гарантирует вам приятные ощущения при вычеркивании из списка реализованного пункта программы.

Допустим, я хочу записаться на семинар FranklinCovey в среду. Я вношу этот пункт в список дел, намеченных на среду, и до этого момента могу о нем забыть. Я вспомню о звонке в тренинговую компанию, просматривая список задач на среду.

Вот чем хорош «Перечень основных задач». Конечно, если вы имеете привычку составлять план на неделю.

Теперь третья ситуация. Куда вы запишете сведения, полученные сегодня по голосовой почте? Правильно; для этого очевидно подходит страница, озаглавленная «Ежедневные события». Она предназначена для того, чтобы делать текущие записи. Однако помимо этой страницы есть еще другие места для записей – я вам их сейчас покажу. Есть люди, которым нравится хранить сведения по всем голосовым сообщениям в одном месте. Я знаю координаторов клиентских служб, у которых есть для этого специальный блокнот. Возможно, записывать все голосовые сообщения в органайзере для них менее удобно. Некоторые слушатели из последней группы, с которой я работал, говорили, что все же страничка «Ежедневных событий» в органайзере нужна. Другие настаивали, что они по‑прежнему будут пользоваться специальным блокнотом. Трудность здесь состоит в том, что если вы записали в отдельный блокнот дела, за которые не собираетесь браться немедленно, то нельзя оставить такую запись там, где она сделана, и надеяться, что этот пункт все‑таки будет выполнен. Если дело откладывается, его нужно потом переписать в органайзер, который напомнит об отложенном. В противном случае для поиска незавершенных дел придется просматривать все сообщения, и тут возможны ошибки.

Четвертая ситуация. Где вы запишете для себя, куда спрятали праздничный подарок? Праздник еще не наступил, но подарок уже куплен. Как не забыть, куда вы его положили? Мы уже говорили, что органайзер должен быть персонализированным, приспособленным к вашим нуждам. Например, у женщины в органайзере может быть страница для каждого ребенка. Если подарок предназначен кому‑то конкретно, запись о нем можно сделать на этой странице. Есть еще множество вариантов. Эмили говорит, что она делает запись на странице, соответствующей дню праздника, в разделе «Заметки», и может об этом больше не думать.

Вы видели фильм «Рождественские каникулы» с актером Чеви Чейзом? Там много интересных сюжетных линий и хороших эпизодов. Помните, как герой фильма поднимается на чердак, чтобы спрятать подарок? Он его запихивает в какую‑то щель, что‑то обваливается, и поднимаются тучи пыли? Классический эпизод с участием Чеви Чейза.

Наконец, последняя, пятая ситуация. Где вы запишете, что завтра нужно кому‑то перезвонить? Откройте страницу, предназначенную для завтрашнего дня, и сделайте запись в перечне «Задачи на день». Теперь о звонке помнить не нужно. Не обязательно приклеивать памятную бумажку на видном месте.

Кто из нас не использовал этот прием? Сколько людей по‑прежнему продолжают его использовать! Такими листочками можно обклеить монитор и все пространство вокруг себя. В органайзере они удобны для каких‑то временных вещей. Их можно приклеить, но они могут и отклеиться… Что‑то нужно с кем‑то согласовать, я хватаюсь за то, что оказывается под рукой: визитку, салфетку, квитанцию. К концу дня у меня накапливается куча таких бумажек. Я кладу их в карман, дома выкладываю на туалетный столик, а утром снова возвращаю в карман и уношу на работу. Время от времени я спрашиваю себя, не стоит ли их просмотреть, но делаю ли я это? Можно найти телефонный номер, а если рядом не записано имя?.. Ладно, шутка. Или так: «Господи, это было неделю назад». А если вы потеряли какую‑то запись, то как вы об этом узнаете? Мы помним: что‑то, что нам нужно, мы где‑то записали. Начинаются бешеные поиски.

Вы обращали внимание – в верхней части газеты USA Today бывают небольшие квадратные выносы, содержащие определенную информацию? Недавно я прочел одну такую заметку, посвященную проблеме эффективности. В ней говорилось, что служащие ежедневно проводят 45 минут в поисках материалов, которые они не могут сразу найти. 45 минут каждый день. Почти час, который можно использовать гораздо эффективнее.

Мы привыкли учить людей справляться с потоком бумаг; теперь на помощь приходят новые технологии. Некоторые начинают пользоваться исключительно карманными компьютерами. В принципе с их помощью можно делать все – сохранять заметки, записывать контакты, планировать мероприятия, намечать задачи. Но какая из этих четырех процедур самая сложная? Труднее всего в карманных компьютерах делать заметки. Поэтому, когда человек спешит что‑то записать, он хватается за то, что под рукой, – листочек, салфетку, карточку. Вот что я увидел в нашем кафетерии: сидит менеджер, проводит собеседование с кандидатом. На столе лежит карманный компьютер, но он пишет на салфетке… А мы считаем, что технология поможет решить все проблемы.