Загрузка ACCESS, создание новой базы данны х

АННОТАЦИЯ

 

В данном курсовом проекте рассматривается реализация инструментов. База данных решает задачу учёта реализации готовой продукции. База данных «Реализация готовой продукции» содержит 3 таблицы, 5 форм, 4 отчета, 5 запросов и главную кнопочную форму

 

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ. 7

ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ. 8

ТЕОРЕТИЧЕСКИЙ МАТЕРИАЛ.. 8

ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ. 11

Загрузка ACCESS, создание новой базы данных. 11

Создание структуры таблиц БД, установка ключей. 11

Организация связей между таблицами. 12

Создание формы для ввода и редактирования информации в таблицах 13

Создание простого запроса. 14

Создание запроса с условиями. 14

Создание интерактивного запроса с условием. 15

Создание простого отчета. 16

Создание сложного отчета. 16

Создание главной кнопочной формы.. 17

РЕКОМЕНДУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА.. 20

 

ВВЕДЕНИЕ

В данном курсовом проекте разработана база данных для информационной поддержки деятельности магазина электроинструментов, с целью автоматизировать слежение за процессами реализации товара. Информация о сделках и товарах заносится в базу данных. При получении нового товара, ему присваивается свой индивидуальный код, в базе данных регистрируется следующая информация: код товара, наименование товара, количество, цена розничная и оптовая.

Курсовой проект отражает этапы создания базы данных в СУБД Microsoft Access.

Без баз данных сегодня невозможно представить работу большинства финансовых, промышленных, торговых и прочих организаций. Они позволяют структурировать, хранить и извлекать информацию оптимальным для пользователя способом.

База данных – это компьютеризованная система, предназначенная для хранения информации и предоставления ее по требованию.

Задача базы данных состоит в хранении всех представляющих интерес данных в одном или нескольких местах, причем таким способом, который заведомо исключает ненужную избыточность. Создание баз данных преследует две основные цели: понизить избыточность данных и повысить их надежность.

Между собственно физической базой данных и пользователями системы располагается уровень программного обеспечения, именно это и подразумевается под понятием СУБД. Все запросы пользователей на получение доступа к базе данных обрабатываются СУБД. Создание, наполнение, обновление и удаление данных в файлах или таблицах также предоставлены СУБД. Основная задача СУБД – дать пользователю базы данных возможность работать с ней, не вникая во все подробности работы на уровне аппаратного обеспечения.

Целью данного курсового проекта является приобретение практических навыков проектирования и организации базы данных учёта реализации готовой, освоение средств поддержания целостности базы данных, запросов, отчётов.

 

 

ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ

ТЕОРЕТИЧЕСКИЙ МАТЕРИАЛ

Каждая система управления базами данных, в зависимости от ее предназначения имеет дело с той или иной предметной областью. Выявление предметной области является необходимым этапом при разработке любой СУБД. Именно на этом этапе выявляются информационные потребности всей совокупности пользователей будущей системы.

Предметной областью данной СУБД является магазин электроинструментов. В данной предметной области необходима своя база данных, поскольку в магазине имеется много различной информации.

База данных решает следующие задачи: учёт товара, выдача данных о реализации товара и покупателях.

Далее можно выделить основные понятия данной предметной области, а именно:

1) сделки

2) покупатели

3) товары

Разрабатывая данную базу данных, необходимо реализовать выполнение следующих пунктов:

– учёт товара;

– сведения о покупателях и сделках.

В роли информации, которую мы получаем в ходе работы с СУБД, выступают отчеты о конкретных данных, требования к которым выдвигаются в соответствующих запросах к БД.

Входной информацией является:

1) информация о сделках: код товара, дата сделки, количество товара, код покупателя;

2) информация о покупателях: код покупателя, его адрес и контактный телефон;

3) информация о товаре: код товара, наименование товара, описание, оптовая и розничная цена.

Разработанная оболочка для БД выполняет следующие функции:

а) добавление новой записи в таблицу данных;

б) изменение существующей записи в таблице данных;

в) удаление существующей записи из таблицы данных;

г) обновление данных после их изменения;

д) возможность структурировано читать данные;

е) возможность сортировки данных.

В данной работе реализованы наиболее актуальные функции для работы с БД, необходимые для ведения учета реализации готовой продукции.

В настоящее время среди разработчиков базы данных большой популярностью пользуется реляционная СУБД ACCESS, входящая в состав пакета Microsoft Office. Дружественный интерфейс и простота настройки, эффективные средства создания таблиц, форм, запросов, интеграция с другими приложениями пакета, средства организации работы с базами данных и защита информации – вот далеко не полный перечень достоинств этого приложения.

Основные функции СУБД – это описание структуры базы данных, обработка данных и управление данными.

База данных – это совокупность сведений о реальных объектах, процессах, событиях или явлениях, относящихся к определённой теме или задаче, организованная таким образом, чтобы обеспечить удобное представление этой совокупности, как в целом, так и любой её части.

Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определённого типа. Каждая строка таблицы содержит данные об одном объекте, а столбцы таблицы содержат различные характеристики этих объектов – атрибуты. Строки таблицы называются записями, все записи имеют одинаковую структуру – они состоят из полей, в которых хранятся атрибуты объекта. Каждое поле в записи содержит одну характеристику объекта и имеет строго определённый тип данных (например, текстовая строка, число, дата). Все записи имеют одни и те же поля, только в них содержатся разные значения атрибутов.

Access может работать одновременно только с одной базой данных. Однако в одной базе данных могут содержаться сотни таблиц, форм, запросов, отчетов, макросов и модулей.

На сегодняшний день существует много способов разработки БД. Но у каждого из них есть свои достоинства и недостатки. Наиболее актуальной программой для разработки БД сегодня является Microsoft Access. Она наиболее подходит для реализации требуемых функций. А также способ реализации наиболее прост. Эта программа является в свою очередь наиболее распространенной среди разработчиков небольших БД, которые в будущем будут взаимодействовать с другими программами.

Анализ решаемых задач позволяет выделить следующие сущности и их атрибуты:

– Сущность «Сделки»

1) Код сделки

2) Код покупателя

3) Код товара

4) Дата сделки

5) Количество

– Сущность «Покупатели»

1) Код покупателя

2) Адрес

3) Телефон

– Сущность «Товары»

1) Код товара

2) Наименование товара

3) Описание

4) Оптовая цена

5) Розничная цена

Выделенные сущности можно представить в виде схемы БД (Рисунок 1).

Рисунок 1 – Схема БД

В разработанной БД ключевыми полями являются:

– код товара;

– код покупателя;

– код сделки.

Все необходимые таблицы связаны именно по этим ключевым полям. Эти поля применились к уже нормализованной БД. Благодаря чему реализована зависимость одного поля от другого.

ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

Создадим базу данных (РЕАЛИЗАЦИЯ ГОТОВОЙ ПРОДУКЦИИ) для учета реализации продукции.

При создании БД с помощью СУБД ACCESS можно выделить следующие этапы:

· загрузка ACCESS;

· создание таблиц БД с указанием ключевых полей;

· организация связей между таблицами;

· создание форм для редактирования информации в таблицах;

· создание информационных запросов;

· создание отчетов.

Создание простого запрос а

Создадим первый простой запрос. Допустим, мы хотим получить на экране всю информацию о товаре.

· В окне Реализация готовой продукции: база данных. Нажимаем кнопку Запросы, выбираем режим Создать. Выбираем режим Простой запрос. Укажем последовательно таблицу и выбираем все поля, которые нужно вывести на экран. Дайте имя запросу.

· После нажатия клавиши Готово на экране появляется окно этого запроса, содержащее всю информацию, хранящуюся в базе данных.

· Активизировать запрос можно в любой момент двойным щелчком кнопки мыши.

Рис. 7. Запрос на выборку

Создание простого отчета

Итак, если мы хотим распечатать сведения по всем делам, хранящимся в базе данных, нам надо оформить уже имеющийся запрос в виде отчета. Нажимаем кнопку Отчеты окна Реализация готовой продукции: база данных, нажимаем кнопку Создать.

· В появившемся окне Новый отчет выбираем режим Отчет. ACCESS автоматически строит отчет, где информация каждой записи располагается в столбец.

Рис. 10. Отчет

 

Создание сложного отчет а

· В появившемся окне Новый отчет выберите Мастер отчетов, в качестве источника данных укажем запрос. Откроется диалог Создание отчетов (5 шагов).

· Первый шаг этого диалога. Выбираем все поля, которые должны присутствовать в отчете (они должны переместиться в правое окно) (кнопка Далее).

· Второй шаг. Укажем поле, по которому записи будут группироваться.

· Третий шаг. Укажем поле, по которому необходимо сортировать записи, и порядок сортировки. Здесь же укажем необходимость определения итогов (кнопка Итоги, затем Далее ).

· Четвертый шаг. Выбераем любой вид макета отчета. Так как полей, которые мы хотим включить в отчет, немного, можно остановиться на книжной ориентации листа (Далее).

· Пятый шаг. Выбераем любой стиль отчета (Далее).

· Шестой шаг. Укажем имя отчета – Все (Готово).

 

Рис. 11. Сложный отчет

РЕКОМЕНДУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА

 

1. Гутгарц Р.Д. Описание постановки задачи для автоматизации: учеб. пособие.– Иркутск: Изд-во ИрГТУ, 2005. – 110 с.

2. Козырев А.А. Информационные технологии в экономике и управлении: учебник. – 4-е изд.– СПб: Высш. проф. образование, 2005. – 444 с.

3. Семакин И.Г., Хеннер Е.К. Информационные системы и модели: учеб. пособие. – М.: БИНОМ. Лаборатория знаний, 2005. –303 с.

4. Титоренко Г.А. Информационные системы в экономике: учеб. пособие. М.: ЮНИТИ, 1998. – 400 с.

5. Титоренко Г.А. Информационные технологии управления: учеб. пособие. М.: ЮНИТИ, 2005. – 439 с.

6. Черкасов Ю.М. Информационные технологии управления: учеб. пособие / под ред. Ю.М. Черкасова. – М: Инфра – М, 2001. – 216 с.

 

 

АННОТАЦИЯ

 

В данном курсовом проекте рассматривается реализация инструментов. База данных решает задачу учёта реализации готовой продукции. База данных «Реализация готовой продукции» содержит 3 таблицы, 5 форм, 4 отчета, 5 запросов и главную кнопочную форму

 

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ. 7

ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ. 8

ТЕОРЕТИЧЕСКИЙ МАТЕРИАЛ.. 8

ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ. 11

Загрузка ACCESS, создание новой базы данных. 11

Создание структуры таблиц БД, установка ключей. 11

Организация связей между таблицами. 12

Создание формы для ввода и редактирования информации в таблицах 13

Создание простого запроса. 14

Создание запроса с условиями. 14

Создание интерактивного запроса с условием. 15

Создание простого отчета. 16

Создание сложного отчета. 16

Создание главной кнопочной формы.. 17

РЕКОМЕНДУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА.. 20

 

ВВЕДЕНИЕ

В данном курсовом проекте разработана база данных для информационной поддержки деятельности магазина электроинструментов, с целью автоматизировать слежение за процессами реализации товара. Информация о сделках и товарах заносится в базу данных. При получении нового товара, ему присваивается свой индивидуальный код, в базе данных регистрируется следующая информация: код товара, наименование товара, количество, цена розничная и оптовая.

Курсовой проект отражает этапы создания базы данных в СУБД Microsoft Access.

Без баз данных сегодня невозможно представить работу большинства финансовых, промышленных, торговых и прочих организаций. Они позволяют структурировать, хранить и извлекать информацию оптимальным для пользователя способом.

База данных – это компьютеризованная система, предназначенная для хранения информации и предоставления ее по требованию.

Задача базы данных состоит в хранении всех представляющих интерес данных в одном или нескольких местах, причем таким способом, который заведомо исключает ненужную избыточность. Создание баз данных преследует две основные цели: понизить избыточность данных и повысить их надежность.

Между собственно физической базой данных и пользователями системы располагается уровень программного обеспечения, именно это и подразумевается под понятием СУБД. Все запросы пользователей на получение доступа к базе данных обрабатываются СУБД. Создание, наполнение, обновление и удаление данных в файлах или таблицах также предоставлены СУБД. Основная задача СУБД – дать пользователю базы данных возможность работать с ней, не вникая во все подробности работы на уровне аппаратного обеспечения.

Целью данного курсового проекта является приобретение практических навыков проектирования и организации базы данных учёта реализации готовой, освоение средств поддержания целостности базы данных, запросов, отчётов.

 

 

ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ

ТЕОРЕТИЧЕСКИЙ МАТЕРИАЛ

Каждая система управления базами данных, в зависимости от ее предназначения имеет дело с той или иной предметной областью. Выявление предметной области является необходимым этапом при разработке любой СУБД. Именно на этом этапе выявляются информационные потребности всей совокупности пользователей будущей системы.

Предметной областью данной СУБД является магазин электроинструментов. В данной предметной области необходима своя база данных, поскольку в магазине имеется много различной информации.

База данных решает следующие задачи: учёт товара, выдача данных о реализации товара и покупателях.

Далее можно выделить основные понятия данной предметной области, а именно:

1) сделки

2) покупатели

3) товары

Разрабатывая данную базу данных, необходимо реализовать выполнение следующих пунктов:

– учёт товара;

– сведения о покупателях и сделках.

В роли информации, которую мы получаем в ходе работы с СУБД, выступают отчеты о конкретных данных, требования к которым выдвигаются в соответствующих запросах к БД.

Входной информацией является:

1) информация о сделках: код товара, дата сделки, количество товара, код покупателя;

2) информация о покупателях: код покупателя, его адрес и контактный телефон;

3) информация о товаре: код товара, наименование товара, описание, оптовая и розничная цена.

Разработанная оболочка для БД выполняет следующие функции:

а) добавление новой записи в таблицу данных;

б) изменение существующей записи в таблице данных;

в) удаление существующей записи из таблицы данных;

г) обновление данных после их изменения;

д) возможность структурировано читать данные;

е) возможность сортировки данных.

В данной работе реализованы наиболее актуальные функции для работы с БД, необходимые для ведения учета реализации готовой продукции.

В настоящее время среди разработчиков базы данных большой популярностью пользуется реляционная СУБД ACCESS, входящая в состав пакета Microsoft Office. Дружественный интерфейс и простота настройки, эффективные средства создания таблиц, форм, запросов, интеграция с другими приложениями пакета, средства организации работы с базами данных и защита информации – вот далеко не полный перечень достоинств этого приложения.

Основные функции СУБД – это описание структуры базы данных, обработка данных и управление данными.

База данных – это совокупность сведений о реальных объектах, процессах, событиях или явлениях, относящихся к определённой теме или задаче, организованная таким образом, чтобы обеспечить удобное представление этой совокупности, как в целом, так и любой её части.

Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определённого типа. Каждая строка таблицы содержит данные об одном объекте, а столбцы таблицы содержат различные характеристики этих объектов – атрибуты. Строки таблицы называются записями, все записи имеют одинаковую структуру – они состоят из полей, в которых хранятся атрибуты объекта. Каждое поле в записи содержит одну характеристику объекта и имеет строго определённый тип данных (например, текстовая строка, число, дата). Все записи имеют одни и те же поля, только в них содержатся разные значения атрибутов.

Access может работать одновременно только с одной базой данных. Однако в одной базе данных могут содержаться сотни таблиц, форм, запросов, отчетов, макросов и модулей.

На сегодняшний день существует много способов разработки БД. Но у каждого из них есть свои достоинства и недостатки. Наиболее актуальной программой для разработки БД сегодня является Microsoft Access. Она наиболее подходит для реализации требуемых функций. А также способ реализации наиболее прост. Эта программа является в свою очередь наиболее распространенной среди разработчиков небольших БД, которые в будущем будут взаимодействовать с другими программами.

Анализ решаемых задач позволяет выделить следующие сущности и их атрибуты:

– Сущность «Сделки»

1) Код сделки

2) Код покупателя

3) Код товара

4) Дата сделки

5) Количество

– Сущность «Покупатели»

1) Код покупателя

2) Адрес

3) Телефон

– Сущность «Товары»

1) Код товара

2) Наименование товара

3) Описание

4) Оптовая цена

5) Розничная цена

Выделенные сущности можно представить в виде схемы БД (Рисунок 1).

Рисунок 1 – Схема БД

В разработанной БД ключевыми полями являются:

– код товара;

– код покупателя;

– код сделки.

Все необходимые таблицы связаны именно по этим ключевым полям. Эти поля применились к уже нормализованной БД. Благодаря чему реализована зависимость одного поля от другого.

ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

Создадим базу данных (РЕАЛИЗАЦИЯ ГОТОВОЙ ПРОДУКЦИИ) для учета реализации продукции.

При создании БД с помощью СУБД ACCESS можно выделить следующие этапы:

· загрузка ACCESS;

· создание таблиц БД с указанием ключевых полей;

· организация связей между таблицами;

· создание форм для редактирования информации в таблицах;

· создание информационных запросов;

· создание отчетов.

Загрузка ACCESS, создание новой базы данны х

· Загрузить ACCESS (Пуск\Программы\Microsoft Office\Microsoft ACCESS).

· В появившемся окне справа выбрать команду – Создать файл. В новом окне выбрать команду Новая база данных.

· В диалоговом окне Файл новой базы данных ввести имя файла РЕАЛИЗАЦИЯ ГОТОВОЙ ПРОДУКЦИИ. Найти свою папку.

· Выбрать Тип файла База данных Microsoft ACCESS и нажать кнопку Создать. Появляется диалоговое окно РЕАЛИЗАЦИЯ ГОТОВОЙ ПРОДУКЦИИ: база данных (формат ACCESS).