Шаг № 7. Определение обязанностей и их распределение в команде

Нельзя ошибаться в людях!

Лозунг японских дело­вых кругов

 

№	Основные задачи	Ожидаемые результаты
1.	Продумать обязанности, необходимые для реализации плана	Перечень обязанностей
2.	Описать основное содержание каждой обязанности	Описание обязанностей
3.	Распределить обязанности между членами команды, которые будут непосредственно заниматься реализацией проекта	Список членов команды с указанием обязанностей каждого

 

       Комментарии:

       1. Сначала нужно определить, какие именно обязанности требуется выполнять членам вашей команды для реализации составленного плана. Проще говоря, какие "должности" вам необходимо ввести, чтобы все мероприятия были реализованы точно и в срок.   Не советуем придумывать "должность" для человека, лишь бы у него было чем заниматься. Все обязанности должны быть реальными, наполненными конкретным содержанием, которое продиктовано составленным планом работы над проектом.       Перечень таких обязанностей (должностней) нужно сначала просто зафиксировать на бумаге, а потом приступить к описанию подробного содержания каждой из них.

       2. Содержание каждой обязанности следует описать понятно и четко, таким образом, чтобы человек, берущий на себя ту или иную обязанность, хорошо представлял, что от него потребуется. Это касается как содержания работы, так и времени, которое она потребует. Именно конкретность и четкость описания обязанностей — залог того, что однажды кто-либо из членов команды не откажется ее выполнять, ссылаясь на то, что он об этом не знал.  

       3. Все обязанности нужно оформить письменно для того, чтобы потом можно было все объяснить тому человеку, который будет занят выполнением этих обязанностей. На первый взгляд, данная работа может показаться лишней, формальной, но в дальнейшем вы сможете убедиться, что такая подготовительная работа помогает членам команды понять друг друга, а каждому точно понять, что требуется именно от него во время работы над социальным проектом. Кроме того, в любой момент член команды может еще и еще раз обратиться к описанию своих обязанностей, уточнить какие-то не совсем ясные моменты или места. Так же опираясь на письменный текст, старший менеджер может потребовать объяснений в случае небрежного отношения одного из членов команды к своим обязанностям.

       4. Распределение обязанностей между членами команды очень важный вопрос, над решением которого следует серьезно размышлять всей команде. Иначе, даже при правильно составленном плане и оптимальном распределении времени вы обречены на неудачу, так как все спланированное и записанное так и останется на бумаге. Ведь это все предстоит реализовать конкретным людям

 

       5. Прежде всего, при распределении обязанностей следует учитывать желание самого человека, который имеет право взять на себя ту часть ответственности за общее дело, которая ему больше по душе, к которой он сам проявляет больший интерес, в том числе, может быть, и с профессиональной точки зрения, то есть рассматривает работу над планом проекта, как полезное для своей будущей профессии дело.

       6. Не стоит пренебрегать и учетом индивидуальных особенностей членов вашей команды. Кто-то из вас отличается ярко выраженными способностями устанавливать контакт с людьми, находить общий язык с представителями различных возрастных и социальных групп и т.д. Наверное, будет разумно определить в качестве обязанности именно этому человеку установление контактов с потенциальными деловыми партнерами, информирование общественности о предстоящих планах вашей команды и затем по завершении работ — знакомство с вашими достижениями.

       7. Кроме учета желаний и индивидуальных особенностей членов команды нужно проанализировать ситуацию с точки зрения наличия определенных знаний и минимального опыта с той или иной социальной деятельности. Например, составление бюджета следует поручить тому, кто имеет определенные экономические знания в этой области и (или) опыт составления такого документа. Иначе вы получите бюджет, который будет обречен на провал, то есть в самый ответственный момент окажется, что у вас нет необходимой суммы, хотя на бумаге все выглядит правильно.

       8. При окончательном распределении обязанностей важно подчеркнуть и довести до сознания каждого члена команды, что после утверждения — каждый лично (персонально) отвечает за выполнение этой обязанности. И он будет отвечать перед командой за ее выполнение точно и в полном объеме.

       9. Очень важно предусмотреть возможность взаимозаменяемости, то есть совмещения разных обязанностей, особенно тех, которые близки по своей сути. Это нужно на то случай, когда кто-то из членов команды не сможет в силу ряда обстоятельств (например, болезнь или отъезд из города) выполнять свои обязанности, а по плану — это мероприятие необходимо провести.

       10. Наконец, следует предусмотреть возможность обмена обязанностями по истечении определенного времени. Это делается для того, чтобы дать членам вашей команды чувство свободы, разумеется, при внутреннем моральном долге перед командой. В самом деле, если кто-то из вас через 2-3 месяца вдруг почувствует, что он взялся не за свое дело, а до окончания работы над проектом еще долгих 6-7 месяцев, что ему делать? "Тянуть лямку", выполнять свои обязанности через силу?

       Разумеется, преодолевать определенный внутренний дискомфорт, желание просто полежать на диване и посмотреть видео вместо того, чтобы идти и опрашивать жителей города о том, что их волнует, придется. Но когда это становится совсем не по душе, начинает изматывать, превращается в тяжелое бремя, наверное, правильнее будет сменить сферу деятельности, выполняемую работу. На новой "должности" у вас может открыться второе дыхание, как у спортсмена во время соревнований.

 

       11. Полезно иметь определенный резерв членов Клуба или вашей организации, которые с необходимых случаях могли бы войти в состав вашей команды, как "дублирующий экипаж", который всегда готовится перед космическим полетом. Ведь мы все живые люди, и если что-то случится с одним из членов вашей команды, то, разумеется, остальные могут и должны его заменить. Но только на какое-то время. А если человек, например, уехал в другой город? Тогда возможно дополнить команду новым человеком (из имеющегося резерва).

       Таким образом, седьмой шаг позволяет вам определить основные обязанности, необходимые для выполнения всего объема намеченных планом работ, а также тактично и правильно распределить их внутри команды с учетом, как желаний самого человека, так и его индивидуальных особенностей и имеющегося опыта и необходимых знаний.

 

Мудрые мысли великих людей

       Одно из первых правил успеха в жизни состоит в расположении нашей деятельности таким образом, чтобы можно было использовать наши природные склонности, вместо того, чтобы стараться противодей­ствовать им.

Бульвер

       Хорошее управление исключает наличие плохих взаимоотношений.

Тимо Санталайнен, финский менеджер

       Отдельная личность может быть только тогда ра­да и счастлива, если она имеет мужество чувствовать себя частью целого.

И.В. Гете

       Человек должен быть свободным всегда в рамках ответственности.

Уильям Фолкнер, писатель