Ключевые особенности официально-делового стиля

1. Лексические:

А) специфический набор терминов (метаязык), основным критерием отбора которых являются однозначность (чаще всего лексическая, реже контекстуальная);

Б) стабильный морфемный состав употребляемых лексем (смысловым ядром понятийного аппарата официально-делового стиля являются лексемы с латинскими и греческими корнями);

В) Семантическая избыточность лексических единиц, детерминированная необходимостью максимально четкого соответствия обозначающего (слова) и обозначаемого (объекта, более широко – понятия);

Г) Сведение к минимуму обозначаемого (называемого) круга понятий при наличии их максимально четкой внутри- и межструктурной дифференциации.

2. Морфологические:

А) Максимально полное использование всех парадигматических и синтагматических свойств лексических единиц применительно к морфологическому уроню языковой системы (подробно см. Ю.Д. Апресян, С.Е.Никитина, Е.В.Урысон);

Б) наличие сравнительно большого (по сравнению с другими стилями) количества неизменяемых (константных) форм слова (инфинитив, краткое прилагательное, наречие);

3. Синтаксические:

А) парадоксальная взаимообусловленность и обязательная взаимозависимость существования предельно простых по синтаксической структуре (простые, распространенные) и предельно сложных (по уровню сложности близкие к периоду и в значительной степени на уровне письменной реализации равные абзацу и использующие различные особенности сочинительной и подчинительной связи) предложений;

Б) использование сложных синтаксических конструкций с различными видами связи между смысловыми частями при наличии факультативно используемых способов концептуального (смыслового) расширения (подробно см. А.П.Бабушкин) при помощи цифровой (реже – буквенной) нумерации;

В) обязательное употребление сложных генитивных конструкций при факультативном наличии в их составе терминологических единиц различных уровней сложности.

Обратимся к конкретному примеру:

      Производство по делу об административном правонарушении не может быть начато, а начатое подлежит прекращению при наличии следующих обстоятельств:

отсутствие события и состава административного правонарушения;

недостижение лицом на момент совершения административного правонарушения шестнадцатилетнего возраста;

невменяемость лица, совершившего противоправное действие либо бездействие.

Приведенный выше текст принадлежит официально-деловому стилю вследствие следующих особенностей.

1. Лексические особенности.

Наличие специфического набора терминов применительно к уголовному (гражданскому) законодательству: производство, административный, правонарушение, недостижение, совершение, невменяемость, противоправный;

2. Морфологические особенности.

Наличие сложных генитивных конструкций, обусловленное стремлением к однозначному и адекватному пониманию текста независимо от контекстуального окружения (смысловых оттенков): производство по делу, при наличии следующих обстоятельств, отсутствие события и состава, совершение административного правонарушения, момент совершения, недостижение… шестнадцатилетнего возраста, невменяемость лица.

3. Синтаксические особенности.

А) Употребление сложной синтаксической конструкции, имеющей различные виды связи (сочинение и подчинение) при характеристике различных уровней восприятия теста (производство дела может быть начато…начатое подлежит прекращению при наличии определенных условий) с помощью последовательно пронумерованных аргументов в защиту определенного положения (отсутствие события и состава правонарушения, недостижение определенного возраста и т.д.);

Б) употребление атрибутивных оборотов различной синтаксической обусловленности (причастных и деепричастных) при характеристике определенного объекта (невменяемость лица, совершившего противоправное действие и т. д.).

      Функционирование учреждений любого типа, независимо от уровня подчиненности и формы собственности невозможно без частичного/полного документирования. При этом в каждом учреждении можно определить комплекс (пакет) документов, необходимых и достаточных для полноценной работы. Критерии выделения такого комплекса таковы:

круг вопросов, решаемых в процессе деятельности;

количество и качество уровней принятия решений;

характер компетенции учреждения;

порядок (принцип) решения вопросов (коллегиальность или единоначалие);

объем и характер взаимосвязей с другими учреждениями.

      Сейчас в России действуют около 20 УСД: отчетно-статистическая, финансовая, снабженческо- сбытовая, организационно-распорядительная и др. Аппарат управления в основном реализует свои функции через систему организационно-распорядительной документации.

Договор

Договором является документ, юридически оформляющий взаимные обязательства равноправных партнеров. Разновидности: Д. поставки, купли-продажи, обслуживания и т.д. При приеме на работу с сотрудником обычно заключают договор, который называют контрактом.

      При оформлении любых взаимоотношений в виде договора ест обязательные и необязательные (факультативные) элементы текста, которые можно записывать по-разному, располагать в любой последовательности или выносить в приложение – неотъемлемую часть договора.

Ниже перечислены обязательные элементы договора.

Обозначение сторон, вступающих в договорные отношения. Указывается название организаций и фамилий должностных (частных) лиц, подписывающих договор, основание их действий и условные обозначений, которые заменят их в тексте документа. Должностное лицо, подписавшее договор, должно быть уполномочено это сделать на основе, например, Устава организации. Условные обозначения сторон, вступивших в договорные отношения, необходимы для того, чтобы в дальнейшем тексте не повторять их названия полностью: Заказчик – Исполнитель, продавец – покупатель, Фирма – клиент.

Предмет договора: обязательно указывается, что именно является общей целью договора (творческое содружество, поставки товара, подготовка кадров).

Обязательства сторон: четко формулируется, какие именно обязательства берут на себя стороны. Эта часть должна быт особо тщательно продумана, при этом не следует брать на себя трудновыполнимых обязательств, и обязательств лишних, не влияющих на выполнение предмета договора.

Финансовые взаимоотношения: записываются условия оплаты выполненных по договору работ. Финансовые обязательства может брать а себя одна сторона (оплата труда, туристических, юридических услуг) или обе стороны (оплата взаимопоставок). Смета, в которой расшифрованы финансовые взаимоотношения, обязательно приводится в приложении и является неотъемлемой частью договора.

Ответственность сторон: определяется, какие санкции будут применены к стороне, нарушившей обязательства (условия договора). Возможна обобщенная форма записи: " При невыполнении условий договора стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством ".

Форс-мажор: прекращение выполнения договора без ответственности за это при действии обстоятельств непреодолимой силы (пожар, наводнение, терроризм, объявление войны, изменение законодательства).

Прочие условия договора: срок действия договора, количество экземпляров документа, которые имеют юридическую силу, порядок продления, дополнения, досрочного расторжения договора, порядок внесения изменений.

Юридические адреса и подписи сторон: почтовые адреса сторон, банковские реквизиты (для юридических лиц), подписи лиц, указанных в первой части договора, печати организаций (лиц), вступивших в договор.

Деловые письма

Деловое письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, которые служат средством общения между учреждениями, частным лицами в процессе социальной, управленческой, производственной деятельности. В зависимости от содержания деловые (служебные) письма делятся на: сопроводительные, информационные, гарантийные, рекламационные, арбитражные, т.е. могут содержать запрос, напоминание, подтверждение, извещение, приглашение.

Письма в нижестоящие организации содержат правила, приказания, распоряжения, вопросы, разъяснения, информационные сообщения и т.д. Письма, направляемые в вышестоящие организации, содержат отчеты, запросы, ответы, пояснения, предложения.

Деловые письма составляются только на фирменных бланках, на котором напечатаны обязательные авторские реквизиты. Текст делового письма содержит один вопрос и состоит из двух частей:

1 часть: факты, послужившие основанием для составления документа;

2 часть: выводы, просьбы, предложения.

Порядок следования частей может измениться, а письма по простым или оговоренным вопросам могут состоят из одной части.

Каждая разновидность делового письма характеризуется аспектом содержания и языковой формулой (гарантия – гарантийное письмо). В некоторых случаях деловое письмо может быть многоаспектным: содержать гарантию, напоминание, предупреждение.

Языковая формула: устойчивый оборот, словосочетание, выражающее вид и характер управленческой, производственной или профессиональной функции. Гарантийное письмо: гарантируется, оплату гарантируем, письмо-напоминание: напоминаем. По языковой формуле можно судить о разновидности письма, следовательно, цели его использования и методы работы с ним.

      Оформление деловых писем осуществляется по стандарту в соответствии с ГОСТ 6.38-90: содержание и форма, место проставления на бланке документа реквизитов делового письма: авторские реквизиты, адресат, дата, номер (индекс), заголовок к тексту, текст, отметка о приложениях (если есть), подписание, отметка о составителе.

СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО подтверждает факт отправки приложенных к нему документов, его копия остается в деле текущего хранения, а само письмо используется для контроля исполнения документа и его сохранности. Составление СП оправдано тогда, когда они содержат информацию к приложенным документам или когда документов несколько.

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО составляется с целью обеспечения гарантии выполнения обещаний, данных организациям или отдельным лицам. Гарантийное письмо состоит из двух частей: выражение просьбы и подтверждение гарантии, иногда – только подтверждение гарантии. На всех гарантийных обязательствах должна быть проставлена основная печать организации: гербовая в государственной системе, круглая с наименованием организации – в негосударственной. Гарантийное письмо имеет повышенную правовую функцию, поэтому текст должен быть предельно четким и ясным.

Другие виды: письмо-приглашение, письма граждан.

      Текст ответного документа на жалобу состоит из 3-х частей:

ссылка на содержание письма заявителя;

ход рассмотрения вопроса;

результат рассмотрения.

      Начинать текст желательно с соответствующей этикету формы обращения, а заканчивать – принесением извинений.

ЛИТЕРАТУРА

1. Аксенов В.И. Искусство художественного слова. – М., 1954.

2. Андреев В.И. Саморазвитие менеджера. – М.: Народное образование, 1995. – 160 с.

3. Аннушкин В.И. Риторическое художество в Древней Руси // Русс. речь.–1992. - № 2.

4. Артоболевский Г.В. Очерки по художественному чтению. Пособие для учителя.–М.: Госучпедгиз МП РСФСР, 1959.

5. Атватер И. Я вас слушаю. – М., 1988.

6. Батракова С.Н. Педагогические приемы эмоционального воздействия на учащихся.– Ярославль, 1982.

7. Бахтин М.М. Эстетика словесного творчества. – М.: Искусство, 1986.

8. Брызгунова Е.А. Эмоционально-эстетические различия русской звучащей речи. – М.: Изд-во МГУ, 1984.

9. Будагов С.Н. Метафора и сравнение в контексте художественного целого // Русская речь. – 1973.- № 1.

10. Василенко Ю.С., сост. Постановка речевого голоса. Методические рекомендации. – М., 1973.

11. Василенко Ю.С. О голосе педагога. – Советская педагогика, 1972, № 7.

12. Вербовская Н.П., Головина О.М., Урнова В.В.Искусство речи. – М.:Искусство, 1977.

13. Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности. 3-е изд., доп. – М.: Издательство стандартов, 1990. – 160 с.

14. Вовк В.Н. Языковая метафора в художественной речи. – Киев, 1986.

15. Гак В.Г., Телия В.Н. Метафора в языке и тексте. – М.: Знание, 1988.

16. Гангстрем М.П., Кожевников В.А. Дыхание и речь. – В кн.: Физиология дыхания. – Л.: Наука, 1973.

17. Гвоздев А.Н. Станиславский о фонетических средствах языка. Лекции для учителей.– М.: АПН РСФСР, 1957.

18. Гинзбург Л.Я. Поэтика Мандельштама. – М.: Советский писатель, 1985.

19. Гойхман О.Я., Надеина Т.М. Основы речевой коммуникации: Учебник для вузов/ Под ред. проф. О.Я.Гойхмана. – М.: ИНФРА-М, 1997. – 272 с.

20. Голуб М.Б., Розенталь Д.Э. Секреты хорошей речи. – М., 1993.

21. Горбушина Л.А. Выразительное чтение и рассказывание. – М., 1975.

22. Горелов И.Н. Невербальные компоненты коммуникации. – М., 1980.

23. Григорьев В.П. К спорам о слове в художественной речи // Слово в русской советской поэзии. – М., 1975.

24. Дейвис Ф. Ваш абсолютный имидж.–М.:"Внешсигма",1997.–320с.

25. Жест в разговорной речи. – М., 1973.

26. Зарецкая Е.Н. Логика речи для менеджера.–М.: "Финпресс", 1997. – 352 с.

27. Иванова С.Ф. Специфика публичной речи. – М., 1978.

28. Иванова С.Ф. Речевой слух и культура речи. Пособие для учителей. – М.: Просвещение, 1970.

29. Как правильно подготовить и оформить приказ/ Сост. В.В. Андреянова. – 2-е изд. – М.: ИНФРА-М, 1998. – 64 с. - (Библиотека журнала "Консультант директора").

30. Кантер А.А. Системный анализ речевой интонации. – М.: ВШ, 1988.

31. Кнебель М.О. Слово в творчестве актера. – М., 1970.

32. Козлянинова.П. Произношение и дикция. – м., 1977.

33. Ковалев В.П. Выразительные средства художественной речи. – Киев: Рад. шк., 1985.

34. Кузин Ф.А. Имидж бизнесмена. – М.:"Ось-89"- 1997. – 304 с.

35. Культура русской речи. Учебник для вузов. Под ред. проф. Л.К.Граудиной и проф. Е.Н.Ширяева. – М.: Издательская группа НОРМА-ИНФРА, 1998. – 560 С.

36. Куракина К.В. Основы техники речи в трудах К.С. Станиславского.– М.:ВТО, 1959.

37. Ладыженская Т.А. Литературная норма в лексике и фразеологии.– М., 1983.

38. Леонарди Е.И. Дикция и орфоэпия. Сборник упражнений по сценической речи. – М., Просвещение, 1967.

39. Леонтьев А.А. Высказывание как предмет лингвистики, психолингвистики и теории коммуникации // Синтаксис текста. – М.: Наука, 1979.

40. Максимов В.И. Точность и выразительность слова. – Л.: Просвещение, 1968.

41. Мастерство устной речи /Под ред. Голубкова/. – М.: Просвещение, 1965.

42. Матусевич М.И. Современный русский язык. Фонетика. – М.: Просвещение, 1976.

43. Михальская А. К. Педагогическая риторика: история и теория: Учеб. пособие для студ. пед. университетов и институтов. – М.: "Академия", 1998. – 432 с.

44. Моисеев Ч.Г. Дыхание и голос драматического актера. ч.I. – М., 1974.

45. Моргунов Б.Г. Законы звучащей речи. – М.: Советская Россия, 1986.

46. Найденов В.С. Выразительность речи и чтения. – М., 1969.

47. Никольская С.Т. Техника речи. – М.: Знание, 1978.

48. Никитина Е.И. Русская речь: Учебное пособие по развитию связной речи.– М., 1993.

49. Ножин Е.А. Мастерство устного выступления. – 3-е изд., переработ.– М.: Политиздат, 1989. – 255 с.

50. Одинцов В.В. Речевые формы популяризации. – М., 1982.

51. Панов М.В. Современный русский язык: Фонетика. – М.: Высш. школа, 1979.

52. Поль С. Сопер Основы искусства речи. – Ростов-на Дону: "Феникс", 1995. – 448 с.

53. Промтова И.Ю. Воспитание речевой культуры режиссера. – М., 1978.

54. Психологические тесты. Ахмеджанов Э.Р. Составление, подготовка текста, библиография. – М., 1996. – 320 с.

55. Пуковский К.Н. За живое образное слово. – М.: Знание, 1967.

56. Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов: Учеб. пособие для сред. спец. учеб. заведений. – 3-е изд., – М.: ВШ., 1998. – 239 с.

57. Речевое воздействие. Проблемы прикладной психолингвистики /Сб. ст./. – М.: Наука, 1972.

58. Розенталь Д.Э. Культура речи. Изд-во МГУ, 1964.

59. Савкова З.В. Выразительные средства речевого взаимодействия в массовом представлении. – Л., 1981.

60. Савкова З.В. Средства речевой выразительности. – Л., 1982.

61. Савкова З.В. Как сделать голос сценическим. Теория, методика и практика развития речевого голоса. Изд. 2-е, испр. и доп. – М.: Искусство, 1975.

62. Савкова З.В. Техника звучащего слова. – М., 1988.

63. Самоукина Н.В. Искусство управления персоналом банка. – М.: Русская Деловая Литература, 1997. – 208 с.

64. Сарычева Е.Ф. Сценическая речь. – М., «Искусство», 1955.

65. Сарычева Е.Ф. Сценическое слово. – М., Советская Россия, 1963.

66. Сафьянов В.И. Этика общения. – М.: Знание, 1991. – 64 с.

67. Секреты умелого руководителя/ Сост. И.В. Липсиц. – М.: Экономика, 1991. – 320 с.

68. Руденский Е.В. Социальная психология: Курс лекций. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. – 224 с.

69. Русское литературное произношение и ударение. Словарь-справочник под ред. Г.А. Аванесова и С.И. Ожегова.

70. Станиславский К.С. Собр. соч. тт. 1-3. – М.: Искусство, 1955.

71. Сухомлинский В.А. 100 советов учителю. – М., 1986.

72. Сценическая речь. Учебное пособие. Под ред. И.П.Козляниновой. – М.: Просвещение, 1976.

73. Скворцов Л.И. Теоретические основы культуры речи. – М., 1980.

74. Титова А.А. Дикция и орфоэпия. Методическая разработка по курсу «Сценическая речь». – М., 1981.

75. Успенский Л.В. Культура речи. – М., 1978.

76. Федоров А.И. Образная речь. – Новосибирск, 1985.

77. Фомичева М.Ф. Воспитание у детей правильного произношения. – М., 1989.

78. Франк В.С. Поэтическое мировоззрение Пастернака //Литературное обозрение. – 1990. - № 2.

79. Харченко В.К. Функции метафоры. – Воронеж: Изд-во ВГУ, 1991.

80. Хватцев М.Е. Как самому избавиться от картавости.– М., 1964.

81. Хилл Н. Ключи к успеху/ Пер. с англ. – М.: ООО "Попурри", 1997. – 320 с.

82. Храпченко М.Б. Природа эстетического слова /семиотика/. – М.: Наука, 1975.

83. Человеческое слово могуче: Кн. для внеклассного чтения. – М., 1984.

84. Черданцева Т.З Язык и его образы. – М., 1977.

85. Черемисина Н.В. Вопросы эстетики русской художественной речи.– Киев: Вища школа, 1981.

86. Черкасова Н.А. Недостатки голоса драматического актера и некоторые способы их исправления. Метод. разработка по курсу «Сценическая речь». – М., 1980.

87. Чуковский К.Н. За живое образное слово. – М.: Знание, 1967.

88. Швальбе Б., Швальбе Х. Личность, карьера, успех: Пер. с нем. –М.: А/О Издательская группа "Прогресс", "Прогресс-Интер", 1993. – 240 с.

89. Швейцер А. Благоговение перед жизнью. – М., 1992.

90. Щуртанов С.И. Как слово наше отзовется.–М., 1980.