Инвентаризация в аптечных организациях

Основными нормативными документами, регламентирующими порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств организации, являются:

- Федеральный закон «О бухгалтерском учете»;

- Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ;

- Методические указания о порядке проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина РФ от 13.06.95г. № 49;

Инвентаризация – прием, используемый в бухгалтерском учете для выявления фактического состояния имущества и финансовых обязательств предприятия и его сопоставления с данными бухгалтерского учета.

Порядок ее проведения (количество инвентаризаций в отчетном году, порядок и сроки их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них) определяется руководителем организации (инициативная инвентаризация).

Однако в некоторых случаях проведение инвентаризации предписывается в законодательном порядке (обязательная инвентаризация) - ст. 12 Федерального закона «О бухгалтерском учете», п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ.

Проведение инвентаризации обязательно:

- при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также преобразовании государственного или муниципального (унитарного) предприятия;

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). Инвентаризация основных средств может проводиться 1 раз в 3 года. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;

- при смене материально-ответственных лиц (на день приемки - передачи дел);

- при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

- в случае пожара или стихийного бедствия и др. чрезвычайных ситуаций

- при реорганизации или ликвидации организации

- других предусмотренных законодательством случаях.

- Формы для оформления результатов инвентаризации (инвентаризационные описи, акты инвентаризации, сличительные ведомости) утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.98г. № 88.

Различают инвентаризации плановые и внеплановые (внезапные), полные (сплошные) и неполные (выборочные), годовые и периодические.

Рекомендуются следующие сроки проведения инвентаризаций:

§ основные средства - 1 раз в 1-3 года;

§ товары, тара - не реже 2 раз в год;

§ денежные средства, денежные документы, бланки строгой отчетности - не менее 1 раза в месяц;

§ расчеты с банками - 1 раз в месяц;

§ расчеты по платежам в бюджет - 1 раз в квартал;

§ расчеты с дебиторами и кредиторами - 2 раза в год;

§ медикаменты предметно-количественного учета - 1 раз в месяц.

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

Персональный состав инвентаризационных комиссий утверждается руководитель организации.

Документ о составе комиссии (приказ, постановление или распоряжение) оформляется на бланке формы ИНВ-22.

Он должен быть зарегистрирован в книге контроля над выполнением приказов о проведении инвентаризаций (форма № ИНВ-23).

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, бухгалтерии, работники, а также представители аудиторских организаций.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

 

Й этап – подготовительный

Издается приказ о проведении инвентаризации; назначается комиссия; определяются сроки и объекты для инвентаризации; определяются остатки по учетным данным и т. д.

В аптеке проводятся следующие подготовительные мероприятия:

1. На дверях аптеки вывешивается объявление о закрытии аптеки и месте нахождения ближайших аптек (магазинов, киосков);

Пломбируется подсобное помещение, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные выходы и входы;

3. Проверяется исправность всех весоизмерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения;

Председатель комиссии визирует последние на момент инвентаризации реестры приходных и расходных документов или документы о движении материальных ценностей и денежных средств;

5. Материально-ответственных лица оформляют подписки, расписки до начала инвентаризации о сдаче всех документов (приходных, расходных) в бухгалтерию;

6. Товарно-материальные ценности сортируются, группируются и раскладываются по наименованиям, сортам, размерам в определенном порядке, удобном для подсчета;

II этап – основной

1) инвентаризация денежных средств в кассе:

- Кассир в присутствии членов комиссии подсчитывает остаток (наличность) денег в кассе;

- Кассир составляет кассовый отчет (ф. АП-32). Комиссия записывает показания суммирующих кассовых аппаратов;

- Комиссия сопоставляет фактический остаток денег с учетным остатком и выявляет результат инвентаризации (предварительно проверив кассовые отчеты);

- Данные об остатках денежных средств, а также результатах инвентаризации записывают в Акте инвентаризации денежных средств (Инв-15) с распиской кассира об отсутствии претензий к проведению инвентаризации комиссией.

- При выявлении недостач или излишков денежных средств с кассира берут письменное объяснение.

2) инвентаризация товаров:

- В каждой комнате (рекомендуется начать с подсобных помещений) проверку начинают от входа слева направо, сверху вниз, вытаскивая все из шкафов и после проверки ставят назад в шкаф, затем шкафы закрываются и на них ставится отметка о проверке;

- Инвентаризация ценностей проводится по их местонахождению и ответственному лицу, на хранение у которых эти ценности находятся, при обязательном участии материально-ответственных лиц;Снятие фактических остатков ценностей производится обязательно путем подсчета, взвешивания, определения объема, или на основании обмеров и технических расчетов;

- Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количества показываются по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете, в инвентаризационных описях Инв-15;

- Описи подписываются всеми членами рабочей инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами. В конце описи материально-ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией ценностей в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленных в описи ценностей на ответственное хранение.

- Инвентаризационные описи, составляемые вручную, заполняются чернилами, шариковой ручкой или химическим карандашом четко и ясно. Никаких помарок и подчисток не допускается. На каждой странице инвентаризационной описи указывается прописью число порядковых номеров товарно-материальных ценностей и общий итог количества всех ценностей в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

- Исправление ошибок должно производиться во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами. В инвентаризационных описях не допускается оставлять незаполненные строки. В последних листах описей незаполненные строки прочеркиваются.

Отдельные инвентаризационные описи составляются на:

- ценности, не принадлежащие аптеке, но находящиеся в ней на хранении;

- препараты, находящиеся на предметно-количественном учете,
ф. № АП-43 при сверке с данными предметно-количественного учета;

- товары, подготовленные к отпуску, но не оплаченные;

- тару.

3) инвентаризация тары, вспомогательных материалов и прочих товарно-материальных ценностей:

- Перед началом инвентаризации проверяется наличие, правильность оформления, учета, хранения карточек складского учета по форме М-17 и правильность учета по ним товарно-материальных ценностей;

- Данные инвентаризации вносятся в инвентаризационные описи;

- Итоги инвентаризации вспомогательного материала отражаются в акте результатов инвентаризации;

4) инвентаризация основных средств:

До начала инвентаризации проверяются:

- наличие инвентаризационных карточек, инвентарных книг или описей и правильность учета на них ценностей;

- наличие и состояние технических паспортов и другой технической документации;

- наличие документов на основные средства, сданные или принятые предприятием в аренду, на хранение и во временное пользование. При отсутствии документов необхо­димо обеспечить их получение и оформление.

 

III этап – аналитический

- Составляется сводная опись инвентаризационных листов по отделам аптеки ф. № АП-45 (материально-ответственным лицам) и сверка с товарными отчетами по ним;

- Оформляется сводная инвентаризационная ведомость по аптеке
ф. № АП-46;

- По результатам инвентаризации в целом по аптеке (с отражением по каждому отделу и каждому материально-ответственному лицу) составляется акт ф. № АП-48;

- Работа рабочей инвентаризационной комиссии оформляется протоколом, в котором отражаются результаты инвентаризации, а также результаты проверки сохранности то­варно-материальных ценностей.

- Существуют также следующие типовые бланки сличительных ведомостей: ИНВ-18 – для основных средств, ИНВ-19 – для товарно-материальных ценностей, ИНВ-20 – для оптовой торговли, ИНВ-21 – для розничной торговли.

• На этом этапе по распоряжению руководителя могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации.

- Контрольные проверки по окончании инвентаризации до открытия аптечного учреждения проводятся с участием членов рабочих инвентаризационных комиссий и материально-ответственных лиц;

- Проверяются не менее 5% наиболее дорогостоящих, дефицитных медикаментов и др. изделий медицинского назначения, числящихся в описях;

- Контрольными проверками должно быть охвачено не менее 15% проводимых инвентаризаций;

- При выявлении значительных расхождений между данными инвентаризационной описи и данными контрольной проверки назначается новый состав рабочей инвентаризационной комиссии для проведения повторной сплошной инвентаризации ценностей.

- Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций могут оформляться типовым актом (форма № ИНВ-24) и регистрируются в книге учета контрольных проверок (форма № ИНВ-25).

I V этап – заключительный

Проводится заключительное заседание инвентаризационной комиссии, на котором подписывается типовая форма № ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией» (не позднее 10 дней после окончания инвентаризации). На основании этого, издается приказ руководителя об утверждении результатов и привлечении виновных к административной и материальной ответственности. Составляются заявления в следственные органы и иски в судебные органы.