Специалисты по делопроизводству канцелярии Института агроинженерии

05-03-3/…-01

Устав университета и изменения к нему

  Постоянно ст.50 а  

05-03-3/…-02

Свидетельство о внесении записи в ЕГРЮЛ, свидетельство о государственной аккредитации, лицензия на право осуществления образовательной деятельности и др. (копии)

  Постоянно ст. 39, 97, 105  

05-03-3/…-03

Паспорт университета

  Постоянно ст. 557 НВУЗа  

05-03-3/…-04

Локальные нормативные акты, регламентирующие деятельность университета, института (правила, положения, инструкции, коллективный договор) (копии)

  Постоянно ст. 27а, 55а, 57а, 576  

05-03-3/…-05

Положения о структурных подразделениях

  Постоянно ст.55 а  

05-03-3/…-06

Инструкция по делопроизводству

  Постоянно ст.27 а  

05-03-3/…-07

Сводная номенклатура дел университета

  Постоянно ст. 200 а  

05-03-3/…-08

Номенклатура дел структурных подразделений на год

  ДЗН (1) ст.200 а (1)не ранее 3 л. после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел

05-03-3/…-09

Положение об архиве (копия)

  ДЗН  ст.55 а Оригинал в деле №05-03-3/…-05

05-03-3/…-10

Положение об экспертной комиссии (копии)

  ДЗН ст.57 а Оригинал в деле № 05-03-3/…-04

05-03-3/…-11

Должностные инструкции работников канцелярии (копии)

  ДЗН ст. 77 а Оригинал в Управлении по кадровой политике

05-03-3/…-12

Приказы ректора университета по основной деятельности

  Постоянно ст. 19 а  

05-03-3/…-13

Приказы директора института по основной деятельности

  Постоянно ст. 19 а  

05-03-3/…-14

Распоряжения ректора, проректоров университета по основной деятельности

  Постоянно ст. 19 а  

05-03-3/…-15

Распоряжения директора института по основной деятельности

  Постоянно ст. 19 а  

05-03-3/…-16

Проекты приказов, распоряжений ректора, проректоров университета по основной деятельности, документы к ним

  1 г. ст.20  

05-03-3/…-17

Проекты приказов, распоряжений директора института по основной деятельности, документы к ним

  1 г. ст.20  

05-03-3/…-18

Протоколы заседаний ректората

  Постоянно (1) ст.18 е (1) Оперативных совещаний – 5л.

05-03-3/…-19

Протоколы заседаний Экспертной комиссии института (документы к ним)

  Постоянно ст.18 д Хранятся в архиве вуза

05-03-3/…-20

Доверенности на работников университета выданные ректором, на представление интересов университета (копии)

  Постоянно ст.61  

05-03-3/…-21

Акты уничтожения печатей и штампов

  3 г. ст. 778 При отсутствии книг оттисков и слепков печатей и штампов – постоянно и хранятся в архиве вуза

05-03-3/…-22

Дело фонда (исторические и тематические справки, сведения о составе и объеме дел и документов, акты проверки наличия и состояния дел, условий хранения дел в архиве, акты передачи дел на государственное хранение, акты передачи дел архива, акты выделения дел и документов к уничтожению, акты, протоколы выемки документов)

  Постоянно ст.246 Хранятся в архиве. Передаются в Гос.архив после ликвидации университета

05-03-3/…-23

Описи дел постоянного срока хранения

  Постоянно ст.248 а Хранятся в архиве.

05-03-3/…-24

Описи личных дел сотрудников

  Постоянно ст.248 б Передаются в Гос.архив после ликвидации университета

05-03-3/…-25

Описи личных дел студентов 

  Постоянно ст.248 б Передаются в Гос.архив после ликвидации университета

05-03-3/…-26

Описи дел временного срока хранения

  3 г.  ст.248 в После уничтожения дел

05-03-3/…-27

Описи дел переданные в архив вуза структурными подразделениями

 

  3 г.(1) ст.248 (1)После утверждения ЭК сводного годового раздела описи

05-03-3/…-28

Заявления, запросы о выдачи архивных справок, переписка по их выдаче; копии архивных справок выданные по запросам

  5 л. ст.253  

05-03-3/…-29

Документы (заявки, постановления, акты) учета выдачи дел во временное пользование 

  3 г. ЭПК ст.251 После возвращения документов. Для актов выдачи дел во временное пользование другим организа-циям – 5 л. Ведется в ИАИ

05-03-3/…-30

Подлинные личные документы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения, свидетельства)

  До востребо-вания ст.664, Не востребован-ные – 75 л.

05-03-3/…-31

Переписка с предприятиями, организациями по вопросам архивного дела

  5 л. ЭПК ст. 33, 35, 84 Ведется в ИАИ

05-03-3/…-32

Переписка по вопросам деятельности университета, института

  5 л. ст. 84  

05-03-3/…-33

Журнал регистрации приказов, распоряжений университета, института по основной деятельности

  Постоянно ст. 258 (а) Хранятся в архиве вуза

05-03-3/…-34

Книги учета и выдачи печатей и штампов

  Постоянно ст. 775, 777 Хранятся в архиве вуза

05-03-3/…-35

Журнал регистрации поступающей корреспонденции

  5 л. ст.258 г. Ведется в ИАИ. В ИВМ единая программа в электронном виде

05-03-3/…-36

Журнал регистрации отправляемой корреспонденции

  5 л. ст.258 г. Ведется в ИАИ

05-03-3/…-37

Журнал учета выдачи дел, документов из архива во временное пользование

  3 г. ст.259 е После возвращения всех дел

05-03-3/…-38

Журнал регистрации выдачи архивных справок, копий, выписок из документов

  5 л. ст.252  

05-03-3/…-39

Книга регистрации выданных документов о высшем образовании и о квалификации, приложений к ним (1)

  75 л. ст.528 а НВУЗа (1)В ИАИ книги ведутся раздельно по направлениям подготовки

05-03-3/…-40

Книга регистрации выданных дубликатов документов о высшем образовании и о квалификации, приложений к ним

  75 л. ст.528 а НВУЗа  

05-03-3/…-41

Журнал регистрации выдаваемых справок об обучении (о периоде обучения)

  75 л. ст.528 а НВУЗа Ведется в ИВМ

05-03-3/…-42

Книга учета бланков строгой отчетности (бланки дипломов, бланки приложений к дипломам)

  3 г. ст.259 г  

05-03-3/…-43

Книга учета выдачи не востребованных документов (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения, свидетельства)

  75 л.  ст.695 в  

05-03-3/…-44

Журнал регистрации поступающих/ отправляемых документов архива

  5 л. ст.258 г Ведется в архиве ИАИ

05-03-3/…-45-50

Резервные номера

     

05-03-3/…-51

Номенклатура дел архива (копия)

  ДЗН ст. 200 б Оригинал в деле № 05-03-3/…-07

05-03-3/…-52

Описи дел, переданные в архив вуза

  3 г. ст.248 После утверждения ЭК сводного годового раздела описи

05-03-3/…-53

Акты выделения дел и документов с истекшими сроками хранения к уничтожению (копии)

  ДМН ст.246 Оригиналы в деле № 05-03-3/…-22