Списки Excel как база данных

Списком Excel называется таблица, оформление которой отвечает следующим требованиям:

список состоит из строк, называемых записями;

столбцы списка, называемые полями, должны содержать однородную (однотипную) информацию;

верхняя строка списка, называемая заголовком, должна содержать метки (имена) соответствующих полей, и ее формат (шрифт, цвет фона и т.п.) должен отличаться от формата записей;

внутри списка не должно быть пустых строк и столбцов, которыми список отделяется от остальной части рабочего листа;

не рекомендуется на рабочем листе располагать еще что–либо, кроме списка, но если что–то и присутствует, то должно быть расположено либо выше, либо ниже списка, и рабочий лист рекомендуется именовать названием списка.

В общем случае база данных может состоять из нескольких списков, количество которых сверху ограничено только здравым смыслом и опытом разработчика.

2.1. Создание списков

Первый, наиболее важный шаг при создании базы данных – это разработка хорошо продуманной структуры (организации хранения данных), которая и определяет возможности будущей обработки информации. Структура списка определяется структурой одинаково организованных записей, его составляющих. Под структурой записи принято понимать совокупность ее полей (их имена, типы, назначение). Пусть, например, мы хотим создать список, содержащий информацию о студентах, обучающихся в Междуреченском филиале КузГТУ. Структура такого списка может быть достаточно простой (табл. 1).

Таблица 1

Структура списка студентов№

п/п Имя поля Тип поля Назначение Комментарий

1 ФАМИЛИЯ Текстовое Эти поля предназначены для хранения ФИО студента Строки состоят из букв кириллицы без ведущих и хвостовых пробелов, первый символ – прописная буква

2 ИМЯ Текстовое

3 ОТЧЕСТВО Текстовое

4 ГРУППА Текстовое Название группы Пятисимвольная строка: первые два символа – специальность, третий – форма обучения, последние два – год поступления

5 СТУДЕН- ЧЕСКИЙ Числовое Номер студенческого билета Шестизначное число: первая цифра – номер филиала, две следующих – год поступления, три последних – собственно номер

6 ПОЛ Текстовое Пол студента Односимвольная строка: буквы «м» или «ж»

7 ДАТА РОЖДЕНИЯ Дата Дата рождения студента Например, «23.11.59»

8 ВОЗРАСТ Вычисляемое Возраст в годах Вычисляется по формуле:(текущая дата–дата рождения)/365, т.е. =(СЕГОДНЯ()–A7)/365

В ячейках списка чаще всего хранятся константы соответствующих основных типов: числовые, текстовые, даты и времени. Кроме того, допустимо использование так называемых вычисляемых полей, содержащих формулы.

В нашем примере (рис. 2) это возраст. В качестве вычисляемого поля может выступать в зависимости от предметной области, например, стоимость партии товара, время до истечения срока годности продукта, стоимость услуги в у.е. и т.п. При формировании вычисляемых полей необходимо придерживаться двух основных правил:

ссылки на ячейки внутри списка, а это поля одной и той же записи, должны быть относительными;

ссылки на ячейки вне списка должны быть абсолютными.

Заполняется информацией список, как правило, вручную. Кроме того, основные действия со списком позволяет выполнить стандартная экранная форма (рис. 3), которая активизируется с помощью пункта меню Данные/Форма. К основным действиям по обработке списков относятся следующие: добавление, удаление, редактирование, просмотр и поиск записей. При работе со списком перед обращением к команде меню Данные в обязательном порядке необходимо активизировать любую ячейку внутри списка. В этом случае Excel автоматически распознает интервал списка. Таблицы баз данных Access на рабочие листы Excel можно перенести и через буфер обмена. Вместе с тем Excel имеет специальные достаточно развитые возможности экспорта и импорта файлов баз данных, созданных другими средствами. Доступ к этим возможностям реализуется с помощью команд меню Файл/Сохранить как (Открыть), либо Данные/Внешние данные. При этом драйверы MicrosoftOffice позволяют получать сведения из следующих источников данных:

Microsoft SQL Server OLAP Services (поставщикданных OLAP);

Microsoft Access;

dBASE;

Microsoft FoxPro;

Oracle;

Paradox;

SQLServer;

текстовыефайлыбазданных.

Внешние данные могут быть получены из баз данных с помощью Microsoft Visual Basic, Web-запросови Microsoft Query. Чаще всего настройку источников данных для Excel осуществляют посредством MicrosoftQuery – инструмента, предназначенного для установления подключения к внешним базам данных и создания запросов для извлечения данных. MicrosoftQuery входит в состав дополнительных компонентов MicrosoftOffice.