Программы пакета Microsoft Office. . Предназначение и основная характеристика.

Для выполнения основных задач компьютерной обработки данных в современных офисах целесообразно использовать не отдельные программы, а интегрированные пакеты офисного обслуживания, так как в них реализуется не просто объединение больших автономных программ в пакеты, а их интеграция в прикладные программе комплексы, означающая их полную унификацию. Программы в них имеют общий пользовательский интерфейс и единообразные подходы к решению типовых задач по управлению файлами, форматированию, печати, работе с электронной почтой и т. д.

В настоящее время на рынке прикладных офисных программных продуктов доминируют пакеты фирмы Microsoft Office 97 и 2000. Последние версий этих офисных комплексов содержат средства коллективной работы, более тесной интеграции компонентов, а также средства взаимодействия с Интернет.

Microsoft (MS) Office 2000 может работать под управлением операционных систем Windows 95, Windows 98, Windows NT, Windows 2000. Необходимая для эффективной работы конфигурация компьютера зависит от используемой операционной системы, но минимально достаточный набор включает:

· микропроцессор Pentium любого типа;

· оперативную память емкостью не менее 32 Мбайт;

· объем свободного дискового пространства 300 Мбайт;

· видеоадаптер с памятью не менее 4Мбайт.

Комплект Microsoft Office 2000 поставляется в нескольких вариантах, включающих разное количество основных приложений:

• Office 2000 Standard — предназначен для пользователей, которым нужен базовый набор средств для делопроизводства, расчетов и анализа информации, а также для создания и публикации документов в сети Интернет;

· Office 2000 Professional — дополнительно обеспечивает средства работы с большими базами данных в настольных издательских системах, а также для управления малым бизнесом;

· Office 2000 Premium — самый полный универсальный вариант поставки;

· Office 2000 Small Business — ориентирован в основном на решение задач малого бизнеса;

· Office 2000 Developer — предназначен для профессиональных разработчиков, включает в себя большое число дополнительных средств и приложений разработки программ, дополнительную электронную и печатную документацию.

 

Основные приложения Microsoft Office:

· Word — текстовый процессор, предназначен для создания и редактирования текстовых документов;

· Excel — табличный процессор, предназначен для обработки табличный данных и выполнения сложных вычислений;

· Access — система управления базами данных, предназначена для организации работы с большими объемами данных;

· Power Point — система подготовки электронных презентаций, предназначена для подготовки и проведения презентаций;

· Outlook — менеджер персональной информации, предназначен для обеспечения унифицированного доступа к корпоративной информации;

· FrontPage — система редактирования Web-узлов, предназначена для создания и обновления Web-узлов;

· Photo Draw — графический редактор, предназначенный для создания и редактирования рисунков и деловой графики;

· Publisher — настольная издательская система, предназначена для создания профессионально оформленных публикаций;

· Small Business Tools — специализированный инструментарий, предназначенный для работы с информацией и осуществления бизнес-анализа;

· Internet Explorer.— Web-обозреватель для сети Интернет, предназначен для поиска данных разного типа.

Кроме основных приложений Microsoft Office содержит также множество вспомогательных программ, используемых для создания и включения в, базовые документы различных объектов в виде диаграмм, рисунков, формул и т. д. К ним относятся:

· MS Graph — предназначен для создания различных графиков и диаграмм на основе числовых рядов и таблиц;

· MS Equation Editor — предназначен для создания и редактирования научных формул;

· MS Office Art — графический редактор, предназначен для создания рисунков, геометрических фигур, блок-схем и т. д.;

· MS Word Art — предназначен для создания и красочного оформления заголовков и других элементов текста;

· MS Photo Editor — предназначен для обработки и преобразования тоновых рисунков, фотографий, объектов, считанных сканером;

· MS Clip Gallery — предназначен для включения в документ имеющихся рисунков, пиктографических изображений, звуковых объектов;

· MS Organization Chart — предназначен для построения иерархических структурных схем и блок-схем.

Microsoft Office 2000 обеспечивает:

· простоту в эксплуатации и поддержке. Имеются удобный интерфейс и справочная система, расширенный набор мастеров и шаблонов, улучшенные возможности коллективной обработки документов;

· расширенный набор интеллектуальных инструментов. В состав Microsoft Office входят простые в использовании интеллектуальные приложения, которые обеспечивают автоматизацию работы пользователя, позволяя сократить время выполнения задач;

· поддержку передовых технологий Интернета. Значительно расширены возможности взаимодействия с Интернетом и интрасетями;

· автоматическую подстройку интерфейса. Приложения Microsoft Office могут в процессе работы автоматически подстраивать набор команд меню под конкретного пользователя;

· простоту инсталляции и восстановление работоспособности системы. Новая программа инсталляции Windows Installer обеспечивает упрощение процедуры развертывания Office 2000 и осуществление поддержки.

18.ПРЕДНАЗНАЧЕНИЕ АРХИВАТОРА ДАННЫХ,ПРИНЦИПЫ ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ.......

Архиваторы – это программы для создания архивов. Архивы предназначены для хранения данных в удобном компактном виде. В качестве данных обычно выступают файлы и папки. Как правило, данные предварительно подвергаются процедуре сжатия или упаковки. Поэтому почти каждый архиватор одновременно является программой для сжатия данных. С другой стороны, любая программа для сжатия данных может рассматриваться как архиватор. Эффективность сжатия является важнейшей характеристикой архиваторов. От нее зависит размер создаваемых архивов. Чем меньше архив, тем меньше места требуется для его хранения. Для передачи нужна меньшая пропускная способность канала передачи или затрачивается меньшее время. Преимущества архивов очевидны, если учесть, что данные уменьшаются в размере и в 2 раза, и в 5 раз.

Методы сжатия архиваторов.

Разработано большое количество разнообразных методов, их модификаций и подвидов для сжатия данных. Современные архиваторы, как правило, одновременно используют несколько методов одновременно. Можно выделить некоторые основные. Кодирование длин серий (RLE - сокращение от run - length encoding - кодирование длин серий). Очень простой метод. Последовательная серия одинаковых элементов данных заменяется на два символа: элемент и число его повторений. Широко используется как дополнительный, так и промежуточный метод. В качестве самостоятельного метода применяется, например, в графическом формате BMP. Словарный метод (LZ - сокращение от Lempel Ziv - имена авторов). Наиболее распространенный метод. Используется словарь, состоящий из последовательностей данных или слов. При сжатии эти слова заменяются на их коды из словаря. В наиболее распространенном варианте реализации в качестве словаря выступает сам исходный блок данных. Основным параметром словарного метода является размер словаря. Чем больше словарь, тем больше эффективность. Однако для неоднородных данных чрезмерно большой размер может быть вреден, так как при резком изменении типа данных словарь будет заполнен неактуальными словами. Для эффективной работы данного метода при сжатии требуется дополнительная память. Приблизительно на порядок больше, чем нужно для исходных данных словаря. Существенным преимуществом словарного метода является простая и быстрая процедура распаковки. Дополнительная память при этом не требуется. Такая особенность особенно важна, если необходим оперативный доступ к данным. Энтропийный метод (Huffman - кодирование Хаффмена, Arithmetic coding - арифметическое кодирование) В этом методе элементы данных, которые встречаются чаще, кодируются при сжатии более коротким кодом, а более редкие элементы данных кодируются более длинным кодом. За счет того, что коротких кодов значительно больше, общий размер получается меньше исходного. Широко используется как дополнительный метод. В качестве самостоятельного метода применяется, например, в графическом формате JPG. Метод контекстного моделирования (CM - сокращение от context modeling - контекстное моделирование) В этом методе строится модель исходных данных. При сжатии очередного элемента данных эта модель выдает свое предсказание или вероятность. Согласно этой вероятности, элемент данных кодируется энтропийным методом. Чем точнее модель будет соответствовать исходным данным, тем точнее она будет выдавать предсказания, и тем короче будут кодироваться элементы данных. Для построения эффективной модели требуется много памяти. При распаковке приходится строить точно такую же модель. Поэтому скорость и требования к объему оперативной памяти для упаковки и распаковки почти одинаковы. В данный момент методы контекстного моделирования позволяют получить наилучшую степень сжатия, но отличаются чрезвычайно низкой скоростью. PPM (PPM - Prediction by Partial Matching - предсказание по частичному совпадению). Это особый подвид контекстного моделирования. Предсказание выполняется на основании определенного количества предыдущих элементов данных. Основным параметром является порядок модели, который задает это количество элементов. Чем больше порядок модели, тем выше степень сжатия, но требуется больше оперативной памяти для хранения данных модели. Если оперативной памяти недостаточно, то такая модель с большим порядком показывает низкие результаты. Метод PPM особенно эффективен для сжатия текстовых данных.

Предварительные преобразования или фильтрация.

Данные методы служат не для сжатия, а для представления информации в удобном для дальнейшего сжатия виде. Например, для несжатых мультимедиа данных характерны плавные изменения уровня сигнала. Поэтому для них применяют дельта-преобразование, когда вместо абсолютного значения берется относительное. Существуют фильтры для текста, исполняемых файлов, баз данных и другие.

Метод сортировки блока данных (BWT - сокращение от Burrows Wheeler Transform - по имени авторов).

Это особый вид или группа преобразований, в основе которых лежит сортировка. Такому преобразованию можно подвергать почти любые данные. Сортировка производится над блоками, поэтому данные предварительно разбиваются на части. Основным параметром является размер блока, который подвергается сортировке. Для распаковки данных необходимо проделать почти те же действия, что и при упаковке. Поэтому скорость и требования к оперативной памяти почти одинаковы. Архиваторы, которые используют данный метод, обычно показывают высокую скорость и степень сжатия для текстовых данных. Непрерывные блоки или непрерывный режим (Solid mode - непрерывный режим).Во многих методах сжатия начальный участок данных или файла кодируется плохо. Например, в словарном методе словарь пуст. В методе контекстного моделирования модель не построена. Когда количество файлов большое, а их размер маленький, общая степень сжатия значительно ухудшается за счет этих начальных участков. Чтобы этого не происходило при переходе на следующий файл, используется информация, полученная исходя из предыдущих файлов. Аналогичного эффекта можно добиться простым представлением исходных файлов в виде одного непрерывного файла.

Этот метод используется во многих архиваторах и имеет существенный недостаток. Для распаковки произвольного файла необходимо распаковать и файлы, которые оказались в начале архива. Это необходимо для правильного заполнения словаря или построения модели. Существует и промежуточный вариант, когда используются непрерывные блоки фиксированного размера. Потери сжатия получаются минимальными, но для извлечения одного файла, который находится в конце большого архива, необходимо распаковать только один непрерывный блок, а не весь архив.